Kế toán phải thu khách hàng tại Chi nhánh Phượng Hoàng - Báo cáo tốt nghiệp

Hướng dẫn quy trình quản lý kế toán phải thu khách hàng tại Chi nhánh Công ty TNHH Phượng Hoàng. Giải pháp kiểm soát công nợ, giảm thiểu rủi ro nợ xấu và tối

• Tác giả: Nguyễn Thị Biên
• Người hướng dẫn: Th.S Lê Thị Diệu Linh
• Trường học: Trường Đại Học Thủ Dầu Một
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Kế toán phải thu khách hàng tại Chi nhánh Công ty TNHH Phượng Hoàng
• Loại tài liệu: Báo cáo tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Bình Dương

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán phải thu khách hàng tại Phượng Hoàng

Kế toán phải thu khách hàng là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán tài chính tại Chi nhánh Công ty TNHH Phượng Hoàng. Nghiệp vụ này theo dõi toàn bộ số tiền khách hàng còn nợ khi mua hàng hóa, sản phẩm của công ty. Phượng Hoàng hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và thi công sản phẩm. Công ty có nhiều khách hàng với các khoản thanh toán khác nhau. Hệ thống kế toán sử dụng phần mềm AMIS.VN để ghi nhận các phát sinh. Số dư phải thu được theo dõi qua tài khoản 131. Kế toán viên lập hóa đơn, phiếu xuất kho và cập nhật nhật ký chung. Việc kiểm soát phải thu giúp công ty đánh giá được tình hình tài chính. Mỗi giao dịch bán chịu đều được ghi nhận đầy đủ ngày tháng và số chứng từ. Công tác này đòi hỏi sự chính xác cao và tuân thủ đúng quy trình kế toán hiện hành.

1.1. Vai trò của kế toán phải thu trong doanh nghiệp

Kế toán phải thu khách hàng đóng vai trò then chốt trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Nghiệp vụ này giúp theo dõi dòng tiền bán hàng chưa thu hồi. Tại Phượng Hoàng, phải thu phản ánh doanh thu thực tế đã phát sinh. Việc kiểm soát tốt phải thu giúp giảm thiểu rủi ro nợ xấu. Kế toán viên phải đối chiếu sổ sách với thực tế thu tiền thường xuyên. Hệ thống phải thu còn hỗ trợ đánh giá khả năng thanh toán của từng khách hàng. Đây là cơ sở để ban lãnh đạo đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.

1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh tại Chi nhánh Phượng Hoàng

Chi nhánh Công ty TNHH Phượng Hoàng hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và thi công sản phẩm. Công ty có bộ phận kinh doanh chuyên tiếp thị và ký kết hợp đồng. Phòng kế hoạch kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa xuất nhập. Hàng hóa được quản lý qua bộ phận kho và giao hàng. Khách hàng của công ty bao gồm cá nhân và tổ chức doanh nghiệp. Phương thức thanh toán đa dạng: tiền mặt, chuyển khoản và công nợ. Mỗi hợp đồng kinh tế đều có điều khoản thanh toán rõ ràng. Đặc điểm này ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức hạch toán phải thu.

II. Thực trạng kế toán phải thu khách hàng tại Phượng Hoàng

Tại Chi nhánh Phượng Hoàng, kế toán phải thu được thực hiện theo quy trình rõ ràng. Khi bán hàng chịu, kế toán viên lập hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho. Các chứng từ được ghi nhận vào sổ nhật ký chung với đầy đủ thông tin. Tài khoản 131 được sử dụng để phản ánh các khoản phải thu. Số dư phải thu được phân loại theo từng khách hàng cụ thể. Hàng ngày, kế toán cập nhật các phát sinh nợ và có trên hệ thống. Công ty theo dõi kỳ lũy kế để kiểm soát tổng số phải thu. Hóa đơn thanh toán được đánh dấu ĐÃ THANH TOÁN khi khách hàng trả tiền. Tuy nhiên, một số khoản phải thu tồn đọng lâu ngày chưa được thu hồi. Việc đối chiếu sổ sách với khách hàng chưa thực hiện định kỳ. Điều này tiềm ẩn nguy cơ phát sinh nợ khó đòi.

2.1. Quy trình hạch toán phải thu khách hàng hiện tại

Quy trình hạch toán phải thu tại Phượng Hoàng bắt đầu từ khâu bán hàng. Bộ phận kinh doanh lập hợp đồng và chuyển cho kế toán. Kế toán viên kiểm tra điều kiện thanh toán trong hợp đồng. Tiếp theo, lập hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho tương ứng. Chứng từ được ghi Nợ TK 131, Có TK 511 và TK 156. Khi khách hàng thanh toán, ghi Có TK 131, Nợ TK 111 hoặc 112. Mỗi bút toán đều được ghi rõ ngày chứng từ và diễn giải. Hệ thống AMIS.VN tự động cập nhật số dư tài khoản. Quy trình này đảm bảo tính hệ thống và dễ kiểm soát.

2.2. Các vấn đề tồn tại trong công tác phải thu

Công tác phải thu tại Phượng Hoàng còn một số hạn chế cần khắc phục. Thứ nhất, chưa có quy trình đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng. Điều này khiến kế toán không phát hiện kịp thời các sai lệch. Thứ hai, một số chứng từ xuất kho chưa đồng bộ với hóa đơn. Thời gian ghi nhận doanh thu và xuất kho có thể lệch nhau. Thứ ba, việc theo dõi tuổi nợ chưa được thực hiện bài bản. Công ty chưa phân loại phải thu theo thời gian tồn đọng. Cuối cùng, chính sách thu hồi nợ chưa rõ ràng và thiếu quy định cụ thể. Những vấn đề này ảnh hưởng đến chất lượng quản lý phải thu.

III. Giải pháp hoàn thiện kế toán phải thu tại Phượng Hoàng

Để hoàn thiện công tác kế toán phải thu, Chi nhánh Phượng Hoàng cần triển khai nhiều giải pháp. Trước tiên, thiết lập quy trình đối chiếu công nợ định kỳ hàng tháng với từng khách hàng. Việc này giúp phát hiện sai sót kịp thời và xử lý nhanh chóng. Thứ hai, xây dựng bảng theo dõi tuổi nợ chi tiết phân theo nhóm thời gian. Các nhóm 30 ngày, 60 ngày, 90 ngày và trên 90 ngày cần được quản lý riêng. Thứ ba, ban hành chính sách tín dụng rõ ràng cho từng loại khách hàng. Quy định cụ thể về hạn mức công nợ và thời gian thanh toán tối đa. Thứ tư, tăng cường đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên kế toán. Sử dụng thành thạo các tính năng quản lý phải thu trên phần mềm AMIS.VN. Cuối cùng, thiết lập quy trình nhắc nợ và xử lý nợ xấu có hệ thống. Ban lãnh đạo cần phê duyệt các bước xử lý nợ tồn đọng quá hạn.

3.1. Hoàn thiện quy trình đối soát và theo dõi công nợ

Quy trình đối soát công nợ cần được chuẩn hóa và thực hiện đều đặn. Hàng tháng, kế toán lập bảng đối chiếu gửi cho từng khách hàng xác nhận số dư. Các khoản chênh lệch phải được truy nguyên và xử lý trong vòng 10 ngày làm việc. Bảng theo dõi tuổi nợ nên cập nhật tự động từ phần mềm AMIS.VN. Kế toán trưởng phê duyệt danh sách nợ quá hạn gửi bộ phận kinh doanh đốc thu. Khách hàng nợ trên 90 ngày cần có biện pháp xử lý đặc biệt. Việc đối soát giúp đảm bảo số liệu phải thu luôn chính xác và đáng tin cậy.

3.2. Nâng cấp hệ thống quản lý nợ và đào tạo nhân viên

Hệ thống quản lý nợ cần được nâng cấp để đáp ứng yêu cầu thực tế. Phần mềm AMIS.VN nên được khai thác tối đa tính năng cảnh báo nợ quá hạn. Thiết lập chế độ tự động gửi thông báo nhắc nợ đến khách hàng qua email. Đào tạo nhân viên kế toán cách sử dụng báo cáo phân tích phải thu hiệu quả. Tổ chức hội thảo nội bộ về quản lý rủi ro tín dụng và xử lý nợ xấu. Xây dựng sổ tay hướng dẫn nghiệp vụ phải thu cho nhân viên mới. Áp dụng tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả thu hồi nợ cho từng nhân viên phụ trách.

IV. Kết luận và ứng dụng thực tiễn kế toán phải thu

Kế toán phải thu khách hàng tại Chi nhánh Công ty TNHH Phượng Hoàng là nghiệp vụ quan trọng. Qua nghiên cứu, đã đánh giá được thực trạng công tác kế toán phải thu hiện tại. Hệ thống hạch toán sử dụng tài khoản 131 kết hợp phần mềm AMIS.VN hoạt động ổn định. Tuy nhiên, còn tồn tại một số vấn đề về đối soát và quản lý tuổi nợ. Các giải pháp đề xuất hướng đến việc chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu quả. Việc đối chiếu định kỳ giúp giảm thiểu rủi ro nợ xấu phát sinh. Chính sách tín dụng rõ ràng bảo vệ quyền lợi của công ty. Đào tạo nhân viên đảm bảo thực hiện đúng quy trình kế toán. Kết quả nghiên cứu có thể áp dụng cho các chi nhánh khác của công ty. Đây cũng là tài liệu tham khảo hữu ích cho các doanh nghiệp cùng ngành nghề.

4.1. Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu kế toán phải thu tại Phượng Hoàng mang nhiều ý nghĩa thực tiễn. Về mặt học thuật, đề tài hệ thống hóa lý thuyết kế toán phải thu khách hàng. Về mặt thực tế, kết quả nghiên cứu giúp công ty cải thiện công tác quản lý nợ. Các giải pháp đề xuất dựa trên thực trạng cụ thể của doanh nghiệp. Nghiên cứu còn giúp sinh viên hiểu rõ quy trình kế toán tại doanh nghiệp thực. Đây là cầu nối giữa kiến thức lý thuyết và ứng dụng thực hành. Đề tài cũng là tài liệu tham khảo cho các nghiên cứu kế toán sau này.

4.2. Khuyến nghị áp dụng cho doanh nghiệp

Phượng Hoàng nên áp dụng các giải pháp đề xuất theo từng giai đoạn cụ thể. Giai đoạn đầu, triển khai quy trình đối chiếu công nợ định kỳ ngay. Tiếp theo, xây dựng bảng tuổi nợ và chính sách tín dụng trong quý đầu tiên. Song song, tổ chức đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ kế toán viên. Ban lãnh đạo cần cam kết hỗ trợ nguồn lực để thực hiện cải tiến. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả phải thu cần được xây dựng đo lường được. Việc áp dụng nên có sự giám sát và điều chỉnh liên tục để đạt kết quả tốt nhất.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN PHƯỢNG HOÀNG 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Chi nhánh công ty TNHH Phượng Hoàng 1. Giới thiệu sơ lược về Tổng công ty TNHH Phượng Hoàng - Tên công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN PHƯỢNG HOÀNG - Website: Solarhouse.com - Ngày thành lập: 11/05/2010 - Địa chỉ trụ sở: 1364 Quốc lộ 14 – Thị Xã Đồng Xoài, tỉnh Bình Phước - Sau hơn 10 năm hoạt động công ty đã có 3 chi nhánh: Chi nhánh 1: Số 172, Đại lộ Bình Dương, Khu phố 7, phường Phú Hòa, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương, Việt Nam.

Chi nhánh 2: Số 192 Võ Văn Kiệt, Phường Khánh Xuân, Thành phố Buôn Ma Thuột , tỉnh Đắk Lăk, Việt Nam. Chi nhánh 3: Số 40 Võ Nguyên Gíáp, Khu dân cư 586, Nam Cần Thơ, Phường Phú Thứ, Quận Cái Răng, Tỉnh Cần Thơ, Việt Nam. - Giám đốc/ đai diện pháp luật: Trương Văn Phượng - Chứng minh nhân dân/Passport: 285114073 - Giấy phép kinh doanh: 38006669518 cấp ngày 11/5/2010 1. Giới thiệu Chi nhánh công ty TNHH Phượng Hoàng 1.

Quyết định thành lập Công ty được sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Bình Dương cấp giấy phép kinh doanh số 3800669518-002 vào ngày 01 tháng 07 năm 2011. Đăng kí thay đổi lần thứ 5 vào ngày 04 tháng 07 năm 2019. - Tên đầy đủ: Chi nhánh Công ty Trách nhiệm hữu hạn Phượng Hoàng - Mã số thuế: 3800669518-002 - Địa chỉ: Số 172 Đại lộ Bình Dương, Khu phố 7, Phường Phú Hòa, Thành phố Thủ Dầu Một, Bình Dương. 4 - Ngày hoạt động: 07/01/2011 - Website:http://www.com - Email: [e-mail] - Điện thoại: [phone] - Fax: [phone] - Giám đốc: TRƯƠNG VĂN PHƯỢNG - Vốn điều lệ : 10.000 đồng ( Mười tỉ đồng) - Tính đến nay có 40 nhân sự - Phương pháp tính thuế GTGT : Tính thuế GTGT theo phương pháp Khấu trừ  Logo Công ty Hình 1.

Logo công ty 1. Hình thức sở hữu vốn Công ty Trách nhiệm hữu hạn với nguồn vốn từ chủ sở hữu. Quá trình phát triển Chi nhánh Công ty trách nhiệm hữu hạn Phượng Hoàng bắt đầu hoạt động từ ngày 07 tháng 1 năm 2011. Cho đến nay Phượng Hoàng đã trở thành nhà phân phối, đại lý số một về các sản phầm như “Pin năng lượng mặt trời”, “máy lạnh dân dụng và công nghiệp” của một số hãng nổi tiếng trong nước cũng như trên thế giới như: Toshiba, Panasonic, Daikin, Reteech… Với gần 10 năm kinh nghiệm về lĩnh vực điện tử - điện lạnh, để bước vào thị trường Phượng Hoàng đã nhanh chóng nắm bắt cơ hội, không ngừng đổi mới kiểu dáng cũng như chất lượng sản phẩm theo hướng công nghệ 5 hiện đại, chất lượng sản xuất đạt tiêu chuẩn nghiêm ngặt Châu Âu để phục vụ quý khách hàng một cách tốt nhất.

Phượng Hoàng đã thiết lập hệ thống phân phối rộng trên toàn quốc xem đó là xương sống cho chiến lược kinh doanh dài hạn nhằm phục vụ nhu cầu sử dụng điện cho người dân trên toàn quốc nhằm góp phần xây dựng đời sống tinh thần và vật chất ở những nơi khó khăn được cải thiện hơn. Hiện nay, công ty là nhà phân phối chính cho hơn 500 đại lý lớn nhỏ trên toàn quốc với giá cả cạnh tranh trên thị trường.Với trang thiết bị hiện đại, cùng đội ngũ quản lý, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, đội ngũ kỹ thuật lành nghề, Chi nhánh Công ty TNHH Phượng Hoàng mang đến những sản phẩm có chất lượng cao, tiến độ giao hàng đảm bảo, giá thành hợp lý nhằm đáp ứng yêu cầu và nhu cầu khác nhau của khách hàng.  Phương châm kinh doanh: Với phương châm làm việc lấy uy tín, sự chuyên nghiệp và chất lượng sản phẩm, dịch vụ hậu mãi sau bán hàng và sự hài lòng của quý khách hàng là mục tiêu để phát triển. Khách hàng là giá trị cơ bản, với chính sách “ khách hàng là trung tâm” chỉ lối cho mọi hoạt động của công ty.

Chúng tôi lắng nghe, thấu hiểu nhu cầu của khách hàng và vận dụng kinh nghiệm, kỹ năng, tư duy của mình để phục vụ và làm thỏa mãn nhu cầu của quý khách hàng.  Định hướng công ty: Giữ vững và ngày càng tăng tốc độ phát triển mọi chỉ tiêu, doanh số, nhân lực, giá trị thương hiệu, số lượng sản phẩm cung cấp. Thế mạnh đã làm nên thương hiệu công ty đó là sự chuyên môn hóa cho từng bộ phận, tính trách nhiệm cao cùng những giám sát kỹ thuật làm việc nghiêm túc, cẩn thận sẽ mang tới những sản phẩm uy tín – chất lượng nhất. Phượng Hoàng đã nỗ lực cả về nhân lực, vật lực để xây dựng thương hiệu uy tín, xây dựng niềm tin tới khách hàng với những sản phẩm chúng tôi cung cấp.

Sự tin tưởng và ủng hộ của quý khách hàng là nguồn động viên lớn trên bước đường phát triển của Phượng Hoàng. Chúng tôi sẽ không ngừng hoàn thiện để phục vụ khách hàng với những sản phẩm tốt nhất để xứng đáng với những niềm tin đó. Ngành nghề kinh doanh Chi nhánh Công ty TNHH Phượng Hoàng hiện kinh doanh: 6 - Pin năng lượng mặt trời - Sạc pin năng lượng mặt trời - Bộ inverter năng lượng mặt trời - Bộ hòa lưới năng lượng mặt trời - Máy phát điện năng lượng mặt trời - Đèn năng lượng mặt trời - Máy nước nóng năng lượng mặt trời - Máy lọc nước tinh khiết - Lõi lọc, van vòi - Tivi, Quạt DC 12V - Máy lạnh, Tủ lạnh ( Daikin, Aikibi, Panasonic, Toshiba, Reteech.)  Cùng các dịch vụ - Dịch vụ chăm sóc - Tư vấn chuyên nghiệp chu đáo về sử dụng sản phẩm hợp lý. - Sữa chữa - Bảo hành chu đáo - Giao hàng – lắp đặt tận nơi trên mọi miền tổ quốc.

- Sữa chữa – bảo trì máy lạnh tại Bình Dương - Vệ sinh – châm ga máy lạnh. Phượng Hoàng thiết lập hệ thống phân phối rộng trên toàn quốc xem đó là xương sống cho chiến lược kinh doanh dài hạn nhằm phục vụ nhu cầu sử dụng điện cho người dân trên toàn quốc nhằm góp phần xây dựng đời sống tinh thần và vật chất ở những nơi khó khăn được cải thiện hơn. Hiện nay, Công ty là nhà phân phối chính cho hơn 300 đại lý lớn nhỏ trên toàn quốc với giá cả cạnh tranh trên thị trường. Với trang thiết bị hiện đại cùng đội ngũ quản lý, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, đội ngũ kỹ thuật lành nghề, chi nhánh Công ty TNHH Phượng Hoàng mang đến những sản phẩm có chất lượng cao, tiến độ giao hàng đảm bảo, giá thành hợp lý nhằm đáp ứng yêu cầu và nhu cầu khác nhau của khách hàng.

Đặc điểm, quy trình kinh doanh Tìm Báo giá Thống Chăm kiếm Tiếp Giới & thuyết nhất chốt sóc KH khách cận thiệu Giao Hoàn phục đơn hàng, sau khi hàng khách về sản hàng thành Hợp đồng bán tiềm hàng phẩm khách mua bán hàng năng hàng Hình 1. Quy trình kinh doanh Nguồn: Tác giả tự tổng hợp Bước 1: Nhân viên thị trường của phòng kinh doanh sẽ đi khảo sát thị trường và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Bước 2 : Sau khi đã xác định được các khách hàng tiềm năng ( chủ cửa hàng, công ty) thì sẽ tiếp cận khách hàng. Bước 3 : Nhân viên sẽ giới thiệu sản phẩm dịch vụ ở công ty mình cho khách hàng biết.

Bước 4: Báo giá và thuyết phục khách hàng đồng ý mua sản phẩm và dịch vụ Bước 5: Hai bên thống nhất và chốt đơn hàng hoặc nếu đơn hàng lớn sẽ làm hợp đồng mua bán theo thỏa thuận hai bên. Bước 6: Sẽ tiến hành giao hàng và sau khi bán hàng cần phải chăm sóc khách hàng theo kì. Tổ chức bộ máy của công ty 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí Để thuận tiện cho việc quản lý, điều hành việc kinh doanh của công ty thì công ty cần phải thiết lập một một hệ thống quản lý hợp lý tập trung vào các bộ phận chức năng riêng biệt nhằm thực hiện tốt và có hiệu quả những mục tiêu mà công ty đề ra.

8 GIÁM ĐỐC PHÒNG PHÒNG PHÒNG BP KHO PHÒNG & BP KINH NHÂN KỸ KẾ TOÁN GIAO DOANH SỰ THUẬT HÀNG Hình 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Nguồn: Tác giả tổng hợp 1. Chức năng, nhiệm vụ, mối liên hệ giữa các phòng ban Phòng ban là đơn vị chuyên môn nghiệp vụ có trách nhiệm tham mưu giúp việc cho giám đốc trong việc điều hành quản lý doanh nghiệp và thực hiện chức năng chuyên môn, nhằm chấp hành cũng như thực hiện tốt chế độ quản lý kinh tế, chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và cơ quan chủ quản theo đúng pháp luật. Giám đốc Là người có quyền lực cao nhất, là người đại diện theo pháp luật của công ty, được phép sử dụng con dấu riêng.

Với tư cách pháp nhân, Giám đốc chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật cũng như sự tồn tại và phát triển của Công ty. Giám đốc là người ra quyết định chiến lược cho công ty, là người có quyền điều hành và phân cấp hoạt động kinh doanh của công ty. Chỉ đạo việc thực hiện các phương án đấu thầu, các mối quan hệ kinh doanh trong và ngoài nước.Đàm phán và ký kết các hợp đồng trong và ngoài nước. 9 Phê duyệt các công văn, giấy tờ quan trọng trong công ty b.

Phòng kế toán Đảm nhiệm mọi hoạt động liên quan đến tài chính dưới sự chỉ đạo của giám đốc. Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc của bộ phận từng tháng để trình Giám đốc phê duyệt. Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách, lưu giữ chứng từ và hạch toán chi tiết cho hoạt động kinh tế phát sinh theo các quy rình kế toán của công ty và đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước. Tổ chức thực hiện các hoạt động thường xuyên như hội họp, tiếp khách, trực điện thoại, điều xe, soan thảo và gửi nhận các loại công văn giấy tờ giữa các bộ phận trong công ty với các cơ quan bên ngoài.

Tổ chức các hoạt động phúc lợi tập thể trong công ty như các giải đấu thể thao, hội diễn văn nghệ, tham quan du lịch. Giúp giám đốc đưa ra quyết định, quy định về nội quy, quy chế về lao động tiền lương và liên hệ với các cơ quan bảo hiểm làm thủ tục giải quyết các chế độ chính sách sau khi đã được giám đốc quyết định cho thi hành.