Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường và bối cảnh Việt Nam hội nhập kinh tế quốc tế sau khi gia nhập WTO, các doanh nghiệp sản xuất và xây lắp phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt. Để tồn tại và phát triển bền vững, doanh nghiệp đòi hỏi phải không ngừng nâng cao năng lực quản trị, hạ giá thành sản phẩm nhưng vẫn duy trì chất lượng công trình. Đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, chi phí nguyên vật liệu là yếu tố cấu thành lớn nhất, thông thường chiếm từ 60% đến 70% tổng giá trị công trình. Do đó, chỉ một biến động nhỏ về chi phí, định mức tiêu hao hoặc sự thất thoát vật tư cũng trực tiếp tác động tới kết quả kinh doanh và khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Trong cơ chế quản trị nội bộ, kế toán là công cụ giám sát, phản ánh và cung cấp thông tin kịp thời về sự vận động của nguyên vật liệu phục vụ điều hành sản xuất kinh doanh.

Khóa luận được thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp, đặc biệt nhấn mạnh đặc thù của ngành xây dựng cơ bản.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo và Xây lắp Cơ điện Bình Minh.
  3. Đánh giá những ưu điểm, chỉ ra những tồn tại, hạn chế trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại đơn vị; từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty.

Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo và Xây lắp Cơ điện Bình Minh.
  • Phạm vi không gian: Phòng Tài chính Kế toán, các kho vật tư và công trường thi công thuộc Công ty Cổ phần Chế tạo và Xây lắp Cơ điện Bình Minh.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu nghiên cứu thực tế tập trung vào Quý 1 năm 2015, kết hợp dữ liệu tài chính so sánh giai đoạn 2013 - 2014.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Về mặt lý luận, khóa luận dựa trên hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam, cụ thể là Chuẩn mực Kế toán số 01 (VAS 01 - Chuẩn mực chung) và Chuẩn mực Kế toán số 02 (VAS 02 - Hàng tồn kho), kết hợp với các văn bản pháp quy về chế độ kế toán doanh nghiệp gồm Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.

Theo khung lý thuyết tác giả trình bày:

  • Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp là đối tượng lao động mang tính chất đặc thù: tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, bị tiêu dùng toàn bộ một lần và chuyển dịch toàn bộ giá trị vào giá trị công trình mới được tạo ra.
  • Nguyên tắc đánh giá: Nguyên vật liệu ghi nhận theo giá gốc (gồm giá mua, thuế không hoàn lại, chi phí thu mua trực tiếp trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá). Việc xác định giá trị xuất kho có thể thực hiện theo các phương pháp: Thực tế đích danh, Nhập trước - Xuất trước (FIFO), Nhập sau - Xuất trước (LIFO), Bình quân gia quyền (cả kỳ, sau mỗi lần nhập, đầu kỳ) hoặc Giá hạch toán (kết hợp hệ số chênh lệch giá).
  • Kế toán chi tiết có thể tổ chức theo 1 trong 3 phương pháp: Phương pháp thẻ song song, Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, hoặc Phương pháp sổ số dư.
  • Kế toán tổng hợp được thực hiện theo phương pháp Kê khai thường xuyên (sử dụng TK 152 và các tài khoản chi phí 621, 627, 641, 642, 241...) hoặc phương pháp Kiểm kê định kỳ (sử dụng TK 611, 151, 152), cùng việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho qua TK 159.
  • Hệ thống sổ kế toán có thể áp dụng theo các hình thức: Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung, Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ, hoặc Hình thức kế toán máy.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với nhân viên kế toán, cán bộ quản lý kho và quản lý công trường để thu thập dữ liệu về quy trình luân chuyển chứng từ và kiểm kê thực tế.
  • Phương pháp thống kê: Thu thập, phân loại, sắp xếp các số liệu về tình hình tài sản, nguồn vốn, nhập - xuất kho nguyên vật liệu.
  • Phương pháp phân tích hoạt động kinh doanh: Khảo sát các chỉ tiêu tài chính, chi phí nhằm nhận diện ưu điểm và hạn chế trong công tác quản lý.
  • Phương pháp so sánh: Đối chiếu các chỉ tiêu tài chính giữa năm 2013 và năm 2014 theo số tuyệt đối và tương đối.
  • Phương pháp hạch toán kế toán chuyên ngành: Sử dụng đồng bộ 4 phương pháp kế toán gồm: Phương pháp chứng từ kế toán, Phương pháp tài khoản kế toán, Phương pháp tính giá và Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu là các tài liệu kế toán nội bộ của Công ty Cổ phần Chế tạo và Xây lắp Cơ điện Bình Minh: Báo cáo tài chính năm 2013 - 2014, Bảng cân đối kế toán ngày 31/12/2013 và 31/12/2014, hệ thống chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư), hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ cái tài khoản và phần mềm kế toán MISA R86.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Chương này dành 36 trang để hệ thống hóa toàn diện các lý thuyết kế toán nguyên vật liệu áp dụng cho doanh nghiệp xây dựng cơ bản:

  • Khái niệm và vai trò: Phân tích đặc điểm nguyên vật liệu trong xây lắp, nơi chi phí vật liệu chiếm 60% - 70% giá trị công trình. Xác định 4 yêu cầu quản lý (thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng) và 7 nhiệm vụ trọng tâm của kế toán nguyên vật liệu.
  • Phân loại và tính giá: Phân loại NVL theo vai trò (nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản, phế liệu), theo nguồn hình thành và theo mục đích sử dụng. Làm rõ nguyên tắc xác định giá trị thực tế nhập kho đối với từng nguồn (mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn, được cấp) và 4 phương pháp tính giá thực tế xuất kho kèm phương pháp giá hạch toán.
  • Kế toán chi tiết và tổng hợp: Trình bày danh mục chứng từ kế toán theo quy định nhà nước (mẫu 01-VT, 02-VT, 03-VT, 06-VT, 07-VT...), quy trình ghi chép của phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và sổ số dư. Đi sâu vào kết cấu TK 152 (gồm các tài khoản cấp 2: 1521, 1522, 1523, 1524, 1526, 1528), sơ đồ hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ (TK 611), kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 159).
  • Hệ thống sổ kế toán: Mô tả cấu trúc và trình tự luân chuyển chứng từ theo 5 hình thức: Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung, Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ và Hình thức kế toán máy.

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo và Xây lắp Cơ điện Bình Minh

Chương này tập trung khảo sát hoạt động thực tế tại doanh nghiệp (từ trang 39 đến trang 88):

  • Khái quát doanh nghiệp: Công ty thành lập ngày 12/08/2010 (Mã số DN: 0104811245; trụ sở tại Hoàng Mai, Hà Nội). Sau 5 năm hoạt động, lực lượng lao động tăng từ 12 người lên 120 người (trình độ đại học chiếm 40%). Ngành nghề chính gồm: thi công xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, lắp đặt hệ thống ống gió, hút lọc bụi, điều hòa không khí. Công ty áp dụng cơ chế khoán linh hoạt: khoán nhân công cho các đội thi công, còn vật tư và máy móc thiết bị do công ty quản lý tập trung.
  • Phân tích tài chính (2013 - 2014): Quy mô tài sản và nguồn vốn của công ty có sự tăng trưởng mạnh:
Chỉ tiêu Năm 2013 (Đồng) Năm 2014 (Đồng) Chênh lệch (+/-) Tỷ lệ tăng (%)
Tổng tài sản 1.394.514.000 3.097.583.000 +1.703.069.000 122,11%
- Tài sản ngắn hạn Chiếm tỷ trọng lớn Tăng mạnh +1.680.761.000 Tăng chủ yếu ở hàng tồn kho
- Tài sản dài hạn Chiếm tỷ trọng nhỏ 59.308.000 +22.308.000 59,68%
Tổng nguồn vốn 1.394.514.000 3.097.583.000 +1.703.069.000 122,11%
- Nợ phải trả 835.000.000 Tăng mạnh Tăng cao Do vay vốn thi công công trình
- Vốn chủ sở hữu 681.000.000 Biến động giảm nhẹ - Không bổ sung nhiều vốn mới

Nguyên nhân gia tăng tài sản đột biến trong năm 2014 được xác định là do doanh nghiệp trúng thầu và triển khai nhiều dự án lớn, đặc biệt là gói thầu thi công lắp đặt hệ thống ống gió cho 3 tòa nhà của Công ty Samsung tại Thái Nguyên.

  • Tổ chức bộ máy kế toán: Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung tại phòng kế toán. Cơ cấu tổ chức gồm: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán TSCĐ và đầu tư dài hạn, Kế toán NVL - CCDC, Kế toán tiền lương, Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, Kế toán nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu, Kế toán vốn bằng tiền.
  • Thực tế hạch toán nguyên vật liệu:
    • Hình thức sổ: Công ty kết hợp hình thức Chứng từ ghi sổ với việc sử dụng phần mềm kế toán MISA R86.
    • Phương pháp kế toán chi tiết: Áp dụng phương pháp Thẻ song song. Tại kho, thủ kho ghi chép số lượng trên Thẻ kho (mẫu S12-DN); tại phòng kế toán, kế toán vật liệu theo dõi cả số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết vật liệu (mẫu S10-DN) và định kỳ lập Bảng tổng hợp chi tiết nhập - xuất - tồn (mẫu S11-DN).
    • Phương pháp kế toán tổng hợp: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên, sử dụng TK 152 và các tài khoản liên quan.
  • Đánh giá chung: Đưa ra các ưu điểm (bộ máy tinh gọn, ứng dụng phần mềm kế toán giúp giảm tải thao tác thủ công, quản lý kho tương đối chặt chẽ) và chỉ rõ các mặt tồn tại (hàng tồn kho tăng quá cao, việc luân chuyển chứng từ từ công trường về phòng kế toán đôi lúc chậm trễ, khâu phân loại mã hóa danh điểm vật liệu chưa hoàn toàn đồng bộ).

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo và Xây lắp Cơ điện Bình Minh

Dựa trên phân tích thực trạng, chương 3 đề xuất định hướng và các giải pháp cụ thể:

  • Sự cần thiết: Xuất phát từ yêu cầu kiểm soát chi phí thi công các dự án lớn, tối ưu hóa lượng vốn đọng trong hàng tồn kho và bảo đảm tính kịp thời của thông tin kế toán.
  • Các nhóm giải pháp đề xuất:
    • Hoàn thiện công tác lập, kiểm tra và quy trình luân chuyển chứng từ ban đầu giữa các đội thi công/công trường và phòng kế toán.
    • Chuẩn hóa hệ thống danh điểm, mã số nguyên vật liệu để tích hợp chặt chẽ hơn trên phần mềm MISA R86.
    • Hoàn thiện phương pháp tính giá và kiểm soát định mức dự trữ vật tư tại kho và công trường nhằm tránh ứ đọng vốn lưu động.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả nghiên cứu cụ thể dựa trên số liệu thực chứng:

  • Khảo sát và tổng hợp bức tranh tài chính của Công ty Cổ phần Chế tạo và Xây lắp Cơ điện Bình Minh qua 2 năm (2013 - 2014), làm rõ tốc độ tăng trưởng tài sản 122,11% gắn liền với đặc điểm thi công các dự án xây lắp lớn (điển hình là công trình Samsung Thái Nguyên).
  • Mô tả chi tiết thực trạng luân chuyển chứng từ và quy trình hạch toán nghiệp vụ nguyên vật liệu tại một doanh nghiệp xây lắp cơ điện quy mô 120 lao động, sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ trên phần mềm MISA R86 kết hợp phương pháp hạch toán chi tiết thẻ song song.
  • Tác giả tự chỉ ra các đóng góp cụ thể cho doanh nghiệp: Nhận diện rủi ro tài chính khi hàng tồn kho và nợ phải trả ngắn hạn tăng quá nhanh trong năm 2014; đưa ra hệ thống kiến nghị có tính ứng dụng thực tế nhằm hoàn thiện việc mã hóa danh điểm vật tư, rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ từ công trường và nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm kế toán trong quản lý nguyên vật liệu.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện dưới dạng nghiên cứu tình huống (case study) tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty Cổ phần Chế tạo và Xây lắp Cơ điện Bình Minh). Dữ liệu hạch toán chi tiết được thu thập tập trung trong Quý 1 năm 2015 và số liệu báo cáo tài chính phân tích dừng lại ở giai đoạn 2013 - 2014. Các giải pháp đề xuất chủ yếu mang tính chất định hướng nghiệp vụ cho nội bộ doanh nghiệp nghiên cứu.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình kế toán chi phí vật tư gắn liền với phương pháp tính giá thành theo từng hạng mục công trình xây lắp dài hạn; khảo sát tác động của việc áp dụng toàn diện các thông tư kế toán mới đối với công tác quản trị rủi ro hàng tồn kho tại các doanh nghiệp cơ điện công trình.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo cho sinh viên, học viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Quản trị tài chính doanh nghiệp:

  • Cung cấp mô hình tham khảo về cách xây dựng khóa luận tốt nghiệp thuộc chuyên ngành kế toán doanh nghiệp xây lắp.
  • Cung cấp hệ thống biểu mẫu, quy trình hạch toán chi tiết (thẻ kho, phiếu nhập/xuất kho, biên bản kiểm nghiệm, bảng phân bổ vật liệu, chứng từ ghi sổ) được vận dụng thực tế trên phần mềm kế toán MISA R86.
  • Làm tài liệu đối sánh thực tiễn cho những người nghiên cứu đề tài về kế toán hàng tồn kho, nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp thi công cơ điện và xây dựng dân dụng.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Chế tạo và Xây lắp Cơ điện Bình Minh áp dụng phương pháp kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu nào? Công ty áp dụng phương pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu (thủ kho theo dõi số lượng trên Thẻ kho S12-DN, kế toán theo dõi số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết S10-DN). Đối với kế toán tổng hợp, công ty áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên, sử dụng tài khoản 152 và các tài khoản chi phí liên quan.

2. Hình thức sổ kế toán và phần mềm kế toán được doanh nghiệp lựa chọn sử dụng là gì? Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ kết hợp với việc vận hành phần mềm kế toán MISA R86 (hình thức kế toán máy).

3. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức nào? Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung tại Phòng Tài chính Kế toán, đứng đầu là Kế toán trưởng, phụ trách các phần hành: Kế toán tổng hợp, Kế toán TSCĐ và đầu tư dài hạn, Kế toán NVL - CCDC, Kế toán tiền lương, Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, Kế toán nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu, Kế toán vốn bằng tiền.

4. Nguyên nhân chính khiến tổng tài sản của công ty năm 2014 tăng 122,11% so với năm 2013 là gì? Tổng tài sản tăng mạnh từ 1.394.514.000 đồng lên 3.097.583.000 đồng chủ yếu do sự gia tăng của tài sản ngắn hạn (đặc biệt là hàng tồn kho). Nguyên nhân do công ty nhận và thực hiện nhiều dự án quy mô lớn trong năm 2014, tiêu biểu là dự án thi công lắp đặt hệ thống ống gió cho 3 tòa nhà của Công ty Samsung tại Thái Nguyên.

5. Cơ chế quản lý thi công và giao khoán nội bộ của công ty đối với các công trình được thực hiện như thế nào? Công ty áp dụng cơ chế khoán nhân công cho các đội xây dựng và khối công trường trực tiếp thi công, trong khi phần vật tư và máy móc thiết bị thi công được công ty chủ động điều hành và quản lý tập trung nhằm kiểm soát chi phí.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Vũ Thị Vân đã hoàn thành việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng cơ bản và phản ánh thực trạng hạch toán tại Công ty Cổ phần Chế tạo và Xây lắp Cơ điện Bình Minh giai đoạn 2013 - 2015. Nghiên cứu chỉ ra bức tranh tài chính tăng trưởng quy mô tài sản gắn liền với dự án lớn, đồng thời phân tích chi tiết quy trình kế toán thẻ song song trên phần mềm MISA R86 theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Các đánh giá và nhóm giải pháp được xây dựng bám sát thực tiễn công tác quản lý vật tư của doanh nghiệp xây lắp cơ điện.