Khóa luận kế toán và phân tích tình hình công nợ tại Công ty CP Chế biến gỗ XNK Ngọc Nga

Nghiên cứu thực trạng kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ thực tế tại Công ty CP Thương mại Chế biến gỗ XNK Ngọc Nga giai đoạn 2022-2025.

• Tác giả: Hoàng Thị Tư
• Người hướng dẫn: PGS. Hồ Thị Thúy Nga
• Trường học: Đại học Huế - Trường Đại học Kinh tế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Cổ phần Thương mại – Chế biến gỗ xuất nhập khẩu Ngọc Nga
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2026
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan về kế toán công nợ tại Gỗ XNK Ngọc Nga

Công ty Cổ phần Thương mại – Chế biến Gỗ Xuất nhập khẩu Ngọc Nga hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và xuất khẩu đồ gỗ. Đặc thù ngành gỗ đòi hỏi vốn đầu tư nguyên vật liệu lớn. Chu kỳ sản xuất và tiêu thụ kéo dài qua nhiều công đoạn. Do đó, kế toán công nợ giữ vai trò điều tiết then chốt. Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm theo dõi chi tiết từng khoản phải thu của khách hàng quốc tế. Đồng thời, kế toán kiểm soát chặt chẽ các khoản nợ phải trả cho nhà cung ứng gỗ keo, gỗ tràm nội địa. Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200. Các chứng từ gốc gồm hóa đơn thương mại, vận đơn đường biển và phiếu nhập kho. Quy trình hạch toán được số hóa từng bước qua phần mềm kế toán chuyên dụng. Việc phân loại công nợ theo thời hạn giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt luồng tiền mặt. Quản lý công nợ chặt chẽ tạo điều kiện duy trì uy tín tín dụng với ngân hàng. Công tác này giảm thiểu nguy cơ chiếm dụng vốn và thất thoát tài sản. Mọi giao dịch ngoại tệ đều được quy đổi theo đúng tỷ giá giao dịch thực tế.

1.1. Khái niệm và nguyên tắc hạch toán nợ phải trả

Nợ phải trả người bán phản ánh nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với đối tác cung ứng. Tại Gỗ Ngọc Nga, tài khoản 331 được mở chi tiết cho từng nhà cung cấp. Doanh nghiệp mua nguyên liệu gỗ xẻ, hóa chất bảo quản và phụ kiện kim khí. Nguyên tắc hạch toán tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam. Khi nhận hàng kèm hóa đơn hợp lệ, kế toán ghi tăng nợ phải trả. Đối với các hợp đồng nhập khẩu bằng ngoại tệ, kế toán quy đổi theo tỷ giá bán thực tế của ngân hàng giao dịch. Khi thanh toán nợ, đơn vị áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh. Doanh nghiệp đánh giá lại số dư nợ ngoại tệ cuối kỳ. Việc theo dõi chặt chẽ giúp hạn chế sai lệch số dư công nợ.

1.2. Vai trò của việc quản lý các khoản phải thu

Khoản phải thu khách hàng là bộ phận tài sản lưu động quan trọng. Gỗ Ngọc Nga phân phối sản phẩm gỗ nội thất sang nhiều thị trường quốc tế. Việc cấp tín dụng thương mại giúp doanh nghiệp duy trì tệp khách hàng lớn. Tuy nhiên, chính sách này tiềm ẩn nguy cơ nợ khó đòi. Kế toán phải thu sử dụng tài khoản 131 để ghi nhận từng thương vụ xuất khẩu. Nhân viên theo dõi sát sao điều khoản thanh toán LC và TT. Định kỳ hàng tháng, kế toán đối chiếu biên bản xác nhận công nợ với đối tác. Quy trình quản lý thu hồi nợ nhanh hỗ trợ doanh nghiệp quay vòng vốn lưu động. Doanh nghiệp nhờ đó giảm áp lực vay ngắn hạn ngân hàng.

II. Phân tích thực trạng công nợ tại Gỗ XNK Ngọc Nga

Giai đoạn 2022–2024 ghi nhận nhiều biến động trong cơ cấu tài chính của Gỗ Ngọc Nga. Doanh thu xuất khẩu chịu ảnh hưởng bởi biến động thị trường toàn cầu. Tỷ lệ nợ phải thu trên tổng tài sản duy trì ở mức cao. Một số khách hàng nước ngoài kéo dài thời gian thanh toán vượt quá hợp đồng. Tình trạng này khiến vòng quay khoản phải thu có xu hướng chậm lại. Doanh nghiệp phải tăng cường trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Bên cạnh đó, các khoản nợ phải trả người bán cũng tăng mạnh. Doanh nghiệp tận dụng nguồn tín dụng từ nhà cung cấp để bù đắp thiếu hụt dòng tiền ngắn hạn. Sự chênh lệch giữa kỳ thu tiền và kỳ trả tiền tạo ra rủi ro thanh khoản. Nhân sự phòng kế toán có sự xáo trộn nhất định trong các năm qua. Tỷ lệ nhân sự có trình độ đại học tăng lên 20% vào năm 2024. Tuy nhiên, việc phân tích tuổi nợ chưa được thực hiện liên tục theo tuần. Hồ sơ theo dõi công nợ đối tác quốc tế đôi lúc thiếu tính cập nhật kịp thời.

2.1. Phân tích các chỉ số thanh toán và thu hồi nợ

Chỉ số thanh toán nhanh và hệ số thanh toán hiện hành phản ánh năng lực tài chính tức thời. Tại công ty Ngọc Nga, hệ số thanh toán hiện hành duy trì trên mức an toàn tối thiểu. Tuy vậy, hệ số thanh toán nhanh có xu hướng giảm do tỷ trọng hàng tồn kho gỗ chiếm mức cao. Vòng quay khoản phải thu suy giảm trực tiếp kéo dài kỳ thu tiền bình quân. Khách hàng chậm trả khiến doanh nghiệp chịu chi phí cơ hội lớn từ dòng vốn bị ứ đọng. Kế toán cần phân chia khách hàng theo mức độ rủi ro tín dụng. Báo cáo tài chính phản ánh áp lực cân đối dòng tiền chi trả nhà cung ứng gỗ nguyên liệu.

2.2. Những tồn tại hạn chế trong công tác kế toán nợ

Công tác kế toán công nợ tại đơn vị còn bộc lộ một số hạn chế cụ thể. Việc đối chiếu biên bản công nợ cuối năm gặp trở ngại do khoảng cách địa lý với đối tác ngoại. Một số khoản công nợ kéo dài chưa có biện pháp xử lý dứt điểm. Việc theo dõi chi tiết tài khoản 331 theo từng hợp đồng đôi lúc bị chậm trễ. Đội ngũ nhân sự kế toán tuy được nâng cao trình độ nhưng vẫn thiếu chuyên viên phân tích tài chính chuyên sâu. Hệ thống kiểm soát nội bộ chưa thiết lập cảnh báo sớm khi khách hàng vượt hạn mức tín dụng. Điều này làm tăng rủi ro phát sinh nợ xấu khó đòi trong giai đoạn thị trường biến động.

III. Giải pháp kiểm soát công nợ tại Gỗ XNK Ngọc Nga

Nhằm hoàn thiện công tác kế toán, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ các giải pháp quản trị công nợ. Ban giám đốc cần xây dựng quy chế bán chịu chặt chẽ hơn. Doanh nghiệp cần xếp hạng tín nhiệm khách hàng dựa trên lịch sử thanh toán thực tế. Hạn mức tín dụng và thời hạn nợ phải được quy định cụ thể cho từng đối tác. Đối với các đơn hàng xuất khẩu lớn, công ty nên ưu tiên phương thức thanh toán bằng thư tín dụng không hủy ngang (L/C). Phòng kế toán cần lập bảng phân tích tuổi nợ định kỳ theo tuần thay vì theo quý. Việc này giúp ban lãnh đạo phát hiện sớm các khoản nợ có nguy cơ quá hạn. Về phía nợ phải trả, doanh nghiệp cần duy trì đàm phán kéo dài kỳ thanh toán với nhà cung ứng vật liệu gỗ. Động thái này giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa nguồn vốn chiếm dụng hợp pháp. Ngoài ra, việc đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên kế toán công nợ là yêu cầu cấp thiết. Đơn vị cần ứng dụng phần mềm ERP để tự động hóa việc đối chiếu số liệu và quản lý hạn mức.

3.1. Hoàn thiện chính sách bán chịu và thu hồi vốn

Chính sách tín dụng thương mại cần gắn liền với đánh giá xếp hạng rủi ro từng đối tác. Doanh nghiệp cần phân nhóm người mua thành các nhóm khách hàng truyền thống và khách hàng mới. Với khách hàng có độ tín nhiệm cao, công ty áp dụng thời hạn thanh toán linh hoạt 30 đến 45 ngày. Ngược lại, khách hàng mới phải đặt cọc trước từ 30% đến 50% giá trị hợp đồng. Doanh nghiệp nên áp dụng chiết khấu thanh toán sớm 1% đến 2% nhằm kích thích đối tác thanh toán trước hạn. Kế toán thường xuyên gửi thư nhắc nợ trước khi đến hạn thanh toán 5 ngày. Biện pháp này giúp đẩy nhanh tốc độ thu hồi tiền mặt và giảm thiểu rủi ro phát sinh nợ xấu.

3.2. Ứng dụng công nghệ và nâng cao năng lực nhân sự

Số hóa quy trình kế toán giúp tối ưu hóa công tác theo dõi công nợ xuất nhập khẩu. Công ty Ngọc Nga cần tích hợp mô-đun quản lý nợ trên hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp. Hệ thống tự động cảnh báo các hóa đơn sắp đến hạn hoặc vượt hạn mức tín dụng. Kế toán viên có thể trích xuất báo cáo tuổi nợ theo thời gian thực chỉ bằng vài thao tác. Song song với đầu tư công nghệ, doanh nghiệp cần đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ kế toán viên. Khóa bồi dưỡng về phân tích tài chính và quản trị rủi ro hối đoái rất cần thiết. Năng lực nhân sự cao giúp công ty xử lý linh hoạt các nghiệp vụ thanh toán quốc tế phức tạp.

IV. Đánh giá ứng dụng quản trị công nợ Gỗ XNK Ngọc Nga

Hoàn thiện công tác kế toán và phân tích công nợ mang lại giá trị bền vững cho Gỗ XNK Ngọc Nga. Quản trị tốt công nợ giúp bảo toàn nguồn vốn kinh doanh. Doanh nghiệp chủ động được dòng tiền thanh toán cho các nhà cung cấp nguyên liệu gỗ. Khả năng thanh toán được cải thiện rõ rệt giúp củng cố mức độ tín nhiệm tài chính. Doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các gói tín dụng ưu đãi từ ngân hàng thương mại. Hiệu quả sử dụng vốn lưu động được nâng cao đáng kể qua việc rút ngắn vòng quay nợ phải thu. Mô hình quản trị công nợ tại Ngọc Nga mang lại nhiều bài học thực tiễn cho các doanh nghiệp ngành chế biến gỗ xuất khẩu. Việc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán chi tiết và phân tích tài chính là giải pháp sống còn. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán tạo nên lá chắn rủi ro hữu hiệu. Doanh nghiệp cần duy trì kiểm toán nội bộ định kỳ để đánh giá tính tuân thủ quy trình công nợ.

4.1. Lợi ích tài chính khi quản lý công nợ hiệu quả

Kiểm soát công nợ chặt chẽ trực tiếp mang lại hiệu quả tài chính vượt trội cho công ty Gỗ Ngọc Nga. Doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các khoản tổn thất do nợ khó đòi phát sinh. Chi phí trích lập dự phòng giảm giúp tối ưu hóa lợi nhuận thuần trong kỳ kế toán. Dòng tiền kinh doanh được duy trì ổn định, đảm bảo nguồn vốn mua gỗ nguyên liệu với giá ưu đãi. Doanh nghiệp hạn chế phụ thuộc vào các khoản vay thấu chi lãi suất cao từ ngân hàng thương mại. Chi phí lãi vay giảm góp phần hạ giá thành sản xuất đồ gỗ xuất khẩu. Năng lực cạnh tranh giá bán trên thị trường quốc tế nhờ đó gia tăng mạnh mẽ.

4.2. Bài học kinh nghiệm cho doanh nghiệp xuất khẩu gỗ

Kinh nghiệm từ Gỗ Ngọc Nga mang đến nhiều bài học giá trị cho các đơn vị cùng ngành. Thứ nhất, doanh nghiệp cần gắn kết chặt chẽ quy chế bán hàng với đánh giá rủi ro công nợ. Không nên nới lỏng chính sách tín dụng để chạy theo doanh thu thuần túy. Thứ hai, hợp đồng thương mại quốc tế phải quy định điều khoản thanh toán rõ ràng, chi tiết. Doanh nghiệp cần sử dụng công cụ bảo hiểm tín dụng xuất khẩu đối với các thị trường mới. Thứ ba, công tác đào tạo nhân sự kế toán am hiểu luật thương mại quốc tế đóng vai trò quyết định. Đơn vị cần chủ động dự báo rủi ro tỷ giá để bảo vệ biên lợi nhuận của doanh nghiệp.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường phát triển nhanh chóng và mức độ cạnh tranh giữa các thành phần kinh tế ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp chế biến và kinh doanh thương mại đối mặt với nhiều áp lực vận hành và quản lý tài chính. Theo tác giả trình bày, để tồn tại, mở rộng thị trường và duy trì lợi thế cạnh tranh, doanh nghiệp bắt buộc phải đổi mới phương thức quản lý, kiểm soát chi phí chặt chẽ và sử dụng vốn hiệu quả. Hệ thống kế toán không chỉ đóng vai trò ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh mà còn cung cấp cơ sở dữ liệu tin cậy hỗ trợ nhà quản trị đưa ra các quyết định điều hành. Nếu thông tin kế toán thiếu kịp thời hoặc sai lệch, doanh nghiệp có thể rơi vào mất cân đối dòng tiền và đối mặt với rủi ro tài chính. Trong đó, kế toán công nợ là phần hành trọng yếu tác động trực tiếp đến vòng quay vốn, việc chiếm dụng và bị chiếm dụng vốn trong các quan hệ mua bán, thanh toán. Nhằm làm rõ thực trạng hạch toán và khả năng quản lý các khoản phải thu, phải trả tại một đơn vị sản xuất đồ gỗ thực tế, tác giả lựa chọn nghiên cứu đề tài tại Công ty Cổ phần Thương mại – Chế biến gỗ Xuất nhập khẩu Ngọc Nga.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định cụ thể như sau:

1. Mục tiêu chung: Nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác kế toán công nợ, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình hạch toán, quản lý và kiểm soát công nợ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính của Công ty Cổ phần Thương mại – Chế biến gỗ Xuất nhập khẩu Ngọc Nga.
2. Mục tiêu cụ thể:

• Mục tiêu 1: Hiểu rõ, nắm vững lý luận chung, các khái niệm, bản chất, nguyên tắc và quy trình kế toán liên quan đến kế toán công nợ và tình hình công nợ trong doanh nghiệp.
• Mục tiêu 2: Đánh giá, phân tích thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Cổ phần Thương mại – Chế biến gỗ Xuất nhập khẩu Ngọc Nga.
• Mục tiêu 3: Xác định những ưu điểm, hạn chế và khó khăn còn tồn tại trong công tác kế toán công nợ tại doanh nghiệp; từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kế toán công nợ và cải thiện tình hình công nợ tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Cổ phần Thương mại – Chế biến gỗ Xuất nhập khẩu Ngọc Nga.
• Phạm vi nội dung: Tập trung vào công tác kế toán công nợ (ghi nhận, theo dõi, đối chiếu, thanh toán, xử lý các khoản phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp, phải trả người lao động) và các chỉ tiêu phân tích tình hình công nợ, khả năng thanh toán.
• Phạm vi không gian: Thực hiện tại bộ phận kế toán của Công ty Cổ phần Thương mại – Chế biến gỗ Xuất nhập khẩu Ngọc Nga.
• Phạm vi thời gian: Đánh giá thực trạng tài chính, nguồn lực, tình hình công nợ giai đoạn 2022–2024; số liệu minh chứng quy trình hạch toán kế toán công nợ được thu thập trong năm 2025.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 01 "Chuẩn mực chung" và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về kế toán doanh nghiệp, bao gồm: Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp (đặc biệt là Điều 17 về nguyên tắc kế toán các khoản phải thu, Điều 18 về Tài khoản 131, Điều 50 về nguyên tắc nợ phải trả, Điều 51 về Tài khoản 331, Điều 53 về Tài khoản 334), cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung gồm Thông tư 177/2015/TT-BTC và Thông tư 53/2016/TT-BTC. Đồng thời, tác giả viện dẫn các giáo trình và công trình nghiên cứu chuyên ngành của Võ Văn Nhị (2010), Nguyễn Tấn Bình (2011), Ngô Thế Chi và Trương Thị Thủy (2010), Ngô Thế Chi và Nguyễn Trọng Cơ (2015), PGS.TS. Nguyễn Văn Công (2010).

Các phương pháp nghiên cứu được tác giả áp dụng bao gồm:

• Phương pháp thu thập số liệu:
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập thông tin từ thông tư, chuẩn mực kế toán, giáo trình, báo cáo nội bộ và quy định về nợ phải thu, phải trả của công ty.
  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Phỏng vấn nhân sự tại phòng Kế toán - Tài chính về cơ cấu tổ chức, quy trình xử lý nghiệp vụ và tình hình quản lý công nợ.
  • Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp quy trình lập, xử lý và luân chuyển chứng từ công nợ của kế toán viên.
• Phương pháp xử lý số liệu:
  • Phương pháp so sánh: Phân tích biến động tăng giảm tuyệt đối và tương đối qua các năm (2022–2024) đối với các chỉ tiêu lao động, tài sản, nguồn vốn và công nợ.
  • Phương pháp phân tích số liệu: Đánh giá thực trạng công nợ dựa trên việc đối chiếu giữa lý thuyết kế toán với hồ sơ, chứng từ thực tế tại đơn vị.
  • Phương pháp tổng hợp số liệu: Khái quát hóa các bảng kê, sổ kế toán chi tiết thành dữ liệu tổng hợp để đưa ra kết luận.
  • Phương pháp hạch toán kế toán: Sử dụng hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán (TK 131, TK 331, TK 334) và ghi sổ kế toán theo quy định để phản ánh các quan hệ thanh toán phát sinh.

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu gồm tài liệu nội bộ, báo cáo tài chính, báo cáo nhân sự giai đoạn 2022–2024 và hệ thống chứng từ kế toán phát sinh năm 2025 tại Công ty Cổ phần Thương mại – Chế biến gỗ Xuất nhập khẩu Ngọc Nga.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận khoa học về công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ trong doanh nghiệp

Chương này tập trung hệ thống hóa các khái niệm, nguyên tắc và công thức phân tích chuyên ngành:

• Khái niệm: Công nợ phản ánh mối quan hệ quyền lợi và nghĩa vụ giữa doanh nghiệp với bên ngoài về các khoản vốn bị chiếm dụng (phải thu) và đi chiếm dụng (phải trả). Nợ phải thu phát sinh khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ chưa thu tiền; nợ phải trả là nghĩa vụ thanh toán đối với người bán, người lao động hoặc cơ quan nhà nước.
• Nguyên tắc hạch toán: Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, kế toán phải theo dõi chi tiết công nợ theo từng đối tượng, từng nội dung kinh tế, kỳ hạn thu hồi/thanh toán (ngắn hạn không quá 12 tháng, dài hạn trên 12 tháng) và từng loại nguyên tệ. Với công nợ ngoại tệ, áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh và đánh giá lại số dư cuối kỳ theo quy định (sử dụng TK 413).
• Kết cấu tài khoản và chứng từ:
  • TK 131 (Phải thu của khách hàng): Dư Nợ thể hiện số tiền còn phải thu; Dư Có thể hiện số tiền khách hàng ứng trước. Chứng từ sử dụng gồm hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, giấy báo Có, phiếu thu, biên bản đối chiếu công nợ.
  • TK 331 (Phải trả cho người bán): Dư Có phản ánh số nợ còn phải trả; Dư Nợ phản ánh số tiền đã trả trước cho người bán. Chứng từ sử dụng gồm hợp đồng mua bán, hóa đơn đầu vào, phiếu nhập kho, ủy nhiệm chi/giấy báo Nợ.
  • TK 334 (Phải trả người lao động): Chi tiết thanh toán lương và các khoản khác. Chứng từ đi kèm gồm hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi.
• Hệ thống công thức phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán:
  • Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả = (Tổng khoản nợ phải thu / Tổng khoản nợ phải trả) * 100
  • Hệ số vòng quay các khoản phải thu = Doanh thu thuần / Các khoản phải thu bình quân
  • Kỳ thu tiền bình quân = Số ngày trong năm / Hệ số vòng quay các khoản phải thu
  • Hệ số vòng quay các khoản phải trả = [Giá vốn hàng bán + Tăng (Giảm) HTK] / Các khoản phải trả bình quân
  • Thời gian quay vòng các khoản phải trả = Số ngày trong năm / Vòng quay các khoản phải trả
  • Hệ số nợ = Nợ phải trả / Tổng tài sản
  • Hệ số tự tài trợ = Nguồn vốn chủ sở hữu / Tổng tài sản
  • Hệ số khả năng thanh toán hiện hành = Tài sản ngắn hạn / Nợ ngắn hạn
  • Hệ số khả năng thanh toán nhanh = (Tài sản ngắn hạn - Hàng tồn kho) / Nợ ngắn hạn
  • Hệ số khả năng thanh toán tức thời = (Tiền và tương đương tiền) / Tổng số nợ ngắn hạn

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích tình hình công nợ tại Công ty Cổ phần Thương mại – Chế biến gỗ Xuất nhập khẩu Ngọc Nga

Chương 2 mô tả đặc điểm tổ chức và phân tích các dữ liệu thực tế tại doanh nghiệp:

• Thông tin chung: Công ty Cổ phần Thương mại – Chế biến gỗ Xuất nhập khẩu Ngọc Nga (tên giao dịch quốc tế: Ngoc Nga Tranding – Import Export Wood Processing Joint Stock Company), thành lập ngày 12/02/2009. Địa chỉ: Thửa đất số 436 - 457, tờ bản đồ số 8, tổ 2, khu phố Phước Hải, Phường Tân Khánh, TP. Hồ Chí Minh. Người đại diện pháp luật: Võ An Khương.
• Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất giường, tủ, bàn, ghế (Mã 3100); Cưa, xẻ, bào và bảo quản gỗ (Mã 1610); Sản xuất sản phẩm từ gỗ, tre, nứa (Mã 1629); Bán buôn đồ dùng gia đình (Mã 4649); Bán buôn vật liệu xây dựng (Mã 4663); Bán lẻ thảm, đệm, vật liệu phủ tường/sàn (Mã 4753).
• Cơ cấu tổ chức: Ban Giám đốc điều hành 5 phòng chức năng (Kinh doanh – Xuất nhập khẩu, Kế toán – Tài chính, Kỹ thuật – Sản xuất, Nhân sự, Quản lý chất lượng) và 5 phân xưởng sản xuất liên hoàn (Phôi liệu, Bán thành phẩm, Hàng trắng, Xưởng sơn, Thành phẩm). Bộ máy kế toán gồm: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán - Công nợ, Kế toán tiền lương, Kế toán vật tư - Hàng hóa, Kế toán bán hàng, Thủ quỹ, Thủ kho.
• Chế độ kế toán áp dụng: Thông tư 200/2014/TT-BTC; năm tài chính từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ VND; hàng tồn kho hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá theo bình quân gia quyền; khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; hình thức sổ kế toán là Nhật ký - Sổ cái trên phần mềm Microsoft Excel.
• Tình hình lao động giai đoạn 2022–2024:

Chỉ tiêu	Năm 2022 (SL)	Năm 2022 (%)	Năm 2023 (SL)	Năm 2023 (%)	Năm 2024 (SL)	Năm 2024 (%)	So sánh 2023/2022 (±)	So sánh 2023/2022 (%)	So sánh 2024/2023 (±)	So sánh 2024/2023 (%)
Tổng số lao động	101	100,00	90	100,00	95	100,00	-11	-10,89	+5	+5,56
I. Phân theo giới tính
- Nam	60	59,41	62	68,89	62	65,26	+2	+3,33	0	0,00
- Nữ	41	40,59	28	31,11	33	34,74	-13	-31,71	+5	+17,86
II. Phân theo trình độ
- Đại học	20	19,80	17	18,89	19	20,00	-3	-15,00	+2	+11,76
- Cao đẳng, trung cấp	15	14,85	16	17,78	16	16,84	+1	+6,67	0	0,00
- Lao động phổ thông	66	65,35	57	63,33	60	63,16	-9	-13,64	+3	+5,26

Dữ liệu cho thấy lao động nam chiếm ưu thế (trên 65%) do tính chất cơ khí, nâng hạ gỗ nặng nhọc. Lao động phổ thông chiếm tỷ trọng cao nhất (63%–65%), có sự biến động giảm trong năm 2023 và phục hồi trong năm 2024.

• Hồ sơ, chứng từ hạch toán thực tế năm 2025: Minh chứng qua các nghiệp vụ cụ thể gồm Hóa đơn GTGT đầu ra số 76 (07/2025), Giấy báo Có và Phiếu thu tháng 07/2025, Sổ chi tiết TK 131 khách hàng Công ty TNHH Hoàng Đại Vương (07/2025), Hóa đơn GTGT đầu vào tháng 10/2025, Sổ chi tiết TK 331 nhà cung cấp Công ty TNHH TM DV Nhám Phương Thảo (10/2025), Sổ chi tiết TK 331 Công ty TNHH MTV Phú Phước Hải (11/2025), Bảng lương và phiếu chi thanh toán xưởng sơn (07/2025), Bảng kê TK 3341 (07/2025), Biên bản đối chiếu công nợ với Công ty TNHH TM DV XNK Tâm Trường Thịnh (10/2025).

Chương 3: Một số định hướng và giải pháp nhằm góp phần nâng cao công tác kế toán công nợ và tình hình công nợ tại Công ty Cổ phần Thương mại – Chế biến gỗ Xuất nhập khẩu Ngọc Nga

Dựa trên việc đối chiếu thực tế và các chỉ tiêu phân tích, tác giả đưa ra hệ thống đánh giá và kiến nghị:

• Đánh giá tổng quát: Nhận diện các ưu điểm trong việc tuân thủ chế độ kế toán hiện hành và tổ chức theo dõi chứng từ; chỉ ra các hạn chế trong khâu theo dõi nợ quá hạn, phương tiện kế toán còn phụ thuộc vào bảng tính Excel thủ công và khả năng thu hồi công nợ chưa tối ưu.
• Các giải pháp đề xuất:
  • Nhóm giải pháp hoàn thiện công tác kế toán công nợ: Chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán; nâng cao tính chặt chẽ trong khâu lập biên bản đối chiếu công nợ định kỳ; chuyển đổi từ phần mềm bảng tính Excel sang phần mềm kế toán chuyên dụng để hạn chế lỗi nhập liệu và tự động hóa theo dõi tuổi nợ.
  • Nhóm giải pháp cải thiện tình hình công nợ: Rà soát và phân loại khách hàng theo mức độ rủi ro tín dụng trước khi bán hàng trả chậm; xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán hợp lý nhằm rút ngắn kỳ thu tiền bình quân; cân đối giữa việc sử dụng nợ nhà cung cấp và bảo đảm khả năng thanh toán tức thời nhằm duy trì uy tín thương mại.

Kết quả và đóng góp

• Khóa luận làm rõ toàn bộ quy trình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty chế biến gỗ, chỉ ra sự phối hợp chức năng giữa nhân viên phụ trách thanh toán, vật tư, bán hàng và thủ quỹ.
• Cung cấp số liệu cụ thể về biến động nhân sự qua 3 năm (2022–2024), phản ánh sự tinh gọn bộ máy năm 2023 (tổng nhân sự giảm từ 101 xuống 90 người) và phục hồi nhẹ vào năm 2024 (lên 95 người).
• Trích xuất và hệ thống hóa đầy đủ hồ sơ chứng từ kế toán thực tế phát sinh trong năm 2025 cho từng nhóm đối tượng: khách hàng (Công ty Hoàng Đại Vương), nhà cung cấp (Công ty Nhám Phương Thảo, Công ty Phú Phước Hải), đối tác đối chiếu bù trừ nợ (Công ty Tâm Trường Thịnh) và công nhân viên (xưởng sơn).
• Tự đóng góp của tác giả: Đưa ra cái nhìn thực tiễn về khoảng cách giữa việc áp dụng lý thuyết Thông tư 200/2014/TT-BTC với việc triển khai hạch toán thực tế trên phần mềm bảng tính tại một doanh nghiệp ngoài quốc doanh trong ngành chế biến gỗ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Khóa luận chỉ tiếp cận dữ liệu phân tích tài sản, nguồn vốn và lao động trong phạm vi 3 năm (2022–2024); dữ liệu chứng từ nghiệp vụ công nợ thực tế mới chỉ dừng lại ở các mẫu khảo sát điển hình trong một số tháng của năm 2025 (tháng 7, tháng 10, tháng 11). Do đặc thù bảo mật của doanh nghiệp, các phân tích chuyên sâu về nợ khó đòi và chi tiết trích lập dự phòng chưa được thể hiện toàn diện.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng đánh giá chuỗi số liệu tài chính liên tục sang các năm tiếp theo; nghiên cứu sâu tác động của biến động tỷ giá ngoại tệ đến các khoản công nợ xuất nhập khẩu gỗ và đề xuất mô hình quản trị rủi ro tín dụng thương mại bằng các phần mềm ERP tích hợp.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về phần hành kế toán công nợ và phân tích báo cáo tài chính.
• Kế toán viên tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực sản xuất đồ gỗ, gia công chế biến và xuất nhập khẩu, tham khảo mẫu biểu theo dõi chi tiết tài khoản 131, 331, 334 và quy trình lập biên bản đối chiếu công nợ.
• Nội dung đáng tham khảo nhất: Phần hệ thống hóa nguyên tắc hạch toán tài khoản công nợ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương xưởng sản xuất và hệ thống công thức chỉ số tài chính phục vụ phân tích khả năng thanh toán.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào? Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Hình thức ghi sổ kế toán là Nhật ký - Sổ cái, được thực hiện với sự hỗ trợ của phần mềm Microsoft Excel trên máy vi tính.

2. Bộ máy kế toán của công ty có cơ cấu như thế nào? Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gồm: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán - Công nợ, Kế toán tiền lương, Kế toán vật tư - Hàng hóa, Kế toán bán hàng, Thủ quỹ và Thủ kho.

3. Tình hình nhân sự của công ty biến động ra sao trong giai đoạn 2022–2024? Tổng số lao động năm 2022 là 101 người, giảm 10,89% xuống 90 người vào năm 2023, sau đó tăng 5,56% lên 95 người vào năm 2024. Lao động nam luôn chiếm tỷ lệ cao (từ 59,41% đến 68,89%) và lao động phổ thông chiếm tỷ trọng lớn nhất (khoảng 63%–65%) do tính chất công việc chế biến gỗ nặng nhọc.

4. Những đối tác cụ thể nào được tác giả trích lục trong các chứng từ công nợ năm 2025? Các đối tác cụ thể trong hồ sơ minh chứng gồm: khách hàng nợ mua là Công ty TNHH Hoàng Đại Vương (TK 131); các nhà cung cấp là Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Nhám Phương Thảo và Công ty TNHH MTV Phú Phước Hải (TK 331); đối tác thực hiện biên bản đối chiếu công nợ là Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Tâm Trường Thịnh.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hoàng Thị Tư đã phản ánh toàn diện cơ sở lý luận và thực trạng hạch toán phần hành công nợ tại Công ty Cổ phần Thương mại – Chế biến gỗ Xuất nhập khẩu Ngọc Nga. Tác giả đã phân tích cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống tài khoản sử dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC cùng sự biến động của lực lượng lao động qua 3 năm 2022–2024. Các giải pháp được đề xuất trong công trình bám sát tình hình vận hành thực tế nhằm khắc phục việc quản lý công nợ thủ công, hỗ trợ kiểm soát dòng tiền và nâng cao an toàn tài chính cho doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ TRONG DOANH NGHIỆP. Những vấn đề chung về đề tài nghiên cứu 1. Sự cần thiết tổ chức kế toán công nợ trong doanh nghiệp Tổ chức kế toán công nợ tại doanh nghiệp là rất cần thiết vì nó giúp doanh nghiệp quản lý tốt dòng tiền, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Một hệ thống kế toán công nợ hiệu quả giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác về các khoản phải thu và phải trả, từ đó ra quyết định tài chính kịp thời, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.

Một số khái niệm về kế toán công nợ 1. Khái niệm công nợ Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp thường xuyên phát sinh nhiều mối quan hệ kinh tế như: mua sắm vật tư , hàng hóa, công cụ, dụng cụ, tài sản cố định; tổ chức sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Bên cạnh đó, các giao dịch thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan quản lý nhà nước, cũng như người lao động diễn ra liên tục và đa dạng. Dựa trên nội dung kinh tế, các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp được phân thành hai nhóm cơ bản là các khoản phải thu và các khoản phải trả.

Việc ghi nhận, theo dõi và phản ánh hai nhóm nghiệp vụ này được gọi chung là công tác kế toán công nợ Ta có thể hiểu, “Công nợ là một thuật ngữ kinh tế thể hiện quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với các khoản vốn đang chiếm dụng và bị chiếm dụng bởi các đối tượng bện ngoài doanh nghiệp”, (Võ Văn Nhị, 2010). Theo Nguyễn Tấn Bình, (2011): “Kế toán công nợ là một phần hành kế toán có nhiệm vụ hạch toán các khoản nợ phải thu, nợ phải trả diễn ra liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán các khoản phải thu - Khái niệm: Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn diễn ra trong mối quan hệ phổ biến với hoạt động của các doanh nghiệp khác với các tổ chức, các cá nhân và cơ quan quản lý của nhà nước. Mối quan hệ này tồn tại một cách khách quan trong tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp.

5 Các khoản phải thu là khoản nợ của các cá nhân, các tổ chức đơn vị bên trong và bên ngoài doanh nghiệp về số tiền mua sản phẩm, hàng hóa, vật tư và các khoản dịch vụ khác chưa thanh toán cho doanh nghiệp (Ngô Thế Chi, Trương Thị Thủy, 2010) Các khoản phải thu: là một phần thuộc tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị và các cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi. - Phân loại các khoản phải thu: + Khoản phải thu ngắn hạn: Các khoản phải thu ngắn hạn là chỉ tiêu tổng phản ánh toàn bộ giá trị của các khoản phải thu ngắn hạn có kỳ hạn thu hồi còn lại không quá 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo (sau khi trừ đi dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi) + Khoản phải thu dài hạn: Các khoản phải thu dài hạn là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh toàn bộ giá trị của các khoản phải thu có kỳ hạn thu hồi trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất, kinh doanh tại thời điểm báo cáo. + Khoản phải thu khách hàng: Là các khoản phải thu phát sinh từ các giao dịch mua bán bao gồm: phải thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý và nhượng bán tài sản cố định, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính, hoặc tiền bán hàng xuất khẩu thông qua bên nhận ủy thác. Đây là các khoản phải thu phổ biến nhất trong kinh doanh.

+ Khoản phải thu nội bộ: Là các khoản nợ phải thu từ các đơn vị, chi nhánh hoặc bộ phận khác trong cùng một doanh nghiệp hoặc tập đoàn. Các khoản này thường phát sinh từ các giao dịch nội bộ như cung cấp hàng hóa, dịch vụ, cho vay hoặc các khoản tạm ứng giữa các đơn vị thành viên. + Khoản phải thu khác: Là khoản nợ mà một doanh nghiệp có quyền đòi, không bao gồm các khoản phải thu từ khách hàng và phải thu nội bộ. Các khoản này bao gồm tiền lãi, cổ tức, các khoản bồi thường thiệt hại, giá trị tài sản thiếu chờ xử lý, hoặc các khoản chi hộ phải thu hồi.

Kế toán các khoản phải trả - Khái niệm: Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp khi doanh nghiệp nhận về một tài sản, tham gia một cam kết hoặc phát sinh các nghĩa vụ pháp lý. Việc thanh toán các nghĩa vụ hiện tại có thể được thực hiện bằng nhiều cách, như: Trả bằng tiền; Trả bằng tài sản khác; Cung cấp dịch vụ; Thay thế nghĩa vụ này bằng nghĩa vụ khác. Chuyển đổi nghĩa vụ nợ phải trả thành vốn chủ sở hữu. Nợ phải trả phát sinh từ 6 các giao dịch và sự kiện đã qua, như mua hàng hoá chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hoá, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác (Võ Văn Nhị, 2010) - Theo VAS 01 “Chuẩn mực chung”, Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp khi doanh nghiệp nhận về một tài sản, tham gia một cam kết hoặc phát sinh các nghĩa vụ pháp lý.

Việc thanh toán các nghĩa vụ hiện tại có thể được thực hiện bằng nhiều cách như: trả bằng tiền, trả bằng tài sản khác, cung cấp dịch vụ, thay thế nghĩa vụ này bằng nghĩa vụ khác, chuyển đổi nghĩa vụ nợ phải trả thành vốn chủ sở hữu. Nợ phải trả phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua và phải được xác định một cách đáng tin cậy. - Phân loại: Căn cứ vào chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp thì nợ phải trả bao gồm: + Nợ phải trả ngắn hạn: Là các khoản nợ mà doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thanh toán trong vòng 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Đây thường là khôanr nợ phát sinh trong các hoạt động kinh doanh hàng ngày như khoản nợ trả người bán, nợ công nhân viên, thuế và các khoản phải nộp nhà nước,.

Do đó doanh nghiệp cần phải có kế hoạch thanh toán hợp lý để đảm bảo không bị vỡ nợ. + Nợ phải trả dài hạn: Là các khoản nợ mà doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thanh toán sau 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Chẳng hạn như các khoản vay dài hạn ngân hàng, trái phiếu phát hành, nợ thuế tài sản tài chính,. Đối với các khoản nợ dài hạn, doanh nghiệp có thể cân nhắc các phương án vay vốn hoặc huy động vốn để đảm bảo khả năng thanh toán.

Quan hệ thanh toán - Khái niệm: Thanh toán là mối quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp thực hiện các mối quan hệ mua bán và có sự trau dồi về một số khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh. Trong mọi mối quan hệ thanh toán này luôn tồn tại những cam kết vay nợ giữa chủ nợ và con nợ về một số khoản tiền theo thỏa thuận giữa hai bên và có hiệu lực trong một khoảng thời gian vay nợ nhất định (Võ Văn Nhị, 2010) Quan hệ thanh toán có nhiều hình thức khác nhau nhưng chung quy lại thì có 2 hình thức chính, đó là: thanh toán trực tiếp và thanh toán trung gian. 7 + Thanh toán trực tiếp: là hình thức thanh toán mà bên chi trả (người mua, người nợ) giao tiền hoặc tài sản trực tiếp cho bên thụ hưởng (người bán, chủ nợ) không thông qua trung gian tài chính như ngân hàng hoặc tổ chức thanh toán khác. + Thanh toán trung gian: là hình thức thanh toán mà việc chi trả hoặc nhận tiền không được thực hiện trực tiếp giữa hai bên (người chi trả và người thụ hưởng), mà thông qua một tổ chức trung gian như ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.

Nguyên tắc hạch toán kế toán công nợ 1. Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu Căn cứ tại điều 17 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định nguyên tắc kế toán các khoản phải thu cụ thể như sau: 1. Theo dõi các khoản phải thu theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp Các khoản phải thu được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải thu, đối tượng phải thu, loại nguyên tệ phải thu và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Nguyên tắc kế toán về việc phân loại các khoản phải thu Việc phân loại các khoản phải thu là phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác được thực hiện theo nguyên tắc kế toán sau: - Phải thu của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua-bán, như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (tài sản cố định, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua (là đơn vị độc lập với người bán, gồm cả các khoản phải thu giữa công ty mẹ và công ty con, liên doanh, liên kết).

Khoản phải thu này gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác. - Phải thu nội bộ gồm các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc. - Phải thu khác gồm các khoản phải thu không có tính thương mại, không liên quan đến giao dịch mua-bán, như: + Các khoản phải thu tạo ra doanh thu hoạt động tài chính, như: khoản phải thu về lãi cho vay, tiền gửi, cổ tức và lợi nhuận được chia. + Các khoản chi hộ bên thứ ba được quyền nhận lại; Các khoản bên nhận ủy thác xuất khẩu phải thu hộ cho bên giao ủy thác.

8 + Các khoản phải thu không mang tính thương mại như cho mượn tài sản, Phải thu về tiền phạt, bồi thường, tài sản thiếu chờ xử lý. Xử lý các khoản phải thu ngắn hạn và dài hạn Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản phải thu để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn.