Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường và tiến trình hội nhập quốc tế, quan hệ thanh toán phát sinh từ các giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữ vai trò trọng yếu đối với sự tồn tại và lành mạnh hóa tài chính của mỗi doanh nghiệp. Hoạt động thanh toán liên quan trực tiếp đến sự luân chuyển vốn, mức độ chiếm dụng hoặc bị chiếm dụng vốn giữa các chủ thể kinh tế. Mặc dù Bộ Tài chính đã ban hành hệ thống chế độ, chuẩn mực kế toán hướng dẫn chi tiết nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán, việc vận dụng các quy định này vào thực tiễn đòi hỏi phải phù hợp với quy mô và đặc thù sản xuất kinh doanh riêng biệt của từng đơn vị.

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Thu Quyên tập trung khảo sát và giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể sau:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua (phải thu khách hàng) và người bán (phải trả người bán) trong các doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức hạch toán kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Trung Dũng.
  3. Đánh giá các ưu điểm, hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng tại đơn vị thực tập; từ đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao chất lượng quản lý công nợ và hạch toán kế toán tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua (Tài khoản 131) và người bán (Tài khoản 331).
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Trung Dũng (Địa chỉ: Phòng 11, Tầng 4, Tòa nhà Thành Đạt, số 3 đường Lê Thánh Tông, Phường Máy Tơ, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian và dữ liệu: Số liệu kế toán phát sinh năm 2019 và năm 2020 tại doanh nghiệp. Thời gian thực hiện đề tài từ ngày 30/03/2020 đến ngày 30/06/2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nội dung dựa trên khung pháp lý và phương pháp luận kế toán doanh nghiệp tại Việt Nam:

  • Khung pháp lý và chế độ áp dụng: Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Hệ thống tài khoản hạch toán trọng tâm bao gồm TK 131 (Phải thu của khách hàng), TK 331 (Phải trả cho người bán), cùng các tài khoản liên quan như TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), TK 333 (Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước), TK 635 (Chi phí tài chính), TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính), TK 2293 (Dự phòng nợ phải thu khó đòi), và TK 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái).
  • Hình thức kế toán lý thuyết: Hình thức kế toán Nhật ký chung, tuân thủ nguyên tắc ghi chép toàn bộ nghiệp vụ theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản trước khi vào Sổ Cái và sổ chi tiết.
  • Phương pháp nghiên cứu:
    • Phương pháp thu thập và xử lý chứng từ: Thu thập, phân loại các chứng từ kế toán gốc phát sinh trong kỳ (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi, Bảng kê phương tiện vận tải).
    • Phương pháp hạch toán đối ứng tài khoản: Sử dụng quan hệ ghi chép kép trên hệ thống tài khoản theo quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC.
    • Phương pháp đối chiếu, tổng hợp và ghi sổ: Thực hiện quy trình đối chiếu số liệu giữa Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 131/331, Sổ chi tiết thanh toán và Bảng tổng hợp công nợ cuối kỳ.
  • Nguồn dữ liệu: Hồ sơ pháp lý, cơ cấu bộ máy, danh mục ngành nghề kinh doanh và hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán thực tế của Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Trung Dũng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn bộ các nguyên tắc, chứng từ, tài khoản và phương pháp hạch toán kế toán công nợ theo quy định hiện hành:

  1. Phương thức và hình thức thanh toán:

    • Phương thức thanh toán: Bao gồm thanh toán trực tiếp (trả ngay bằng tiền mặt, chuyển khoản, tạm ứng hoặc hàng đổi hàng) và thanh toán trả chậm (thực hiện theo điều kiện thỏa thuận tín dụng thương mại).
    • Hình thức thanh toán: Gồm thanh toán bằng tiền mặt (thường áp dụng cho giao dịch dưới 20 triệu đồng) và thanh toán không dùng tiền mặt (Ủy nhiệm chi, nhờ thu kèm chứng từ, nhờ thu phiếu trơn, thư tín dụng - L/C).

  2. Kế toán thanh toán với người mua (TK 131):

    • Nguyên tắc hạch toán: Phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách hàng; định kỳ đối chiếu công nợ có xác nhận bằng văn bản; không được bù trừ số dư Nợ và số dư Có của TK 131 khi lập Báo cáo tài chính mà phải trình bày riêng biệt trên phần Tài sản và Nguồn vốn.
    • Quy trình định khoản: Phản ánh doanh thu bán hàng chưa thu tiền (Nợ TK 131 / Có TK 511, Có TK 333), ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, chiết khấu thanh toán (Nợ TK 635 / Có TK 131), thu hồi nợ (Nợ TK 111, 112 / Có TK 131), xử lý nợ khó đòi xóa sổ (Nợ TK 2293, Nợ TK 642 / Có TK 131), và xử lý chênh lệch tỷ giá đối với khoản phải thu gốc ngoại tệ (TK 413, TK 515, TK 635).

  3. Kế toán thanh toán với người bán (TK 331):

    • Nguyên tắc hạch toán: Chi tiết theo từng nhà cung cấp, áp dụng tỷ giá đích danh hoặc tỷ giá giao dịch thực tế đối với công nợ ngoại tệ; vật tư/dịch vụ nhận trước nhưng chưa có hóa đơn phải hạch toán theo giá tạm tính và điều chỉnh khi có hóa đơn chính thức.
    • Quy trình định khoản: Phản ánh mua hàng hóa/dịch vụ chưa trả tiền (Nợ TK 152, 156, 211, 611, 241... Nợ TK 133 / Có TK 331), ứng trước tiền hàng hoặc thanh toán công nợ (Nợ TK 331 / Có TK 111, 112), hưởng chiết khấu thanh toán (Nợ TK 331 / Có TK 515), và xử lý nợ không xác định chủ nợ chuyển vào thu nhập khác (Nợ TK 331 / Có TK 711).

  4. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung: Chứng từ kế toán gốc được kiểm tra và ghi đồng thời vào Sổ Nhật ký chung và các Sổ chi tiết TK 131, TK 331. Định kỳ hoặc cuối kỳ, số liệu từ Sổ Nhật ký chung được chuyển vào Sổ Cái TK 131, TK 331; số liệu từ Sổ chi tiết được tổng hợp lên Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán. Sau khi đối chiếu khớp đúng với Bảng cân đối số phát sinh, số liệu được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.

Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trung Dũng

Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu doanh nghiệp và phân tích quy trình hạch toán nghiệp vụ thanh toán phát sinh tại đơn vị:

  1. Tổng quan về Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Trung Dũng:

    • Tên giao dịch: TRUNG DUNG PROTRACO.,LTD; Mã số thuế: 0201635673; Trụ sở tại Phòng 11, Tầng 4, Tòa nhà Thành Đạt, số 3 Lê Thánh Tông, Ngô Quyền, Hải Phòng.
    • Ngành nghề kinh doanh: Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải (Mã ngành 5229 - lĩnh vực chính), bán buôn thực phẩm (4632), đồ uống (4633), vật liệu xây dựng (4663), đồ gia dụng (4649), kim loại và quặng (4662), gạo (4631), vải và may mặc (4641).
    • Cơ cấu quản trị: Đứng đầu là Giám đốc, giúp việc có Phó Giám đốc, phụ trách 4 bộ phận chức năng gồm Phòng Hành chính, Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh và Bộ phận Vận tải.
    • Tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung gồm: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán Tài sản cố định và nguồn vốn, Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, Thủ quỹ.
    • Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC; hình thức Sổ Nhật ký chung; tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá vốn xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn; trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.

  2. Thực trạng kế toán thanh toán tại doanh nghiệp:

    • Phương thức và hình thức thanh toán: Công ty áp dụng phương thức thanh toán trả ngay (cho khách hàng/nhà cung cấp nhỏ lẻ) và trả chậm theo hình thức gối đầu (đối với đối tác thường xuyên, khối lượng vận tải lớn). Giao dịch dưới 20 triệu đồng thanh toán bằng tiền mặt; giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc thực hiện chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng (mở tại Techcombank chi nhánh Hải Phòng hoặc Maritime Bank).
    • Hệ thống tài khoản và sổ sách sử dụng: Sử dụng TK 131 và TK 331 theo dõi chi tiết từng đối tượng. Sổ sách kế toán bao gồm Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 131, Sổ Cái TK 331, Sổ chi tiết thanh toán với người mua/người bán, Bảng tổng hợp thanh toán với người mua/người bán.
Nghiệp vụ / Chứng từ Đối tác Nội dung nghiệp vụ Giá trị chưa thuế (VNĐ) Thuế GTGT (10%) (VNĐ) Tổng giá trị thanh toán (VNĐ) Tài khoản hạch toán
Hóa đơn GTGT số 0000421 (03/02/2019) Công ty TNHH TM EYANG (MST: 0202033304) Cước vận chuyển hàng hóa tháng 1/2019 (kèm bảng kê xe 15C08626, 15C32180... trả tại Gia Lộc, Thường Tín, Cầu Vĩnh Tuy) 93.700.000 9.370.000 103.070.000 Nợ TK 131: 103.070.000
Có TK 511: 93.700.000
Có TK 3331: 9.370.000
Hóa đơn GTGT số 0001987 (15/04/2019) Công ty TNHH Bê tông và Xây dựng Minh Đức (MST: 0200611969) Cước vận chuyển cọc từ Hải Phòng đi công trình Vinfast – Cát Hải tháng 3/2019 182.505.000 18.250.500 200.755.500 Nợ TK 131: 200.755.500
Có TK 511: 182.505.000
Có TK 3331: 18.250.500
Chứng từ người bán: Hóa đơn 0001269, 0004373, UNC, Giấy báo nợ Nhà cung cấp dịch vụ, vật tư Mua vật tư, nhiên liệu, dịch vụ phục vụ phương tiện vận tải Ghi nhận theo hóa đơn thực tế Thuế GTGT đầu vào (TK 133) Tổng thanh toán theo Ủy nhiệm chi Nợ TK 152, 156, 642...
Nợ TK 133
Có TK 331
  1. Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ: Hàng ngày, kế toán tiếp nhận hóa đơn và bảng kê vận chuyển, lập chứng từ thanh toán, vào Sổ Nhật ký chung và Sổ chi tiết TK 131/TK 331 cho từng đối tác. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển số liệu vào Sổ Cái, lập Bảng tổng hợp công nợ, đối chiếu số liệu khớp đúng với Bảng cân đối số phát sinh trước khi phản ánh lên Báo cáo tài chính.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trung Dũng

  1. Đánh giá thực trạng công tác kế toán thanh toán:

    • Ưu điểm: Bộ máy quản lý và kế toán gọn nhẹ, phân công công việc rõ ràng. Việc lập chứng từ, sử dụng tài khoản và mở sổ kế toán cơ bản tuân thủ đúng quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC. Các giao dịch vận tải có hợp đồng và bảng kê chi tiết từng chuyến xe, từng tuyến đường.
    • Hạn chế: Công tác theo dõi, phân loại công nợ theo thời hạn thanh toán chưa thực sự chặt chẽ; phương thức thanh toán trả chậm gối đầu còn kéo dài làm tăng nguy cơ bị ứ đọng vốn; việc đối chiếu công nợ bằng văn bản định kỳ với một số khách hàng chưa thực hiện triệt để; quy trình kiểm tra chứng từ trước khi ghi sổ cần tối ưu hóa để hạn chế sai sót.

  2. Phương hướng và các kiến nghị hoàn thiện:

    • Hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán chi tiết: Mở thêm các sổ theo dõi tuổi nợ của khách hàng và hạn nợ phải trả nhà cung cấp để có biện pháp đôn đốc thu hồi vốn kịp thời.
    • Tăng cường kỷ luật thanh toán: Xây dựng quy chế đối chiếu, xác nhận công nợ định kỳ vào cuối tháng/quý có chữ ký của hai bên; áp dụng các điều khoản chiết khấu thanh toán nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán sớm.
    • Nâng cao tính chính xác trong luân chuyển chứng từ: Hoàn thiện quy trình kiểm soát chứng từ đầu vào (hóa đơn, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi) và quy trình hạch toán giữa kế toán thanh toán, thủ quỹ và kế toán trưởng.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể thông qua hệ thống dữ liệu thực tế tại doanh nghiệp:

  • Hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán thanh toán với người mua, người bán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, làm rõ kết cấu tài khoản TK 131, TK 331 và nguyên tắc lập Báo cáo tài chính không bù trừ số dư hai bên.
  • Phản ánh trung thực thực trạng tổ chức hạch toán công nợ tại Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Trung Dũng thông qua các bộ chứng từ và số liệu thực tế: Hóa đơn GTGT số 0000421 (khách hàng EYANG, doanh thu vận chuyển 93.700.000 đồng, thuế GTGT 9.370.000 đồng, tổng thanh toán 103.070.000 đồng) và Hóa đơn GTGT số 0001987 (khách hàng Bê tông Minh Đức, cước vận chuyển cọc đi công trình Vinfast Cát Hải trị giá chưa thuế 182.505.000 đồng, thuế GTGT 18.250.500 đồng, tổng thanh toán 200.755.500 đồng).
  • Minh họa rõ nét mối quan hệ đối chiếu giữa Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 131, Sổ Cái TK 331, Sổ chi tiết và Bảng tổng hợp công nợ trong một doanh nghiệp ngành giao nhận vận tải.
  • Đề xuất các giải pháp gắn liền với điều kiện thực tế của doanh nghiệp nhỏ và vừa, tập trung vào việc quản lý thời hạn công nợ và hoàn thiện công tác kiểm tra chứng từ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện trong phạm vi một doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa hoạt động trong ngành dịch vụ hỗ trợ vận tải tại địa bàn Hải Phòng. Các số liệu minh họa tập trung chủ yếu vào một số nghiệp vụ phát sinh trong năm 2019-2020, chưa khảo sát sâu các nghiệp vụ thanh toán quốc tế phức tạp hay các giao dịch trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi chuyên sâu do thực tế tại đơn vị chưa phát sinh nhiều trường hợp này.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng - thanh toán và bán hàng - thu tiền; nghiên cứu ứng dụng phần mềm kế toán tự động nhằm tối ưu hóa việc phân tích tuổi nợ và quản trị dòng tiền trong doanh nghiệp giao nhận vận tải.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận, chuyên đề tốt nghiệp về tổ chức kế toán công nợ và thanh toán.
  • Người làm công tác kế toán tại các doanh nghiệp dịch vụ vận tải, giao nhận, logistics muốn tham khảo quy trình hạch toán công nợ dịch vụ vận chuyển gắn liền với bảng kê phương tiện và lộ trình xe chạy.
  • Các phần đáng chú ý để tham khảo gồm: Quy trình hạch toán chi tiết TK 131, TK 331 theo hình thức Nhật ký chung; hệ thống biểu mẫu chứng từ vận tải (hóa đơn cước vận chuyển, bảng kê phương tiện); và cách lập bảng tổng hợp chi tiết thanh toán cuối kỳ.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Trung Dũng áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, tổ chức ghi chép theo hình thức kế toán Nhật ký chung.

2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty gồm những vị trí nào?
Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 5 vị trí: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán Tài sản cố định và nguồn vốn, Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, và Thủ quỹ.

3. Tiêu chí phân định hình thức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản tại công ty là gì?
Hình thức thanh toán bằng tiền mặt áp dụng cho các đơn hàng có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng. Đối với các đơn hàng có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, công ty bắt buộc áp dụng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng.

4. Nghiệp vụ vận chuyển cọc trên Hóa đơn GTGT số 001987 có giá trị thanh toán và địa điểm giao nhận như thế nào?
Hóa đơn số 0001987 ngày 15/04/2019 phát sinh dịch vụ vận chuyển cọc cho Công ty TNHH Bê tông và Xây dựng Minh Đức từ Hải Phòng đi công trình Vinfast – Cát Hải (Hải Phòng), tổng giá thanh toán là 200.755.500 đồng (tiền cước: 182.505.000 đồng, thuế GTGT 10%: 18.250.500 đồng).

5. Theo nguyên tắc kế toán, việc trình bày số dư TK 131 và TK 331 trên Báo cáo tài chính được thực hiện ra sao?
Tuyệt đối không được bù trừ số dư bên Nợ và bên Có của TK 131 cũng như TK 331. Kế toán phải căn cứ vào số dư chi tiết của từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp để phản ánh đồng thời bên chỉ tiêu "Tài sản" (đối với số dư Nợ) và bên "Nguồn vốn" (đối với số dư Có) trên Báo cáo tình hình tài chính.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Thu Quyên đã hoàn thành các mục tiêu nghiên cứu đặt ra, làm rõ cơ sở lý luận và thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Trung Dũng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Thông qua các bộ chứng từ và số liệu thực tế về doanh thu cước vận chuyển và thanh toán công nợ, đề tài đã phản ánh chính xác quy trình luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký chung tại đơn vị. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất có tính thực tiễn, hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị công nợ và kiện toàn tổ chức bộ máy kế toán.