Giáo Trình Office 2013: Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Excel Cơ Bản

Giáo trình nghiên cứu office 2013 cơ bản phần 2 trần duy thanh, trình bày lý thuyết rõ ràng, minh họa ví dụ thực tế, phù hợp sinh viên .

• Tác giả: Trần Duy Thanh
• Trường học: University of Economics and Law
• Chuyên ngành: Office 2013
• Đề tài: Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Excel Cơ Bản Trong Office 2013
• Loại tài liệu: Giáo Trình

Mục lục chi tiết

• 5. CHƯƠNG 5: Giới thiệu Microsoft Excel

Tóm tắt

I. Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Excel Cơ Bản Trong Office 2013

Microsoft Excel là một phần mềm lập bảng tính mạnh mẽ trong bộ Office 2013. Phần mềm này giúp người dùng thực hiện các tác vụ như tính toán, phân tích số liệu và lập báo cáo một cách dễ dàng. Việc nắm vững các tính năng cơ bản của Excel sẽ giúp tối ưu hóa công việc hàng ngày.

1.1. Giới thiệu về Microsoft Excel 2013

Excel 2013 cung cấp nhiều tính năng mới, giúp người dùng dễ dàng hơn trong việc xử lý dữ liệu. Các tính năng như Ribbon, Workbook và Worksheet là những khái niệm cơ bản cần nắm vững.

1.2. Các tính năng nổi bật trong Excel 2013

Excel 2013 có nhiều tính năng mới như khả năng tạo đồ thị, lập báo cáo và tự động hóa công việc thông qua macro. Những tính năng này giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

II. Vấn Đề Thường Gặp Khi Sử Dụng Excel 2013

Khi sử dụng Excel 2013, người dùng thường gặp phải một số vấn đề như nhập liệu sai, định dạng không chính xác và khó khăn trong việc tìm kiếm dữ liệu. Những vấn đề này có thể gây cản trở trong quá trình làm việc.

2.1. Nhập liệu sai và cách khắc phục

Nhập liệu sai là một trong những vấn đề phổ biến. Để khắc phục, người dùng cần kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi nhập và sử dụng các công cụ như Data Validation để hạn chế lỗi.

2.2. Định dạng không chính xác trong Excel

Định dạng không chính xác có thể làm cho dữ liệu khó đọc. Người dùng nên sử dụng các tùy chọn định dạng trong tab Home để đảm bảo dữ liệu được trình bày rõ ràng.

III. Phương Pháp Sử Dụng Excel Cơ Bản Hiệu Quả

Để sử dụng Excel 2013 hiệu quả, người dùng cần nắm vững các phương pháp cơ bản như nhập dữ liệu, sử dụng công thức và định dạng ô. Những phương pháp này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.

3.1. Cách Nhập Dữ Liệu Đúng Cách

Nhập dữ liệu đúng cách là rất quan trọng. Người dùng nên sử dụng các phím tắt và công cụ nhập liệu tự động để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

3.2. Sử Dụng Công Thức Trong Excel

Công thức là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Excel. Người dùng cần nắm vững cách sử dụng các hàm cơ bản như SUM, AVERAGE và IF để thực hiện các phép tính nhanh chóng.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Excel 2013 Trong Công Việc

Excel 2013 không chỉ là công cụ tính toán mà còn là một phần mềm hữu ích trong việc phân tích dữ liệu và lập báo cáo. Việc ứng dụng Excel trong công việc hàng ngày sẽ giúp nâng cao hiệu quả làm việc.

4.1. Lập Báo Cáo Tự Động Với Excel

Excel cho phép người dùng tạo báo cáo tự động thông qua việc sử dụng PivotTables và biểu đồ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác của báo cáo.

4.2. Phân Tích Dữ Liệu Với Excel

Phân tích dữ liệu là một trong những ứng dụng quan trọng của Excel. Người dùng có thể sử dụng các công cụ phân tích như Solver và What-If Analysis để đưa ra quyết định chính xác.

V. Kết Luận Về Việc Sử Dụng Excel 2013

Việc sử dụng Excel 2013 một cách hiệu quả sẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc. Nắm vững các tính năng cơ bản và ứng dụng thực tiễn của Excel là rất cần thiết.

5.1. Tương Lai Của Excel Trong Công Việc

Excel sẽ tiếp tục là một công cụ quan trọng trong công việc. Việc cập nhật các tính năng mới và cải tiến sẽ giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn.

5.2. Khuyến Nghị Để Nâng Cao Kỹ Năng Sử Dụng Excel

Người dùng nên tham gia các khóa học trực tuyến và thực hành thường xuyên để nâng cao kỹ năng sử dụng Excel. Điều này sẽ giúp cải thiện hiệu suất làm việc và khả năng phân tích dữ liệu.

Nội dung chính

TỔNG QUAN HỌC THUẬT: GIÁO TRÌNH OFFICE 2013 CƠ BẢN

Tổng quan về giáo trình (250-300 từ)

Giáo trình Office 2013 cơ bản do ThS. Trần Duy Thanh (Trường Đại học Kinh tế – Luật, Đại học Quốc gia TP.HCM, liên hệ: [e-mail]) biên soạn, là tài liệu giảng dạy thuộc khối kiến thức Tin học đại cương và Kỹ năng công nghệ thông tin ứng dụng trong chương trình đào tạo bậc đại học và cao đẳng. Giáo trình cung cấp hệ thống lý thuyết nền tảng và hướng dẫn thực hành kỹ thuật cho hai ứng dụng xử lý văn phòng chủ chốt trong bộ Microsoft Office 2013: phần mềm bảng tính Microsoft Excel (trình bày từ Chương 5) và phần mềm trình chiếu Microsoft PowerPoint (trình bày từ Chương 6).

Mục tiêu học tập của giáo trình nhằm trang bị cho người học năng lực quản trị dữ liệu số, phân tích định lượng, thiết lập tự động hóa tính toán thông qua hàm và công thức, cũng như năng lực trực quan hóa thông tin và truyền thông báo cáo khoa học – thương mại. Giáo trình được xây dựng theo phương pháp tiếp cận trực quan hóa thao tác (visual-guided instruction), đi từ cấu trúc giao diện hệ thống thanh lệnh (Ribbon), các chuẩn định dạng dữ liệu, quy tắc quản lý bảng tính/trình chiếu, đến các kỹ thuật xử lý chuyên sâu như đồ thị Sparklines, định dạng có điều kiện (Conditional Formatting), Slide Master và mô hình định dạng đồ họa đa chiều. Điểm đặc thù của tài liệu là tính chính xác về mặt kỹ thuật, hệ thống hóa chi tiết các mã tham số in ấn, cấu trúc toán tử, bảng phân loại hàm và các thông số thuộc tính hộp thoại, hỗ trợ việc học tập và thực hành chuẩn hóa theo tiêu chuẩn công nghệ.

---

Nội dung kiến thức cốt lõi (500-600 từ)

Các chương/chủ đề chính

Nội dung cốt lõi của phần trích xuất tập trung vào hai phân hệ công cụ chính:

• Chương 5 – Microsoft Excel: Cung cấp tổng quan về phần mềm lập bảng tính với quy mô 1.048.576 dòng và 16.384 cột trên mỗi worksheet. Nội dung bao quát:

  • Kiểu dữ liệu và nhập liệu: Phân biệt kiểu ký tự (căn lề trái), kiểu số và kiểu ngày tháng (căn lề phải); các phương thức nhập ký tự đặc biệt (Insert > Symbol), tổ hợp phím <Ctrl+Enter>, phục hồi thao tác (Ctrl+Z, Ctrl+Y), và công cụ điền dữ liệu tự động (AutoFill, Series với các chế độ Linear, Growth, Date, AutoFill).
  • Quản trị bảng tính và in ấn: Thao tác quản lý sheet (Insert, Delete, Rename, Move/Copy); kỹ thuật định dạng trang in (Page Setup) bao gồm căn chỉnh lề (Margins), phân trang, lặp tiêu đề dòng/cột (Print titles), và chèn thông tin đầu mối Header/Footer bằng các trường mã hóa (&[Page], &[Pages], &[Date], &[Time], &[Path]&[File], &[File], &[Tab]).
  • Thao tác ô và định dạng: Thao tác dịch chuyển/xóa ô (Shift cells left/up/down/right), kỹ thuật dán đặc biệt (Paste Special với các tùy chọn All, Values, Formulas, Transpose, Formats, phép tính Add/Subtract/Multiply/Divide); hệ thống định dạng Format Cells (Number, Alignment, Font, Border, Fill) và định dạng có điều kiện Conditional Formatting (Highlight Cells Rules, Top/Bottom Rules, Data Bars, Color Scales, Icon Sets).
  • Công thức, hàm và phân tích dữ liệu: Hệ thống địa chỉ (tương đối, tuyệt đối $B$2, hỗn hợp $B2, B$2, đặt tên khối BANGDIEM); bảng 7 mã lỗi thường gặp (#DIV/0!, #NAME?, #N/A, #NULL!, #NUM!, #REF!, #VALUE!); quy tắc 8 cấp độ ưu tiên toán tử; 4 nhóm hàm chuẩn (Toán học: ABS, INT, MOD, ROUND, RAND, SQRT, POWER; Thống kê: MIN, MAX, AVERAGE, SUM, COUNT, COUNTA; Chuỗi: LEFT, RIGHT, MID, UPPER, LOWER, PROPER; Luận lý: IF, OR, AND).
  • Trực quan hóa và chia sẻ: Vẽ 9 nhóm biểu đồ (Column, Line, Pie, Bar, Area, Stock, Surface, Radar, Combo); công cụ đồ thị mini trong ô (Sparklines: Line, Column, Win/Loss); chức năng sắp xếp nhiều cấp độ (Sort Multi-level) và lọc dữ liệu (Text/Number/Date Filters); lưu trữ đa định dạng (.xlsx, .xlsm, .xls, .mhtml, .xltx, .csv, .pdf, .xps) và đồng bộ qua OneDrive, Email.

• Chương 6 – Microsoft PowerPoint: Hướng dẫn ứng dụng trình chiếu đồ họa trực quan:

  • Quản lý giao diện và khung nhìn: Cấu trúc 10 tab Ribbon chính (FILE, HOME, INSERT, DESIGN, TRANSITIONS, ANIMATIONS, SLIDE SHOW, REVIEW, VIEW, ADD-INS); 8 chế độ hiển thị (Normal, Slide Sorter, Reading View, Slide Show, Notes Page, Slide Master, Handout Master, Notes Master); tùy biến thanh lệnh Customize Ribbon và Quick Access Toolbar.
  • Thiết lập và quản lý slide: Khởi tạo bài trình diễn từ Blank, Template (Business, Education, Medical) hoặc nhập dàn ý từ văn bản Word/Text (Slides from Outline dựa trên Heading 1, Heading 2); nhân bản (Duplicate) và tái sử dụng slide (Reuse Slide); cấu hình nền Format Background (Solid, Gradient, Picture/texture, Pattern fill) và Header/Footer.
  • Thiết kế tổng thể qua Slide Master: Thiết lập chuẩn hóa đồng bộ theme, màu sắc, phông chữ, bố cục ô giữ chỗ (placeholders) và hiệu ứng cho toàn bộ bài thuyết trình.
  • Xử lý đối tượng đồ họa: Chèn Shapes, SmartArt, Pictures, Online Pictures, ScreenShots; hiệu chỉnh chi tiết thuộc tính Format Shape gồm các nhóm Fill & Line, Shadow, Reflection, Glow, Soft Edges, 3-D Format, 3-D Rotation, Size & Properties, Textbox, Position và Alt Text.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

• Lý thuyết ma trận dữ liệu và định vị không gian: Nguyên lý tổ chức dữ liệu dạng bảng hai chiều (dòng - cột), cơ chế tham chiếu địa chỉ tọa độ và quy tắc dịch chuyển địa chỉ khi thực hiện phép sao chép công thức.
• Nguyên tắc xử lý biểu thức và logic dữ liệu: Trật tự ưu tiên toán tử trong tính toán số học, cơ chế xử lý chuỗi ký tự, các cấu trúc điều kiện logic bậc một và đa điều kiện.
• Nguyên lý phân cấp trực quan và đồng bộ hóa trình bày: Mô hình cấu trúc slide master trong thiết kế trình chiếu, phân cấp thông tin tiêu đề - nội dung qua các cấp độ Heading, và hệ thống tham số hóa hiển thị đồ họa vector/raster.

Kỹ năng phát triển

• Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills): Thao tác cấu hình giao diện Ribbon, quản trị bảng tính đa cửa sổ (Split, Freeze Panes), thiết lập công thức và hàm tính toán, định dạng dữ liệu có điều kiện, cấu hình phân trang in ấn kỹ thuật cao, quản lý hệ thống slide mẹ (Slide Master).
• Kỹ năng phân tích (Analytical skills): Nhận diện và xử lý các lỗi cú pháp/tham chiếu số liệu, phân loại và lựa chọn biểu đồ thích hợp theo đặc tính tập dữ liệu (so sánh thành phần qua Pie, xu hướng thời gian qua Line/Area, biến động tài chính qua Stock), phân tích xu hướng nhanh bằng Sparklines.
• Kỹ năng thực hành ứng dụng (Practical competencies): Chuẩn hóa tài liệu báo cáo phục vụ in ấn văn phòng, xây dựng bài trình chiếu học thuật/thương mại theo quy chuẩn dàn trang, tổ chức lưu trữ và phân phối tệp trên hạ tầng máy cục bộ và dịch vụ đám mây OneDrive.

---

Phương pháp giảng dạy và học tập (300-350 từ)

Giáo trình được xây dựng theo phương pháp sư phạm thực hành - hướng dẫn từng bước (Step-by-step Instructional Approach). Mỗi đơn vị bài học đều đi từ việc định nghĩa chức năng, phân tích giao diện, cung cấp sơ đồ đường dẫn menu đến liệt kê các thông số kỹ thuật chi tiết trong từng hộp thoại tác vụ.

Tài liệu tích hợp hệ thống bài tập thực hành thao tác trực tiếp:

• Thực hành điền chuỗi tự động với bảng quy tắc biến đổi giá trị mở rộng (dãy số, các thứ trong tuần Mon-Tue, ngày tháng Jan-Feb, chu kỳ quý Qtr3-Qtr4, mã sản phẩm Product 1-Product 2).
• Thực hành lập công thức kết hợp hàm tính toán và xử lý lỗi trên bảng số liệu mẫu (ví dụ: bảng điểm chuẩn BANGDIEM).
• Thực hành trực quan hóa số liệu qua các case thiết lập biểu đồ, hiệu chỉnh layout (Chart Tools Design), hoán đổi trục dữ liệu (Switch Row/Column) và tạo đồ thị thu nhỏ Sparklines theo dõi tỷ lệ lao động qua các năm.
• Thực hành chuyển đổi tài liệu văn bản Word (.docx) sang bài trình diễn PowerPoint thông qua cấu trúc phân cấp Heading.

Phương pháp đánh giá kết quả học tập tập trung vào mức độ chính xác của thao tác kỹ thuật: khả năng thiết lập biểu thức tính toán không phát sinh lỗi (#DIV/0!, #REF!, #NAME?), kỹ năng chuẩn hóa bố cục in ấn qua Page Setup (lặp dòng tiêu đề, căn chỉnh lề, thiết lập mã số trang) và kỹ năng quản lý bài trình chiếu bằng Slide Master. Đối với hoạt động tự học, giáo trình cung cấp bảng tra cứu nhanh các tổ hợp phím tắt (F2, <Ctrl+Enter>, Ctrl+P, Ctrl+Z, Ctrl+Y), danh mục các toán tử, cú pháp hàm và mô tả chi tiết từng thuộc tính trong hộp thoại Format Cells và Format Shape, tạo điều kiện cho người học tự kiểm tra và thực hành độc lập trên máy tính.

---

Điểm nổi bật và cập nhật (250-300 từ)

Giáo trình phản ánh các bước tiến công nghệ của bộ Microsoft Office phiên bản 2013 so với các phiên bản tiền nhiệm (Office 2010, Office 2007 và Office 97-2003):

• Tích hợp điện toán đám mây: Bổ sung cơ chế lưu trữ trực tiếp và chia sẻ tài liệu đồng bộ qua dịch vụ OneDrive, cho phép làm việc cộng tác và gửi tệp dưới nhiều định dạng đính kèm (Link, PDF, XPS, Internet Fax).
• Tối ưu hóa phần cứng và hiển thị: Hỗ trợ tối ưu tỷ lệ hiển thị cho màn hình rộng (widescreen), tương thích giao diện cảm ứng trên nền tảng hệ điều hành Windows 8 PC.
• Nâng cấp công cụ trình diễn PowerPoint:
  • Tích hợp giao diện điều khiển hỗ trợ diễn giả xem ghi chú (Notes pane) thuận tiện trong quá trình thuyết trình.
  • Hỗ trợ tổ chức cuộc họp trực tuyến trực tiếp từ PowerPoint.
  • Bổ sung các hiệu ứng chuyển trang (Transitions) mới: Reveal, Flash, Ripple, Honeycomb, Glitter, Vortex.
  • Hỗ trợ nhúng tệp đa phương tiện phong phú: âm thanh (WAV, MP3, MIDI, WMA, MP4, MP4A), video (WMV, MOV, MPG, AVI, MPEG) và chèn video trực tuyến từ website (YouTube).
  • Công cụ dán động với tính năng xem trước kết quả (Dynamic Paste with Live Preview), chụp ảnh màn hình trực tiếp (Screen capture) và tách nền ảnh (Remove Background) không cần phần mềm đồ họa chuyên dụng.
• Công cụ phân tích dữ liệu chuyên sâu trong Excel: Tích hợp tính năng đồ thị mini trong ô (Sparklines), định dạng có điều kiện đa dạng (Conditional Formatting với Data Bars, Color Scales, Icon Sets), và hỗ trợ xuất bản tệp trực tiếp sang định dạng chuẩn .pdf, .xps, .xlsm (chứa macro), .csv và .mhtml.

---

Đối tượng sử dụng giáo trình (200-250 từ)

• Sinh viên đại học và cao đẳng: Tài liệu được thiết kế cho sinh viên năm thứ nhất hoặc năm thứ hai thuộc tất cả các khối ngành (Kinh tế, Luật, Quản trị kinh doanh, Tài chính, Khoa học xã hội, Kỹ thuật...) đang học học phần Tin học cơ bản, Tin học đại cương hoặc Tin học ứng dụng văn phòng.
• Yêu cầu kiến thức nền tảng (Prerequisites): Người học cần có kỹ năng thao tác cơ bản trên hệ điều hành Windows, kỹ năng quản lý tệp tin và thư mục, cũng như hiểu biết về thiết lập định dạng vùng ngôn ngữ và thời gian trong hệ thống (Control Panel > Regional and Language Options).
• Giảng viên: Sử dụng làm đề cương bài giảng lý thuyết, giáo án hướng dẫn bài tập thực hành tại phòng máy tính, và ngân hàng câu hỏi kiểm tra kỹ năng thao tác công nghệ văn phòng.
• Người tự học và tham khảo: Nhân viên văn phòng, cán bộ quản lý dữ liệu và người đi làm cần tra cứu hệ thống hàm Excel, nguyên lý phân tích lỗi, quy trình thiết lập trang in kỹ thuật và phương pháp chuẩn hóa slide báo cáo.

---

Câu hỏi thường gặp (250-300 từ)

1. Giáo trình này phù hợp với ai?
Giáo trình phù hợp với sinh viên các trường đại học, cao đẳng cần hoàn thành chuẩn đầu ra tin học văn phòng, giảng viên giảng dạy học phần công nghệ thông tin cơ bản, và người đi làm cần nắm vững kỹ năng xử lý bảng tính Excel và soạn thảo bài trình chiếu PowerPoint.

2. Cần kiến thức nền nào để học?
Người học chỉ cần kiến thức tin học cơ sở: sử dụng bàn phím, chuột, quản lý thư mục/tệp tin trên hệ điều hành Windows và thiết lập cơ bản trong Control Panel (Regional and Language Options).

3. Điểm khác biệt với giáo trình khác?
Giáo trình trình bày theo phương thức đặc tả kỹ thuật chi tiết: liệt kê đầy đủ các tham số mã hóa trang in, phân loại cụ thể từng nhánh thuộc tính định dạng đối tượng đồ họa 3D/Shadow/Fill, hệ thống hóa bảng 7 mã lỗi và cung cấp bảng tra cứu hàm toán/thống kê/chuỗi/logic có cấu trúc rõ ràng.

4. Làm sao để tự học hiệu quả?
Người học nên kết hợp đọc hiểu nguyên lý với việc mở trực tiếp phần mềm Excel 2013 và PowerPoint 2013 để thao tác theo từng bước hướng dẫn; thực hành các bảng mẫu AutoFill/Series, tự nhập công thức hàm, xử lý lỗi và thiết kế slide theo chế độ Slide Master.

5. Có tài liệu bổ trợ nào kèm theo?
Tài liệu cung cấp các cấu trúc tệp dữ liệu mẫu để thực hành trích xuất (như nhập dàn ý bài giảng từ tệp .docx, .txt), các bảng tra cứu cú pháp hàm toán học, thống kê, xử lý chuỗi và logic cùng các bảng thông số quy chuẩn định dạng.

---

Kết luận (150 từ)

Giáo trình Office 2013 cơ bản của ThS. Trần Duy Thanh là tài liệu học thuật có tính sư phạm và ứng dụng cao, cung cấp hệ thống kiến thức chuẩn xác về quản lý bảng tính, xử lý công thức - hàm, trực quan hóa dữ liệu và biên tập bài trình chiếu chuyên nghiệp.

Lộ trình học tập khuyến nghị cho người học là tiếp cận tuần tự:

1. Nắm vững cấu trúc giao diện Ribbon, các chế độ View và quy tắc nhập/định dạng dữ liệu.
2. Thực hành thao tác ô, thiết lập địa chỉ ô, bảng tính và kỹ thuật in ấn (Page Setup).
3. Làm chủ 4 nhóm hàm cơ bản, bảng phân tích 7 mã lỗi và kỹ thuật trực quan hóa số liệu qua biểu đồ / Sparklines.
4. Xây dựng và chuẩn hóa bài thuyết trình chuyên nghiệp thông qua Slide Master và hệ thống hiệu ứng đối tượng đồ họa.

Thông tin trao đổi chuyên môn học thuật có thể liên hệ trực tiếp tác giả qua địa chỉ thư điện tử: [e-mail].

Trích đoạn nội dung tài liệu

Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản CHƢƠNG 5. Giới thiệu Microsoft Excel Excel là một phần mềm lập bảng tính nằm trong bộ Office của Microsoft. Excel giúp người dùng dễ dàng: - Tính toán, phân tích số liệu - Lập thống kê, báo cáo - Truy xuất dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác - Lập đồ thị thống kê và sơ đồ - Tạo macro để tự động hóa các công việc thường nhật - Và nhiều tính năng ứng dụng trong từng lĩnh vực khác nhau… Các từ khóa cần làm quen và ý nghĩa của chúng: - Workbook: là một file dữ liệu có nhiều bảng tính(worksheet) - Worksheet(còn gọi là sheet): là một bảng tính, số dòng hiện tại của một worksheet là 1,048,576 và số cột là16,384. - Chart sheet: là sheet chứa đồ thị.

- Ribbon: Nhóm các lệnh trên menu truyền thống thành các cụm lệnh để dễ dàng truy cập trên màn hình. Có các nhóm Ribbon chính: HOME, INSERT, PAGE LAYOUT, FORMULAS, DATA, REVIEW, VIEW. Các thành phần trong cửa sổ Excel Trang 152 Ths. Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản 5.

Các kiểu dữ liệu và cách nhập Các kiểu dữ liệu Các kiểu dữ liệu cơ bản thường dùng trong Excel gồm: kiểu ký tự, kiểu số, kiểu ngày tháng. Mặc định, khi nhập liệu trong Excel, kiểu ký tự sẽ tự động gióng hàng trái, kiểu số và kiểu ngày sẽ gióng hàng phải. - Nhập dữ liệu cố định: click chuột/di chuyển chuột bằng phím tab/ key up/ key down đến cell cần nhập  nhập dữ liệu  enter. - Nhập các ký tự đặc biệt: Insert  Symbol  chọn bảng mã  chọn ký hiệuInsert - Nhập dữ liệu bằng công thức: bắt đầu là dấu = hoặc +, theo sau là địa chỉ ô dữ liệu cùng với các toán tử hoặc hàm (hàm sẽ được trình bày ở phần sau) Kiểu số Kiểu ký tự Kiểu ngày c Các lƣu ý: - Nếu nhập số mà không cần tính toán, nên định dạng kiểu Text trước khi nhập: vào Home Number Text  OK.

- Nhập ngày và thời gian: cần định dạng mặc định trong Control Panel Regional and Language Options trước khi nhập. - Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P vào sau thời gian nhập vào, nếu không Excel tự hiểu là AM. Ví dụ 6:30 AM hoặc 5:15 PM. - Để nhập cùng một nội dung cho nhiều ô  chọn các ô nhập liệu tại ô đầu tiênnhấn <Ctrl+Enter>.

Hủy bỏ thao tác nhập liệu - Nhấn Ctrl-Z: hủy dữ liệu vừa nhập - Nhấn Ctrl-Y: phục hồi lại lệnh vừa hủy b. Hiệu chỉnh nội dung ô - Hiệu chỉnh: Chọn ô cần hiệu chỉnh  nhấn F2nhập nội dung mới. Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản - Xóa nội dung: chọn các ô cần xóa nội dung  nhấn Delete. Cách này chỉ xóa dữ liệu, định dạng của ô vẫn còn - Để xóa định dạng: chọn các ô cần xóa nội dung  Home Clear chọn tùy chọn:  Clear All: xóa tất cả nội dung và định dạng  Clear Formats: chỉ xóa định dạng  Clear Contents: chỉ xóa nội dung  Clear Comments: xóa chú thích của ô  Clear Hyperlinks: xóa liên kết dữ liệu c.

Công cụ nhập liệu tự động - Dùng AutoFill: AutoFill cho phép nhập liệu tự động theo mẫu có sẵn. Các dạng AutoFill trong Excel gồm: o Tự động lặp lại giá trị đã được nhập trước đó. Chức năng này đôi khi cũng gây phiền toái cho người dùng trong trường hợp không muốn lặp lại tự động. Để bật hoặc tắt chức năng này, ta thực hiện: File tab  Options  Advancedchọn (bật) hoặc bỏ chọn(tắt) tại checkbox Enable AutoComplete for cell values.

o Bật tắt Fill handle: fill handle là chức năng tự động cài đặt trong Excel cho phép người dùng sao chép công thức , dữ liệu cho các dòng, cột một cách tự động. Tuy nhiên, chúng ta cũng có thể tắt chức năng này bằng cách vào File tabOptionsAdvancedEnable fill handle and cell drag-and-drop.  Điền dữ liệu cho dòng/cột liền kề: chức năng này cho phép người dùng sao chép dữ liệu sang cột hoặc dòng kế của dữ liệu đang có một cách nhanh chóng. Thực hiện: chọn cột/dòng (trống) liền kề của dữ liệu, chọn biểu tượng tương ứng trên tab Home EditingFill  chọn vị trí để điền dữ liệu: Down/Right/Up/Left.

Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản  Trường hợp muốn tạo một dãy dữ liệu tự động, chúng ta dùng GIÁ TRỊ NHẬP VÀO GIÁ TRỊ MỞ RỘNG 1, 2, 3 4, 5, 6,. Mon Tue, Wed, Thu,. Thực hiện:  Chọn ô đầu tiên trong dãy nhập giá trị đầu tiên của dãy  Home EditingFillSeriesmàn hình xuất hiện Trang 155 Ths. Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản Monday Tuesday, Wednesday, Thursday,.

Jan Feb, Mar, Apr,. Jan, Apr Jul, Oct, Jan,. Jan-07, Apr-07 Jul-07, Oct-07, Jan-08,. 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct,.

1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,. Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,. text1, textA text2, textA, text3, textA,. 1st Period 2nd Period, 3rd Period,.

Product 1 Product 2, Product 3,.  Linear : tạo một dãy được tính toán bằng cách cộng thêm giá trị vào cho mỗi ô tính kế tiếp trong Step value.  Growth: tạo một dãy tính toán bằng cách nhân giá trị cho mỗi ô tính kế tiếp với giá trị trong Step value.  Date: tạo một dãy ngày tăng dần theo giá trị xác định trong Step Value và đơn vị trong Date unit.

 AutoFill: tạo một dãy dữ liệu giống nhau bằng cách di chuyển ký hiệu Fill handle trên bảng tính. o Điền tự động chuỗi số, ngày, tháng năm và các chuỗi ký tự định dạng khác: chức năng này cho phép người dùng nhập một dãy giá trị theo thứ tự tăng dần của dãy giá trị biết trước. Bảng sau cho gợi ý của các giá trị nhập vào tương ứng với giá trị mở rộng. Các thao tác trên worksheet a.

Thêm một worksheet Trang 156 Ths. Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản - Click Insert Worksheet ở button bên phải của worksheet hiện hành - Hoặc R_Click trên tên sheet, chọn Insert  xuất hiện hộp thoại Insert  chọn Worksheet. Xóa worksheet - R_Click trên tab worksheet cần xóa  Delete c. Đổi tên worksheet - R_Click trên worksheet cần đổi tênchọn Rename gõ tên mới  enter - Hoặc double_click trên worksheetgõ tên mớienter.

Sao chép worksheet - Chọn worksheet cần thao tác chọn Move or Copy, màn hình xuất hiện. Thực hiện trình tự các thao tác từ 1 đến 3 như hình và nhấn OK. - Nếu muốn di chuyển worksheet thực hiện thao tác 1 và 2 rồi nhấn OK. Chọn tên tập tin chứa worksheet sau khi copy.

Mặc định là tên workbook hiện hành. Chọn vị trí đặt worksheet 3. Chọn Create a copy nếu muốn tạo ra bảng copy trên cùng một cùng một tập tin e. Quản lý nội dung trên bảng tính - Chọn toàn bộ nội dung bảng tính: click chọn góc trên cùng của bảng tính (bên trái cột A và phía trên dòng 1).

- Chọn dòng/cột: click trên tên dòng(vd: 1) /tên cột muốn chọn (vd: A) - Thay đổi độ rộng dòng/cột vừa khít với nội dung: đưa chuột vào cạnh trên/dưới của dòng hay cạnh trái/phải của cột rồi double click. Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản f. Tìm và thay thế dữ liệu - Click Find & Select trên nhóm Editing của tab Home - Chọn Find hoặc Replace, hộp thoại xuất hiện 1.Nhập nội dung cần tìm 2.Nhập nội dung cần thay thế 5. In Worksheet hay Workbook Một workbook có thể chứa nhiều worksheets dữ liệu riêng lẻ.

Chúng ta có thể in tất cả hay một phần worksheet, hay worksheet bất kỳ được chọn hoặc tất cả worksheet có nội dung ở cùng một thời điểm. Mặc định, Excel chỉ in Worksheet hiện hành. Để thực hiện lệnh in, chọn File  Print hoặc nhấn Ctrl + P, hộp thoại xuất hiện. Thực hiện theo các hướng dẫn sau: Trang 158 Ths.

Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản - Thực hiện chọn các thông số như hình và nhấn nút Print. - Trường hợp muốn thiết lập thêm các định dạng khác cho trang in như cho xuất hiện header/footer hay tiêu đề trang, v., ta click chọn Page Setup để tùy chỉnh. Thiết lập tùy chọn trong Page Setup - Ribbon Page Layout Page Setup, màn hình xuất hiện Trang 159 Ths. Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản o Tab Page:  Orientation: chọn Portrait (trang thẳng đứng)/ chọn Landscape(trang nằm ngang)  Scaling: xác định tỉ lệ trang in.

Ta có thể nén nội dung in vào một/một số trang và có thể thu nhỏ hay phóng to tài liệu khi in. o Tab Margin:  Nhập các giá trị vào Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải), Header (lề tiêu đề đầu) Trang 160 Ths. Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản o Tab Header/Footer: Header chứa các thông tin xuất hiện ở đầu mỗi trang và Footer chứa các thông tin cuối trang Tùy chỉnh Header và Footer, ta vào Custom Header hay Custom Footer Trang 161 Ths. Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản Các ký hiệu trong cửa sổ Custom và ý nghĩa được mô tả bằng bảng sau: Biểu tƣợng Ký hiệu Chức năng Format text Định dạng nội dung cho Header/Footer &[Page] Hiển thị số trang &[Pages] Hiển thị tổng số trang &[Date] Hiển thị ngày tháng năm &[Time] Hiển thị giờ &[Path]&[File] Hiển thị đường dẫn đầy đủ đến nơi lưu tập tin và tên tập tin &[File] Hiển thị tên tập tin &[Tab] Hiển thị tên sheet Chèn hình ảnh online - Different Odd & Even Pages: đặt nội dung header/ footer khác nhau cho các trang chẵn và các trang lẻ.

- Different First Page: đặt nội dung của header/ footer ở trang đầu tiên khác với header/ footer của các trang còn lại trong tài liệu. - Scale With Document: kích thước chữ của header/ footer sẽ tăng giảm theo tài liệu khi tài liệu sử dụng chức năng in có sử dụng tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ. - Align With Page Margins: lề trái và lề phải của header/ footer canh đều với lề trái và lề phải của tài liệu. o Tab Sheet: Trang 162 Ths.

Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản - Print area: quét vùng cần in - Print titles: chọn nội dung tiêu đề sẽ được lặp lại cho mỗi trang o Rows to repeat at top: dòng lặp lại trên cùng o Columns to repeat at left: cột lặp lại bên trái - Gridlines: lựa chọn nếu muốn in đường lưới cho bảng tính - Page order: chọn thứ tự in nội dung các trang. Thao tác trên Cell 5. Các thao tác trên cell a. Di chuyển giữa các ô - Lên cell phía trên: nhấn phím mũi tên lên ( Up Arrow key) - Xuống cell phía dưới: nhấn phím mũi tên xuống (Down Arrow key) - Di chuyển sang ô bên trái: nhấn phím mũi tên trái (Left Arrow key) - Di chuyển sang ô bên phải: nhấn phím mũi tên phải (Right Arrow key) hoặc nhấn phím Tab.