CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm phương thức thanh toán và hình thức thanh toán: Khái niệm thanh toán: Là sự chuyển giao tài sản của một bên (cá nhân hoặc công ty, công tác) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc về mặt pháp lý. Phương thức thanh toán: Là cách thức, phương pháp nhằmthực hiện nghĩa vụ về tài sản. Phương thức thanh toán có thể thực hiện bằng các hình thức khác nhau như:Trả bằng tiền mặt, thanh toán qua ngân hàng, séc, thư tín dụng, thanh toán bằng hiện vật hay có sự thỏa thuận của các bên. + Có hai phương thức thanh toán: Thanh toán trực tiếp vàthanh toán trả chậm.
- Thanh toán trực tiếp: sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay bằng tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền cán bộ tạm ứng hay bằng tiền chuyển khoản. - Thanh toán trả chậm: Là khi doanh nghiệp đã nhận được hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán. Việc này có thể được thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thỏa thuận. Hình thức thanh toán: Là các quy định về một cách thức trả tiền, có sự liên kết với các yếu tố trong quá trình thanh toán.
Gồm hai hình thức: Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. Thanh toán bằng tiền mặt gồm những loại thanh toán như: thanh toán bằng tiền Việt Nam, bằng ngoại tệ, hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị như tiền… đây là các hình thức thanh toán giữa hai bên. Khi nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ… thì bên mua xuất quỹ tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán. Hình thức thanh toán này trên thực tế thường được áp dụng trongthanh toán cho công nhân viên hay trong các giao dịch mua bán nhỏ, lẻ.
Thanh toán không bằng tiền mặt: Là cách thức thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ không có sự xuất hiện của tiền mặt mà được tiến hành bằng cách trích tiền từ tài khoản của người chi trả chuyển vào tài khoản của người được trả hoặc bằng cách bù trừ lẫn nhau thông qua vai trò trung gian của các công tác tín dụng. Và do đó có thêm 1 hình thái nữa của tiền đó là tiền ghi sổ (hay còn gọi là tiền bút toán). Sinh viên: Đinh Thị Thu Huyền Page 2 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng + Các hình thức của thanh toán không bằng tiền mặt gồm: Séc thanh toán, thanh toán bằng ủy nhiệm thu, ủy nghiệm chi, thanh toán bằng thư tín dụng- L/C. Séc thanh toán là 1 lệnh vô điều kiện thể hiện dưới dạng chứng từ của người chủ tài khoản, ra lệnh cho Ngân hàng trích từ tài khoản của mình để trả cho người có tên trong séc hoặc trả theo lệnh của người ấy hoặc trả cho người cầm séc một số tiền nhất định bằng tiền mặt hay chuyển khoản.
Ở Việt Nam séc được đưa vào sử dụng theo quyết đinh của ngân hàng số 57/NHQĐ ngày 24/6/1987. Séc thanh toán gồm có: Séc chuyển khoản, Séc được bảo chi, Séc được bảo lãnh. Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền từ khách hàng hoặc các đối tượng khác. Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: là lệnh của người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do Ngân hàng quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích ra một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người được thụ hưởng.
Ủy nhiệm chi phải do khách hàng lập, ký và chỉ căn cứ vào lệnh đó để trích tiền từ tài khoản khách hàng chuyển trả cho đơn vị thụ hưởng. Việc Ngân hàng tự động trích tài khoản của khách hàng là không được phép trừ trường hợp đã có thỏa thuận bằng văn bản. Thanh toán bằng thư tín dụng- L/C: theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán cho bên bán. Khi giao hàng xong, ngân hàng của bên bán.
Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau. Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng thanh toán nội bộ nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ. Thanh toán bằng thẻ tín dụng: là một phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt mà người chủ thẻ có thể sử dụng để rút tiền mặt hoặc thanh toán tiền mua hàng hoá, dịch vụ tại các điểm chấp nhận thanh toán bằng thẻ. Thư tín dụng nội địa là một trong các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khá phổ biến hiện nay.
Thư tín dụng nội địa định nghĩa là một văn bản pháp lí được phát hành bởi một công tác tài chính nhắm cung cấp một sự đảm bảo trả tiền cho một người thụ hưởng trên cơ sở người thụ hưởng phải đáp ứng Sinh viên: Đinh Thị Thu Huyền Page 3 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng các điều khoản trong tín dụng thư. So với nhiều nước phát triển thì tại Việt Nam các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt này chỉ mới xuất hiện và còn rất nhiều bất cập trong qúa trình sử dụng.2 Nội dung kế toán thanh toán với người mua.1 Nguyên tắc thanh toán với người mua. - Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành.
Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay. - Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. - Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.
- Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. - Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. - Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ. Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc: + Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng (bên Nợ tài khoản 131), kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán).
Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện Sinh viên: Đinh Thị Thu Huyền Page 4 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng ghi nhận doanh thu thì bên Nợ tài khoản 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trước; + Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng (bên Có tài khoản 131) kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng khách nợ (Trường hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó). Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua thì bên Có tài khoản 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước; + Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng thì được chủ động lựa chọn tỷ giá mua của một trong những ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua.
a) Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng bán hàng - Phiếu xuất kho - Phiếu thu: 01-TT - Hóa đơn GTGT: Mẫu số 01GTKT3/001 - Giấy báo có ngân hàng - Biên bản bù trừ công nợ - Giấy nộp tiền - Biên bản thanh lý hợp đồng - Các chứng từ có liên quan khác. b) Sổ sách sử dụng. - Sổ chi tiết phải thu của khách hàng. - Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng.
- Số cái tài khoản 131 c) Tài khoản sử dụng. Sinh viên: Đinh Thị Thu Huyền Page 5 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng - Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ.Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay.