CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH 1.1 Khái niệm-đặc điểm tài sản cố định hữu hình: 1.1 Khái niệm- đặc điểm: Tài sản cố định hữu hình (TSCĐHH) là những tư liệu lao động chủ yếu có hình thái vật chất thỏa mãn các tiêu chuẩn của TSCĐ HH, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu như nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải…(theo thông tư 45 của BTC-Hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ) Tài sản cố định hữu hình có đặc điểm là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và vì tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nên TSCĐ HH còn có đặc điểm là hao mòn dần và giá trị của nó chuyển dần vào chi phí của đối tượng sử dụng liên quan. Do đặc điểm của TSCĐ có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài nên yêu cầu phải quản lý TSCĐ về cả 2 mặt hiện vật và giá trị từ quá trình hình thành (kế toán tăng TSCĐ), quá trình sử dụng (kế toán khấu hao TSCĐ), quá trình bảo quản (kế toán sửa chữa TSCĐ) và đến khi không còn dùng ở DN (kế toán giảm TSCĐ).2 Yêu cầu quản lý: Tổ chức hạc toán, ghi chép, phản ánh tình hình TSCĐ hiện có của toàn đơn vị và sự biến động của các loại TSCĐ HH, vô hình, thuê tài chính thuộc đơn vị quản lý theo nguyên giá, giá trị đã hao mòn, giá trị còn lại và các nguồn vốn hình thành từng TSCĐ. Phân loại các TSCĐ hiện có trong đơn vị theo đúng qui định của Nhà Nước; Phản ánh được tình hình sử dụng TSCĐ trong các đơn vị: TSCĐ đang sử dụng, TSCĐ chưa cần dùng, TSCĐ không cần dùng; TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh, quản lý dự án đầu tư, Sự nghiệp và Phúc lợi; TSCĐ đưa ra SCL, TSCĐ hư hỏng trước thời gian quy định hoặc TSCĐ đã hết thời gian sử dụng nhưng vẫn còn dùng được… Từ đó có kế hoạch sử dụng TSCĐ đạt hiệu quả; 1 Tổ chức hạch toán TSCĐ phải đảm bảo thực hiện được việc tính, trích và hạch toán chính xác kịp thời số khấu hao vào đối tượng chịu chi phí và giá trị hao mòn TSCĐ, giám sát việc sử dụng vốn khấu hao trong quá trình tái đầu tư và đầu tư mở rộng, nhằm không ngừng nâng cao năng lực sản xuất, hoàn trả các nguồn vốn vay (nếu có) và đảm bảo hiệu quả trong sản xuất kinh doanh; Đối với TSCĐ đưa ra SCL, các đơn vị phải thực hiện đúng quy định của Nhà Nước và Tập đoàn về công tác quản lý chi tiêu sửa chữa lớn: đảm bảo hạch toán kịp thời, chính xác giá thành và quyết toán công trình SCL hoàn thành. Lập hồ sơ, tổ chức thanh xử lý TSCĐ và hạch toán kịp thời kết quả về thanh xử lý TSCĐ theo qui định của Tập đoàn.
Thực hiện chế độ kiểm kê định kỳ và kiểm kê đánh giá lại TSCĐ theo quyết định của Nhà Nước. Thực hiện chế độ báo cáo kế toán TSCĐ. Việc quản lý và tổ chức hạch toán TSCĐ phải được thực hiện bằng phần mềm máy tính, nhằm phục vụ kịp thời và chính xác những yêu cầu quản lý, hạch toán TSCĐ của các đơn vị và toàn Tập đoàn.3 Phân loại tài sản cố định hữu hình: Tài sản cố định(TSCĐ) trong doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ: mỗi loại, mỗi thứ có tính chất, đặc điểm kỹ thuật, công dụng, thời gian sử dụng, nguồn hình thành, quyền sở hữu,…khác nhau. Để thuận tiện cho công tác quản lý và kế toán tài sản cố định cần thiết phải phân loại tài sản cố định.
+ Phân loại TSCĐ theo tính chất: Theo tính chất TSCĐ HH của doanh nghiệp được chia làm các loại sau: (1) Nhà cửa, vật kiến trúc: là TSCĐ được hình thành sau quá trình thi công xây dựng như trụ sở làm việc, nhà kho, hàng rào, tháp nước, sân bãi, các công trình trang trí cho nhà cửa, đường xá, cầu tàu, cầu cảng… (2) Máy móc, thiết bị: là bao gồm toàn bộ máy móc chuyên dùng, thiết bị công tác, dây chuyền công nghệ, những máy móc đơn lẻ… 2 (3) Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn: gồm phương tiện vận tải dùng để vận chuyển trên đường sắt, đường thủy, đường bộ, đường hàng không, đường ống và các thiết bị truyền dẫn như hệ thống thông tin, hệ thống điện, hệ thống dẫn nước… (4) Thiết bị, dụng cụ quản lý: máy vi tính, thiết bị điện tử, thiết bị dụng cụ đo lường, kiểm tra chất lượng, máy hút ẩm, hút bụi, chống mối mọt,… (5) Cây lâu năm, sút vật làm việc và/hoặc cho sản phẩm (6) Tài sản cố định hữu hình khác: là những tài sản cố định chưa được liệt kê vào 5 loại trên như tranh ảnh, tác phẩm nghệ thuật… + Phân loại TSCĐ theo công dụng và tình hình sử dụng: Theo cách phân loại này TSCĐ được chia thành các loại sau đây: TSCĐ đang dùng cho mục đích kinh doanh, bao gồm: o TSCĐ đang dùng trong SX: là những tài sản cố định đang dùng trong các hoạt động sản xuất chính, phụ o TSCĐ đang dùng ngoài sản xuất: là những tài sản cố định hoặc đang dùng trong hoạt động bán hàng, quản lý doanh nghiệp hoặc đang sử dụng trong hoạt động kinh doanh khác như đầu tư, cho thuê… Tài sản cố định dùng cho các mục đích phúc lợi, sự nghiệp, an ninh quốc phòng Tài sản cố định bảo quản hộ, giữ hộ, cất hộ cho Nhà Nước Tài sản cố định chưa dùng: là những tài sản cố định được phép lưu trữ để sử dụng trong tương lai Tài sản cố định chờ xử lý: là những tài sản cố định hư hỏng chờ thanh lý: tài sản cố định không cần dùng chờ nhượng bán, di chuyển đi, tài sản cố định thiếu chờ giải quyết. + Phân loại tài sản cố định theo quyền sở hữu: Tài sản cố định thuộc quyền sở hữu của chủ doanh nghiệp: là những tài sản cố định được xây dựng, mua sắm hoặc chế tạo bằng nguồn vốn chủ sở hữu hoặc bằng nguồn vốn vay dài hạn. 3 + Phân loại tài sản cố định theo nguồn hình thành: Tài sản cố định hình thành bằng nguồn vốn chủ sở hữu đầu tư (ngân sách cấp; liên doanh, liên kết, tư nhân góp) Tài sản cố định hình thành bằng nguồn vốn khấu hao, quỹ xí nghiệp, được biếu tặng Tài sản cố định hình thành bằng nguồn vốn vay, nợ dài hạn.2 Kế toán tăng, giảm tài sản cố định hữu hình: 1.1 Kế toán chi tiết TSCĐ HH: 1.1 Xác định đối tượng ghi TSCĐ: Từng TSCĐ riêng biệt, có kết cấu độc lập và thực hiện một chức năng nhất định hoặc là một tổ hợp liên kết nhiều bộ phận cùng thực hiện một chức năng; Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó; Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy; Có thời gian sử dụng trên 1 năm; Có giá trị từ 30.000 đồng trở lên.2 Đánh số hiệu TSCĐ: Mỗi TSCĐ được xác định bằng một số hiệu riêng gọi là số danh điểm TSCĐ. Số danh điểm TCSĐ thường đặt theo số tài khoản, tài khoản các cấp và số thứ tự của TSCĐ.
Số danh điểm này không thay đổi trong suốt quá trình TSCĐ được sử dụng tại doanh nghiệp. Khi TSCĐ bị thanh lý hoặc nhượng bán số danh điểm này không được dùng để đặt lại cho các TSCĐ khác. Số hiệu TSCĐ là một tập hợp số bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự và nguyên tắc nhất định để chỉ loại TSCĐ, nhóm TSCĐ và đối tượng ghi TSCĐ. Nhờ đánh số hiệu TSCĐ mà thống nhất được giữa các bộ phận liên quan trong việc theo dõi và quản lý, tiện cho tra cứu khi cần thiết cũng như tăng cường và ràng buộc được trách nhiệm vật chất của các bộ phận cá nhân trong khi bảo quản và sử dụng TSCĐ.3 Lập hồ sơ gốc: Trong mọi trường hợp tăng, giảm TSCĐ đều phải lập chứng từ và thực hiện đúng thủ tục quy định.
Kế toán có nhiệm vụ lập và hoàn chỉnh hồ sơ tài sản cố định về mặt kế toán. Tài sản cố định phải được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi tài sản cố định, theo từng loại tài sản cố định và theo địa điểm bảo quản, sử dụng, quản lý TSCĐ. Mỗi TSCĐ trong doanh nghiệp phải có hồ sơ riêng (bộ hồ sơ gồm có Biên bản giao nhận TSCĐ, Hợp đồng, Hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan đến việc mua sắm, sửa chữa TSCĐ) và phải được đánh số và có thẻ riêng. o Biên bản giao nhận TSCĐ: là biên bản xác định việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành công việc xây dựng mua sắm, được cấp phát…đưa vào sử dụng tại đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên, theo hợp đồng… o Biên bản thanh lý TSCĐ: đây là chứng từ xác định việc thanh lý TSCĐ, làm căn cứ cho việc ghi giảm TSCĐ, biên bản thanh lý do bản thanh lý TSCĐ lập và phải có đầy đủ chữ ký, họ tên của trưởng ban thanh lý, kế toán trưởng và thủ kho đơn vị.
Mọi trường hợp tăng giảm TSCĐ bất luận do nguyên nhân nào, doanh nghiệp đều phải thành lập Ban kiểm nhận tài sản cố định. Thành phần của ban kiểm nhận nhất thiết phải có đại diện của phòng kỹ thuật và đại diện của phòng kế toán do Giám đốc quyết định. Ban kiểm nhận có nhiệm vụ nghiệm thu tài sản cố định và căn cứ vào kết quả nghiệm thu, cùng đại diện đơn vị giao tài sản, lập “Biên bản giao nhận tài sản cố định”. Biên bản này được lập cho từng đối tượng ghi tài sản cố định.
Đối với những tài sản cố định cùng loại, cùng giao nhận một lần và cùng do một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung một biên bản giao nhận, nhưng sao đó phòng kế toán phải sao lục cho mỗi đối tượng tài sản cố định một bản để lưu hồ sơ riêng cho từng đối tượng. Biên bản giao nhận TSCĐ được lập thành 2 bản có chữ ký của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, ban kiểm nhận, đại diện bên giao và bên nhận. Đơn vị nhận giữ một bản còn một bản giao cho đại diện bên giao. Khi giảm TSCĐ đều phải lập đầy đủ hồ sơ thủ tục tùy từng trường hợp cụ thể.
Nếu thanh lý TSCĐ cần phải căn cứ vào quyết định thanh lý để thành lập ban thanh lý TSCĐ.
