Mở đầu bằng Công ty Thanh Long Cambodia tại Phnom Penh. Cơ cấu tổ chức của Công ty 2. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức công ty có tổng số 21 người, trong đó có 1 Giám đốc, 1 Phó giám đốc, còn lại 19 thành viên được phân bố trong các phòng như: Phòng kế toán - tài chính, phòng kinh doanh, bộ phận bán hàng và bộ phận kho vận. 4 Giám đốc Phó giám đốc Phòng kế toán - Phòng kinh doanh Bộ phận bán hàng Bộ phận kho vận tài chính Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thanh Long Long Xuyên Nguồn: Công ty TNHH Thanh Long Long Xuyên Bảng 1: Cơ cấu nhân sự của Công ty TNHH Thanh Long Long Xuyên Số lượng Giới tính Bộ phận Nam Nữ Giám đốc 1 1 Phó giám đốc 1 1 Phòng kế toán – tài chính 2 1 1 Phòng kinh doanh 8 7 1 Bộ phận bán hàng 2 2 Bộ phận kho vận 7 7 Tổng 21 17 4 Nguồn: Công ty TNHH Thanh Long Long Xuyên 2.
Chức năng của từng bộ phận - Giám đốc: Là người đứng đầu Công ty, điều hành và quyết định tất cả các hoạt động kinh doanh. - Phó giám đốc: Điều hành các hoạt động theo sự phân công của Giám đốc. Chủ động triển khai, thực hiện nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả thực hiện. - Phòng kế toán – tài chính: Tiếp nhận và xử lý số liệu thống kê chi phí đầu vào – đẩu ra, về thuế và tất cả số liệu tài chính, quản lý tài chính, thu – chi của toàn đơn vị.
- Phòng kinh doanh: Xây dựng chiến lược kinh doanh giới thiệu sản phẩm, mở rộng thị trường; quản lý và chăm sóc các đại lý phân phối của công ty đồng thời phát triển các mối quan hệ mới với khách hàng và đại lý mới. 5 - Bộ phận bán hàng: Bán hàng, nhận đơn đặt hàng từ khách hàng và đại lý, lập phiếu xuất kho, tư vấn và giới thiệu sản phẩm cho khách hàng, giải quyết các vấn đề phát sinh với khách hàng. - Bộ phận kho vận: Thực hiện việc thống kê chủng loại hàng hóa, nhập xuất, ngày công, giờ làm việc của công nhân để phục vụ báo cáo cho phòng kế toán. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty 2.
Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty có tổng số là 5 nhân viên bao gồm: Kế toán trưởng, kế toán viên và thủ quỹ. Kế toán trưởng Kế toán viên Thủ quỹ Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức của bộ phận kế toán Nguồn: Công ty TNHH Thanh Long Long Xuyên Bảng 2: Cơ cấu nhân sự bộ phận kế toán Giới tính Bộ phận Số lượng Nam Nữ Kế toán trưởng 1 1 Kế toán viên 3 3 Thủ quỹ 1 1 Tổng 5 1 4 Nguồn: Công ty TNHH Thanh Long Long Xuyên 2. Chức năng của từng bộ phận - Kế toán trưởng: Quản lý các hoạt động của bộ phận kế toán, đảm bảo tính hợp pháp trong sổ sách kế toán, tham gia vào việc lập báo cáo tài chính và trình bày báo cáo với ban lãnh đạo. - Kế toán viên: Tổ chức mở sổ, ghi và khóa sổ kế toán; bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
6 - Thủ quỹ: Là người giữ quỹ của công ty, theo dõi vấn đề thu – chi. Hằng ngày căn cứ vào phiếu thu chi tiền để xuất hoặc nhập quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ, tổng hợp và đối chiếu thu chi với kế toán. Chế độ kế toán và các chính sách kế toán áp dụng Công ty TNHH Thanh Long Long Xuyên áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014, Thông tư 75/2015/TT-BTC ban hành ngày 18/5/2015 và Thông tư số 53/2016/TT-BTC ngày 21/3/2016 của Bộ Tài chính. Công ty áp dụng chính sách kế toán như sau: - Đơn vị áp dụng niên độ kế toán: từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N+1 - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam (VND) - Phương pháp kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng: Phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định: Phương pháp đường thẳng. - Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền cuối tháng. - Hình thức kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy tính. Sổ sách kế toán được ghi nhận theo hình thức kế toán Nhật ký chung được công ty vận dụng và khai báo, sử dụng trên phần mềm kế toán “Phầm mềm quản trị tài chính AcPro”.
Kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ kế toán Sổ nhật ký SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế đặc biệt toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sơ đồ 3: Hình thức sổ nhật ký chung (Nguồn: Công ty TNHH Thanh Long Long Xuyên) 7 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra Trình tự kế toán trên máy vi tính Số kế toán Chứng từ kế -Sổ tổng hợp toán -Sổ chi tiết PHẦN MỀM KẾ TOÁN -Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp -Báo cáo kế toán MÁY VI TÍNH quản trị Chứng từ kế toán cùng loại Sơ đồ 4: Hình thức kế toán trên máy vi tính (Nguồn: Công ty TNHH Thanh Long Long Xuyên) Ghi chú: Nhập liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra 3. Báo cáo kết quả tìm hiểu về hoạt động chuyên ngành và môi trường làm việc tại Công ty TNHH Thanh Long Long Xuyên 3. Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thanh Long Long Xuyên tháng 12/2020 3. Một số đặc điểm về kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thanh Long Long Xuyên Thị trường kinh doanh của Công ty TNHH Thanh Long Long Xuyên là 2 tỉnh An Giang và Kiên Giang.
Với ngành nghề kinh doanh là: Mua bán hàng trang trí nội thất, mua bán vật liệu xây dựng, vận tải hàng hóa đường bộ, mua bán gạch men. Trong đó chủ yếu là mua bán gạch men và vận tải hàng hóa đường bộ. Khách hàng của công ty chủ yếu là các đại lý như các cửa hàng bán vật liệu xây dựng và một phần là khách lẻ trong khắp 2 tỉnh An Giang và Kiên Giang. Công ty không áp dụng hình thức chiết khấu nào trong bán hàng.
Thuế suất thuế GTGT công ty áp dụng là 10%. 8 Khách hàng khi có nhu cầu mua hàng có thể trực tiếp đến công ty xem xét mẫu mã hàng hóa hoặc gọi đến bộ phận bán hàng của công ty để được tư vấn về mẫu mã, kiểu dáng, màu sắc cũng như giá cả. Khách hàng có thể lựa chọn hình thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho công ty. Bên cạnh đó công ty có 2 hình thức bán hàng đó là: bán thu tiền ngay hoặc bán trả chậm.
Đối với khách lẻ chủ yếu sẽ bán hàng thu tiền ngay, còn đối với các đại lý sẽ áp dụng cho cả 2 hình thức thu tiền ngay và trả chậm. Số nợ không được vượt quá 250. Chứng từ sử dụng về kế toán bán hàng - Phiếu xuất kho - Hóa đơn GTGT - Phiếu thu - Giấy báo có 3. Tài khoản sử dụng về kế toán bán hàng - Tài khoản 1312 “Phải thu khách hàng”.
- Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hóa”. - Tài khoản 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa” - Tài khoản 33311 “Thuế GTGT đầu ra”. - Tài khoản 511111 “Doanh thu bán hàng hóa trong nước”. - Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”.
- Tài khoản 1111 “Tiền mặt”. - Tài khoản 1121 “Tiền gửi ngân hàng”. Kế toán doanh thu và giá vốn hàng bán Kế toán doanh thu - Bán thu tiền ngay Quy trình bán hàng thu tiền ngay Bước 4: Bước 1: Tư Bước 2: Lập Bước 3: Thu Kiểm tra, đối vấn và báo phiếu xuất tiền và lập chiếu xuất giá cho kho phiếu thu kho và giao khách hàng hàng Sơ đồ 5: Quy trình bán hàng thu tiền ngay Nguồn: Tác giả tự tổng hợp 9 Mô tả quá trình bán hàng: Bước 1: Tư vấn và báo giá cho khách hàng Khi có khách hàng đến mua hàng hoặc gọi điện đến mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ tư vấn các sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng về mẫu mã, số lượng và giá cả cho khách hàng. Bước 2: Lập phiếu xuất kho Khi khách hàng đồng ý mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho bao gồm các thông tin như: Tên khách hàng, địa chỉ giao hàng, mặt hàng mua và số lượng mua.
Bước 3: Thu tiền và lập phiếu thu Sau khi thu tiền từ khách hàng thì kế toán tiến hành kiểm tra và lập phiếu thu. Bước 4: Kiểm tra, đối chiếu xuất kho và giao hàng Sau khi nhận được phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan bộ phận kho sẽ tiến hành kiểm tra, xuất hàng và giao hàng. Quy trình luân chuyển chứng từ Khi khách hàng đặt hàng, bộ phận bán hàng tiến hành kiểm tra hàng tồn kho, rồi xét duyệt và lập phiếu xuất kho gồm 3 liên: Gửi liên 1 phiếu xuất kho cho bộ phận kế toán, gửi liên 2 và liên 3 phiếu xuất kho cho bộ phận kho vận. Sau khi nhận được liên 1 phiếu xuất kho do bộ phận bán hàng chuyển sang, bộ phận kế toán tiến hành thu tiền, lập phiếu thu trên phần mềm và in phiếu thu, phiếu thu gồm 2 liên: Gửi liên 2 cho khách hàng, gửi liên 1 cùng với tiền cho thủ quỹ.
Lưu phiếu xuất kho liên 1 theo số thứ tự. Tại bộ phận kho vận: Sau khi nhận được liên 2 và liên 3 phiếu xuất kho do bộ phận bán hàng gửi sang, thì tiến hành chuẩn bị hàng hóa và xét duyệt phiếu xuất kho. Gửi liên 2 phiếu xuất kho đã duyệt cho khách hàng kèm theo hàng hóa, liên 3 phiếu xuất kho đã duyệt được lưu lại tạm thời. Định kỳ, bộ phận kho vận gửi lại liên 3 của phiếu xuất kho đã duyệt cho bộ phận kế toán để đối chiếu.
Sau khi đối chiếu bộ phận kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy tính để xuất nhập hóa đơn giá trị gia tăng. Hóa đơn giá trị gia tăng gồm 2 liên: Liên 1 được gửi cho khách hàng, liên 2 hóa đơn giá trị gia tăng cùng liên 3 của phiếu xuất kho đã duyệt được lưu theo số thứ tự.