Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong cơ cấu chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chi phí nhân công luôn chiếm một tỷ trọng đáng kể và tác động trực tiếp đến giá thành sản phẩm cũng như hiệu quả hoạt động kinh doanh. Tiền lương không chỉ là nguồn thu nhập chủ yếu đảm bảo tái sản xuất sức lao động cho nhân viên mà còn đóng vai trò là đòn bẩy kinh tế thúc đẩy năng suất và tinh thần trách nhiệm. Việc xây dựng một cơ chế trả lương phù hợp, hạch toán đúng, đủ, kịp thời tiền lương và các khoản trích theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn) là yêu cầu quản trị thiết yếu. Xuất phát từ bối cảnh thực tiễn tại Công ty Cổ phần Đầu tư Rau quả Việt Nam, tác giả Nghiêm Thị Thu Hương đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương tại đơn vị.
Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định rõ ràng:
- Mục tiêu chung: Đánh giá thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Đầu tư Rau quả Việt Nam; từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác này tại đơn vị.
- Mục tiêu cụ thể:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp.
- Phân tích, mô tả thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Đầu tư Rau quả Việt Nam.
- Đánh giá các mặt ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân tồn tại trong công tác kế toán tiền lương tại doanh nghiệp.
- Đề xuất một số giải pháp và điều kiện thực hiện nhằm cải thiện và nâng cao hiệu quả kế toán tiền lương tại công ty.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu được xác định cụ thể như sau:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Đầu tư Rau quả Việt Nam.
- Phạm vi nội dung: Tập trung vào các quy chế trả lương, hệ thống chứng từ, tài khoản hạch toán, sổ kế toán và quy trình kế toán tiền lương cùng các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn.
- Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Đầu tư Rau quả Việt Nam (Địa chỉ: Số nhà 14B TT10, Khu đô thị Văn Quán, Phường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội).
- Phạm vi thời gian: Số liệu nghiên cứu được thu thập trong 3 năm tài chính từ năm 2020 đến năm 2022; đề tài được tiến hành thực hiện từ tháng 3/2023 đến tháng 5/2023.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu
Khóa luận dựa trên khung pháp lý kế toán và lao động hiện hành tại Việt Nam:
- Chế độ kế toán: Áp dụng hệ thống tài khoản và mẫu biểu chứng từ theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Văn bản pháp luật về tiền lương và bảo hiểm: Nghị định số 90/2019/NĐ-CP và Nghị định số 38/2022/NĐ-CP (quy định mức lương tối thiểu vùng); Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014; Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 01/06/2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Thông tư số 56/2017/TT-BYT của Bộ Y tế; Thông tư số 19/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Tác giả đã kết hợp đồng bộ nhiều phương pháp nghiên cứu thực tế:
- Phương pháp thu thập và xử lý số liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ các phòng ban chức năng (báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán 2020–2022, hóa đơn, chứng từ, bảng chấm công, bảng thanh toán lương) và xử lý tổng hợp trên phần mềm Microsoft Excel.
- Phương pháp thống kê mô tả và so sánh: Phân tích biến động tài chính theo chuỗi thời gian 2020–2022, so sánh theo chiều dọc (tỷ trọng các khoản mục) và chiều ngang (xu hướng tăng giảm qua các năm) nhằm phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh.
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Khảo sát 3 đối tượng quản lý trọng yếu gồm Giám đốc (về quy chế lao động, quy chế tiền lương), Kế toán trưởng (về tình hình chi trả thu nhập và đặc điểm phương pháp tính lương, trích nộp bảo hiểm), Kế toán tiền lương (về chứng từ, tài khoản, sổ sách chi tiết, hình thức trả lương và chế độ chi trả BHXH).
- Hệ thống 4 phương pháp kế toán nghiệp vụ:
- Phương pháp tài khoản kế toán: Phân loại, phản ánh biến động của đối tượng hạch toán qua các tài khoản chủ đạo (TK 334 - Phải trả người lao động, TK 338 - Phải trả, phải nộp khác và các tài khoản chi phí liên quan như TK 154, TK 642, TK 241, TK 242, TK 335).
- Phương pháp chứng từ kế toán: Ghi nhận tính hợp pháp, hợp lệ của các nghiệp vụ phát sinh làm căn cứ ghi sổ.
- Phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán: Tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán lập báo cáo tài chính và cung cấp thông tin quản trị.
- Phương pháp tính giá: Đo lường giá trị các đối tượng kế toán bằng thước đo tiền tệ.
Tác giả đã tổng quan 7 công trình nghiên cứu khóa luận liên quan trước đây nhằm rút kinh nghiệm và định vị đề tài:
| STT |
Tác giả, năm |
Tên đề tài & Đơn vị khảo sát |
Đóng góp & Ưu điểm |
Hạn chế còn tồn tại |
| 1 |
Lê Huyền Thương (2021 - HVTC) |
Hoàn thiện kế toán tiền lương tại CTCP Xây lắp và Cơ khí cầu đường |
Phân tích chi tiết theo bộ phận sản xuất, thuê ngoài, quản lý; ví dụ minh họa đa dạng. |
Chưa có thang lương riêng, dùng chung tài khoản theo dõi các quỹ bảo hiểm, còn lỗi chính tả. |
| 2 |
Lương Thế Tùng (2021 - ĐHTM) |
Hoàn thiện công tác tiền lương tại Công ty TNHH Hoàng Hà |
Hệ thống hóa lý luận gắn với chuẩn mực kế toán; đề xuất giải pháp xử lý lương làm thêm giờ. |
Chưa làm rõ cách tính lương nghỉ phép; số liệu trích theo lương chưa cụ thể. |
| 3 |
Phạm Thanh Gia (2021 - NEU) |
Hoàn thiện kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Hoàng Hải |
Minh họa số liệu quý 1/2021 rõ ràng; đề xuất mở sổ chi tiết TK 338 và hình thức Nhật ký chung. |
Chưa đề cập nghiệp vụ trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân. |
| 4 |
Phạm Thùy Dung (2021 - ĐHTM) |
Hoàn thiện kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Việt Hồng |
Đánh giá sát hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính. |
Không mở sổ chi tiết cho từng khoản mục của TK 334 và TK 338; lỗi kết cấu đề mục. |
| 5 |
Lê Hoàng Anh (2021 - HVNH) |
Hoàn thiện kế toán tiền lương tại CTCP Đầu tư và Xây dựng số 8 |
Số liệu phân tích logic, gắn với đặc thù doanh nghiệp xây dựng; đề xuất giải pháp tăng quỹ lương. |
Chưa phân tích chuyên sâu về bảo hiểm người lao động; còn lỗi chính tả. |
| 6 |
Nguyễn Quỳnh Chi (2019 - HVTC) |
Hoàn thiện kế toán tiền lương tại Công ty TNHH TM SX Việt Hùng |
Sử dụng tốt phương pháp phỏng vấn, bảng hỏi; số liệu minh họa phong phú. |
Chưa phân tích tiền thưởng; giải pháp còn mang tính chung chung. |
| 7 |
Ngô Thị Huệ (2021 - ĐHTM) |
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Nhân Thành |
Đề xuất mang tính thực tiễn cao về tổ chức kế toán đội sản xuất và trả lương theo sản phẩm. |
Đề xuất giải pháp đứng trên góc độ quản trị hơn là kế toán; điều kiện thực hiện chưa sát. |
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp
Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các khái niệm nền tảng về tiền lương và các quỹ bảo hiểm bắt buộc:
- Bản chất và phân loại tiền lương: Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động, phản ánh số lượng và chất lượng lao động mà người lao động đóng góp. Phân loại tiền lương theo hình thức chi trả (lương thời gian, lương sản phẩm), theo đối tượng (trực tiếp, gián tiếp), theo chức năng chi phí (lương bán hàng, lương quản lý) và theo tính chất hạch toán (lương chính, lương phụ).
- Mức lương tối thiểu vùng: Trích dẫn các mức áp dụng theo Nghị định số 38/2022/NĐ-CP đối với Vùng I (4.680.000 đồng/tháng; 22.500 đồng/giờ), Vùng II (4.160.000 đồng/tháng; 20.000 đồng/giờ), Vùng III (3.640.000 đồng/tháng; 17.500 đồng/giờ), Vùng IV (3.250.000 đồng/tháng; 15.600 đồng/giờ).
- Tỷ lệ trích các khoản theo lương: Tổng hợp cơ cấu trích nộp theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH với tổng tỷ lệ trích 34% (doanh nghiệp chịu 23,5%, người lao động khấu trừ 10,5% lương).
| Loại quỹ trích theo lương |
Doanh nghiệp đóng (% tính vào CP) |
Người lao động đóng (% trừ vào lương) |
Tổng tỷ lệ trích (%) |
| Bảo hiểm xã hội (BHXH) |
17,5% |
8,0% |
25,5% |
| Bảo hiểm y tế (BHYT) |
3,0% |
1,5% |
4,5% |
| Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) |
1,0% |
1,0% |
2,0% |
| Tổng các khoản bảo hiểm |
21,5% |
10,5% |
32,0% |
| Kinh phí công đoàn (KPCĐ) |
2,0% |
0,0% |
2,0% |
| TỔNG CỘNG |
23,5% |
10,5% |
34,0% |
- Hình thức trả lương và chế độ làm thêm giờ: Quy định hệ số tính lương làm thêm giờ đạt 150% (ngày thường), 200% (ngày nghỉ hàng tuần) và 300% (ngày lễ, tết, ngày nghỉ hưởng lương).
- Hệ thống chứng từ và hình thức sổ kế toán: Trình bày mẫu biểu chuẩn gồm Bảng chấm công (Mẫu 01a-LĐTL), Phiếu xác nhận sản phẩm, Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (theo Thông tư 56/2017/TT-BYT), Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02-LĐTL), Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu 03-LĐTL), Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, Phiếu thu (Mẫu 01-TT), Phiếu chi (Mẫu 02-TT), Giấy báo nợ (C6-19/KB), Giấy báo có. Giới thiệu 4 hình thức ghi sổ: Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chung và Kế toán máy.
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Đầu tư Rau quả Việt Nam
Chương 2 đi sâu phân tích thực tế tổ chức hạch toán tiền lương tại doanh nghiệp:
- Khái quát doanh nghiệp: Giới thiệu lịch sử hình thành, cơ cấu bộ máy quản trị, bộ máy kế toán và phân tích biến động chỉ tiêu tài chính, tình hình lao động, nguồn vốn, tài sản và kết quả kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2020–2022.
- Công tác quản lý lao động và chi trả lương: Mô tả quy trình lập và quản lý Bảng chấm công, quy định tính phụ cấp (trách nhiệm, điều kiện làm việc, xăng xe, ăn trưa) và quy trình xét duyệt chi trả lương qua ngân hàng hoặc tiền mặt.
- Hệ thống chứng từ và sổ sách thực tế: Khóa luận khảo sát chứng từ phát sinh thực tế (điển hình là hồ sơ lương tháng 10/2021) bao gồm Bảng chấm công tháng 10/2021, Bảng thanh toán tiền lương tháng 10/2021, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH tháng 10/2021, Phiếu chi lương tháng 10/2021.
- Quy trình hạch toán kế toán: Mô tả phương pháp ghi chép trên phần mềm kế toán MISA, phản ánh trình tự lập Bảng phân bổ, vào sổ Nhật ký chung (Phụ lục 1), Sổ theo dõi tình hình thanh toán lương TK 334 (Phụ lục 2) và Sổ cái TK 334 (Phụ lục 3).
Chương 3: Đánh giá chung và đưa ra giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương của công ty
Chương 3 tổng kết các mặt đạt được và tồn tại trong công tác kế toán tại đơn vị:
- Đánh giá ưu điểm: Doanh nghiệp đã tuân thủ hệ thống chứng từ kế toán theo quy định, việc chi trả lương và trích nộp các quỹ bảo hiểm cơ bản đáp ứng quyền lợi người lao động; ứng dụng phần mềm MISA giúp giảm thiểu thời gian tính toán thủ công.
- Hạn chế tồn tại: Việc theo dõi chi tiết một số khoản phụ cấp chưa đồng bộ, chưa có sự tách bạch tối ưu trong việc theo dõi chi tiết từng đối tượng bảo hiểm trên tài khoản 338, quy trình phân bổ chi phí tiền lương đôi khi còn mang tính dồn tích cuối kỳ.
- Đề xuất giải pháp: Hoàn thiện biểu mẫu chấm công và theo dõi làm thêm giờ; chi tiết hóa các tài khoản cấp hai của TK 338 (3382, 3383, 3384, 3386) trên phần mềm để thuận tiện đối chiếu với cơ quan bảo hiểm; hoàn thiện quy chế trả thưởng gắn với năng suất lao động; quy định rõ điều kiện về nhân sự và hạ tầng công nghệ để thực hiện giải pháp.
Kết quả và đóng góp
- Kết quả nghiên cứu thực tiễn: Khóa luận đã mô tả chi tiết toàn bộ chu trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương tại Công ty Cổ phần Đầu tư Rau quả Việt Nam, từ khâu chấm công, duyệt bảng lương, phân bổ chi phí sang các tài khoản tập hợp (TK 154, TK 642) đến khâu lập phiếu chi và kết chuyển số liệu vào sổ Cái TK 334 và sổ Nhật ký chung qua phần mềm kế toán MISA.
- Hệ thống hóa số liệu và mẫu biểu: Tổng hợp đầy đủ bảng biểu phân loại lao động, kết quả sản xuất kinh doanh giai đoạn 2020–2022, bảng trích tỷ lệ bảo hiểm 34% theo Quyết định 595/QĐ-BHXH và hệ thống 10 mẫu biểu chứng từ chuẩn theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
- Đóng góp học thuật và ứng dụng: Đây là công trình nghiên cứu độc lập đầu tiên giải quyết chuyên sâu đề tài kế toán tiền lương tại Công ty Cổ phần Đầu tư Rau quả Việt Nam, khắc phục các hạn chế mà các nghiên cứu trước đó mắc phải (như thiếu phân tích bảo hiểm, sai sót hình thức hoặc thiếu số liệu thực tế). Các kiến nghị đưa ra bám sát thực trạng hạch toán và năng lực quản lý của doanh nghiệp.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế của đề tài:
- Do thời gian nghiên cứu và khả năng tiếp cận chứng từ thực tế có giới hạn, các số liệu minh họa chuyên sâu về chứng từ và sổ chi tiết tập trung chủ yếu vào kỳ kế toán tháng 10/2021.
- Khóa luận chưa đi sâu phân tích toàn diện các trường hợp phức tạp như trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất hoặc xử lý chi tiết thuế thu nhập cá nhân theo các mức lũy tiến từng phần phát sinh trong cả năm tài chính.
- Hướng nghiên cứu tiếp:
- Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang phân tích ảnh hưởng của chính sách cải cách tiền lương và lộ trình điều chỉnh tỷ lệ đóng BHXH, BHYT đến chi phí quản lý doanh nghiệp trong các năm tiếp theo.
- Nghiên cứu giải pháp tích hợp phần mềm kế toán với hệ thống chấm công điện tử/ERP tự động hóa nhằm nâng cao hiệu suất kiểm soát chi phí nhân công tại các doanh nghiệp kinh doanh rau quả, nông sản.
Giá trị tham khảo
- Đối tượng tham khảo: Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp tại các trường đại học khối kinh tế (như ĐH Kinh tế - ĐHQGHN, Học viện Tài chính, ĐH Thương mại, ĐH Kinh tế Quốc dân) khi thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về tiền lương.
- Phần nội dung có giá trị ứng dụng cao:
- Phần tổng quan nghiên cứu (Chương Mở đầu) cung cấp bảng phân tích, đánh giá ưu - nhược điểm của 7 công trình nghiên cứu đi trước, giúp người nghiên cứu nắm bắt phương pháp viết tổng quan đề tài.
- Khung lý thuyết và hệ thống biểu mẫu ở Chương 1 cung cấp chuẩn mực hạch toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và bảng tỷ lệ trích các quỹ bảo hiểm chi tiết theo Quyết định 595/QĐ-BHXH.
- Quy trình xử lý nghiệp vụ thực tế từ chứng từ gốc lên sổ Nhật ký chung và sổ Cái TK 334 trên phần mềm MISA tại Chương 2 là tài liệu tham khảo thực hành tốt cho kế toán viên tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Câu hỏi thường gặp
1. Khóa luận sử dụng chế độ kế toán và văn bản pháp lý nào làm căn cứ hạch toán tiền lương?
Khóa luận căn cứ trên Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017 và các Nghị định quy định lương tối thiểu vùng (Nghị định 90/2019/NĐ-CP, Nghị định 38/2022/NĐ-CP).
2. Tổng tỷ lệ trích nộp các khoản theo lương được tác giả hệ thống hóa cụ thể là bao nhiêu?
Tổng tỷ lệ trích nộp là 34% trên quỹ lương đóng bảo hiểm, trong đó doanh nghiệp đóng 23,5% (tính vào chi phí sản xuất kinh doanh gồm: 17,5% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN, 2% KPCĐ) và người lao động đóng 10,5% (khấu trừ vào tiền lương gồm: 8% BHXH, 1,5% BHYT, 1% BHTN).
3. Phạm vi dữ liệu và các chứng từ thực tế được sử dụng để phân tích trong khóa luận gồm những gì?
Dữ liệu tổng quát về lao động, tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh được thu thập trong giai đoạn 3 năm 2020–2022. Dữ liệu chứng từ và sổ kế toán chi tiết được minh họa cụ thể qua bộ hồ sơ tháng 10/2021 (Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, Phiếu chi lương, Sổ Nhật ký chung, Sổ theo dõi TK 334 và Sổ cái TK 334).
4. Khóa luận đã thực hiện phỏng vấn những ai và khảo sát những nội dung gì tại doanh nghiệp?
Tác giả đã phỏng vấn trực tiếp 3 vị trí: Giám đốc (về việc ban hành quy chế lao động, quy chế tiền lương), Kế toán trưởng (về tình hình chi trả thu nhập và đặc điểm phương pháp tính lương, trích bảo hiểm), Kế toán tiền lương (về chứng từ, sổ sách sử dụng, cách mở sổ chi tiết TK 334/338, hình thức trả lương và quy trình thanh toán BHXH trả thay lương).
5. Những hình thức tổ chức sổ kế toán nào được tác giả giới thiệu trong cơ sở lý luận?
Cơ sở lý luận của khóa luận trình bày 4 hình thức tổ chức sổ kế toán: Hình thức Nhật ký - Sổ Cái, Hình thức Chứng từ ghi sổ, Hình thức Kế toán máy (doanh nghiệp áp dụng phần mềm MISA) và Hình thức Nhật ký chung.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nghiêm Thị Thu Hương đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận và pháp lý về kế toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Thông qua các phương pháp thu thập số liệu, so sánh tài chính 2020–2022 và phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý, tác giả đã phản ánh trung thực thực trạng công tác hạch toán chi phí nhân công trên phần mềm MISA tại Công ty Cổ phần Đầu tư Rau quả Việt Nam. Đề tài chỉ rõ các ưu điểm đạt được cũng như hạn chế trong quản lý chứng từ, sổ sách, từ đó đề xuất các giải pháp có tính ứng dụng thực tế nhằm nâng cao hiệu quả kế toán và bảo đảm quyền lợi cho người lao động tại doanh nghiệp.
