CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Nội dung chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại 1. Một số khái niệm cơ bản Bất kì một doanh nghiệp nào khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải so sánh kết quả giữa doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và chi phí kinh doanh để xem hoạt động sản xuất kinh doanh của mình có thu được hiệu quả hay không? Doanh thu và chi phí kinh doanh chính là hai yếu tố cơ bản để cấu thành nên lợi nhuận, quyết định nên sự sống còn của một doanh nghiệp. Vậy chi phí kinh doanh là gì? Chi phí kinh doanh được hiểu như thế nào để ta có thể nắm bắt được bản chất của nó, từ đó tìm ra những biện pháp tích cực và hữu hiệu giảm chi phí cho doanh nghiệp.
Dưới góc độ của kế toán tài chính, chi phí được coi là những khoản phí tổn phát sinh gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh trong một kỳ hạch toán. Theo kế toán tài chính có những khoản chi phí phát sinh của kỳ này nhưng không được tính vào chi phí trong kỳ để xác định kết quả hoặc ngược lại có những khoản chi phí chưa phát sinh của kỳ này nhưng đã được tính vào chi phí trong kỳ để xác định. Dưới góc độ của kế toán quản trị, chi phí được coi là những khoản phí tổn thực tế gắn liền với các phương án, sản phẩm, dịch vụ. Chi phí kinh doanh theo quan điểm của kế toán quản trị bao giờ cũng mang tính cụ thể nhằm để xem xét hiệu quả của các bộ phận như thế nào, đó chính là cơ sở để đưa ra các quyết định đầu tư, chọn phương án tối ưu.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 (VAS số 01): Chi phí là là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu. Có nhiều quan điểm và cách nhìn nhận khác nhau về chi phí, song đều có điểm chung nhất đó là sự tiêu hao của các yếu tố sản xuất, các nguồn lực tài chính sau một kỳ hoạt động để tạo ra các kết quả thu về. Chi phí kinh doanh là những khoản chi bằng tiền hoặc tài sản mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện các hoạt động kinh doanh. Về bản chất, chi phí kinh doanh là những hao 4 Luan van phí về lao động sống và lao động vật hóa và các khoản bằng tiền khác trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Phân loại, chi phí kinh doanh Chi phí kinh doanh rất đa dạng và phức tạp. Đối với mỗi lĩnh vực khác nhau chi phí kinh doanh được phân loại theo các tiêu thức khác nhau. ➢ Phân loại chi phí theo bản chất kinh tế chi phí kinh doanh thương mại (lưu thông) Bao gồm: Chi phí lưu thông bổ sung: là những khoản chi phí nhằm tiếp tục và hoàn thiện quá trình sản xuất hàng hóa trong khâu lưu thông. Những khoản chi phí này làm tăng thêm giá trị sử dụng và giá trị của hàng hóa Chi phí lưu thông thuần túy: là những khoản chi nhằm mục đích chuyển hóa hình thái giá trị của hàng hóa từ tiền sang hàng- từ hàng sang tiền.
Những khoản chi phí này không làm tăng thêm giá trị sử dụng và giá trị của hàng hóa. ➢ Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động trong doanh nghiệp thương mại. Bao gồm: Chi phí bán hàng (CPBH) là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa dịch vụ, lao động trong kỳ theo quy định của chế độ tài chính, bao gồm: tiền lương nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí quảng cáo, tiếp thị, chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí nguyên vật liệu, bao bì, công cụ dụng cụ, … Tùy theo đặc điểm của từng doanh nghiệp mà tài khoản CPBH sẽ được mở rộng thêm. Cuối kỳ, CPBH sẽ được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh.
Chi phí bán hàng bao gồm: - Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa,. bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp,. - Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc bảo quản, tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,. dùng cho bộ phận bán hàng.
5 Luan van - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,. - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,. - Chi phí bảo hành: Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa. Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” mà không phản ánh ở TK này.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu,. - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí nêu trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, khuyến mại, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng. Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) là biểu hiện bằng tiền phục vụ cho quá trình quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp. Chi phí quản lý kinh doanh bao gồm: tiền lương, các khoản phụ cấp trả cho Ban Giám đốc và nhân viên quản lý ở các phòng ban, chi phí vật liệu đồ dùng văn phòng, khấu hao tài sản cố định dùng cho doanh nghiệp, các khoản thuế, phí, lệ phí, bảo hiểm, trích trước quỹ trợ cấp mất việc làm, chi phí dịch vụ mua ngoài thuộc văn phòng doanh nghiệp và các chi phí khác dùng cho cho toàn doanh nghiệp như khoản dự phòng phải thu khó đòi, phí kiểm toán, công tác phí, … Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những chi phí sau: - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.
6 Luan van - Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm. vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,. - Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế hoặc chưa có thuế GTGT). - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,.
- Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,. và các khoản phí, lệ phí khác. - Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,.
(không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào Chi phí quản lý kinh doanh; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ. - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí nêu trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,. Đối với doanh nghiệp thương mại, chi phí kinh doanh là những khoản chi phí bằng tiền hoặc bằng tài sản mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện hoạt động kinh doanh thương mại. Thông qua chỉ tiêu này có thể đánh giá trình độ quản lý kinh doanh, tình hình sử dụng lao động, vật tư, tiền vốn trong kỳ của doanh nghiệp.
Các chi phí này phát sinh hàng ngày, hàng giờ rất đa dạng và phức tạp tùy thuộc vào việc thực hiện hành vi thương mại khác nhau và tính chất hoạt động tài chính, hoạt động bất thường. ➢ Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế và mục đích sử dụng Chi phí kinh doanh được phân thành các khoản mục sau: - Chi phí nguyên vật liệu bao gồm toàn bộ chi phí về các loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, nguyên vật liệu khác dùng cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 7 Luan van - Chi phí nhân công bao gồm các khoản tiền lương phải trả cho người lao động và các khoản trích theo lương như kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của người lao động. - Chi phí công cụ dụng cụ bao gồm giá mua và chi phí mua của các công cụ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Chi phí khấu hao TSCĐ bao gồm toàn bộ số trích khấu hao của những tài sản cố định dùng cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.