CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG 1. Kế toán mua hàng 1.1 Khái niệm, đặc điểm của quá trình mua hàng - Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại, là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ người bán sang doanh nghiệp và đồng thời chuyển quyền sở hữu về tiền tệ từ doanh nghiệp sang người bán hoặc doanh nghiệp phải có trách nhiệm thanh toán cho người bán. - Đặc điểm: + Hàng hóa phải được thông qua một phương thức mua, bán thanh toán tiền hàng nhất định. + Doanh thu đã nắm được quyền sở hữu về hàng hóa, mất quyền sở hữu về tiền tệ hay một loại hàng hóa khác.
+ Hàng hóa mua vào với mục đích bán ra hoặc gia công sản xuất rồi bán. - Thời điểm xác định mua hàng Mua hàng được ghi nhận khi hàng hóa đã chuyển giao quyền sở hữu từ bên bán sang bên mua, bên mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Tùy thuộc từng phương thức mua mà thời điểm xác định mua hàng khác nhau. Phương thức giao hàng trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, bên mua cử cán bộ thu mua mang giấy ủy nhiệm đến kho bên bán để nhận hàng, bên mua chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp.
Thời điểm xác nhận mua hàng là khi đã hoàn thành thủ tục giao nhận hàng, bên mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng. 3 Phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, bên bán chuyển hàng đến cho bên mua và giao hàng tại kho bên mua hoặc địa chỉ đã quy định trong hợp đồng. Thời điểm xác định hàng hóa là mua hàng khi bên mua đã nhận hàng do bên bán chuyển bán, đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng. Ý nghĩa của việc xác định thời điểm mua hàng: Thời điểm xác định mua hàng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa, do đó đây cũng là điềm mốc để phân định tổn thất về hàng hóa và sự tranh chấp khiếu nại.
Hơn nữa, việc xác định đúng đắn thời điểm hàng mua có ý nghĩa to lớn trong công tác quản lý tài sản của doanh nghiệp. Nguyên tắc đánh giá Giá trị thực nhập = Giá mua ghi trên hóa đơn + Thuế không hoàn lại (nếu có) + chi phí thu mua – các khoản giảm trừ (giảm giá hàng mua và chiết khấu hàng mua) Giá mua ghi trên hóa đơn: + Phương pháp khấu trừ: Giá mua ghi trên hoá đơn là giá mua chưa thuế GTGT + Phương pháp trực tiếp: Giá mua ghi trên hoá đơn là giá đã có thuế GTGT (giá thanh toán) Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí bảo quản, bảo hiểm, hao hụt hợp lý trên đường đi, tiền thuê kho bãi, chi phí của bộ phận thu mua độc lập. Thuế không hoàn lại: Gồm thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có), thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ). Giảm giá hàng mua: là số tiền người bán chấp thuận giảm giá cho doanh nghiệp do hàng mua không đảm bảo chất lượng, không đúng quy cách.
lỗi tại 4 người bán Chiết khấu thương mại: là số tiền người bán thưởng cho doanh nghiệp do doanh nghiệp mua hàng với số lượng lớn, giá trị lớn. Hàng mua trả lại: là giá trị hàng tồn kho doanh nghiệp đã mua nhưng từ chối, trả lại do chất lượng không đảm bảo, không đúng quy cách, chủng loại. lỗi tại người bán. Giá gốc của hàng hóa mua vào được tính theo từng nguồn nhập và phải theo dỗi phản ánh riêng biệt trị giá mua và chi phí thu mua hàng hoá.
Trường hợp mua hàng hoá được nhận kèm theo sản phẩm, hàng hoá, phụ tùng thay thế ( để phòng hỏng ), kế toán phải xác định và ghi nhận riêng sản phẩm, hàng hoá, phụ tùng thay thế theo giá trị hợp lí. Giá trị hàng hoá nhập kho là giá đã trừ giá trị sản phẩm, hàng hoá, phụ tùng thay thế. Nhiệm vụ của kế toán mua hàng - Theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác chỉ tiêu mua hàng về số lượng, chủng loại, quy cách và thời điểm ghi nhận hàng hóa. - Theo dõi, kiểm tra, giám sát để thực hiện tốt kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng nhà cung cấp, từng đơn đặt hàng với người bán và tình hình thanh toán với nhà cung cấp.
- Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho doanh nghiệp để xác định mức dự trữ hợp lý.2 Chứng từ sử dụng Hóa đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng thông thường Bảng kê mua hàng hoá không có hoá đơn Phiếu nhập kho Phiếu giao hàng. 5 Phiếu khiểm tra chất lượng Giấy chứng nhận chất lượng. Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, uỷ nhiệm chi, giấy báo Nợ,.3 Sổ sách sử dụng - Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá - Thẻ kho 1.4 Tài khoản sử dụng - Tài khoản 1561: Giá mua hàng hóa - Tài khoản 153: Giá mua công cụ dụng cụ - Tài khoản 331: Phải trả người bán - Tài khoản 3331: Thuế GTGT đầu vào - Tài khoản 641: Chi phí cho bộ phận bán hàng 6 Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hoạch toán tài khoản 156 7 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hoạch toán tài khoản 153 8 1.5 Quy trình về mua hàng hoá gồm 7 bước: Bước 1: Bắt đầu Bước 2: Lập phiếu đặt hàng Bước 3: Theo dỗi tiến độ mua hàng Bước 4: Lập phiếu mua hàng Bước 5: Nhập kho Bước 6: Thanh toán Bước 7: Kết thúc 1.6 Phương thức hoạch toán Mua hàng nhập kho: Nợ TK 153,156: Giá trị hàng nhập kho Nợ TK 1331: Thuế GTGT Có TK 111/112/131: Tổng giá trị thanh toán Mua nguyên vật liệu, hàng hoá sử dụng ngay hoặc chuyển bán ngay: Nợ TK 621/632: Giá mua hàng chưa thuế GTGT Nợ TK 1331: Thuế GTGT Có TK 111/112/331: Tổng tiền thanh toán. Mua công cụ, dụng cụ đưa vào sử dụng ngay: Nợ 242: Giá trị CCDC phân bổ nhiều lần Nợ 641/642: Giá trị CCDC phân bổ 1 lần Nợ TK 1331: Thuế GTGT Có TK 111/112/331: Tổng giá thanh toán 9 1.2 Kế toán bán hàng - Khái niệm: Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về mặt hàng hóa từ người bán (doanh nghiệp) sang người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền được đòi tiền ở người mua.
- Đặc điểm: Về mặt kinh tế: Bản chất của bán hàng chính là sự thay đổi hình thái giá trị của hàng hóa. Hàng hóa của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ. Lúc này doanh nghiệp kết thúc một chu kỳ kinh doanh tức là vòng chu chuyển vốn của doanh nghiệp được hình thành. + Về mặt kỹ thuật: Bán hàng là quá trình kinh tế bao gồm từ việc tổ chức thực hiện, trao đổi, mua bán hàng hóa thông qua các khâu nghiệp vụ của doanh nghiệp thương mại, thể hiện khả và trình độ của doanh nghiệp trong việc thực hiện mục tiêu của mình, cũng như đáp ứng các nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.
- Vai trò của bán hàng: + Đối với doanh nghiệp: Hoạt động bán hàng chính là điều kiện quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, thông qua bán hàng doanh nghiệp có doanh thu, thu hồi được vốn kinh doanh nhanh chóng, đồng thời tạo ra lợi nhuận giúp cho doanh nghiệp có điều kiện thực hiện phần lợi ích vật chất giữa các doanh nghiệp với nhà nước, với người lao động, với chủ doanh nghiệp. + Đối với nền kinh tế quốc dân: Thực hiện tốt khâu bán hàng là điều kiện kết hợp chặt chẽ giữa lưu thông hàng hóa với lưu thông tiền tệ, thực hiện lưu chuyển tiền, ổn định và củng cố giá trị đồng tiền, là điều kiện ổn định, nâng cao đời sống người lao động và sự phát triển của toàn xã hội.1 Phương thức bán hàng Phương thức buôn bán hàng hoá - Khái niệm: Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh 10 của doanh nghiệp thương mại, là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về mặt hàng hóa từ người bán (doanh nghiệp) sang người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền được đòi tiền ở người mua. - Đặc điểm: + Về mặt kinh tế: Bản chất của bán hàng chính là sự thay đổi hình thái giá trị của hàng hóa. Hàng hóa của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ.
Lúc này doanh nghiệp kết thúc một chu kỳ kinh doanh tức là vòng chu chuyển vốn của doanh nghiệp được hình thành. + Về mặt kỹ thuật: Bán hàng là quá trình kinh tế bao gồm từ việc tổ chức thực hiện, trao đổi, mua bán hàng hóa thông qua các khâu nghiệp vụ của doanh nghiệp thương mại, thể hiện khả và trình độ của doanh nghiệp trong việc thực hiện mục tiêu của mình, cũng như đáp ứng các nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội. - Vai trò của bán hàng: + Đối với doanh nghiệp: Hoạt động bán hàng chính là điều kiện quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, thông qua bán hàng doanh nghiệp có doanh thu, thu hồi được vốn kinh doanh nhanh chóng, đồng thời tạo ra lợi nhuận giúp cho doanh nghiệp có điều kiện thực hiện phần lợi ích vật chất giữa các doanh nghiệp với nhà nước, với người lao động, với chủ doanh nghiệp. + Đối với nền kinh tế quốc dân: Thực hiện tốt khâu bán hàng là điều kiện kết hợp chặt chẽ giữa lưu thông hàng hóa với lưu thông tiền tệ, thực hiện lưu chuyển tiền, ổn định và củng cố giá trị đồng tiền, là điều kiện ổn định, nâng cao đời sống người lao động và sự phát triển của toàn xã hội.
Phương thức bán lẻ - Bán lẻ hàng hóa là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng và các tổ chức kinh tế, tập thể mua về mang tính tiêu dùng nội bộ. - Đặc điểm: Hàng hóa đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông , vào lĩnh vực tiêu dùng. 11 + Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa được thực hiện. + Khối lượng hàng hóa bán lẻ thường nhỏ, đơn chiếc, giá bán ổn định.
Phương thức bán hàng gửi đại lý Là phương thức bán hàng, trong đó doanh nghiệp giao hàng cho cơ sở nhận bán hàng đại lý để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Sau khi bán được hàng, cơ sở đại lý thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp và được hưởng một khoản tiền gọi là hoa hồng đại lý.