CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI HÒA BÌNH 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH MTV Thương mại Hòa Bình 1. Danh mục hàng bán của Công ty TNHH MTV Thương mại Hòa Bình Công ty TNHH MTV Thương mại Hòa Bình thành lập ngày 29 tháng 4 năm 2010 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 4900531949 do Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Lạng Sơn cấp với gần 7 năm hình thành dường như vẫn còn quá trẻ so với hơn 50 năm phát triển của ngành công nghiệp Việt Nam. Công ty TNHH MTV Thương mại Hòa Bình đã vượt qua khó khăn, không ngừng nỗ lực từng bước xây dựng công ty trở thành một công ty uy tín hàng đầu tại Huyện Lộc Bình.
Công ty TNHH MTV Thương mại Hòa Bình đã thay đổi mặt hàng kinh doanh một lần và hiện tại đang kinh doanh thương mại: công ty mua, bán buôn và bán lẻ các mặt hành cơ khí. Phân phối ống tuýp và hộp Hòa Phát và các trang thiết bị (đinh, ke,.) dùng trong xây dựng. Trong phạm vi bài chuyên đề này, em xin đi sâu tìm hiểu về loại hình kinh doanh thương mại của Công ty TNHH MTV Thương mại Hòa Bình với hoạt động chính là mua hàng hóa về để bán. Hàng hóa của công ty chủ yếu là các nguyên vật liệu để phục vụ ngành xây dựng như tôn lạnh song co, ống tuýt, hộp Hòa Phát, đinh, ke….
Các hàng hóa này khá phổ biến trên thị trường, do đó Công ty có khá nhiều đối thủ cạnh tranh. Các hàng hóa công ty cung cấp thường có giá trị thấp (nếu mua lẻ), tuy nhiên, để phục vụ cho công tác xây dựng thì giá trị các mặt hàng thường lên đến hàng chục triệu đồng. Hàng hóa này được xem là bộ phận quan trọng để lắp ráp trong lĩnh vực Bất động sản hay sử dụng trong các lĩnh vực đặc thù, đòi hỏi sự chính xác về các thông số kỹ thuật và yêu cầu cao chất lượng để sử dụng lâu dài vì các công trình BĐS thường có tuổi thọ cao. Vì trên thị trường đã xuất hiện nhiều mặt hàng giả, hàng nhái, hàng pha trộn nên khâu đặt hàng và kiểm tra hàng hóa khi giao hàng được thực hiện rất cẩn thận và có báo cáo rõ ràng.
Hàng hóa mua về phải được nhập kho SV: Lý Thu Trang 3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán và bảo quản tốt. Nhiệt độ và độ ẩm kho luôn được kiểm soát thích hợp để tránh sự rỉ sét làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa. Hàng tồn kho là một yếu tố rất quan trọng của phần lớn doanh nghiệp. Vì vậy việc hạch toán đúng hàng tồn kho không chỉ giúp cho doanh nghiệp có một lượng vật tư, hàng hóa dự trữ đúng mức, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn, mặt khác không dự trữ quá ít để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, không bị gián đoạn.
Vì vậy hàng hóa trong kho công ty được theo dõi và hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Khi xuất kho hàng để bán, kế toán tính giá vốn theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ. Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Phương pháp bình quân có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.
Đối với chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa, kế toán không theo dõi riêng mà phản ánh trực tiếp trên tài khoản 156- hàng hóa, tính gộp vào giá trị hàng hóa mua vào, vì vậy chi phí này không được phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kì và tồn kho cuối kì. Công ty mua hàng hóa theo từng lô, từng cuộn tùy theo kế hoạch tiêu thụ trong tháng do phòng kế hoạch lập ra từ các công ty sản xuất mà công ty đã kí hợp đồng. Công ty chỉ ký hợp đồng lâu dài với những nhà cung cấp hoàn toàn tin cậy, ngoài ra tùy thuộc vào giá cả thị trường để lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất. Hàng hóa của công ty mua về được tập trung tại kho hàng do thủ kho quản lý.
Việc quản lý kho được thực hiện trên máy tính, thông qua việc mã hóa hàng hóa. Mỗi hàng hóa có kí hiệu riêng và nhập xuất theo kí hiệu đó. Việc mã hóa này cho phép nhận diện, tìm kiếm hàng hóa một cách dễ dàng, nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm được thời gian cũng như ghi chép sổ sách. Sau đây là cụ thể danh mục hàng hóa của công ty gồm có các mặt hàng sau: SV: Lý Thu Trang 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán Bảng 1-1: Danh mục hàng hóa Dung sai trọng lượng ±8%.
Dung sai độ dày ±5% STT Tên SP Mã hàng Đơn giá TK Tên SP Mã hàng Đơn giá TK 1 Ống tuýt Φ 34.000 156 23 Tôn phẳng TAZ100 115.000 156 Tôn lạnh sóng trần TA0,45Z 177.000 156 24 Tôn lạnh song co TA0.000 156 Tôn diềm xanh TA0,4Z 148. Thị trường của Công ty TNHH MTV Thương mại Hòa Bình Nhìn vào bảng mục hàng hóa trên, ta nhận thấy, hàng hóa công ty chủ yếu là những vật liệu để phục vụ cho ngành xây dựng, chủ yếu là ống thép, hộp kẽm Hòa Phát và một số mặt hàng nhỏ lẻ khác. Do vậy, công ty sẽ mua hàng hóa từ các công ty bán hàng cấp một để bán ra thị trường mục tiêu chính của mình. Thị trường mục SV: Lý Thu Trang 5 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán tiêu ở đây chính là các công ty đầu tư, xây dựng, lắp ráp các công trình bất động sản.
Các công trình này thường có tuổi thọ lâu dài, do đó, hàng hóa cung cấp cần đảm bảo chất lượng. Nắm bắt được nhu cầu này, sau gần 7 năm thành lập, công ty cũng đã và đang tạo được uy tín và niềm tin trên địa bàn Huyện Lộc Bình nói riêng và địa bàn tỉnh Lạng Sơn nói chung. Ngoài ra, trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, để tạo ra tối đa hóa lợi nhuận, công ty đã mở rộng hơn 10 cơ sở bán lẻ trên địa bàn để cung cấp cho một số khách hàng nhỏ lẻ trong khu vực. Dưới đây là danh mục khách hàng của Công ty TNHH MTV Thương mại Hòa Bình gồm những khách hàng lớn và thường xuyên phát sinh giao dịch.
Ngoài ra, Công ty cũng có bán hàng hóa và dịch vụ cho một số khách hàng và đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ khác. Bảng 1-2: Danh mục khách hàng STT Mã KH Tên khách hàng 1 1311 Phải thu khách hàng - Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Thành 2 1312 Côngthu khách hàng - Công ty TNHH Huy Thủy Phải 3 1313 Phải thu khách hàng - Công ty TNHH xi măng Trường Tam 4 1314 Phải thu khách hàng - Công ty TNHH TMDV Thành Tuấn 5 1315 Phải thu khách hàng - Công ty CP đầu tư và xây dựng Tuấn Lam 6 1316 Phải thu khách hàng – Công ty CP ĐT và TM Minh Huy 7 1317 Phải thu khách hàng - Công ty TNHH TM & SX Mão Thạch 8 1318 Phải thu khách hàng - Công ty CP ống thép hộp Hòa Phát 1. Phương thức bán hàng của Công ty TNHH MTV Thương mại Hòa Bình Trong điều kiện xã hội ngày càng hội nhập và phát triển thì hoạt động kinh doanh thương mại ngày càng mở rộng với đa dạng chủng loại hàng hóa, trong đó có các mặt hàng về máy móc, thiết bị cơ khí, vật liệu xây dựng tạo nên sự cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường. Do đó, bên cạnh việc tìm kiếm các khách hàng mới trên nhiều lĩnh vực hoạt động thì công ty cũng phải tự nỗ lực để đẩy mạnh công tác tiêu thụ bằng các phương thức bán hàng phù hợp.
SV: Lý Thu Trang 6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán Công ty áp dụng hình thức bán buôn (là chủ yếu) và hình thức bán lẻ. Bán buôn là hình thức công ty sẽ bán cho các công ty, DNTN, cửa hàng lớn với số lượng nhiều. Có 2 hình thức bán buôn là: Bán buôn giao hàng trực tiếp và bán buôn vận chuyển hàng. - Bán buôn giao hàng trực tiếp: Tức là việc vận chuyển hàng đến nơi giao hàng sẽ do công ty chịu trách nhiệm.
Công ty có cả một đội ngũ lái xe để phục vụ khách hàng ngay khi có nhu cầu. Riêng những khách hàng ở quá xa thì công ty có thể thỏa thuận với khách hàng về số tiền vận chuyển - Bán buôn vận chuyển hàng: Căn cứ vào hợp đồng mua bán đã ký kết, bên mua cử nhân viên đến tại kho của công ty nhận hàng, khi nhận hàng xong người ký nhận xác nhận vào hóa đơn, đồng ý thanh toán và hàng đó được xác nhận là bán hàng tạo doanh thu. Bán lẻ là hình thức được sử dụng ở các đại lý nhỏ lẻ của Công ty. Theo hình thức này, hàng hóa sẽ được bán trực tiếp đến tay khách hàng.
Tuy nhiên hình thức này chỉ áp dụng khi bán với số lượng nhỏ, lẻ, 1. Phương thức thanh toán của Công ty TNHH MTV Thương mại Hòa Bình Đối với hình thức bán buôn, đối tượng là những khách hàng thường xuyên, có uy tín và mua với số lượng hàng hóa rất lớn (giá trị thường khoảng vài trăm triệu đồng), thì công ty áp dụng phương thức thanh toán chậm. Thời hạn thanh toán tối đa trong vòng 30 ngày. Công ty áp dụng phương pháp chiết khấu (2n; 30) để khuyến khích khách hàng trả tiền sớm, để có tiền quay vòng vốn.
Còn đối với hình thức bán lẻ, khách hàng là những người mua không thường xuyên, cá nhân, số lượng hàng ít, công ty sử dụng phương thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc qua ngân hàng (đối với những khách hàng ở xa). Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH MTV Thương mại Hòa Bình 1. Về quy trình bán hàng Bán hàng là thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện khâu cuối cùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thương mại.