Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong quá trình vận hành của các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản cấu thành nên chi phí và thực thể sản phẩm. Đối với các đơn vị chế biến công nghiệp và sản xuất hóa chất phụ gia, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng áp đảo trong tổng giá thành sản xuất. Do đó, việc quản trị, kiểm soát định mức và tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu một cách chính xác, kịp thời là yêu cầu thiết yếu nhằm giảm thiểu hao hụt, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao năng lực cạnh tranh trong cơ chế thị trường.
Khóa luận tập trung nghiên cứu thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị thực tập với các nội dung trọng tâm:
- Hệ thống hóa các đặc điểm kinh tế - kỹ thuật, quy trình công nghệ và tổ chức quản lý của doanh nghiệp sản xuất có tác động trực tiếp đến công tác hạch toán vật liệu.
- Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức hạch toán ban đầu, kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu đang vận hành tại đơn vị.
- Đánh giá những ưu điểm đạt được và các hạn chế tồn tại trong quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp ghi sổ kế toán; từ đó đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu.
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu, bao gồm quy trình thu mua, nhập - xuất kho, kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song và kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ.
- Không gian nghiên cứu: Nghiên cứu thực tế tại Công ty TNHH Đại Thịnh (địa chỉ: Số 138 Đường Trần Hưng Đạo, Phường Trưng Trắc, Thị xã Phúc Yên, Tỉnh Vĩnh Phúc).
- Thời gian nghiên cứu: Số liệu thực tế được khảo sát và thu thập chủ yếu trong giai đoạn 2005 - 2007 (trọng tâm là kỳ kế toán tháng 09 năm 2007).
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung pháp lý và chế độ kế toán áp dụng
Khóa luận căn cứ vào hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành:
- Chế độ kế toán: Áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp.
- Chuẩn mực kế toán: Hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS), đặc biệt là hướng dẫn tại Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ Tài chính về hướng dẫn thực hiện 4 chuẩn mực kế toán (trong đó có Chuẩn mực Hàng tồn kho).
- Hình thức tổ chức sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chứng từ.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu
- Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập số liệu sơ cấp và thứ cấp trực tiếp tại các phòng ban chức năng của doanh nghiệp, bao gồm Phòng Kế toán, Phòng Kế hoạch - Vật tư, và các phân xưởng sản xuất.
- Phương pháp phân tích - tổng hợp: Sử dụng phương pháp đối chiếu chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư) với sổ kế toán chi tiết (Thẻ kho, Sổ chi tiết vật liệu), bảng tổng hợp (Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn) và sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 5; Sổ cái TK 152, TK 331).
- Phương pháp hạch toán kế toán: Vận dụng các phương pháp chứng từ, tài khoản kế toán, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán để mô tả dòng vận động của chi phí nguyên vật liệu.
Nội dung chính theo từng chương
Phần I: Khái quát về tổ chức hoạt động và bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Đại Thịnh
1. Lịch sử hình thành và chức năng hoạt động
Công ty TNHH Đại Thịnh được thành lập theo Quyết định số 2273/QĐ-UB ngày 07/09/1998 của Ủy ban nhân dân Tỉnh Vĩnh Phúc, tên giao dịch quốc tế là Dai Thinh .Ltd, có trụ sở tại Thị xã Phúc Yên, Tỉnh Vĩnh Phúc. Công ty là doanh nghiệp hạch toán độc lập với các chức năng chính:
- Sản xuất gia công, chế biến các sản phẩm ngành giấy, vật liệu xây dựng, trang trí nội thất.
- Sản xuất hóa chất, nguyên liệu ngành giấy (keo kết dính, tinh bột biến tính).
- Kinh doanh bất động sản, dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn; đại lý, ký gửi hàng hóa và máy móc thiết bị.
Doanh nghiệp trải qua hai giai đoạn chuyển dịch cơ cấu sản phẩm:
- Giai đoạn 1998 - 2000: Khởi đầu bằng sản xuất ván Focmika, sau đó chuyển sang giấy khăn ăn và giấy vệ sinh khi thị trường ván bão hòa.
- Giai đoạn 2001 đến nay: Đầu tư dây chuyền sản xuất keo AKD và tinh bột biến tính phục vụ ngành giấy nhằm thay thế hàng nhập khẩu. Khách hàng tiêu thụ chính gồm: Tổng Công ty Giấy Việt Nam, Công ty Giấy Việt Trì, Công ty Giấy Tân Mai, Công ty Giấy Bình An, Công ty Giấy Đồng Nai.
2. Kết quả sản xuất kinh doanh
Các chỉ tiêu tài chính và lao động của doanh nghiệp trong giai đoạn 2005 - 2007 được thống kê tại bảng dưới đây:
| STT |
Chỉ tiêu |
Đơn vị tính |
Năm 2005 |
Năm 2006 |
Năm 2007 |
| 1 |
Tổng doanh thu |
Triệu đồng |
50.291 |
- |
- |
| 2 |
Giá vốn hàng bán |
Triệu đồng |
46.562 |
- |
- |
| 3 |
Lợi nhuận trước thuế |
Triệu đồng |
1.790 |
- |
- |
| 4 |
Nộp ngân sách nhà nước |
Triệu đồng |
1.793 |
1.920 |
2.150 |
| 5 |
Quy mô lao động |
Người |
200 |
300 |
400 |
| 6 |
Thu nhập bình quân |
1.000 đ/người/tháng |
- |
- |
- |
3. Cơ cấu bộ máy quản lý và phân cấp tài chính
Bộ máy quản lý vận hành theo mô hình trực tuyến:
- Ban Giám đốc: Đứng đầu là Giám đốc phụ trách chung, đại diện pháp luật; trợ giúp có Phó Giám đốc kinh doanh và Phó Giám đốc kỹ thuật.
- Các phòng ban chức năng: Gồm 6 phòng: Hành chính tổ chức, Kinh doanh, Kế toán, Vật tư nguyên liệu, Bảo vệ, Kỹ thuật.
- Các đơn vị sản xuất: 3 phân xưởng gồm Phân xưởng Tinh bột (sản xuất Tinh bột Anion, Cation, Tapox 510, Taca 27), Phân xưởng Hóa chất (sản xuất keo AKD, keo nhựa thông, chất tăng trắng, chất nhũ hóa) và Phân xưởng Cơ điện (bảo dưỡng, sửa chữa máy móc).
- Quy trình công nghệ: Quy trình sản xuất tinh bột biến tính gồm 13 bước (từ nguyên liệu tinh bột qua quậy, phản ứng, gia nhiệt, trao đổi nhiệt, hóa chất, lọc rửa, vắt sấy đến đóng bao); quy trình sản xuất keo AKD gồm 13 bước điều chỉnh nhiệt độ, áp lực và phản ứng hóa học.
- Bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung tại Phòng Kế toán, đứng đầu là Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng, Phó phòng kiêm kế toán tổng hợp, phụ trách các bộ phận: Kế toán tài sản cố định, Kế toán sản phẩm - vật tư - hàng hóa, Kế toán thanh toán, Kế toán ngân hàng và Thủ quỹ.
Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đại Thịnh
1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu
Do tính chất sản xuất các mặt hàng hóa chất và tinh bột phụ gia, nguyên vật liệu của công ty mang tính chất nông sản thời vụ (tinh bột sắn, tinh bột ngô) kết hợp hóa chất công nghiệp (AKD sáp, NaOH, HCl, nhựa thông, muối $Na_2SO_4$). Vật liệu nông nghiệp phụ thuộc nhiều vào thời tiết, dễ hư hỏng ở khí hậu nhiệt đới ẩm, do đó công tác lưu kho và bảo quản đòi hỏi sự nghiêm ngặt.
Doanh nghiệp phân loại nguyên vật liệu thành 4 nhóm chính:
- Vật liệu chính: Cơ sở vật chất cấu thành thực thể sản phẩm (tinh bột sắn, tinh bột ngô, AKD sáp, nhựa thông...).
- Vật liệu phụ: Vật liệu hỗ trợ quá trình sản xuất, tẩy trắng, xử lý hóa học (xút NaOH, axit HCl, nước Javen...).
- Nhiên liệu: Phục vụ cung cấp nhiệt và vận hành thiết bị công nghệ (dầu DO, gas...).
- Phế phẩm thu hồi: Vật liệu thải loại trong quá trình chế biến được thu gom để tái chế hoặc dùng cho mục đích khác.
2. Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu
-
Đánh giá vật liệu nhập kho: Tính theo giá thực tế (giá gốc).
$$\text{Giá thực tế nhập kho} = \text{Giá mua ghi trên hóa đơn} + \text{Thuế nhập khẩu (nếu có)} + \text{Chi phí vận chuyển, bốc dỡ} - \text{Các khoản giảm trừ (nếu có)}$$
Ví dụ nghiệp vụ ngày 05/09/2007 (Hóa đơn số 0099466 từ Công ty Giang Nam):
- Nhập 25.500 kg tinh bột sắn đơn giá 3.950 đ/kg và 85.500 kg tinh bột ngô đơn giá 3.400 đ/kg.
- Chi phí vận chuyển bốc dỡ phân bổ cho tinh bột ngô là 50 đ/kg. Giá thực tế nhập kho được xác định đầy đủ gồm giá mua và chi phí thu mua phân bổ.
-
Đánh giá vật liệu xuất kho: Áp dụng phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập.
$$\text{Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập} = \frac{\text{Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ} + \text{Giá thực tế NVL nhập trong kỳ}}{\text{Số lượng NVL tồn đầu kỳ} + \text{Số lượng NVL nhập trong kỳ}}$$
Ví dụ nghiệp vụ ngày 06/09/2007 (Phiếu xuất kho số 15):
- Xuất 28.500 kg tinh bột sắn cho Phân xưởng Tinh bột được tính theo đơn giá bình quân xác định ngay sau lần nhập ngày 05/09/2007 là 4.076,84 đ/kg.
3. Quy trình luân chuyển chứng từ nhập - xuất kho
- Thủ tục nhập kho: Khi vật tư về, thành lập Ban kiểm nghiệm vật tư (gồm Trưởng phòng Kế hoạch kinh doanh, Cán bộ tiếp liệu và Thủ kho) lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 08-VT) thành 3 liên. Căn cứ Hóa đơn GTGT và Biên bản kiểm nghiệm, kế toán lập Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) gồm 3 liên (Liên 1 lưu cuống, Liên 2 chuyển kế toán thanh toán ghi sổ, Liên 3 giao thủ kho ghi thẻ kho).
- Thủ tục xuất kho: Căn cứ hạn mức và kế hoạch sản xuất của các phân xưởng, Phòng Kế hoạch vật tư duyệt và lập Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) gồm 3 liên (Liên 1 lưu phòng vật tư, Liên 2 thủ kho giữ, Liên 3 giao người nhận vật tư).
4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song
- Tại kho: Thủ kho mở Thẻ kho riêng cho từng danh mục vật tư (theo dõi thuần túy về mặt số lượng). Hàng ngày, căn cứ phiếu nhập/xuất để ghi số lượng nhập, xuất và tính tồn kho cuối ngày. Cuối tháng lập Báo cáo tồn kho nguyên vật liệu.
- Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở Sổ chi tiết vật liệu cho từng danh mục, theo dõi đồng thời cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị tiền. Cuối tháng lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu.
- Đối chiếu số liệu: Cuối tháng thực hiện đối chiếu chéo số lượng giữa Báo cáo tồn kho của thủ kho với Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn của kế toán và số liệu vật tư chưa dùng hết hoàn nhập từ các phân xưởng.
[Chứng từ Nhập / Xuất kho]
/ \
/ \
v v
[ Thẻ kho ] [ Sổ chi tiết NVL ]
(Tại kho) (Phòng Kế toán)
\ /
v v
[ Báo cáo tồn ] <-> [ Bảng tổng hợp N-X-T ]
5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chứng từ
Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, sử dụng các tài khoản chủ yếu: TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu), TK 331 (Phải trả cho người bán), TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ), TK 621 (Chi phí NVL trực tiếp), TK 627 (Chi phí sản xuất chung), TK 141 (Tạm ứng).
Trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp:
- Nghiệp vụ mua chưa trả tiền: Căn cứ phiếu nhập kho và hóa đơn, ghi Bảng kê chi tiết nhập NVL, Bảng kê tổng hợp nhập NVL, vào Sổ chi tiết số 2 (TK 331). Cuối tháng tổng hợp từ Sổ chi tiết số 2 lên Nhật ký chứng từ số 5 (ghi Có TK 331 đối ứng Nợ TK 152, Nợ TK 133).
- Nghiệp vụ thanh toán tiền mặt: Căn cứ phiếu chi, định kỳ ghi vào Nhật ký chứng từ số 1 (ghi Có TK 111 đối ứng Nợ TK 152, TK 331...).
- Nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng: Căn cứ Giấy báo Nợ của ngân hàng, ghi vào Nhật ký chứng từ số 2 (ghi Có TK 112 đối ứng Nợ TK 331, TK 152...).
- Cuối kỳ: Lấy số liệu tổng cộng từ các Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5 để ghi vào Sổ Cái TK 152 và Sổ Cái TK 331.
Phần III: Đánh giá và định hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu
Khóa luận tiến hành đánh giá thực trạng hệ thống kế toán tại đơn vị:
- Ưu điểm:
- Bộ máy quản lý và bộ máy kế toán được tổ chức tập trung, phân định rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm từ Kế toán trưởng, kế toán viên đến thủ kho, thủ quỹ.
- Việc áp dụng phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập phản ánh sát giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng trong điều kiện giá nông sản nguyên liệu biến động liên tục.
- Hệ thống chứng từ ban đầu (Phiếu nhập, Phiếu xuất, Biên bản kiểm nghiệm) được ban hành và thực hiện tương đối đầy đủ theo biểu mẫu của Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
- Hạn chế:
- Việc áp dụng phương pháp thẻ song song trong điều kiện hạch toán thủ công khiến công việc đối chiếu thường dồn vào thời điểm cuối tháng, làm chậm tiến độ cung cấp thông tin phục vụ quản trị chi phí.
- Khối lượng chủng loại vật tư lớn phát sinh nghiệp vụ liên tục gây áp lực đối chiếu giữa Sổ chi tiết vật liệu và Thẻ kho.
Kết quả và đóng góp
Kết quả khảo sát thực tế
- Khóa luận đã hệ thống hóa đầy đủ sơ đồ luân chuyển chứng từ và quy trình hạch toán nguyên vật liệu từ khâu mua hàng, kiểm nghiệm, nhập kho, xuất kho cho sản xuất đến khâu ghi sổ tổng hợp tại một doanh nghiệp hóa chất ngành giấy.
- Trích lục các số liệu thực tế về sản lượng và giá trị luân chuyển trong kỳ kế toán tháng 09/2007 (điển hình như lô nhập 25.500 kg tinh bột sắn, 85.500 kg tinh bột ngô theo Hóa đơn 0099466; các chứng từ xuất kho số 15 ngày 06/09/2007 cho Phân xưởng Tinh bột).
- Làm rõ cơ chế vận hành của hình thức sổ Nhật ký chứng từ (sử dụng Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5; Bảng kê số 4, 5; Sổ chi tiết số 2) trong việc phản ánh các nghiệp vụ tăng, giảm và thanh toán tiền mua nguyên vật liệu.
Đóng góp thực tiễn
- Đề xuất mô hình kiểm soát chứng từ và đối chiếu định kỳ giữa bộ phận kho và phòng kế toán nhằm giảm thiểu tình trạng dồn tích công việc cuối tháng.
- Cung cấp bức tranh thực tế về sự kết hợp giữa phương pháp thẻ song song và hình thức Nhật ký chứng từ trong môi trường sản xuất công nghiệp thực tế.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế về phạm vi dữ liệu: Khóa luận tập trung phân tích số liệu minh chứng chi tiết trong phạm vi một kỳ kế toán tháng ngắn hạn (tháng 09/2007) tại một doanh nghiệp sản xuất chuyên biệt, chưa có sự so sánh đối chiếu đa kỳ hoặc mở rộng sang các doanh nghiệp cùng ngành.
- Hạn chế về công cụ xử lý: Phần lớn các quy trình hạch toán và biểu mẫu được mô tả trên nền tảng kế toán ghi chép kết hợp thủ công/bán tự động của hình thức Nhật ký chứng từ, chưa đi sâu vào việc tích hợp phần mềm kế toán ERP hiện đại.
- Hướng mở rộng: Nghiên cứu chuyển đổi hình thức sổ kế toán từ Nhật ký chứng từ sang hình thức Nhật ký chung trên các phần mềm kế toán chuyên dụng để tự động hóa khâu tính giá xuất kho và đối chiếu tồn kho theo thời gian thực.
Giá trị tham khảo
Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Nắm bắt quy trình thực hành kế toán nguyên vật liệu, phương pháp ghi sổ thẻ song song và kỹ thuật lập các biểu mẫu Nhật ký chứng từ (số 1, 2, 5), Sổ chi tiết số 2 (TK 331) và Sổ Cái (TK 152).
- Người làm công tác kế toán tại các doanh nghiệp sản xuất: Tham khảo quy trình tổ chức kiểm nghiệm vật tư đầu vào, phương pháp phân bổ chi phí thu mua và cách thức tổ chức luân chuyển chứng từ nhập - xuất kho gắn với dây chuyền sản xuất nhiều phân xưởng.
Câu hỏi thường gặp
1. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp nào để tính giá nguyên vật liệu xuất kho?
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập. Đơn giá bình quân được tính lại ngay sau mỗi chuyến nhập kho dựa trên tổng giá trị và tổng số lượng của lượng tồn trước đó kết hợp với lượng mới nhập.
2. Hệ thống kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại đơn vị được tổ chức theo phương pháp nào?
Kế toán chi tiết vật liệu được tổ chức theo Phương pháp thẻ song song. Thủ kho theo dõi về mặt số lượng trên Thẻ kho đặt tại kho; Kế toán vật liệu mở Sổ chi tiết vật liệu theo dõi cả số lượng và giá trị tại phòng kế toán; cuối tháng hai bên đối chiếu thông qua Báo cáo tồn kho và Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.
3. Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán tổng hợp nào và sử dụng những Nhật ký chứng từ nào cho hạch toán vật liệu?
Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ. Các sổ kế toán tổng hợp chính liên quan đến nguyên vật liệu gồm:
- Nhật ký chứng từ số 5: Theo dõi tình hình mua vật liệu chưa thanh toán (ghi Có TK 331).
- Nhật ký chứng từ số 1: Theo dõi thanh toán tiền mua vật liệu bằng tiền mặt (ghi Có TK 111).
- Nhật ký chứng từ số 2: Theo dõi thanh toán tiền mua vật liệu qua ngân hàng (ghi Có TK 112).
- Sổ chi tiết số 2: Theo dõi chi tiết công nợ phải trả theo từng nhà cung cấp.
- Sổ Cái TK 152 và Sổ Cái TK 331.
4. Quy trình kiểm nghiệm và nhập kho nguyên vật liệu tại công ty gồm những thành phần nào tham gia?
Khi vật liệu về đến công ty, Ban kiểm nghiệm vật tư được thành lập gồm 3 thành viên: Trưởng phòng Kế hoạch kinh doanh (Trưởng ban), Cán bộ tiếp liệu (Ủy viên) và Thủ kho (Ủy viên). Ban tiến hành lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 08-VT) thành 3 liên trước khi kế toán lập Phiếu nhập kho chính thức.
Kết luận
Khóa luận đã phân tích chi tiết thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đại Thịnh theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp (Quyết định 15/2006/QĐ-BTC). Nghiên cứu làm rõ quy trình tổ chức chứng từ, phương pháp hạch toán chi tiết thẻ song song và kế toán tổng hợp trên hệ thống Nhật ký chứng từ gắn liền với đặc thù sản xuất phụ gia ngành giấy. Mặc dù còn những hạn chế nhất định về tính thủ công trong khâu đối chiếu cuối kỳ, các giải pháp hoàn thiện được đề xuất có giá trị thực tiễn đối với công tác quản trị chi phí và tổ chức bộ máy kế toán tại doanh nghiệp.
