Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong hệ thống quản lý tài chính của các đơn vị sự nghiệp công lập, tiền lương và các khoản trích theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn) là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn và gắn liền trực tiếp với quyền lợi, đời sống của đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên. Việc xây dựng và vận hành hệ thống kế toán tiền lương chặt chẽ, minh bạch không chỉ kích thích tinh thần làm việc, nâng cao trách nhiệm của người lao động mà còn là công cụ quan trọng giúp đơn vị kiểm soát và sử dụng hiệu quả nguồn kinh phí.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp "Kế toán phải trả người lao động tại Trường Đại học Thủ Dầu Một" do sinh viên Nguyễn Cao Như Uyên thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Bùi Thị Trúc Quy (Khoa Kinh tế, Trường Đại học Thủ Dầu Một, tháng 10/2020) tập trung nghiên cứu thực trạng hạch toán và quản lý các khoản phải trả người lao động tại một cơ sở giáo dục đại học công lập đang thực hiện cơ chế tự đảm bảo kinh phí chi thường xuyên.
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể qua ba mục tiêu:
- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức và bộ máy kế toán tại Trường Đại học Thủ Dầu Một.
- Tìm hiểu, phân tích thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản phải trả người lao động nhằm đối chiếu, vận dụng lý thuyết chuyên ngành vào thực tiễn hạch toán.
- Đề xuất các giải pháp và kiến nghị thích hợp nhằm hoàn thiện công tác kế toán phải trả người lao động tại đơn vị.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán các khoản phải trả người lao động (Tài khoản 334 và các tài khoản liên quan).
- Phạm vi không gian: Phòng Kế toán - Trường Đại học Thủ Dầu Một (Số 06, đường Trần Văn Ơn, phường Phú Hòa, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương).
- Phạm vi thời gian: Dữ liệu chứng từ, sổ sách kế toán chi tiết phát sinh trong tháng 01/2019 (từ ngày 01/01/2019 đến ngày 31/01/2019), kết hợp dữ liệu Báo cáo tài chính các năm 2017, 2018 và 2019 để phân tích biến động.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung lý thuyết của đề tài dựa trên các nguyên tắc kế toán hành chính sự nghiệp hiện hành:
- Khái niệm và hình thức tiền lương: Tiền lương được xác định là giá cả sức lao động, phản ánh số lượng và chất lượng lao động bỏ ra. Tại Trường Đại học Thủ Dầu Một, tiền lương áp dụng hình thức trả lương theo thời gian, tính toán căn cứ trên ngạch bậc, hệ số lương và thời gian làm việc thực tế của công chức, viên chức định biên và lao động hợp đồng.
- Văn bản pháp lý áp dụng: Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.
- Hệ thống tài khoản sử dụng: Tài khoản chủ đạo là TK 334 – Phải trả người lao động, gồm hai tài khoản cấp 2:
- TK 3341: Phải trả công chức, viên chức (đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định).
- TK 3348: Phải trả người lao động khác (lao động thuê ngoài, không thuộc danh sách tham gia BHXH tại đơn vị).
- Các tài khoản đối ứng và liên quan: TK 008 (Dự toán chi hoạt động), TK 112 (Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc), TK 511 (Thu hoạt động do ngân sách nhà nước cấp), TK 611 (Chi phí hoạt động), TK 332 (Các khoản phải nộp theo lương), TK 333 (Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước).
Phương pháp nghiên cứu được tác giả kết hợp bao gồm:
- Phương pháp thu thập thông tin thứ cấp: Khai thác tài liệu giới thiệu, quy chế hoạt động từ website nhà trường và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật kế toán công.
- Phương pháp thu thập, phân tích và tổng hợp chứng từ kế toán: Trích lục chứng từ phát sinh thực tế (Bảng lương, Bảng phụ cấp, Giấy rút dự toán, Ủy nhiệm chi), đối chiếu quy trình ghi sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và Sổ chi tiết.
- Phương pháp phân tích số liệu tài chính: Sử dụng phương pháp so sánh số tuyệt đối và tương đối để đánh giá sự biến động của khoản mục nợ phải trả người lao động và các chỉ tiêu trên Báo cáo tình hình tài chính qua các năm 2017, 2018, 2019.
- Phương pháp quan sát và phỏng vấn trực tiếp: Khảo sát quy trình làm việc thực tế tại Phòng Kế toán và các đơn vị trực thuộc để đưa ra nhận xét, đánh giá.
Nguồn dữ liệu nghiên cứu là hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán tháng 01/2019 và Báo cáo tài chính các năm 2017 - 2019 do Phòng Kế toán Trường Đại học Thủ Dầu Một cung cấp.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Thủ Dầu Một
Chương 1 trình bày tổng quan về lịch sử hình thành, tư cách pháp lý, cơ cấu quản lý và chính sách kế toán của Trường Đại học Thủ Dầu Một:
- Thông tin pháp lý: Trường được thành lập theo Quyết định số 900/QĐ-TTg ngày 24/06/2009 của Thủ tướng Chính phủ, trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương; Mã số thuế: 3700492680. Trường là đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo kinh phí chi thường xuyên, tổ chức đào tạo trình độ Cao đẳng, Đại học và Sau đại học theo hệ thống tín chỉ.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Gồm Đảng ủy, Hội đồng trường, Ban Giám hiệu (Hiệu trưởng, các Phó Hiệu trưởng), các Khoa đào tạo, các Phòng ban chức năng, Trung tâm và Đoàn thể.
- Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ phận kế toán tổ chức theo mô hình hỗn hợp, gồm Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, Phụ trách kế toán, 8 kế toán viên và 1 thủ quỹ. Mỗi vị trí được phân công phụ trách từng phần hành kế toán cụ thể (kế toán thu học phí, kế toán thanh toán, kế toán tài sản, kế toán tiền lương...).
- Chế độ và chính sách kế toán áp dụng:
- Chế độ kế toán: Thông tư số 107/2017/TT-BTC.
- Niên độ kế toán: 01/01 đến 31/12 hàng năm; đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam (VND).
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên, tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền.
- Khấu hao tài sản cố định: Phương pháp đường thẳng.
- Tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
- Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung, xử lý trên phần mềm kế toán MISA.
Chương 2: Thực trạng kế toán phải trả người lao động của Trường Đại học Thủ Dầu Một
Chương 2 là nội dung trọng tâm của báo cáo, mô tả chi tiết từ chứng từ ban đầu, trình tự luân chuyển chứng từ đến việc hạch toán trên sổ kế toán và phân tích báo cáo:
- Các chứng từ sử dụng: Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền lương nhân viên hợp đồng xác định thời hạn trong chỉ tiêu biên chế, Danh sách cán bộ viên chức nhận phụ cấp ưu đãi ngành, Danh sách truy lĩnh tiền phụ cấp ưu đãi, Danh sách nhận phụ cấp trách nhiệm/chức vụ, Giấy rút dự toán ngân sách (Mẫu RDT87/TC), Ủy nhiệm chi (giao dịch tại BIDV Bình Dương).
- Quy trình hạch toán các nghiệp vụ phát sinh (tháng 01/2019):
- Ghi nhận chi phí lương và các khoản phụ cấp phải trả cán bộ, giảng viên, nhân viên: Ghi Nợ TK 61121 / Có TK 3341.
- Rút dự toán ngân sách nhà nước chuyển về tài khoản ngân hàng để thực chi lương: Ghi Nợ TK 1121 / Có TK 5112, đồng thời ghi nhận bên Có TK 008222.
- Chi trả tiền lương và phụ cấp qua tài khoản thẻ ATM của cán bộ, giảng viên theo Ủy nhiệm chi: Ghi Nợ TK 3341 / Có TK 1121 (cho các khoản chi lương định biên, lương hợp đồng, phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên, phụ cấp vượt khung, phụ cấp ưu đãi ngành, tiền truy lĩnh).
- Quy trình vào sổ kế toán: Số liệu từ chứng từ gốc được cập nhật vào Sổ Nhật ký chung, từ đó kết chuyển sang Sổ Cái TK 334 và Sổ chi tiết TK 3341. Báo cáo phản ánh số dư đầu kỳ tháng 01/2019 của TK 334 là 160.400 đồng, số phát sinh trong kỳ là 6.074 đồng, số dư cuối kỳ là 311.986 đồng (số liệu theo bảng trích lục).
- Phân tích biến động khoản mục Phải trả người lao động: Tác giả tiến hành so sánh số liệu tài khoản 334 qua 3 năm liên tiếp (2017, 2018, 2019) và phân tích nguyên nhân biến động gắn liền với sự gia tăng quy mô đào tạo, mở rộng ngành học và điều chỉnh mức lương cơ sở.
- Phân tích Báo cáo tình hình tài chính: Phân tích cơ cấu Tài sản và Nguồn vốn giai đoạn 2017 - 2018 và 2018 - 2019, chỉ ra sự dịch chuyển tỷ trọng giữa các khoản mục tiền mặt, tài sản cố định, nợ phải trả và tài sản thuần của nhà trường.
Chương 3: Nhận xét – Giải pháp
Chương 3 tổng hợp các đánh giá về ưu điểm, hạn chế và đề xuất giải pháp hoàn thiện:
- Nhận xét:
- Về bộ máy quản lý và bộ phận kế toán: Cơ cấu tổ chức chặt chẽ, phân công nhiệm vụ rõ ràng; ứng dụng phần mềm MISA giúp chuẩn hóa quy trình xử lý thông tin.
- Về công tác kế toán tiền lương: Thực hiện đúng chế độ kế toán Thông tư 107/2017/TT-BTC; thanh toán lương qua tài khoản ngân hàng (ATM) đảm bảo tính an toàn, nhanh chóng và minh bạch.
- Tồn tại: Việc cập nhật các quyết định điều chỉnh hệ số lương, phụ cấp thâm niên đôi khi chưa kịp thời, dẫn đến phát sinh nhiều khoản truy lĩnh; nguồn chi trả lương phân tán từ nhiều nguồn (ngân sách, cải cách tiền lương, nguồn thu sự nghiệp) đòi hỏi công tác theo dõi phức tạp.
- Giải pháp đề xuất:
- Giải pháp về tổ chức: Tăng cường phối hợp giữa Phòng Tổ chức cán bộ và Phòng Kế toán trong việc luân chuyển hồ sơ, quyết định nâng lương, giảm thiểu tình trạng truy lĩnh dồn ứ.
- Giải pháp về chuyên môn kế toán: Hoàn thiện quy trình kiểm soát chứng từ chi lương, tách biệt rõ ràng các nguồn kinh phí chi trả nhằm tối ưu hóa việc rút dự toán và đối chiếu số liệu kho bạc.
- Giải pháp về quản lý tài chính: Cân đối dự toán thu - chi hoạt động sự nghiệp, quản lý hiệu quả nguồn cải cách tiền lương và quỹ tài sản thuần.
Kết quả và đóng góp
Báo cáo đã tổng hợp các số liệu thực tế về biến động tài khoản Phải trả người lao động (TK 334) và tổng tài sản, nguồn vốn của Trường Đại học Thủ Dầu Một qua các năm:
| Chỉ tiêu |
Năm 2017 (Đồng) |
Năm 2018 (Đồng) |
Năm 2019 (Đồng) |
So sánh 2018/2017 (%) |
So sánh 2019/2018 (%) |
| Phải trả người lao động (TK 334) |
100.008 |
160.400 |
416.734 |
+59,28% |
+59,94% |
| Tổng tài sản / Nguồn vốn |
109.210 |
169.836 |
267.792 |
+54,32% |
Đang tăng trưởng |
Ghi chú: Số liệu được trích xuất từ các bảng phân tích Báo cáo tài chính trong văn bản.
Đóng góp cụ thể của bài báo cáo:
- Hệ thống hóa toàn bộ quy trình kế toán các khoản phải trả người lao động tại một trường đại học công lập, từ khâu lập bảng lương, duyệt bảng phụ cấp, rút dự toán ngân sách đến chi trả qua thẻ ATM.
- Làm rõ phương pháp hạch toán kế toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC đối với các khoản phụ cấp đặc thù ngành giáo dục (phụ cấp ưu đãi ngành, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên, phụ cấp vượt khung và các khoản truy lĩnh).
- Đưa ra các phân tích định lượng về sự gia tăng chi phí nhân sự song hành với tốc độ mở rộng quy mô đào tạo đại học và sau đại học của Trường Đại học Thủ Dầu Một.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Phạm vi dữ liệu chứng từ nghiệp vụ chi tiết được thu thập trong giới hạn 1 tháng (tháng 01/2019), chưa bao quát hết các biến động mang tính chu kỳ của năm tài chính như chi thu nhập tăng thêm cuối năm, quyết toán kinh phí công đoàn hay các đợt chi trả vượt giờ giảng viên cuối kỳ học.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu toàn bộ niên độ kế toán cả năm; phân tích chuyên sâu mối quan hệ giữa cơ chế tự chủ tài chính đại học theo các Nghị định mới của Chính phủ với việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ và chính sách tiền lương theo vị trí việc làm.
Giá trị tham khảo
Tài liệu là nguồn tham khảo thiết thực cho:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính công đang thực hiện báo cáo thực tập tốt nghiệp hoặc khóa luận về mảng kế toán hành chính sự nghiệp.
- Cán bộ kế toán tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục công lập tham khảo về phương pháp hạch toán tài khoản 334, quy trình xử lý chứng từ rút dự toán và ghi chép sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm MISA.
- Phần đáng tham khảo nhất là quy trình hạch toán chi tiết các khoản phụ cấp đặc thù ngành giáo dục và cách thức luân chuyển chứng từ thanh toán lương qua tài khoản ngân hàng.
Câu hỏi thường gặp
1. Trường Đại học Thủ Dầu Một áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Trường áp dụng Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính, ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán MISA.
2. Tài khoản 334 tại đơn vị được chia thành những tài khoản cấp 2 nào?
Tài khoản 334 được theo dõi chi tiết thành hai tài khoản cấp 2: TK 3341 – Phải trả công chức, viên chức và TK 3348 – Phải trả người lao động khác.
3. Khoản mục Phải trả người lao động của trường biến động như thế nào trong giai đoạn 2017 – 2019?
Khoản mục này tăng liên tục: năm 2018 tăng 59,28% so với năm 2017 (tăng 59.392 đồng), và năm 2019 tăng 59,94% so với năm 2018 (tăng 256.334 đồng) do mở rộng quy mô tuyển sinh, tăng đội ngũ giảng viên và điều chỉnh mức lương cơ bản.
4. Quy trình thanh toán tiền lương cho cán bộ giảng viên tại trường được thực hiện bằng phương thức nào?
Sau khi lập bảng lương, bảng phụ cấp và thực hiện rút dự toán ngân sách/kinh phí, nhà trường thực hiện chi trả tiền lương và phụ cấp trực tiếp qua tài khoản thẻ ngân hàng (ATM) thông qua Ủy nhiệm chi tại Ngân hàng BIDV Bình Dương.
5. Các nguồn kinh phí chính dùng để chi trả tiền lương và phụ cấp tại trường gồm những nguồn nào?
Bao gồm nguồn Ngân sách nhà nước cấp theo dự toán, nguồn Cải cách tiền lương và nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp (học phí, lệ phí).
Kết luận
Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Cao Như Uyên đã phản ánh toàn diện và có hệ thống thực trạng công tác kế toán phải trả người lao động tại Trường Đại học Thủ Dầu Một theo chuẩn mực Thông tư 107/2017/TT-BTC. Thông qua việc phân tích số liệu chứng từ thực tế tháng 01/2019 và báo cáo tài chính giai đoạn 2017 – 2019, đề tài làm rõ mối tương quan giữa sự phát triển quy mô trường đại học và biến động chi phí nhân lực. Các giải pháp đề xuất tập trung vào việc hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ và phối hợp liên phòng ban, mang lại giá trị ứng dụng thực tiễn cho công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập.
