CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT & THƯƠNG MẠI TÂN Á HƯNG YÊN 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Tân Á Hưng Yên. Danh mục hàng bán của Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Tân Á Hưng Yên. Công ty TNHH Sản xuất và Thương Mại Tân Á Hưng Yên là Công ty vừa Sản xuất thành phẩm, hàng hóa và vừa kinh doanh thương mại danh mục hàng hóa của Công ty khá đa dạng về chủng loại và mẫu mã.
Dưới đây là một số mặt hàng chủ yếu của Công ty: Bồn chứa nước bằng Inox, chậu rửa Inox chất lượng cao. Bình nước nóng năng lượng mặt trời với hệ ống chân không với tính năng hấp thụ ánh sáng mặt trời cao. Các mặt hàng nhựa dân dụng như bồn chứa nước bằng nhựa, đồ gia dụng bằng nhựa. Sơn công nghiệp mang thương hiệu Ipaint.
Các sản phẩm vòi sen, vòi nước, thiết bị vệ sinh phòng tắm các loại bồn tắm mang thương hiệu Rossi. Thị trường của Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Tân Á Hưng Yên. Hiện nay, Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Tân Á Hưng Yên giữ vị trí dẫn đầu trong lĩnh vực cung cấp sản phẩm bồn nước INOX tại Việt Nam. Vì vậy Công ty có thị trường tiêu thụ cả ở 3 miền Bắc, Trung, Nam.
Ở Miền Bắc nơi Công ty đặt trụ sở chính cũng là nơi tiêu thụ chính của Công ty, SV: Nguyễn Thị Tuyến 2 Lớp: KT4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang tuy nhiên Miền Nam lại là thị trường tiêu thụ đầy tiềm năng. Trong mấy năm gần đây, với sự nỗ lực của mình Công ty đã thành lập được một chi nhánh tại Miền Nam. Nhìn chung ở Miền Bắc – nơi tiêu thụ sản phẩm chủ yếu của Công ty là các tỉnh thành, các khu tập trung dân cư đông đúc. Những nơi tiêu thụ này đã đem lại một lượng doanh thu đáng kể cho Công ty.
Hiện nay Công ty đã thành lập phòng Marketing chuyên trách về nghiên cứu thị trường và từ đó nắm bắt được nhu cầu trên thị trường và tổ chức tiêu thụ sản phẩm. Tuy nhiên, do mới thành lập nên hoạt động của phòng Marketing chưa hiệu quả. Việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh chủ yếu dựa vào kinh nghiệm, khả năng sản xuất. Và Công ty sử dụng một trong 2 phương pháp sau để nghiên cứu thị trường: Phương pháp nghiên cứu hiện trường: Nghiên cứu hiện trường chủ yếu dưới cách quan sát trực tiếp và giao tiếp với khách hàng.
Phương pháp này tỏ ra có hiệu quả với Công ty. Tuy vậy, lượng khách hàng không lớn nên công việc gửi đón chào hàng tới từng khách hàng là việc làm có hiệu quả và tiết kiệm được nhiều chi phí, độ tin cậy cao. Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Công ty thường sử dụng những dự báo, những phân tích kinh tế được thu thập từ tổng cục thống kê, đơn vị chủ quản và từ chính Công ty mình làm tài liệu nghiên cứu. Thực hiện việc nghiên cứu thị trường trong giai đoạn hiện nay, Công ty thành lập bộ phận nghiên cứu thị trường được chia làm 3 nhóm : + Nhóm 1: ở miền Bắc + Nhóm 2: ở miền Trung + Nhóm 3: ở miền Nam Mỗi nhóm gồm 3 người trong đó có 1 người về nghiên cứu thị trường bồn INOX, 1 người phụ trách nghiên cứu thị trường bình nước nóng và năng SV: Nguyễn Thị Tuyến 3 Lớp: KT4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang lượng mặt trời, 1 người phụ trách về thị trường các sản phẩm khác trong đó có ít nhất một cán bộ kỹ thuật.
Riêng nhóm 3 sẽ trực tiếp chịu sự quản lý của chi nhánh phía Nam sau đó chi nhánh liên lạc về Công ty. Mỗi nhóm có nhiệm vụ nghiên cứu cầu về sản phẩm của Công ty ở tất cả các ngành. Sau đó ý kiến, các thông tin được tập trung và rút ra kết luận tổng quát đưa ra hướng sản xuất có lợi nhất. Cách phân chia này sẽ tránh được tình trạng công việc chồng chất phân bổ trách nhiệm từng người và bao quát được ở mọi thị trường.
Về nghiên cứu khách hàng: Hàng năm Công ty tổ chức hội nghị khách hàng và hội nghị các bạn hàng vào dịp đầu năm, qua đó Công ty có thể nắm bắt được các ý kiến của khách hàng bạn hàng như ưu, nhược điểm vướng mắc trong việc mua bán cũng như cầu về chất lượng và số lượng sản phẩm đã và sẽ sử dụng của Công ty. Trong hội nghị Công ty có công bố các dự án và chính sách tiêu thụ sắp tới và cả những hoạt động hỗ trợ bán hàng như khuyến mại, giảm giá… Ngoài hội nghị khách hàng, Công ty còn tổ chức các buổi hội thảo về khả năng thâm nhập thị trường về giá cả sản phẩm. Các buổi hội thảo này đã lôi cuốn được sự chú ý của khách hàng về Công ty. Về nghiên cứu đối thủ cạnh tranh: Công ty thường xuyên có sự so sánh giá, chất lượng, chủng loại sản phẩm, các hình thức phân phối và các hoạt động bán hàng với các đơn vị trong ngành.
Từ đó Công ty xác định được những điểm mạnh điểm yếu của mình so với các đối thủ cạnh tranh. Việc xác định thị phần của Công ty cũng như các đối thủ cạnh tranh là hết sức khó khăn 1. Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Tân Á Hưng Yên. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Tân Á Hưng Yên là các mặt hàng dân dụng thiết bị chủ yếu là Inox.
Công ty sản xuất các mặt hàng như bồn nước Inox, bồn nước nhựa, Bình Năng lượng mặt trời, SV: Nguyễn Thị Tuyến 4 Lớp: KT4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang Ống Inox. Ngoài ra Công ty còn nhập một số mặt hàng như Sơn tường, Bình nước nóng, Chậu rửa Inox, Bồn tắm để tiêu thụ. Trong nhiều năm qua Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc đa dạng hoá các phương thức bán hàng, kiểu mẫu và chất lượng sản phẩm, dịch vụ không ngừng được nâng cao phù hợp với nhiều đối tượng ngành nghề. Hiện nay các sản phẩm, dịch vụ do Công ty cung cấp đã có uy tín trên thị trường, tạo được sự tín nhiệm của khách hàng.
Hiện nay Công ty đang áp dụng 2 phương thức bán hàng, đó là phương thức bán hàng trực tiếp và bán hàng theo phương thức trả chậm. Khi khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm của Công ty, phòng kế hoạch bán hàng tức phòng kinh doanh sẽ đưa thông tin cho phòng kế toán để viết hoá đơn và ghi rõ số lượng giá bán từng đơn vị sản phẩm. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên, liên đỏ giao khách hàng, liên xanh lưu tại phòng kế toán, liên tím lưu tại cuống và chuyển xuống kho để xác nhận vào hoá đơn và giao hàng (liên này thủ kho giữ). Định kỳ thủ kho sẽ chuyển hoá đơn lên phòng kế toán tài chính đối chiếu và ghi sổ.
Phương thức bán hàng trực tiếp Đây là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho (hay trực tiếp tại các phân xưởng không qua kho) của Công ty căn cứ Hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Số hàng khi bàn giao cho khách hàng chính thức được coi là tiêu thụ và Công ty mất quyền sở hữu về số hàng này. Người mua có thể thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán tiền của số hàng đã giao nhưng chưa trả tiền cho Công ty. Và khi nhận được các chứng từ có liên quan đến hoạt động xuất hàng tiêu thụ đó thì kế toán tiến hành hạch toán phản ánh doanh thu bán hàng.
(*) Trường hợp khách hàng thanh toán trực tiếp: Theo hình thức bán buôn: SV: Nguyễn Thị Tuyến 5 Lớp: KT4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang Đây là hình thức bán hàng với số lượng lớn khách hàng là những cửa hàng, đại lý, Công ty nhỏ lẻ có nhu cầu mua hàng lâu dài, và thị trường tiêu thụ phải khá tốt, có khả năng thanh toán nhanh. Đối với khách hàng đã quen thuộc thì chỉ cần gọi điện đến Công ty, hoặc đến trực tiếp Công ty gặp Kế toán bán hàng, thủ kho để mua trực tiếp tại kho. Khách hàng mua qua hợp đồng thì khách hàng phải mang bản hợp đồng đến Công ty hoặc các đại lý thuộc Công ty để gặp trưởng phòng kinh doanh để ký kết hợp đồng mua bán, từ đó kế toán bán hàng viết hoá đơn bán hàng, sau đó khách hàng mang hoá đơn xuống kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ sau đó viết phiếu xuất kho và giao cho khách hàng. Khách hàng mua hàng qua điện thoại (là khách quen) thì chỉ cần gọi điện đến Công ty gặp kế toán bán hàng đọc sản phẩm cần mua hoặc fax cho Công ty những sản phẩm cần mua.
Từ đó kế toán bán hàng viết hoá đơn đỏ đưa xuống kho, để kế toán kho xuất hàng cho khách. Đối với khách hàng mới thì Công ty phải kiểm tra xem Công ty đó có tồn tại thật hay không, thị trường tiêu thụ thế nào và phải mua hàng theo hợp đồng đã thoả thuận. Theo phương thức bán lẻ: Đây là hình thức bán hàng nhỏ lẻ chủ yếu là bán cho hộ gia đình và một số khách hàng vãng lai khi mua hàng phải thanh toán ngay bằng tiền mặt, hoặc chuyển khoản vào tài khoản của Công ty. Khi có sản phẩm bị lỗi hoặc kém chất lượng Công ty sẽ cho nhân viên bảo hành đến tận nơi để sửa chữa, khách hàng có quyền trả lại hàng khi hàng không đủ chất lượng, không đúng mẫu mã, bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Phương thức bán hàng trả chậm: Để đẩy mạnh Doanh thu bán hàng và tăng cao, Công ty đã áp dụng phương thức bán hàng trả chậm. SV: Nguyễn Thị Tuyến 6 Lớp: KT4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang Hình thức trả chậm được áp dụng đối với các khách hàng quen thuộc của Công ty, có uy tín lâu năm, thị trường tiêu thụ tốt. Đối với những khách hàng là Đại lý, cửa hàng tiêu thụ chính thức của Công ty, Công ty chấp nhận bán chịu cho khách hàng, thời hạn thanh toán do phòng kinh doanh - là đại diện bán hàng của Công ty đưa ra căn cứ định mức dư nợ hàng tháng mà Công ty cho phép. Tùy theo sản lượng tiêu thụ của từng tháng mà Công ty quy định số dư nợ mỗi tháng cho từng đại lý cửa hàng.