CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM OLYMPIA 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại nên bán hàng là một hoạt động chính và có ý nghĩa vô cùng to lớn , bán hàng mới có thể bù đắp được chi phí bỏ ra và mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhận thức được vấn đề này mà Công ty TNHH Dược phẩm Olympia rất coi trọng đến việc tổ chức và quản lý công tác bán hàng, mọi hoạt hoạt động trong từng khâu, từng bộ phận đều được phân công công việc một cách rõ ràng, giữa các bộ phận có mối liên hệ với nhau hết sức chặt chẽ. Qua tìm hiểu tại Công ty TNHH Dược Phẩm Olympia cho thấy đặc điểm hoạt động bán hàng tại cộng ty được thực hiện như sau: * Danh mục hàng hoá tại Công ty TNHH Dược Phẩm Olympia: Hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Dược Phẩm Olympia chủ yếu tập trung vào lĩnh vực sản xuất và kinh doanh thương mại, kinh doanh các mặt hàng thuốc, thực phẩm chức năng.
Các sản phẩm rất đa dạng về mặt hàng bao gồm thuốc thông thường và thuốc đặc trị với nhiều chủng loại và cấp độ khác nhau. Các sản phẩm này được nhập từ 02 nguồn chính là trong nước và nước ngoài. - Kinh doanh nhập khẩu trực tiếp từ các nhà sản xuất nước ngoài với doanh thu chiếm trung bình khoảng 50-55% tổng doanh thu bán hàng hàng năm của Công ty. - Kinh doanh nhập từ các nhà sản xuất trong nước với doanh thu chiếm trung bình hàng năm khoảng 45-50% tổng doanh thu bán hàng của Công ty.
- Công ty thực hiện phân phối cho các đại lý, hiệu thuốc, các bệnh viện trên toàn quốc. Hình ảnh một số sản phẩm tiêu biểu do Công ty TNHH Dược Phẩm Olympia kinh doanh Sinh viên Lò Thị Hạnh 3 Lớp kế toán tổng hợp Chuyên đề thực tập Ths. Trần Quý Long * Thị trường tiêu thụ của Công ty. Sinh viên Lò Thị Hạnh 4 Lớp kế toán tổng hợp Chuyên đề thực tập Ths.
Trần Quý Long Sản phẩm của Công ty được tiêu thụ khắp 3 miền Bắc – Trung – Nam, tập trung chủ yếu ở Miền Bắc. Từ Thanh Hoá trở ra có hơn 60 đơn vị là khách hàng thường xuyên của công ty với lượng mua trung bình là hơn 500 triệu đồng/tháng. Khu vực từ Thanh Hoá trở vào có 05 đơn vị với lượng mua trung bình là khoảng 350 triệu đồng/tháng. Đơn vị mua nhiều nhất tới hơn 600 triệu đồng/tháng.
Hệ thống kênh phân phối của công ty đã khá hoàn chỉnh. Sản phẩm của công ty được phân phối qua nhiều kênh như: Các Bệnh viện, công ty dược phẩm các tỉnh huyện, đại lý các cấp, các nhà thuốc, cửa hàng bán buôn, bán lẻ, các công ty nhà nước. Bệnh viện Bạch Mai Bệnh viện 103 Bệnh viện Đa Khoa Thái Nguyên Tổng Công ty Giấy Việt Nam Nhà Thuốc. Công ty kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hành vi kinh tế đồng thời chịu trách nhiệm trước Bộ Y tế về bảo quản, sử dụng và lưu hành sản phẩm.
Với đặc điểm của một doanh nghiệp thương mại, công việc kinh doanh chủ yến là mua vào, bán ra, nên công tác tổ chức kinh doanh là tổ chức quy trình luân chuyển hàng hóa chứ không phải là quy trình công nghệ sản xuất. Công ty thực hiện các nghiệp vụ linh hoạt, theo đó áp dụng cả hai phương thức mua bán qua kho và giao thẳng không qua kho. Quy trình luân chuyển hàng hóa của công ty được thực hiện dưới dạng sơ đồ sau: Mua vào Dự trữ Bán ra (Bán giao thẳng không qua kho) - Mô hình mạng lưới kinh doanh của Công ty. Sinh viên Lò Thị Hạnh 5 Lớp kế toán tổng hợp Chuyên đề thực tập Ths.
Trần Quý Long Từ những ngày đầu mới thành lập, Công ty đã gặp phải không ít khó khăn. Đó là sự gia tăng của các doanh nghiệp với các ngành nghề kinh doanh đa dạng làm cho cuộc cạnh tranh thị trường ngày càng trở nên gay gắt. Thêm vào đó, việc mở cửa nền kinh tế cũng tạo ra những thách thức đối với doanh nghiệp. Xét về bản thân doanh nghiệp do mới được thành lập, kinh nghiệm thực tiễn ít nên còn nhiều bỡ ngỡ trong việc tiếp cận thị trường, đội ngũ nhân viên bán hàng chưa quen với cách làm việc trong nền kinh tế thị trường cũng như công tác quản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đôi lúc còn tỏ ra lúng túng.
Trong thời gian tới, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp là: Không ngừng bám sát thị trường để tạo ra thế chủ động, thích nghi với thị trường, đẩy mạnh công tác tiếp thị, giới thiệu, quảng cáo sản phẩm, từng bước tiến xa hơn nữa trong tiến trình hội nhập kinh tế. Hàng hóa của Công ty khi cấp phát thì luôn phải theo chu trình sau: Đối tượng Sơ đồ quá trình Mô tả Phòng kinh doanh, nhân Tiếp nhận đơn đặt hàng 4.1 viên công ty Làm chứng từ xuất hàng Phòng kế toán 4.2 Nhận hóa đơn chứng từ Thủ kho 4.3 Cấp phát Thủ kho, nhân viên kho 4.4 Ký nhận, giao nhận chứng từ Thủ kho, khách hàng, nhân 4.5 Cập nhật (trừ) thẻ kho, lưu hồ sơ viên giao nhận 4.6 Thủ kho Sinh viên Lò Thị Hạnh 6 Lớp kế toán tổng hợp Chuyên đề thực tập Ths. Trần Quý Long Sau khi thực hiện xong quy trình trên Công ty sẽ tổ chức phân phối hàng theo mạng lưới sau: Sơ đồ 1.1: Tổ chức mạng lưới kinh doanh tại Công ty TNHH Dược Phẩm Olympia Công ty Nhà Bệnh Khách Nhà thuốc viện hàng thuốc số 1 công ty số 2 * Phương thức bán hàng. Bán hàng là một phương thức thực hiện giá trị của sản phẩm hàng hóa thông qua trao đổi hàng hóa – tiền tệ do đó doanh nghiệp trao hàng cho người mua và người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền cho doanh nghiệp.
Bán hàng là một khâu quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh và mở ra một chu kỳ sản xuất kinh doanh mới. Để nâng cao hiệu quả của quá trình này doanh nghiệp cần áp dụng các phương thức bán hàng phù hợp. - Phương thức bán buôn Bán buôn là quá trình bán hàng cho các đơn vị sản xuất các đơn vị kết quả tiêu thụ hàng hoá thương mại để tiếp tục đưa vào quá trình sản xuất, gia công chế biến tạo ra sản phẩm mới hoặc tiếp tục được chuyển bán. Do đó đối tượng của bán buôn rất đa dạng và phong phú có thể là cơ sở sản xuất, đơn vị kết quả Sinh viên Lò Thị Hạnh 7 Lớp kế toán tổng hợp Chuyên đề thực tập Ths.
Trần Quý Long tiêu thụ hàng hoá thương mại trong nước và ngoài nước hoặc các công ty thương mại tư nhân. Đặc trưng của phương thức này là kết thúc nghiệp vụ bán hàng, hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Hàng bán theo phương thức này thường là với khối lượng lớn và nhiều hình thức thanh toán. Do đó muốn quản lý tốt thì phải lập chứng từ cho từng lần bán.
Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, lúc đó thì phòng kế toán Công ty lập hóa đơn GTGT, hóa đơn được lập thành 3 liên: - Liên 1 lưu tại gốc. - Liên 2 giao cho người mua. - Liên 3 dùng để thanh toán. Dưới hình thức bán buôn và bán theo các trung tâm y tế, bệnh viện , nhà thuốc….
, sau khi nhân viên kinh doanh thực hiện ký hợp đồng với khách hàng, kế toán bán hàng sẽ lập phiếu xuất kho trình cho giám đốc ký duyệt,thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho chuyển hàng nhân viên giao nhận. Hàng hoá được xuất bán từ kho công ty và giao thẳng cho bên thứ ba, thủ kho căn cứ vào đó để vào thẻ kho và theo dõi hàng hóa nhập, xuất tồn, kế toán bán hàng căn cứ vào phiếu xuất kho và hợp đồng đã ký giữa hai bên xuất hoá đơn GTGT, cập nhật công nợ phải thu, phải trả một cách kịp thời và chính xác để có được những báo cáo trình lên ban giám đốc. Căn cứ vào báo cáo này ban giám đốc có thể biết được tình hình công nợ phải thu, phải trả của công ty, từ đó có những chính sách bán hàng hợp lý theo tình hình thực tế của mỗi giai đoạn. Có hai hình thức bán buôn: + Bán buôn qua kho.
Bán buôn qua kho là hình thức bán hàng mà bán được xuất ra từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn qua kho bao gồm theo hình thức giao hàng trực tiếp hoặc bán buốn qua kho theo hình thức chuyển hàng. Sinh viên Lò Thị Hạnh 8 Lớp kế toán tổng hợp Chuyên đề thực tập Ths. Trần Quý Long Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Là hình thức bán hàng trong đó doanh nghiệp xuất kho hàng hóa giao trực tiếp cho đại diện của bên mua.
Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Là hình thức bán hàng trong đó doanh nghiệp căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã ký kết xuất kho hàng hóa. + Bán buôn vận chuyển thẳng. Bán buôn vận chuyển thẳng là hình thức bán mà doanh nghiệp thương mại sau khi tiến hành mua hàng không đưa về nhập kho mà chuyển thẳng đến cho bên mua. Thuộc hình thức này bao gồm bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp và bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng.
Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp: Là hình thức bán mà người mua cử đại diện đến nhận hàng do doanh nghiệp bán chỉ định theo hóa đơn của người bán đã nhận. Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng: Là hình thức bán hàng mà bên bán tự vận chuyển hàng từ các điểm nhận hàng đến địa điểm của bên mua theo hợp đồng bằng phương tiện vận chuyển tự có hoặc thuê ngoài. - Phương thức bán lẻ: Theo hình thức này, hàng hoá được bán trực tiếp cho người tiêu dùng, bán lẻ là giai đoạn cuối cùng của quá trình vận động của hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Đối tượng của bán lẻ là mọi cá nhân trong và ngoài nước muốn có một giá trị sử dụng nào đó không phân biệt giai cấp, quốc tịch.
Đặc trưng của phương thức bán lẻ là kết thúc nghiệp vụ bán hàng thì sản phẩm rời khỏi lĩnh vực lưu thông đi vào lĩnh vực tiêu dùng giá trị sử dụng của sản phẩm được thực hiện.