CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 1. Những vấn đề chung về công tác thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. Sự cần thiết của kế toán thanh toán với người mua, người bán. Quan hệ thanh toán là yếu tố của hoạt động tài chính và là cơ sở cho công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp Hoạt động thanh toán ảnh hưởng rất lớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp và là một chỉ tiêu quan trọng trong quản lý tài chính.
Tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh mà quy định liên quan đến hoạt động thanh toán của các doanh nghiệp cũng có những nét đặc thù, phù hợp với đặc điểm và quy mô đơn vị. Không chỉ dừng lại ở việc xây dựng chính sách mà các doanh nghiệp cần phải có những biện pháp tổ chức, giám sát và đôn đốc, kiểm tra việc tuân thủ các quy định đã đề ra để đảm bảo hoạt động thanh toán trong doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất, tránh cho doanh nghiệp những rủi ro tài chính có thể gặp phải liên quan đến thanh toán. Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chi tiết theo đối tượng, thời gian và tình hình thanh toán sẽ cung cấp cho nhà quản lý các thông tin cần thiết cho quản lý tài chính. Thông qua các thông tin này, các nhà quản trị sẽ nắm được tình hình thanh toán của các doanh nghiệp để từ đó đưa ra các chính sách thu hồi nợ, thanh toán nợ và cân đối tài chính DN giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng sao cho hợp lý.
Tất cả nghiệp vụ liên quan đến thanh toán phát sinh đều được biểu hiện qua các chứng từ, sổ sách nên việc quản lý các khoản nợ và thu hồi nợ phải được tiến hành thông qua kế toán. Từ sự quản lý thường xuyên và chi tiết của kế toán mà ban giám đốc sẽ có những quyết định đúng đắn, biện pháp kịp thời trong việc thu hồi nợ phải thu sớm nhất có thể từ phía khách hàng nhưng vẫn phải đảm bảo duy trì mối quan hệ tốt với bạn hàng, đồng thời chi trả đúng hạn cho người bán nhằm nâng cao uy tín cho công ty. Nhìn chung, quan hệ thanh toán với nguời mua và người bán có ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Sinh viên: Phạm Đức Hậu Page 2 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng 1.
Khái niệm thanh toán Thanh toán là sự chuyển giao tài sản của một bên (người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. Phương thức thanh toán: Là cách thức chi trả, thực hiện nghĩa vụ về tài sản trong các giao dịch mua bán. Phương thức thanh toán có thể thực hiện bằng hình thức trả tiền mặt, sec, thanh toán qua ngân hàng, thanh toán bằng hiện vật, thẻ tín dụng,. theo sự thoản thuận của các bên trong giao dịch.
Có hai phương thức thanh toán: thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm. - Phương thức thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền chuyển khoản, bằng tiền cán bộ tạm ứng, hoặc có thể thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng)…. - Phương thức thanh toán trả chậm: Doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán. Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thỏa thuận.
Hình thức thanh toán: Là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền, là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán. Các hình thức cụ thể: gồm hai loại là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. - Thanh toán bằng tiền mặt : bao gồm các loại hình thức thanh toán như: thanh toán bằng tiền Việt Nam, bằng ngoại tệ, hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị như tiền… Đây là các hình thức thanh toán trực tiếp giữa hai bên. Khi nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ,.
thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán. Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp với các giao dịch nhỏ và đơn giản. Thông thường hình thức này được áp dụng để thanh toán cho công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ. - Thanh toán không bằng tiền mặt: là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng.
Các hình thức bao gồm: Thanh toán bằng Séc, thanh toán bằng ủy nhiệm thu, thanh toán bằng ủy nhiệm chi, thanh toán bằng thư tín dụng – L/C. Sinh viên: Phạm Đức Hậu Page 3 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng + Thanh toán bằng Séc: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị có tên trên Séc. Đơn vị phát hành Séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng Séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư.
Séc thanh toán gồm có Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Séc định mức. + Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác. + Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do ngân hàng quy định, gửi cho ngân hàng nơi mà mình mở tài khoản yêu cầu trích mốt số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người hưởng thụ. + Thanh toán bù trừ: Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau.
Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành một văn bản để làm căn cứ theo dõi + Thanh toán bằng tín dụng – L/C: Khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán cho bên bán. Khi giao hàng xong, ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng hàng của bên bán.
Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau. Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sủ dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ. + Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ. Nhiệm vụ của công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán.
- Tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả theo chi tiết từng đối tượng, từng khoản nợ đôn đốc việc thanh toán kịp thời, tránh chiếm dụng vốn. Sinh viên: Phạm Đức Hậu Page 4 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng - Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua bán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kì hoặc cuối niên độ kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán số còn nợ. nếu cần thiết có thể yêu cầu khách hàng xác nhận bằng văn bản. - Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỉ luật.
- Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý phù hợp. - Tổ chức hệ thống tài khoản , hệ thống , sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu và phải trả. Đồng thời cũng cần xây dựng nguyên tắc quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp thanh toán với người mua , người bán sao cho khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định và chế độ. Nội dung kế toán thanh toán với người mua.
Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua. - Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kì hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. - Kế toán tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được để có căn cứ xác định số trích lập số dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đói với khoản thu không đòi được.
Khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi sau khi trừ dự phòng đã trích lập được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kì báo cáo. Khoản nợ khó đòi đã xử lý khi đòi được, hạch toán vào thu nhập khác. Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, BĐSĐT đã giao, dịch vụ cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. Sinh viên: Phạm Đức Hậu Page 5 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng 1.
Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng kinh tế - Hóa đơn GTGT - Phiếu thu - Giấy báo có - Phiếu xuất kho - Các chứng từ khác có liên quan 1. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ.