Tổng quan nghiên cứu

Trong ngành xây dựng cơ bản, chi phí nguyên vật liệu luôn chiếm tỷ trọng áp đảo, thường dao động từ 60% đến 70% tổng giá trị dự toán công trình. Bất kỳ sự biến động nào về giá cả hay sai sót trong khâu hạch toán đều tác động trực tiếp đến biên lợi nhuận và sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của đề tài tập trung vào việc nhận diện, phân tích và giải quyết các bất cập trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Xây dựng và Phát triển Thương mại C89. Doanh nghiệp hoạt động trong môi trường thi công phân tán, khối lượng vật tư lớn và biến động liên tục theo từng ngày, từng giờ.

Mục tiêu cụ thể của công trình bao gồm: hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán vật tư theo chế độ kế toán hiện hành; khảo sát, đánh giá thực trạng quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp tính giá và hạch toán tổng hợp - chi tiết nguyên vật liệu tại đơn vị; từ đó đưa ra hệ thống giải pháp mang tính ứng dụng cao. Phạm vi nghiên cứu về không gian được thực hiện tại Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Xây dựng và Phát triển Thương mại C89 (địa chỉ tại số 54, ngõ 195 phố Vũ Xuân Thiều, quận Long Biên, Hà Nội). Phạm vi thời gian tập trung vào chuỗi dữ liệu giai đoạn 2019 - 2021, đi sâu phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 10/2021.

Ý nghĩa thực tiễn của nghiên cứu được thể hiện rõ qua việc chuẩn hóa quy trình kế toán, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hao hụt định mức, dự kiến tiết giảm từ 3% đến 5% chi phí thu mua và rút ngắn trên 50% thời gian tổng hợp số liệu kế toán phục vụ quyết toán công trình.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng của hai lý thuyết quản trị và chuẩn mực kế toán cốt lõi: Lý thuyết quản trị hàng tồn kho hiện đại và Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02 - Hàng tồn kho) ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Mô hình kế toán áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên kết hợp kỹ thuật xác định giá trị xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ và mô hình tổ chức kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song.

Hệ thống khái niệm nền tảng bao gồm:

  • Nguyên vật liệu chính: Đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của công trình xây lắp như sắt, thép, xi măng, đá, cát, gạch.
  • Nguyên vật liệu phụ và nhiên liệu: Các vật tư phụ trợ nhằm hoàn thiện công trình hoặc phục vụ phương tiện thi công cơ giới.
  • Giá trị thuần có thể thực hiện được: Giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành và tiêu thụ sản phẩm.
  • Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Khoản dự phòng tổn thất tài sản phản ánh qua tài khoản 2294 khi giá trị thuần thấp hơn giá gốc tại thời điểm lập báo cáo tài chính.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp thu thập từ hệ thống sổ kế toán, bảng cân đối số phát sinh, báo cáo tài chính 3 năm (2019 - 2021) và nguồn dữ liệu sơ cấp từ 150 bộ chứng từ nhập - xuất kho thực tế trong tháng 10/2021. Cỡ mẫu nghiên cứu bao quát toàn bộ 12 công trình xây lắp trọng điểm mà doanh nghiệp đã và đang triển khai, tiêu biểu là dự án thi công công trình Nhà đa năng.

Phương pháp chọn mẫu được áp dụng là chọn mẫu có chủ đích (purposive sampling), tập trung vào các gói thầu xây dựng có tỷ trọng tiêu hao vật tư lớn trên 60% tổng dự toán. Lý do lựa chọn phương pháp này nhằm đảm bảo tính đại diện cao nhất cho đặc thù quản lý thi công phân tán. Phương pháp phân tích kết hợp giữa thống kê mô tả, phương pháp đối chiếu - cân đối chứng từ và kỹ thuật phỏng vấn sâu trực tiếp 06 cán bộ chuyên môn gồm Kế toán trưởng, Kế toán vật tư, Kế toán công trình và Chỉ huy trưởng công trường. Timeline nghiên cứu được thực hiện xuyên suốt trong 6 tháng khảo sát thực địa và tổng hợp dữ liệu.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Xây dựng và Phát triển Thương mại C89 cho thấy doanh nghiệp đã xây dựng được bộ máy kế toán tập trung tương đối tinh gọn, tuân thủ Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các phát hiện định lượng chính gồm:

Thứ nhất, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng trung bình 64,5% trong tổng giá thành thi công các công trình năm 2021. Điển hình tại công trình Nhà đa năng tháng 10/2021, chi phí vật tư xuất dùng trực tiếp (hạch toán Nợ TK 621) chiếm tới 68,2% tổng phát sinh chi phí sản xuất trong kỳ.

Thứ hai, việc áp dụng hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ trên phần mềm bảng tính Excel tự tạo phát sinh độ trễ đối chiếu số liệu từ 3 đến 5 ngày giữa thủ kho và kế toán chi tiết. Khoảng 40% thao tác nhập liệu bị trùng lặp giữa thẻ kho tại lán trại công trường và sổ chi tiết vật tư tại văn phòng công ty.

Thứ ba, doanh thu của công ty duy trì đà tăng trưởng ổn định từ mức 18,16 tỷ đồng năm 2019 lên trên 22,5 tỷ đồng năm 2021, vốn cố định đạt 10,28 tỷ đồng và tổng vốn kinh doanh đạt 33,97 tỷ đồng. Tuy nhiên, tỷ lệ vật tư ứ đọng do mua vượt định mức dự toán tại một số thời điểm chiếm khoảng 7,2% tổng giá trị tồn kho.

Thứ tư, phương pháp tính giá xuất kho bình quân cả kỳ dự trữ khiến đơn giá vật tư xuất kho trong tháng chỉ được chốt vào ngày 31 hàng tháng. Điển hình là nghiệp vụ xuất cây đỡ thanh mè nóc ngày 11/10/2021 chỉ được tính đơn giá 35.000 đồng/cây vào cuối tháng sau khi tổng hợp xong 186 cây nhập mới và 50 cây tồn đầu kỳ, làm chậm tiến độ tính giá thành từng hạng mục nghiệm thu.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của các hạn chế trên xuất phát từ việc công trường thi công ở xa trụ sở chính (kho bãi phân tán tại nhiều địa phương), trong khi hạ tầng công nghệ thông tin chưa được kết nối mạng nội bộ thời gian thực. Việc phụ thuộc hoàn toàn vào bảng tính Excel làm tăng nguy cơ sai sót công thức lên khoảng 8% khi khối lượng chứng từ tăng đột biến.

So sánh với các nghiên cứu cùng ngành, việc chậm chuyển đổi số trong quản lý kho khiến chi phí quản lý vật tư của doanh nghiệp cao hơn khoảng 12% so với các đơn vị ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp chuyên biệt. Để tối ưu hóa việc phân tích, số liệu luân chuyển vật tư nên được trình bày trực quan qua biểu đồ cơ cấu chi phí (phản ánh tỷ lệ 64,5% vật liệu chính, 15,2% vật liệu phụ, 20,3% chi phí thi công khác) và bảng ma trận đối chiếu 3 bên giữa Phiếu yêu cầu cấp vật tư, Hóa đơn giá trị gia tăng và Phiếu nhập kho nhằm loại bỏ hoàn toàn các điểm nghẽn chứng từ.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp, hệ thống 4 giải pháp đồng bộ được đề xuất như sau:

Thứ nhất, nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán và số hóa quản lý kho trực tuyến. Ban Giám đốc và Phòng Tài chính - Kế toán cần đầu tư trang bị phần mềm kế toán xây dựng chuyên dụng kết nối mạng diện rộng giữa văn phòng và các ban chỉ huy công trình. Mục tiêu cắt giảm 60% thời gian nhập liệu thủ công và giảm độ trễ số liệu về mức dưới 24 giờ. Thời gian hoàn thành trong Quý I/2022.

Thứ hai, chuẩn hóa quy trình lập danh điểm và mã hóa nguyên vật liệu tự động. Kế toán trưởng chủ trì phối hợp cùng Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật tiến hành chuẩn hóa 100% hệ thống mã danh điểm cho hơn 500 mặt hàng vật tư (cát, đá, bulong M16, sơn dẻo nhiệt, phụ gia). Mục tiêu triệt tiêu 100% hiện tượng ghi chép nhầm lẫn tên gọi giữa các đội thi công. Thời gian thực hiện trong vòng 3 tháng.

Thứ ba, chuyển đổi linh hoạt phương pháp tính giá xuất kho sang phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn sau từng lần nhập hoặc áp dụng phần mềm tự động tính theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO). Kế toán vật tư chịu trách nhiệm thực hiện, hướng tới mục tiêu cung cấp số liệu giá thành tức thì cho 100% hạng mục công trình hoàn thành nghiệm thu. Thời gian áp dụng từ đầu niên độ kế toán 2022.

Thứ tư, siết chặt công tác kiểm kê và xây dựng quy chế trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng Thông tư 200/2014/TT-BTC. Hội đồng kiểm kê định kỳ thực hiện kiểm tra hiện trường hàng tháng, kiểm soát tỷ lệ hao hụt vật tư thực tế dưới mức định mức cho phép 1,5%, kịp thời hạch toán tài khoản 2294 khi giá thị trường sụt giảm. Thời gian duy trì thường xuyên hàng tháng và hàng quý.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị thực tiễn sâu sắc cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

Thứ nhất, Ban Giám đốc và các nhà quản trị doanh nghiệp xây lắp: Cung cấp góc nhìn toàn diện về tác động của chi phí nguyên vật liệu chiếm 60% - 70% giá trị công trình đến dòng tiền doanh nghiệp, làm căn cứ ban hành chiến lược thu mua và kiểm soát hao hụt định mức.

Thứ hai, Kế toán trưởng và nhân viên kế toán phần hành vật tư, chi phí - giá thành: Cung cấp tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ chuẩn mực về quy trình luân chuyển chứng từ từ công trường về văn phòng, kỹ thuật định khoản tài khoản 152, 621, 154, 2294 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC giúp tiết kiệm 50% thời gian xử lý cuối kỳ.

Thứ ba, Học viên cao học, sinh viên và giảng viên khối ngành Kế toán - Kiểm toán: Cung cấp nguồn case study thực tiễn điển hình với đầy đủ số liệu, sơ đồ dòng chứng từ, sổ chi tiết và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn thực tế tại một doanh nghiệp tư vấn đầu tư xây dựng.

Thứ tư, Các chuyên gia tư vấn giải pháp số hóa và nhà cung cấp phần mềm quản trị: Nắm bắt chính xác các vướng mắc nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp xây lắp quy mô vừa để thiết kế phân hệ kế toán kho đáp ứng đúng nhu cầu thị trường.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp xây dựng nên áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ? Doanh nghiệp xây lắp nên áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên vì phương pháp này theo dõi liên tục, kịp thời sự biến động nhập, xuất, tồn của vật tư trên tài khoản 152. Đối với các công trình có chi phí vật tư chiếm trên 60% giá trị hợp đồng, kê khai thường xuyên giúp kiểm soát chặt chẽ thất thoát và cung cấp số liệu nghiệm thu tức thời.

Phương pháp thẻ song song có ưu điểm và hạn chế gì trong doanh nghiệp xây lắp? Phương pháp thẻ song song có ưu điểm là ghi chép đơn giản, dễ đối chiếu giữa thủ kho và kế toán. Tuy nhiên, nhược điểm lớn là xảy ra trùng lặp khoảng 40% khối lượng ghi chép về mặt số lượng và việc kiểm tra chỉ diễn ra vào cuối tháng, làm hạn chế chức năng kiểm soát thường xuyên tại chân công trình.

Lý do doanh nghiệp áp dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ thay vì bình quân sau mỗi lần nhập? Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ giúp giảm bớt khối lượng tính toán hàng ngày cho kế toán khi doanh nghiệp phát sinh hàng trăm nghiệp vụ nhập xuất mỗi tháng. Điểm hạn chế là giá trị xuất kho chỉ được xác định vào ngày cuối tháng sau khi đã khóa sổ toàn bộ số liệu nhập trong kỳ.

Doanh nghiệp xây lắp cần thực hiện trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu khi nào? Căn cứ Thông tư 200/2014/TT-BTC, vào cuối kỳ kế toán, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu tồn kho nhỏ hơn giá gốc ghi sổ, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng qua tài khoản 2294. Mức lập dự phòng được tính bằng số lượng tồn kho nhân với phần chênh lệch giảm giá nhằm phản ánh trung thực giá trị tài sản trên bảng cân đối kế toán.

Làm thế nào để hạn chế thất thoát nguyên vật liệu tại các công trình xây dựng ở xa? Doanh nghiệp cần thiết lập biên bản giao nhận vật tư 3 bên tại chân công trình, áp dụng phiếu xuất vật tư theo định mức kỹ thuật đã duyệt và tăng cường kiểm kê đột xuất. Việc áp dụng phần mềm kho trên thiết bị di động giúp giám sát thời gian thực 100% khối lượng vật tư xuất dùng vào hạng mục công trình.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và chuẩn mực kế toán VAS 02.
  • Phản ánh trung thực bức tranh thực tế tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Xây dựng và Phát triển Thương mại C89 với chi phí vật tư chiếm 64,5% giá trị xây lắp và doanh thu tăng trưởng vượt mức 22,5 tỷ đồng giai đoạn 2019 - 2021.
  • Chỉ rõ các điểm nghẽn cốt lõi gồm sự trùng lặp 40% trong ghi chép thẻ song song thủ công và độ trễ thông tin giá xuất kho bình quân cả kỳ dự trữ.
  • Đóng góp hệ thống 4 nhóm giải pháp khả thi với lộ trình triển khai rõ ràng từ Quý I/2022, hướng tới mục tiêu giảm 60% thời gian xử lý chứng từ và kiểm soát hao hụt dưới 1,5%.
  • Nghiên cứu là tài liệu tham khảo giá trị cho các nhà quản trị doanh nghiệp xây lắp và cộng đồng nghiên cứu kế toán ứng dụng.

Để nâng cao hiệu quả quản trị chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận dự án, các doanh nghiệp xây lắp cần khẩn trương rà soát lại quy trình kế toán nguyên vật liệu, đẩy mạnh ứng dụng giải pháp số hóa quản trị kho ngay trong niên độ kế toán hiện tại.