Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế, các doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước áp lực cạnh tranh gay gắt không chỉ từ các đơn vị nội địa mà còn từ các tập đoàn đa quốc gia có tiềm lực mạnh về vốn, thương hiệu và trình độ quản trị. Để duy trì vị thế và nâng cao năng lực cạnh tranh, nhiều doanh nghiệp tiến hành tái cấu trúc mô hình hoạt động, định hình lại sứ mệnh, mục tiêu chiến lược và hoàn thiện cơ chế quản lý nội bộ. Trong chu trình đó, thông tin tài chính - kế toán trở thành nguồn lực thiết yếu, bảo đảm tính minh bạch, hỗ trợ thiết lập các thiết chế tài chính vững chắc, nâng cao uy tín doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích của các bên liên quan.

Đề tài khóa luận tốt nghiệp "Accounting Practices at V&S Sourcing Company Limited" (Thực tế công tác kế toán tại Công ty TNHH V&S Sourcing) được thực hiện bởi sinh viên Phan Thị Kim Lài (MSSV: K184050675, Lớp K18405CA, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế – Luật, Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh) dưới sự hướng dẫn khoa học của ThS. Trần Thanh Thủy Ngọc và sự hỗ trợ chuyên môn từ Công ty TNHH Grant Thornton Việt Nam (Bộ phận Dịch vụ Quy trình Kinh doanh – Business Process Solution/Outsourcing).

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:

  1. Phân tích đặc điểm hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức và các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH V&S Sourcing (được giải quyết tại Chương 1).
  2. Nghiên cứu, tổng hợp và phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán tài chính tại đơn vị, làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán các phần hành kế toán trọng yếu, từ đó nhận diện ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân (được giải quyết tại Chương 2).
  3. Đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tài chính tại Công ty TNHH V&S Sourcing trong bối cảnh tái cấu trúc và phát triển kinh doanh (được giải quyết tại Chương 3).

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH V&S Sourcing, bao gồm các phần hành: kế toán hàng hóa; kế toán tài sản cố định; kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương; kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh; kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ phải thu và phải trả.
  • Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu dữ liệu thực tế của Công ty TNHH V&S Sourcing thông qua quá trình cung cấp dịch vụ kế toán - gia công quy trình kinh doanh tại Công ty TNHH Grant Thornton Việt Nam (Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Đề tài thu thập và phân tích dữ liệu kế toán phát sinh trong Quý 1 năm 2022, kết hợp quá trình thực tập thực tế từ ngày 01/11/2021 đến ngày 28/01/2022 (và hoàn thiện báo cáo từ ngày 13/03/2022 đến ngày 03/05/2022).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và chính sách kế toán áp dụng: Khóa luận căn cứ vào hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS), Luật Kế toán hiện hành và Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Các chính sách kế toán cụ thể tại đơn vị bao gồm:

  • Đơn vị tiền tệ hạch toán: Đồng Việt Nam (VND). Các nghiệp vụ ngoại tệ được quy đổi theo nguyên tắc và tỷ giá quy định.
  • Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm; kỳ lập báo cáo thực hiện theo quý.
  • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên; giá trị hàng tồn kho xác định theo phương pháp bình quân gia quyền (Weighted average cost); nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá áp dụng cho hàng kém phẩm chất, chậm luân chuyển.
  • Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT): Phương pháp khấu trừ.
  • Hình thức sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chung (General Journal) xử lý trên hệ thống tập tin tổng hợp (Master file Excel) kết hợp các phần mềm hóa đơn điện tử (FPT.eInvoice, S-Invoice) và phần mềm Hỗ trợ Kê khai thuế (HTKK), nộp thuế qua cổng thông tin thuedientu.vn.
  • Hệ thống báo cáo tài chính: Lập theo quy định gồm Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01a – DNN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03 – DNN) và Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09 – DNN).

Phương pháp nghiên cứu:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu (Document research): Đọc, tổng hợp và phân tích giáo trình, tài liệu chuyên ngành kế toán - kiểm toán, các văn bản pháp luật, thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính và quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
  • Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu (Data collection): Thu thập số liệu kế toán thực tế, chứng từ gốc, sổ sách kế toán chi tiết, bảng kê tổng hợp phát sinh từ quá trình thực hiện dịch vụ outsourcing tại Grant Thornton Việt Nam để chọn lọc minh họa cho báo cáo.
  • Phương pháp phỏng vấn (Interview method): Phỏng vấn trực tiếp cán bộ phụ trách (Senior) và các chuyên viên tại bộ phận Business Process Solution nhằm làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ, phương thức xử lý sai lệch số liệu và kinh nghiệm thực tiễn.

Nội dung chính theo từng chương

Chapter 1: Overview about V&S Sourcing Co. (Tổng quan về Công ty TNHH V&S Sourcing)

Chương 1 trình bày thông tin tổng quát về pháp lý, lịch sử hình thành, cơ cấu quản lý và tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH V&S Sourcing:

  • Thông tin doanh nghiệp: Tên đầy đủ là Công ty TNHH V&S Sourcing Việt Nam (V&S Sourcing Co. Ltd VN), mã số thuế 0316355591, do Chi cục Thuế Quận 3 quản lý, người đại diện pháp luật là ông Nguyễn Thế Sơn. Vốn điều lệ đạt 3 tỷ đồng; trụ sở đặt tại Tầng 14, Tòa nhà HM Town, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 05, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh. Doanh nghiệp bắt đầu hoạt động từ ngày 30/06/2015.
  • Lĩnh vực hoạt động: Quản trị và vận hành chuỗi cung ứng hàng hóa cho người tiêu dùng. Ngành nghề chính gồm bán buôn vải, hàng may mặc sẵn, giày dép, máy móc thiết bị nông nghiệp, vật liệu và thiết bị lắp đặt xây dựng, thực phẩm, thiết bị y tế và đồ điện gia dụng. Thị trường phân phối mở rộng trong nước và xuất khẩu sang Mỹ, Anh, EU.
  • Cơ cấu tổ chức quản lý: Gồm Ban Giám đốc (Board of Director) lãnh đạo chung; các phòng ban chức năng gồm Phòng Kế toán (Accounting department), Phòng Kinh doanh (Business department), Phòng Bán hàng (Sales department), Phòng Giao nhận (Delivery department), Phòng Tư vấn (Consulting department), Phòng Marketing, Phòng Nhân sự (HR department) và Phòng Công nghệ thông tin (IT department).
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Gồm Kế toán trưởng (Chief accountant), Kế toán tổng hợp (General accounting), Kế toán chi phí (Cost accounting), Kế toán thanh toán (Accounting payment), Kế toán phải trả (Accounts payable), Kế toán phải thu (Accounts receivable), Kế toán tài sản cố định (Fixed asset accounting), Kế toán thuế (Tax accounting) và Thủ quỹ (Treasurer).
  • Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán: Sử dụng hệ thống chứng từ lao động tiền lương (bảng chấm công 01-LĐTL, bảng thanh toán lương 02-LĐTL, chứng từ BHXH C03-BH, C04-BH), chứng từ hàng tồn kho (phiếu nhập 01-VT, phiếu xuất 02-VT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03-VT-3LL), chứng từ bán hàng (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng) và chứng từ tiền tệ (phiếu thu 01-TT, phiếu chi 02-TT, giấy thanh toán tạm ứng 04-TT).

Chapter 2: Current Status of Accounting at V&S Sourcing Company Limited (Thực trạng công tác kế toán tại Công ty TNHH V&S Sourcing)

Chương 2 đi sâu phân tích quy trình và kỹ thuật hạch toán tại từng phần hành kế toán cụ thể:

1. Kế toán hàng hóa (Accounting for merchandise):

  • Hoạt động mua hàng thực hiện theo phương thức chuyển hàng (shipping method): người bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng (PO) để giao hàng trực tiếp đến địa điểm chỉ định. Thời điểm ghi nhận mua hàng là khi doanh nghiệp nhận được hàng và chấp nhận thanh toán.
  • Nguyên giá hàng mua nhập kho được xác định theo nguyên tắc giá gốc: $$\text{Giá thực tế hàng mua} = \text{Giá thanh toán cho người bán} + \text{Thuế nhập khẩu} + \text{Chi phí thu mua} - \text{Chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng trả lại}$$
  • Khi có sự sai lệch giữa đơn đặt hàng (PO) và hóa đơn: nếu số lượng/đơn giá trên hóa đơn thấp hơn PO thì kế toán thực hiện nhận hàng theo thực tế; nếu số lượng/đơn giá cao hơn PO thì chỉ thanh toán sau khi đối soát hoặc yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh; trường hợp sai sót thông tin pháp lý bắt buộc trả lại toàn bộ lô hàng. Phí dịch vụ hỗ trợ (Support Service Fee) thu từ khách hàng được ghi nhận khi nhận hóa đơn của nhà cung cấp bên thứ ba.

2. Kế toán tài sản cố định (Accounting for fixed assets):

  • Nguyên giá TSCĐ hữu hình tuân thủ Chuẩn mực kế toán số 03 (VAS 03). Đối với chi phí lãi vay liên quan đến mua sắm TSCĐ, công ty không vốn hóa vào nguyên giá mà hạch toán trực tiếp vào chi phí do đánh giá giá trị không trọng yếu.
  • Quản lý mã tài sản gồm 8 chữ số; tài sản có nhiều bộ phận cấu thành mang chức năng riêng biệt được cấp mã tài sản chính dạng xxxxxxx-0 và mã tài sản phụ dạng xxxxxxx-1.
  • Tài khoản sử dụng gồm TK 211 (chi tiết 21139000 - Phương tiện vận tải, 21189000 - TSCĐ hữu hình khác), TK 133 (chi tiết 13319100, 13329000) và TK 331 (chi tiết 33119100, 33119200). Ví dụ nghiệp vụ ngày 15/01/2022: mua ô tô Honda City CVT (Hợp đồng số 08912/18P, PO số 0082003460, Hóa đơn GTGT số 0045522-PT/18P, tạo mã tài sản trên hệ thống SAP là 3890002506-0); trích khấu hao máy in Lexmark MX910de (mã tài sản 3890001719-0, nguyên giá 67.545.000 VND, đưa vào sử dụng từ ngày 15/12/2021).

3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương (Accounting for payroll):

  • Doanh nghiệp phân chia quỹ lương thành lương chính và lương phụ. Các hình thức tính lương bao gồm lương theo thời gian, lương theo sản phẩm ($\text{Lương SP} = \text{Số lượng SP hoàn thành} \times \text{Đơn giá}$) và lương khoán ($\text{Lương khoán} = \text{Mức khoán} \times \text{Tỷ lệ hoàn thành}$). Lương làm thêm giờ tính theo hệ số 150%, 200% hoặc 300%.
  • Tỷ lệ trích các quỹ bảo hiểm và kinh phí công đoàn được thực hiện theo bảng sau:
Tên quỹ trích theo lương Tổng tỷ lệ trích (%) Tỷ lệ tính vào chi phí DN (%) Tỷ lệ trừ vào lương NLĐ (%)
Bảo hiểm xã hội (SI) 26,0 17,5 8,0
Bảo hiểm y tế (HI) 4,5 3,0 1,5
Bảo hiểm thất nghiệp (UI) 2,0 1,0 1,0
Kinh phí công đoàn (Trade union) 2,0 2,0 0,0
Tổng cộng 34,0 23,5 10,5
  • Minh họa thực tế: Bảng tổng hợp trích nộp bảo hiểm tháng 12/2021 của đơn vị ghi nhận tổng số tiền trích nộp là 6.629.700 VND.

4. Kế toán doanh thu, chi phí và công nợ (Revenue, expenses and debts):

  • Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu, doanh thu xác định tương đối chắc chắn và doanh nghiệp không còn quyền kiểm soát hàng hóa.
  • Chính sách công nợ: Thời hạn thanh toán áp dụng cho khách hàng Công ty TNHH Okamoto Việt Nam là 60 ngày, Map Pacific Việt Nam là 120 ngày; thời hạn nợ phải trả cho nhà cung cấp dao động từ 30 đến 90 ngày.
  • Tài khoản theo dõi công nợ chi tiết gồm TK 131 (phải thu khách hàng) và TK 331 (phải trả người bán). Định kỳ cuối tháng, kế toán thực hiện kết chuyển doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

Chapter 3: Comments - Recommendations (Nhận xét và kiến nghị)

Chương 3 tổng kết các đánh giá về ưu điểm, tồn tại trong công tác kế toán tại Công ty TNHH V&S Sourcing và đưa ra các kiến nghị hoàn thiện:

  • Đánh giá việc tổ chức chứng từ, luân chuyển thông tin giữa phòng ban kinh doanh, kho vận và bộ phận kế toán outsourcing.
  • Nêu các điều kiện cần thiết để triển khai giải pháp hoàn thiện hệ thống kế toán trên phần mềm và tối ưu hóa quy trình kiểm soát nội bộ đối với chứng từ mua bán hàng.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả thực tế: Khóa luận đã mô tả chi tiết quy trình kế toán từ khâu tiếp nhận đơn hàng, đối soát chứng từ, lập hóa đơn nháp qua phần mềm FPT.eInvoice/S-Invoice, hạch toán Master file trên Excel, kê khai thuế GTGT, TNCN, nhà thầu qua HTKK và nộp báo cáo thuế điện tử qua thuedientu.vn.
  • Số liệu kế toán cụ thể: Phản ánh chính xác các số liệu thực tế tại doanh nghiệp như số tiền trích nộp bảo hiểm tháng 12/2021 (6.629.700 VND), nguyên giá máy in Lexmark MX910de (67.545.000 VND), vốn điều lệ công ty (3 tỷ VND), các điều khoản công nợ khách hàng (60 ngày đối với Okamoto Việt Nam, 120 ngày đối với Map Pacific Việt Nam).
  • Đóng góp của khóa luận: Cung cấp bức tranh thực tế về mô hình dịch vụ kế toán thuê ngoài (outsourcing) của một công ty kiểm toán/dịch vụ doanh nghiệp lớn (Grant Thornton Việt Nam) áp dụng cho khách hàng thuộc lĩnh vực thương mại - chuỗi cung ứng (V&S Sourcing), chỉ ra mối liên hệ giữa lý thuyết hạch toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và thực tiễn xử lý dữ liệu.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế nghiên cứu:
    • Quy trình kiểm tra, soát xét doanh thu và chi phí đòi hỏi tính xét đoán chuyên môn cao của kiểm toán viên và người hành nghề kế toán giàu kinh nghiệm.
    • Yêu cầu nghiêm ngặt về tính bảo mật thông tin khách hàng của công ty dịch vụ kế toán/kiểm toán (Grant Thornton) hạn chế việc công khai toàn bộ hệ thống số liệu chi tiết và các hợp đồng thương mại lớn.
    • Dữ liệu minh họa tập trung chủ yếu vào số liệu quý 1 năm 2022 và giai đoạn thực tập (tháng 11/2021 đến tháng 01/2022).
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu tổ chức công tác kế toán quản trị chi phí, phân tích hiệu quả tài chính chuỗi cung ứng toàn diện cho cả năm tài chính và nghiên cứu ứng dụng hệ thống phần mềm kế toán quản trị tích hợp (ERP) thay thế quy trình quản lý bán thủ công bằng bảng tính Excel.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang chuẩn bị làm khóa luận tốt nghiệp hoặc báo cáo thực tập; chuyên viên kế toán tại các đơn vị cung cấp dịch vụ Business Process Solution/Outsourcing.
  • Nội dung giá trị:
    • Quy trình đối chiếu chứng từ giữa đơn đặt hàng (PO) và hóa đơn nhà cung cấp trong hoạt động thương mại.
    • Kỹ thuật theo dõi, phân loại tài sản cố định và lập mã tài sản đa cấp trên hệ thống quản lý.
    • Phương pháp xây dựng bảng tính lương, trích lập các quỹ bảo hiểm theo tỷ lệ 34% và luân chuyển chứng từ tiền lương.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH V&S Sourcing áp dụng chế độ kế toán nào và hình thức ghi sổ gì?
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung trên hệ thống tập tin Master file Excel kết hợp phần mềm xuất hóa đơn điện tử và phần mềm HTKK.

2. Phương pháp tính giá hàng tồn kho và tính thuế GTGT tại V&S Sourcing là gì?
Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá trị xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền (Weighted average cost), trích lập dự phòng đối với hàng kém phẩm chất/chậm luân chuyển, và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

3. Khi có sự sai lệch về số lượng hoặc giá giữa đơn đặt hàng (PO) và hóa đơn của nhà cung cấp, kế toán xử lý như thế nào?
Nếu số lượng hoặc đơn giá trên hóa đơn thấp hơn PO, kế toán tiến hành nhận hàng theo thực tế. Nếu số lượng hoặc đơn giá trên hóa đơn cao hơn PO, lô hàng chỉ được thanh toán sau khi đối soát hoặc gửi xác nhận giá. Nếu sai thông tin pháp lý khác trên hóa đơn, toàn bộ lô hàng sẽ bị trả lại.

4. Chính sách vốn hóa chi phí lãi vay vào nguyên giá tài sản cố định tại đơn vị được quy định như thế nào?
Mặc dù theo VAS 03 và IFRS chi phí lãi vay phục vụ hình thành TSCĐ đủ điều kiện sẽ được vốn hóa, tại V&S Sourcing các khoản chi phí này không được vốn hóa vào nguyên giá TSCĐ do doanh nghiệp đánh giá giá trị của chúng không trọng yếu.

5. Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn theo lương tại công ty được phân bổ ra sao?
Tổng tỷ lệ trích là 34% (BHXH 26%, BHYT 4,5%, BHTN 2%, Kinh phí công đoàn 2%), trong đó tính vào chi phí của doanh nghiệp là 23,5% và khấu trừ trực tiếp vào thu nhập của người lao động là 10,5%.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp "Accounting Practices at V&S Sourcing Company Limited" của sinh viên Phan Thị Kim Lài phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức công tác kế toán tài chính tại một doanh nghiệp thương mại chuỗi cung ứng thông qua mô hình dịch vụ kế toán thuê ngoài của Grant Thornton Việt Nam. Công trình làm rõ quy trình chứng từ, phương pháp hạch toán các phần hành trọng yếu từ hàng hóa, tài sản cố định, tiền lương đến doanh thu và công nợ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các nhận xét và kiến nghị được xây dựng dựa trên quan sát thực tế, đem lại tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên và người làm công tác kế toán - kiểm toán thực hành.