Giáo Trình Office 2013: Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Excel Cơ Bản

Giáo trình nghiên cứu office 2013 cơ bản phần 2 trần duy thanh, trình bày lý thuyết rõ ràng, minh họa ví dụ thực tế, phù hợp sinh viên .

• Tác giả: Trần Duy Thanh
• Trường học: University of Economics and Law
• Chuyên ngành: Office 2013
• Đề tài: Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Excel Cơ Bản Trong Office 2013
• Loại tài liệu: Giáo Trình

Mục lục chi tiết

• 5. CHƯƠNG 5: Giới thiệu Microsoft Excel

Tóm tắt

I. Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Excel Cơ Bản Trong Office 2013

Microsoft Excel là một phần mềm lập bảng tính mạnh mẽ trong bộ Office 2013. Phần mềm này giúp người dùng thực hiện các tác vụ như tính toán, phân tích số liệu và lập báo cáo một cách dễ dàng. Việc nắm vững các tính năng cơ bản của Excel sẽ giúp tối ưu hóa công việc hàng ngày.

1.1. Giới thiệu về Microsoft Excel 2013

Excel 2013 cung cấp nhiều tính năng mới, giúp người dùng dễ dàng hơn trong việc xử lý dữ liệu. Các tính năng như Ribbon, Workbook và Worksheet là những khái niệm cơ bản cần nắm vững.

1.2. Các tính năng nổi bật trong Excel 2013

Excel 2013 có nhiều tính năng mới như khả năng tạo đồ thị, lập báo cáo và tự động hóa công việc thông qua macro. Những tính năng này giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

II. Vấn Đề Thường Gặp Khi Sử Dụng Excel 2013

Khi sử dụng Excel 2013, người dùng thường gặp phải một số vấn đề như nhập liệu sai, định dạng không chính xác và khó khăn trong việc tìm kiếm dữ liệu. Những vấn đề này có thể gây cản trở trong quá trình làm việc.

2.1. Nhập liệu sai và cách khắc phục

Nhập liệu sai là một trong những vấn đề phổ biến. Để khắc phục, người dùng cần kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi nhập và sử dụng các công cụ như Data Validation để hạn chế lỗi.

2.2. Định dạng không chính xác trong Excel

Định dạng không chính xác có thể làm cho dữ liệu khó đọc. Người dùng nên sử dụng các tùy chọn định dạng trong tab Home để đảm bảo dữ liệu được trình bày rõ ràng.

III. Phương Pháp Sử Dụng Excel Cơ Bản Hiệu Quả

Để sử dụng Excel 2013 hiệu quả, người dùng cần nắm vững các phương pháp cơ bản như nhập dữ liệu, sử dụng công thức và định dạng ô. Những phương pháp này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.

3.1. Cách Nhập Dữ Liệu Đúng Cách

Nhập dữ liệu đúng cách là rất quan trọng. Người dùng nên sử dụng các phím tắt và công cụ nhập liệu tự động để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

3.2. Sử Dụng Công Thức Trong Excel

Công thức là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Excel. Người dùng cần nắm vững cách sử dụng các hàm cơ bản như SUM, AVERAGE và IF để thực hiện các phép tính nhanh chóng.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Excel 2013 Trong Công Việc

Excel 2013 không chỉ là công cụ tính toán mà còn là một phần mềm hữu ích trong việc phân tích dữ liệu và lập báo cáo. Việc ứng dụng Excel trong công việc hàng ngày sẽ giúp nâng cao hiệu quả làm việc.

4.1. Lập Báo Cáo Tự Động Với Excel

Excel cho phép người dùng tạo báo cáo tự động thông qua việc sử dụng PivotTables và biểu đồ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác của báo cáo.

4.2. Phân Tích Dữ Liệu Với Excel

Phân tích dữ liệu là một trong những ứng dụng quan trọng của Excel. Người dùng có thể sử dụng các công cụ phân tích như Solver và What-If Analysis để đưa ra quyết định chính xác.

V. Kết Luận Về Việc Sử Dụng Excel 2013

Việc sử dụng Excel 2013 một cách hiệu quả sẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc. Nắm vững các tính năng cơ bản và ứng dụng thực tiễn của Excel là rất cần thiết.

5.1. Tương Lai Của Excel Trong Công Việc

Excel sẽ tiếp tục là một công cụ quan trọng trong công việc. Việc cập nhật các tính năng mới và cải tiến sẽ giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn.

5.2. Khuyến Nghị Để Nâng Cao Kỹ Năng Sử Dụng Excel

Người dùng nên tham gia các khóa học trực tuyến và thực hành thường xuyên để nâng cao kỹ năng sử dụng Excel. Điều này sẽ giúp cải thiện hiệu suất làm việc và khả năng phân tích dữ liệu.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản CHƢƠNG 5. Giới thiệu Microsoft Excel Excel là một phần mềm lập bảng tính nằm trong bộ Office của Microsoft. Excel giúp người dùng dễ dàng: - Tính toán, phân tích số liệu - Lập thống kê, báo cáo - Truy xuất dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác - Lập đồ thị thống kê và sơ đồ - Tạo macro để tự động hóa các công việc thường nhật - Và nhiều tính năng ứng dụng trong từng lĩnh vực khác nhau… Các từ khóa cần làm quen và ý nghĩa của chúng: - Workbook: là một file dữ liệu có nhiều bảng tính(worksheet) - Worksheet(còn gọi là sheet): là một bảng tính, số dòng hiện tại của một worksheet là 1,048,576 và số cột là16,384. - Chart sheet: là sheet chứa đồ thị.

- Ribbon: Nhóm các lệnh trên menu truyền thống thành các cụm lệnh để dễ dàng truy cập trên màn hình. Có các nhóm Ribbon chính: HOME, INSERT, PAGE LAYOUT, FORMULAS, DATA, REVIEW, VIEW. Các thành phần trong cửa sổ Excel Trang 152 Ths. Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản 5.

Các kiểu dữ liệu và cách nhập Các kiểu dữ liệu Các kiểu dữ liệu cơ bản thường dùng trong Excel gồm: kiểu ký tự, kiểu số, kiểu ngày tháng. Mặc định, khi nhập liệu trong Excel, kiểu ký tự sẽ tự động gióng hàng trái, kiểu số và kiểu ngày sẽ gióng hàng phải. - Nhập dữ liệu cố định: click chuột/di chuyển chuột bằng phím tab/ key up/ key down đến cell cần nhập  nhập dữ liệu  enter. - Nhập các ký tự đặc biệt: Insert  Symbol  chọn bảng mã  chọn ký hiệuInsert - Nhập dữ liệu bằng công thức: bắt đầu là dấu = hoặc +, theo sau là địa chỉ ô dữ liệu cùng với các toán tử hoặc hàm (hàm sẽ được trình bày ở phần sau) Kiểu số Kiểu ký tự Kiểu ngày c Các lƣu ý: - Nếu nhập số mà không cần tính toán, nên định dạng kiểu Text trước khi nhập: vào Home Number Text  OK.

- Nhập ngày và thời gian: cần định dạng mặc định trong Control Panel Regional and Language Options trước khi nhập. - Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P vào sau thời gian nhập vào, nếu không Excel tự hiểu là AM. Ví dụ 6:30 AM hoặc 5:15 PM. - Để nhập cùng một nội dung cho nhiều ô  chọn các ô nhập liệu tại ô đầu tiênnhấn <Ctrl+Enter>.

Hủy bỏ thao tác nhập liệu - Nhấn Ctrl-Z: hủy dữ liệu vừa nhập - Nhấn Ctrl-Y: phục hồi lại lệnh vừa hủy b. Hiệu chỉnh nội dung ô - Hiệu chỉnh: Chọn ô cần hiệu chỉnh  nhấn F2nhập nội dung mới. Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản - Xóa nội dung: chọn các ô cần xóa nội dung  nhấn Delete. Cách này chỉ xóa dữ liệu, định dạng của ô vẫn còn - Để xóa định dạng: chọn các ô cần xóa nội dung  Home Clear chọn tùy chọn:  Clear All: xóa tất cả nội dung và định dạng  Clear Formats: chỉ xóa định dạng  Clear Contents: chỉ xóa nội dung  Clear Comments: xóa chú thích của ô  Clear Hyperlinks: xóa liên kết dữ liệu c.

Công cụ nhập liệu tự động - Dùng AutoFill: AutoFill cho phép nhập liệu tự động theo mẫu có sẵn. Các dạng AutoFill trong Excel gồm: o Tự động lặp lại giá trị đã được nhập trước đó. Chức năng này đôi khi cũng gây phiền toái cho người dùng trong trường hợp không muốn lặp lại tự động. Để bật hoặc tắt chức năng này, ta thực hiện: File tab  Options  Advancedchọn (bật) hoặc bỏ chọn(tắt) tại checkbox Enable AutoComplete for cell values.

o Bật tắt Fill handle: fill handle là chức năng tự động cài đặt trong Excel cho phép người dùng sao chép công thức , dữ liệu cho các dòng, cột một cách tự động. Tuy nhiên, chúng ta cũng có thể tắt chức năng này bằng cách vào File tabOptionsAdvancedEnable fill handle and cell drag-and-drop.  Điền dữ liệu cho dòng/cột liền kề: chức năng này cho phép người dùng sao chép dữ liệu sang cột hoặc dòng kế của dữ liệu đang có một cách nhanh chóng. Thực hiện: chọn cột/dòng (trống) liền kề của dữ liệu, chọn biểu tượng tương ứng trên tab Home EditingFill  chọn vị trí để điền dữ liệu: Down/Right/Up/Left.

Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản  Trường hợp muốn tạo một dãy dữ liệu tự động, chúng ta dùng GIÁ TRỊ NHẬP VÀO GIÁ TRỊ MỞ RỘNG 1, 2, 3 4, 5, 6,. Mon Tue, Wed, Thu,. Thực hiện:  Chọn ô đầu tiên trong dãy nhập giá trị đầu tiên của dãy  Home EditingFillSeriesmàn hình xuất hiện Trang 155 Ths. Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản Monday Tuesday, Wednesday, Thursday,.

Jan Feb, Mar, Apr,. Jan, Apr Jul, Oct, Jan,. Jan-07, Apr-07 Jul-07, Oct-07, Jan-08,. 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct,.

1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,. Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,. text1, textA text2, textA, text3, textA,. 1st Period 2nd Period, 3rd Period,.

Product 1 Product 2, Product 3,.  Linear : tạo một dãy được tính toán bằng cách cộng thêm giá trị vào cho mỗi ô tính kế tiếp trong Step value.  Growth: tạo một dãy tính toán bằng cách nhân giá trị cho mỗi ô tính kế tiếp với giá trị trong Step value.  Date: tạo một dãy ngày tăng dần theo giá trị xác định trong Step Value và đơn vị trong Date unit.

 AutoFill: tạo một dãy dữ liệu giống nhau bằng cách di chuyển ký hiệu Fill handle trên bảng tính. o Điền tự động chuỗi số, ngày, tháng năm và các chuỗi ký tự định dạng khác: chức năng này cho phép người dùng nhập một dãy giá trị theo thứ tự tăng dần của dãy giá trị biết trước. Bảng sau cho gợi ý của các giá trị nhập vào tương ứng với giá trị mở rộng. Các thao tác trên worksheet a.

Thêm một worksheet Trang 156 Ths. Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản - Click Insert Worksheet ở button bên phải của worksheet hiện hành - Hoặc R_Click trên tên sheet, chọn Insert  xuất hiện hộp thoại Insert  chọn Worksheet. Xóa worksheet - R_Click trên tab worksheet cần xóa  Delete c. Đổi tên worksheet - R_Click trên worksheet cần đổi tênchọn Rename gõ tên mới  enter - Hoặc double_click trên worksheetgõ tên mớienter.

Sao chép worksheet - Chọn worksheet cần thao tác chọn Move or Copy, màn hình xuất hiện. Thực hiện trình tự các thao tác từ 1 đến 3 như hình và nhấn OK. - Nếu muốn di chuyển worksheet thực hiện thao tác 1 và 2 rồi nhấn OK. Chọn tên tập tin chứa worksheet sau khi copy.

Mặc định là tên workbook hiện hành. Chọn vị trí đặt worksheet 3. Chọn Create a copy nếu muốn tạo ra bảng copy trên cùng một cùng một tập tin e. Quản lý nội dung trên bảng tính - Chọn toàn bộ nội dung bảng tính: click chọn góc trên cùng của bảng tính (bên trái cột A và phía trên dòng 1).

- Chọn dòng/cột: click trên tên dòng(vd: 1) /tên cột muốn chọn (vd: A) - Thay đổi độ rộng dòng/cột vừa khít với nội dung: đưa chuột vào cạnh trên/dưới của dòng hay cạnh trái/phải của cột rồi double click. Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản f. Tìm và thay thế dữ liệu - Click Find & Select trên nhóm Editing của tab Home - Chọn Find hoặc Replace, hộp thoại xuất hiện 1.Nhập nội dung cần tìm 2.Nhập nội dung cần thay thế 5. In Worksheet hay Workbook Một workbook có thể chứa nhiều worksheets dữ liệu riêng lẻ.

Chúng ta có thể in tất cả hay một phần worksheet, hay worksheet bất kỳ được chọn hoặc tất cả worksheet có nội dung ở cùng một thời điểm. Mặc định, Excel chỉ in Worksheet hiện hành. Để thực hiện lệnh in, chọn File  Print hoặc nhấn Ctrl + P, hộp thoại xuất hiện. Thực hiện theo các hướng dẫn sau: Trang 158 Ths.

Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản - Thực hiện chọn các thông số như hình và nhấn nút Print. - Trường hợp muốn thiết lập thêm các định dạng khác cho trang in như cho xuất hiện header/footer hay tiêu đề trang, v., ta click chọn Page Setup để tùy chỉnh. Thiết lập tùy chọn trong Page Setup - Ribbon Page Layout Page Setup, màn hình xuất hiện Trang 159 Ths. Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản o Tab Page:  Orientation: chọn Portrait (trang thẳng đứng)/ chọn Landscape(trang nằm ngang)  Scaling: xác định tỉ lệ trang in.

Ta có thể nén nội dung in vào một/một số trang và có thể thu nhỏ hay phóng to tài liệu khi in. o Tab Margin:  Nhập các giá trị vào Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải), Header (lề tiêu đề đầu) Trang 160 Ths. Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản o Tab Header/Footer: Header chứa các thông tin xuất hiện ở đầu mỗi trang và Footer chứa các thông tin cuối trang Tùy chỉnh Header và Footer, ta vào Custom Header hay Custom Footer Trang 161 Ths. Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản Các ký hiệu trong cửa sổ Custom và ý nghĩa được mô tả bằng bảng sau: Biểu tƣợng Ký hiệu Chức năng Format text Định dạng nội dung cho Header/Footer &[Page] Hiển thị số trang &[Pages] Hiển thị tổng số trang &[Date] Hiển thị ngày tháng năm &[Time] Hiển thị giờ &[Path]&[File] Hiển thị đường dẫn đầy đủ đến nơi lưu tập tin và tên tập tin &[File] Hiển thị tên tập tin &[Tab] Hiển thị tên sheet Chèn hình ảnh online - Different Odd & Even Pages: đặt nội dung header/ footer khác nhau cho các trang chẵn và các trang lẻ.

- Different First Page: đặt nội dung của header/ footer ở trang đầu tiên khác với header/ footer của các trang còn lại trong tài liệu. - Scale With Document: kích thước chữ của header/ footer sẽ tăng giảm theo tài liệu khi tài liệu sử dụng chức năng in có sử dụng tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ. - Align With Page Margins: lề trái và lề phải của header/ footer canh đều với lề trái và lề phải của tài liệu. o Tab Sheet: Trang 162 Ths.

Trần Duy Thanh([e-mail]) Giáo Trình Office 2013 cơ bản - Print area: quét vùng cần in - Print titles: chọn nội dung tiêu đề sẽ được lặp lại cho mỗi trang o Rows to repeat at top: dòng lặp lại trên cùng o Columns to repeat at left: cột lặp lại bên trái - Gridlines: lựa chọn nếu muốn in đường lưới cho bảng tính - Page order: chọn thứ tự in nội dung các trang. Thao tác trên Cell 5. Các thao tác trên cell a. Di chuyển giữa các ô - Lên cell phía trên: nhấn phím mũi tên lên ( Up Arrow key) - Xuống cell phía dưới: nhấn phím mũi tên xuống (Down Arrow key) - Di chuyển sang ô bên trái: nhấn phím mũi tên trái (Left Arrow key) - Di chuyển sang ô bên phải: nhấn phím mũi tên phải (Right Arrow key) hoặc nhấn phím Tab.