Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÈ KÉ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số vấn đề chung về kế toán thanh toán 1. Các khái niệm: Nghiệp vụ thanh toán là quan hệ giữa doanh nghiệp với các khách nợ, chủ nợ, ngân hàng, các tô chức tài chính và các đối tác về các khoản phải thu, phải trả, các khoản vay trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Phân theo đối tượng thanh toán có rất nhiều các quan hệ thanh toán, trong đó: Quan hệ thanh toán với người mua và quan hệ thanh toán với người bán đóng vai trò rất quan trọng.
Các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán phát sinh thường xuyên nhất, nhiều nhất trong Doanh nghiệp và quy mô các nghiệp vụ thanh toán này chiếm tỷ trọng rất lớn trong các quan hệ thanh toán phát sinh trong Doanh nghiệp. Đặc biệt đối với các Doanh nghiệp thương mại thì luồng tiền lưu chuyển trong hoạt động thanh toán với người mua, người bán chính là chu trình lưu chuyên nguồn vốn kinh doanh. - _ Kế toán thanh toán với người mua (quan hệ thanh toán giữa Doanh nghiệp với khách hàng) là quan hệ phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ ra bên ngoài. - _ Kế toán thanh toán với người bán ( quan hệ thanh toán với nhà cung cấp) là quan hệ phát sinh trong quá trình mua sắm vật tư, tài sản, hàng hóa, dịch vụ.
Phương thức thanh toán và hình thức hanh toán Phương thức thanh toán là yếu tố rất quan trọng trong hoạt động thương mại, thông thường khi có giao dịch phát sinh thì hai bên đồng thời áp dụng phương thức thanh toán cho giao dịch đó. Các phương thức thanh toán mà doanh nghiệp thường sử dụng có thể chia thành thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. Xu hướng của các Doanh nghiệp là hướng tới thanh toán không dùng tiền mặt, Sinh viên: Hoàng Thị Nhung Page 3 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học dân lập Hải Phòng hạn chế việc sử dụng tiền mặt trong lưu thông, như vậy sẽ an toàn, tiết kiệm chỉ phí và doanh nghiệp sẽ quản lý việc thanh toán dễ dàng hơn._ Phương thức thanh toán bằng tiền mặt: Phương thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không được các doanh nghiệp sử dụng nhiều. Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu dùng cho các nghiệp vụ phát sinh số tiền nhỏ, nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp.
Phương thức thanh toán bằng tiền mặt có thê chia thành: - __ Thanh toán bằng Việt Nam đồng - _ Thanh toán bằng ngoại tệ. - __ Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng - - Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, hoặc các giấy tỜ có giá trị như tiền._ Phương thức thanh toán không bằng tiền mặt. Phương thức thanh toán này được các Doanh nghiệp sử dụng rộng rãi trong hoạt động kinh doanh thương mại. Các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt rất đa dạng, tùy theo tính chất của các hoạt động thanh toán mà các doanh nghiệp sẽ lựa chọn những phương thức thanh toán phù hợp nhất.
Sau đây là một số phương thức thanh toán không dùng tiền mặt: © Phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu (chi) Phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu (chi) thường được các Doanh nghiệp sử dụng đối với các đối tượng có quan hệ mua bán với Doanh nghiệp từ trước và trong cùng một Quốc gia, đây là phương thức thanh toán có thủ tục đơn giản và tiện lợi cho Doanh nghiệp. Theo hình thức này thì chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu (chi) hộ với một số đối tượng nào đó do Doanh nghiệp chỉ định có tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc khác ngân hàng. Chứng từ thanh toán xuất hiện trong các phương thức này gồm có: Ủy nhiệm thu (chỉ), Giấy báo Có (Nợ). © Phương thức chuyển tiền Phương thức chuyền tiền là phương thức thanh toán trong đó người chuyền tiền yêu cầu ngân hàng của mình chuyên số tiền nhất định cho người hưởng lợi ở một Sinh viên: Hoàng Thị Nhung Page 4 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học dân lập Hải Phòng địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyền tiền do khách yêu cầu hoặc bằng điện hoặc bằng thư.
Phương thức này đơn giản dễ thực hiện nhưng chỉ nên thực hiện với khách hàng quen biết vì có thể gặp phải rủi ro người bán không thu được tiền hàng trong trường hợp thanh toán sau và không đảm bảo người mua sẽ nhận được hàng trong trường hợp thanh toán trước Bộ chứng từ thanh toán trong phương thức này gồm có: Hợp đồng thương mại, hóa đơn, Tờ khai hàng hóa nhập khâu. © Phương thức thanh toán nhờ thu: Phương thức nhờ thu là phương thức mà người bán sau khi giao hàng thì ký phát hối phiếu đòi tiền người mua rồi đến ngân hàng nhờ thu hộ số tiền ghi trên hối phiếu đó. Phương thức nhờ thu có 2 loại: > __ Phương thức nhờ thu phiếu trơn: người ký phát hối phiếu nhờ ngân hàng thu hộ số tiền bán hàng ghi trên hối phiếu từ người mua mà không gửi kèm theo bat cứ chứng từ nào. Người bán sẽ gửi thắng bộ chứng từ cho người mua cùng lúc với việc gửi hàng hóa.
Phương thức này chỉ áp dụng trong trường hợp người bán và người mua tin cậy nhau dưới dạng công ty mẹ và công ty con hoặc giữa các chi nhánh. Do sự không đảm bảo quyền lợi cho người bán nên phương thức này ít được sử dụng trong thanh toán quốc tế. > __ Phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ: Người bán sau khi giao hàng , ký phát hối phiếu và gửi kèm bộ chứng từ gửi hàng để nhờ ngân hàng thu hộ tiền từ người mua. Với điều kiện là ngân hàng chỉ trao bộ chứng từ cho người mua sau khi người này trả tiền hoặc ký chấp nhận thanh toán.
Phương thức thanh toán này mặc dù đã khắc phục được nhược điểm của nhờ thu phiếu trơn khống chế được quyền định đoạt hàng hóa của người mua. Phương thức thanh toán nhờ thu có nhược điểm là khống chế được việc người mua có trả tiền hay không.Người mua có thê chậm trễ hoặc không thanh toán bằng việc trì hoãn nhận chứng từ hoặc không nhận hàng nữa. Thanh toán theo hình thức này thường chậm chạp do ngân hàng chỉ đóng vai trò thu tiền hộ còn không có trách nhiệm đên việc trả tiên của người mua. Sinh viên: Hoàng Thị Nhung Page 5 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học dân lập Hải Phòng Bộ chứng từ sử dụng trong phương thức thanh toán nhờ thu: Hồi phiếu, Hoa don, Van don, Bang ké bao bi chi tiét.
e Phuong thức tín dụng chứng từ Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thỏa thuận trong đó một ngân hàng mở thư tín dụng theo yêu cầu của người mở thư tín dụng sẽ trả một số tiền nhất định cho người hưởng lợi hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền trong thư tín dụng khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Các loại thư tín dụng: > Thu tin dụng có thể hủy ngang: là loại thư tín dụng mà ngân hàng và người mua có thê tự ý sửa đôi hoặc hủy bỏ bất cứ lúc nào mà không cần thông báo trước cho người bán. >_ Thư tín dụng không thê hủy ngang: là loại thư tín dụng mà ngân hàng khi đã mở thư tín dụng phải chịu trách nhiệm trả tiền cho người bán trong thời hạn hiệu lực của thư tín dụng, không được quyền sửa đối, bổ sung hoặc hủy bỏ thư tín dụng đó nếu chưa được sự đồng ý của các bên liên quan. > Thư tín dụng không thê hủy ngang có xác nhận: là loại thư tín dụng không thể hủy ngang được một ngân hàng đảm bảo trả tiền thư tín dụng theo yêu cầu của ngân hàng mở thư tín dụng.
Ngân hàng xác nhận đảm bảo trả tiền chp người bán nếu như ngân hàng mở thư tín dụng không trả được tiền. > Thư tín dụng không thể hủy ngang không thê truy đòi: là loại thư tín dụng không thể hủy bỏ mà sau khi người bán đã được ngân hàng trả tiền rồi nếu về sau có sự tranh chấp về chứng từ thanh toán thì người bán không phải truy hoàn lại số tiền đã nhận. Phương thức thanh toán bằng thư tín dụng được sử dụng rất rộng rãi và ưu việt hơn cả trong các phương thức thanh toán thương mại quốc tế do đảm bảo được quyền lợi của cả hai bên bán và mua. Trong phương thức này ngân hh Sinh viên: Hoàng Thị Nhung Page 6 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học dân lập Hải Phòng hàng không chỉ là trung gian thanh toán như các phương thức khác nữa.
Tuy nhiên khi áp dụng phương pháp này người mua và người bán vẫn có thể gặp những Tui ro: về phía người xuất khẩu, việc thanh toán có thể không thực hiện được do bộ chứng từ họ xuất trình không phụ hợp với quy định trong L/C. Khi đó nhà xuất khẩu phải tự chịu chỉ phí lưu kho bãi, bán đấu giá.cho đến khi vấn đề được giải quyết hoặc phải chở hàng về nước. Nhà xuất khâu cũng có khả năng không được thanh toán nếu ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng xác nhận mắt khả năng thanh toán. Về phía nhà nhập khẩu: ngân hàng thanh toán dựa trên sự đầy đủ và hợp lệ của bộ chứng từ do nhà xuất khâu xuất trình.
Nếu nhà xuất khẩu gian lận làm giả chứng từ thì họ vẫn có khả năng được thanh toán mặc dù hàng hóa đã giao cho nhà nhập khẩu không đảm bảo chất lượng, số lượng, chủng loại. Bộ chứng từ thanh toán trong hình thức thanh toán này gồm có: Giấy đề nghị mở thư tín dụng, Hóa đơn, Vận đơn, Chứng nhận xuất xứ hàng hóa, Chứng nhận chất lượng hàng hóa. Kế toán thanh toán với người mua: 1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua: Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cân quán triệt các nguyên tặc sau: Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ.
Đối với các khách hàng giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản.