Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp hoạt động với tư cách là những chủ thể kinh doanh độc lập, tự chủ về tài chính và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Để duy trì và mở rộng quy mô hoạt động, doanh nghiệp không chỉ cần huy động nguồn vốn hợp lý mà còn phải quản lý, sử dụng vốn một cách hiệu quả. Trong hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận và vận tải, các giao dịch mua bán, cung ứng dịch vụ diễn ra liên tục với khối lượng thanh toán lớn, kéo theo sự phát sinh thường xuyên của các khoản công nợ. Kế toán công nợ và phân tích khả năng thanh toán là công cụ quản trị giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình luân chuyển vốn, hạn chế tình trạng thâm hụt ngân quỹ, đồng thời duy trì mối quan hệ thương mại với đối tác và bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật.

Công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt (Dai Quoc Viet Shipping CO.LTD) là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, vận tải hàng hóa quốc tế và nội địa. Xuất phát từ tầm quan trọng của việc kiểm soát nguồn vốn và thu hồi công nợ tại đơn vị, khóa luận tốt nghiệp tập trung nghiên cứu đề tài kế toán các khoản phải thu nhằm phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán và đề xuất các giải pháp hoàn thiện.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức bộ máy kế toán và kế toán các khoản phải thu trong doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, phân tích thực trạng công tác kế toán các khoản phải thu khách hàng và các khoản phải thu khác tại Công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong quy trình kế toán nợ phải thu tại đơn vị thực tập.
  4. Đề xuất một số giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nợ phải thu, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán các khoản phải thu (bao gồm phải thu khách hàng, phải thu nội bộ và phải thu khác) tại Công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt.
  • Phạm vi không gian: Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt (Địa chỉ: Tầng 6, số 607–609 đường Nguyễn Kiệm, Phường 9, Quận Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và chứng từ kế toán được thu thập, minh họa trong năm tài chính 2022 (từ ngày 01/01/2022 đến ngày 31/12/2022). Thời gian thực tập và quan sát thực tế từ tháng 12/2022 đến tháng 03/2023.
  • Giới hạn nội dung: Trọng tâm là kế toán các khoản phải thu thương mại từ khách hàng (Tài khoản 131) và các khoản phải thu khác (Tài khoản 138).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và cơ sở lý thuyết

Công tác kế toán các khoản phải thu tại doanh nghiệp được xây dựng dựa trên hệ thống chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, cụ thể:

  • Văn bản pháp luật áp dụng: Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp.
  • Nguyên tắc kế toán nợ phải thu (Điều 17 Thông tư 200/2014/TT-BTC):
    • Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, từng nội dung kinh tế, từng kỳ hạn thanh toán và từng loại nguyên tệ.
    • Phân loại rõ ràng các khoản phải thu: Phải thu thương mại (phát sinh từ giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa doanh nghiệp và người mua độc lập); Phải thu nội bộ (giữa đơn vị cấp trên và đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc); Phải thu phi thương mại/phải thu khác (lãi vay, cổ tức, bồi thường, tài sản thiếu chờ xử lý, chi hộ bên thứ ba).
    • Phân loại kỳ hạn trên Báo cáo tài chính: Căn cứ vào kỳ hạn còn lại tại thời điểm lập báo cáo để phân loại thành ngắn hạn (dưới hoặc bằng 12 tháng / một chu kỳ kinh doanh) hoặc dài hạn (trên 12 tháng / hơn một chu kỳ kinh doanh).
    • Trích lập dự phòng phải thu khó đòi đối với các khoản nợ quá hạn thanh toán hoặc nợ chưa đến hạn nhưng khách nợ khó có khả năng thanh toán.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu thực tiễn và phân tích nghiệp vụ kế toán:

  • Phương pháp quan sát và mô tả: Quan sát trực tiếp quy trình luân chuyển chứng từ, các thao tác nhập liệu, hạch toán trên phần mềm và lưu trữ hồ sơ sổ sách tại Phòng Kế toán trong suốt thời gian thực tập từ ngày 05/12/2022 đến ngày 10/02/2023.
  • Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: Trao đổi trực tiếp với kế toán viên hướng dẫn (Kế toán thanh toán Huỳnh Thị Xuân Út) và các nhân sự phụ trách kế toán tổng hợp, kế toán bán hàng để tìm hiểu chi tiết nhiệm vụ và cách xử lý nghiệp vụ.
  • Phương pháp thu thập và phân tích tài liệu thứ cấp: Thu thập hệ thống hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), phiếu xuất kho, lệnh giao hàng, giấy báo Có, sổ chi tiết tài khoản 131, sổ Nhật ký chung và sổ Cái năm 2022 của công ty.
  • Phương pháp tổng hợp, so sánh, đối chiếu: Đối chiếu giữa lý thuyết kế toán tài chính quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC với thực tế xử lý nghiệp vụ tại công ty nhằm rút ra nhận xét và kiến nghị.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt

Chương 1 giới thiệu toàn diện về lịch sử hình thành, đặc điểm tổ chức kinh doanh, cơ cấu bộ máy quản lý và tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị thực tập.

  • Lịch sử hình thành: Công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt (tên tiếng Anh: Dai Quoc Viet Shipping CO.LTD) được thành lập vào đầu năm 2012 dưới hình thức doanh nghiệp tư nhân/TNHH có tư cách pháp nhân độc lập, do ông Huỳnh Văn Báu làm Giám đốc. Doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa quốc tế đường biển, đường hàng không và vận chuyển nội địa.
  • Cơ cấu tổ chức quản lý: Bộ máy công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng:
    • Ban Giám đốc: Gồm Giám đốc điều hành toàn diện và Phó Giám đốc trực tiếp chỉ đạo Phòng Kinh doanh và Phòng Xuất nhập khẩu.
    • Phòng Kinh doanh (Business Department): Lập kế hoạch tiếp thị, tìm kiếm khách hàng, đàm phán và ký kết hợp đồng vận tải, giao nhận.
    • Phòng Tài chính - Kế toán (Finance - Accounting Department): Xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập sổ sách kế toán, báo cáo thuế và báo cáo tài chính.
    • Phòng Hành chính (Administration Department): Quản lý nhân sự, tiền lương, văn thư lưu trữ và con dấu.
    • Phòng Xuất nhập khẩu (Import - Export Department): Gồm Bộ phận Giao nhận (Delivery) thực hiện thủ tục hải quan, kiểm dịch, giao nhận hàng tại cảng/kho và Bộ phận Chứng từ (Voucher) soạn thảo hồ sơ thông quan, theo dõi chính sách hải quan.
Bộ phận kế toán Chức năng và nhiệm vụ chính
Kế toán trưởng Quản lý, điều hành toàn bộ công tác kế toán; lập kế hoạch tài chính; kiểm soát hợp đồng kinh tế; tư vấn tài chính cho Ban Giám đốc.
Kế toán tổng hợp & thuế Thu thập, tổng hợp số liệu; lập sổ sách kế toán tổng hợp, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo thuế tháng/quý và Báo cáo tài chính.
Kế toán thanh toán Lập phiếu thu, phiếu chi; theo dõi các khoản thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản; kiểm soát thu chi nội bộ và giao dịch đối tác.
Kế toán tài sản cố định Theo dõi tình hình tăng giảm, khấu hao TSCĐ; tham gia kiểm kê và đánh giá lại tài sản theo quy định.
Kế toán hàng hóa và bán hàng Xác định doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng; theo dõi công nợ chi tiết của từng khách hàng.
Thủ kho Quản lý nhập - xuất hàng hóa, bảo quản chất lượng, kiểm kê định kỳ và lập báo cáo tồn kho.
Thủ quỹ Quản lý quỹ tiền mặt, ghi chép sổ quỹ, thực hiện thu chi khi có chứng từ hợp lệ.
  • Chế độ và chính sách kế toán áp dụng:
    • Áp dụng hệ thống tài khoản và chứng từ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
    • Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung, xử lý trên phần mềm kế toán.
    • Kỳ lập Báo cáo tài chính: Lập Báo cáo tài chính bán niên (giữa niên độ) và Báo cáo tài chính năm gồm: Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01-DN), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02-DN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03-DN), Bản thuyết minh Báo cáo tài chính (Mẫu B09-DN).

Chương 2: Thực trạng kế toán các khoản phải thu tại Công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt

Chương 2 trình bày chi tiết về tài khoản sử dụng, quy trình luân chuyển chứng từ và các ví dụ minh họa hạch toán thực tế phát sinh tại doanh nghiệp.

Hệ thống tài khoản sử dụng

Công ty sử dụng các tài khoản kế toán cấp 1 và cấp 2 để theo dõi công nợ phải thu:

  • Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng (chi tiết TK 1311, 13111):
    • Bên Nợ: Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh từ cung cấp dịch vụ, bán hàng; số tiền trả lại cho người mua do thừa; đánh giá lại số dư ngoại tệ tăng.
    • Bên Có: Số tiền khách hàng đã thanh toán; số tiền nhận ứng trước của khách hàng; các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại; đánh giá lại số dư ngoại tệ giảm.
  • Tài khoản 138 – Phải thu khác (TK 1381, TK 1388): Phản ánh các khoản giá trị tài sản thiếu chờ xử lý, các khoản chi hộ, tiền phạt, bồi thường, lãi vay và cổ tức được chia.

Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ công nợ

Quy trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và ghi nhận nợ phải thu tại công ty trải qua 15 bước tuần tự:

Bước Bộ phận thực hiện Nội dung công việc
1 - 2 Khách hàng & Phòng Kinh doanh Khách hàng yêu cầu báo giá; Phòng Kinh doanh lập và gửi bảng báo giá dịch vụ.
3 - 4 Khách hàng & Phòng Kinh doanh Khách hàng gửi đơn đặt hàng/yêu cầu vận chuyển; Phòng Kinh doanh tiếp nhận, xử lý.
5 Phòng Kinh doanh Lập Lệnh giao hàng (3 liên): liên 1 gửi Kế toán, liên 2 gửi Kho/Vận chuyển, liên 3 lưu bộ phận.
6 Bộ phận Kho / Vận chuyển Kiểm tra, lập Phiếu xuất kho (2 liên) và tiến hành xuất hàng/thực hiện dịch vụ giao nhận.
7 Phòng Kế toán Căn cứ Lệnh giao hàng và Phiếu xuất kho để lập Hóa đơn GTGT (3 liên).
8 Phòng Kinh doanh / Giao nhận Bàn giao hàng hóa/chứng từ dịch vụ kèm liên 2 Hóa đơn GTGT cho khách hàng.
9 - 10 Khách hàng & Nhân viên giao dịch Khách hàng tiếp nhận dịch vụ và lựa chọn hình thức thanh toán (chưa trả hoặc trả ngay).
11 Kế toán công nợ Trường hợp chưa trả tiền: Theo dõi kỳ hạn nợ (30 ngày), đối chiếu hợp đồng, lập Giấy báo Nợ (Debit Note) khi đến hạn, lập Bảng đối chiếu công nợ cuối quý.
12 - 15 Kế toán bán hàng, Thủ quỹ, Kế toán thanh toán Trường hợp trả tiền: Nhân viên nộp tiền cho Kế toán, Kế toán lập Phiếu thu, Thủ quỹ thu tiền và ký nhận, Kế toán thanh toán ghi sổ quỹ tiền mặt/tiền gửi ngân hàng.

Minh họa nghiệp vụ hạch toán thực tế trên phần mềm

Khóa luận đưa ra các nghiệp vụ kinh tế cụ thể phát sinh trong tháng 12/2022:

  • Nghiệp vụ 1 (Cung cấp dịch vụ chưa thu tiền):
    • Ngày 28/12/2022, căn cứ Hóa đơn GTGT số 00000660 (Chứng từ số BH04239), công ty cung cấp dịch vụ giao nhận cho Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Tân Thủy Lâm (Địa chỉ: 64 Đỗ Đức Dục, P. Phú Thọ Hòa, Q. Tân Phú, TP.HCM).
    • Giá trị dịch vụ chưa thuế: 40.405.538 VNĐ.
    • Thuế GTGT 8%: 3.232.443 VNĐ.
    • Tổng giá trị thanh toán: 43.637.981 VNĐ. Điều khoản nợ: 30 ngày (hạn trả 28/01/2023).
    • Định khoản:
      • Nợ TK 13111 (Chi tiết Tân Thủy Lâm): 43.637.981 VNĐ
      • Có TK 51111: 40.405.538 VNĐ
      • Có TK 33311: 3.232.443 VNĐ
  • Nghiệp vụ 2 (Thu phí dịch vụ phát sinh):
    • Ngày 30/12/2022, căn cứ Hóa đơn GTGT số 00000692 (Chứng từ số BH04248), công ty thu phí dịch vụ từ khách hàng ASTI ELECTRONICS CORPORATION.
    • Giá trị chưa thuế: 2.687.705 VNĐ; Thuế GTGT 8%: 215.016 VNĐ; Tổng thanh toán: 2.902.721 VNĐ.
  • Nghiệp vụ 3 (Xử lý nợ khó đòi):
    • Đối với các khoản nợ xác định không thể thu hồi, kế toán căn cứ quyết định xử lý nợ để xóa sổ và tất toán đối ứng với các tài khoản liên quan (TK 111, 112, 331, 334 theo quy định xử lý tài chính).

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán nợ phải thu tại Công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt

Chương 3 tổng kết các đánh giá thực tế về ưu điểm, hạn chế và đưa ra các đề xuất cụ thể:

Ưu điểm

  • Tổ chức bộ máy kế toán tập trung, phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng cho từng phần hành kế toán.
  • Định kỳ hàng tháng đều thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu phát sinh với sổ kế toán để kịp thời điều chỉnh sai sót.
  • Doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác ghi sổ, giúp tự động hóa khâu hạch toán, phân quyền truy cập, kết xuất dữ liệu sang bảng tính Excel và giảm áp lực ghi chép thủ công.

Hạn chế

  • Hệ thống phần mềm kế toán đang sử dụng đôi khi gặp lỗi phát sinh khi kết xuất báo cáo số liệu tổng hợp.
  • Do địa bàn hoạt động giao nhận rộng, việc luân chuyển và cập nhật chứng từ gốc từ các bộ phận hiện trường (cảng, kho, khách hàng) về phòng kế toán đôi lúc chưa kịp thời, gây chậm trễ trong việc phản ánh nghiệp vụ phát sinh.

Kiến nghị hoàn thiện

  • Đơn vị cần rà soát, nâng cấp hoặc chuyển đổi sang hệ thống phần mềm kế toán hiện đại, ổn định hơn nhằm khắc phục triệt để các lỗi kỹ thuật trong quá trình xử lý và trích xuất báo cáo tài chính.
  • Chuẩn hóa quy trình giao nhận chứng từ giữa các bộ phận (đặc biệt là giữa bộ phận giao nhận hiện trường và kế toán) để đảm bảo dữ liệu công nợ được nhập vào hệ thống kịp thời, chính xác.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

  • Mô tả chi tiết toàn bộ mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung tại một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải biển và hàng không quy mô vừa và nhỏ.
  • Phản ánh đầy đủ chu trình 15 bước xử lý chứng từ từ khâu báo giá, lập lệnh giao hàng, xuất hóa đơn, theo dõi công nợ cho đến thu tiền và ghi sổ.
  • Minh họa nghiệp vụ hạch toán nợ phải thu thực tế năm 2022 theo đúng quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, áp dụng mức thuế suất thuế GTGT 8% theo chính sách giảm thuế năm 2022.

Đóng góp thực tiễn

  • Khóa luận cung cấp bức tranh thực tế về công tác kế toán nợ phải thu tại doanh nghiệp dịch vụ giao nhận hàng hải, chỉ rõ sự kết nối giữa các phòng ban chức năng (Kinh doanh, Xuất nhập khẩu, Kế toán).
  • Đưa ra những nhận định thực tế về sự cố phần mềm kế toán và độ trễ chứng từ thực tế tại doanh nghiệp, từ đó đề xuất hướng khắc phục cụ thể.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế

  • Phạm vi khảo sát giới hạn tại một doanh nghiệp quy mô nhỏ trong ngành giao nhận hàng hải (Công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt).
  • Số liệu minh họa tập trung trong năm tài chính 2022, thời gian thực tập tại doanh nghiệp kéo dài khoảng 3 tháng nên chưa bao quát được toàn bộ các nghiệp vụ phức tạp như nợ phải thu bằng ngoại tệ có biến động tỷ giá lớn, xử lý tranh chấp công nợ quốc tế hay các khoản nợ phải thu nội bộ phức tạp giữa công ty mẹ - con.

Hướng nghiên cứu tiếp

  • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang nhiều doanh nghiệp logistics quy mô lớn hơn để có số liệu so sánh đa chiều.
  • Đi sâu nghiên cứu các công cụ phân tích tuổi nợ, xây dựng chính sách tín dụng thương mại và mô hình quản trị rủi ro công nợ phải thu khách hàng trong ngành logistics.

Giá trị tham khảo

  • Đối với sinh viên khối ngành Kế toán - Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tài liệu là mẫu khóa luận tốt nghiệp thực tế về mảng kế toán công nợ phải thu tại doanh nghiệp dịch vụ vận tải, hữu ích cho việc tham khảo cách xây dựng khung đề cương, nhật ký thực tập và mô tả quy trình luân chuyển chứng từ 15 bước.
  • Đối với kế toán viên và nhà quản lý doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ: Tài liệu cung cấp cơ sở tham khảo về tổ chức bộ máy kế toán tập trung, quy trình phân quyền, luân chuyển hóa đơn bán hàng và các giải pháp khắc phục sự chậm trễ chứng từ giữa hiện trường và phòng kế toán.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?

Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung trên nền tảng phần mềm kế toán.

2. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán nợ phải thu tại công ty gồm bao nhiêu bước?

Quy trình bán hàng và theo dõi nợ phải thu tại công ty gồm 15 bước: từ tiếp nhận yêu cầu báo giá của khách hàng, lập lệnh giao hàng (3 liên), lập phiếu xuất kho (2 liên), lập hóa đơn GTGT (3 liên), bàn giao hàng hóa/chứng từ, theo dõi kỳ hạn nợ 30 ngày (hoặc thu tiền ngay qua phiếu thu), đối chiếu công nợ và ghi sổ chi tiết, sổ cái.

3. Tài khoản kế toán nào được công ty sử dụng chủ yếu để theo dõi nợ phải thu khách hàng?

Công ty sử dụng Tài khoản cấp 1 là TK 131 (Phải thu của khách hàng) và chi tiết theo các tiểu khoản cấp 2, cấp 3 như TK 1311, TK 13111 theo từng đối tượng khách hàng cụ thể (ví dụ: Công ty TNHH SX&TM Tân Thủy Lâm, ASTI ELECTRONICS CORPORATION).

4. Nghiệp vụ cung cấp dịch vụ cho Công ty Tân Thủy Lâm ngày 28/12/2022 được ghi nhận với số liệu cụ thể nào?

Căn cứ Hóa đơn GTGT số 00000660 (mã chứng từ BH04239), giá trị dịch vụ chưa thuế là 40.405.538 VNĐ, thuế GTGT 8% là 3.232.443 VNĐ, tổng công nợ ghi nhận Nợ TK 13111 là 43.637.981 VNĐ với thời hạn thanh toán là 30 ngày (hạn trả 28/01/2023).

5. Những tồn tại chính trong công tác kế toán nợ phải thu được tác giả chỉ ra là gì?

Hai hạn chế chính gồm: (1) Phần mềm kế toán đôi lúc xảy ra lỗi khi kết xuất số liệu báo cáo; (2) Việc cập nhật chứng từ phát sinh từ các địa bàn kinh doanh/kho bãi về phòng kế toán đôi khi chưa kịp thời.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Xuân Hưng đã phản ánh tương đối đầy đủ cơ sở lý luận và thực trạng tổ chức công tác kế toán các khoản phải thu tại Công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt trong năm tài chính 2022. Nghiên cứu đã làm rõ mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung, quy trình luân chuyển chứng từ 15 bước và phương pháp hạch toán trên phần mềm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các nhận xét về ưu điểm, hạn chế và kiến nghị nâng cấp phần mềm kế toán là những đóng góp có ý nghĩa thực tế đối với công tác quản lý tài chính tại doanh nghiệp.