CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH. Sự cần thiết của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong các đơn vị kinh doanh 1. Khái niệm về bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 1. Khái niệm về bán hàng Bán hàng là nền tảng trong kinh doanh, là sự giao dịch giữa người mua và người bán, người bán chuyển quyền sở hữu, lợi ích và rủi ro gắn liền với hàng hóa cho người mua, người mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho người bán.
Xét về góc độ kinh tế: Bán hàng là quá trình hàng hóa của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái vật chất (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền). Quá trình bán hàng ở doanh nghiệp thường có những đặc điểm chính như sau: - Có sự thỏa thuận, giao dịch giữa bên mua và bên bán. - Người bán chuyển quyền sở hữu, lợi ích, rủi ro gắn liền với hàng hóa cho người mua; người mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho người bán. - Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa doanh nghiệp nhận lại một khoản doanh thu từ việc cung cấp một khối lượng hàng hóa tương ứng cho người mua.
Số doanh thu này là cơ sở để doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh của mình. Khái niệm về xác định kết quả kinh doanh Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán nhất định, là biểu hiện bằng tiền phần chênh lệch chi phí giữa tổng doanh thu và tổng chi phí của các hoạt động kinh tế được biểu hiện bằng lãi hoặc lỗ. Xác định kết quả kinh doanh là việc so sánh giữa chi phí kinh doanh đã bỏ ra và thu nhập kinh doanh đã thu về trong kỳ. Nếu thu nhập lớn hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lãi, thu nhập nhỏ hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lỗ.
Việc xác định kết quả kinh doanh thường được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh thường là cuối kỳ hạch toán. Mối quan hệ về bán hàng và xác định kết quả bán hàng Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp còn xác định kết quả kinh doanh là căn cứ quan trọng để đơn vị quyết định tiêu thụ hàng hoá nữa hay không. Do đó có thể nói giữa bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có mối quan hệ mật thiết. Kết quả bán hàng là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp còn bán hàng là phương tiện trực tiếp để đạt được mục đích đó.
Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh - Bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp và toàn bộ nền kinh tế quốc dân: + Đối với bản thân doanh nghiệp thì có bán hàng mới có thu nhập để bù đắp các khoản chi phí đã phát sinh, thu lợi nhuận từ đó mở rộng sản xuất kinh doanh. + Tạo nguồn tích lũy cho nền kinh tế quốc dân. - Việc xác định chính xác kết quả kinh doanh là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Yêu cầu của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh - Thứ nhất, xác định đúng thời điểm hàng hóa được coi là bán để kịp thời lập báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu.
Báo cáo thường xuyên, kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán của khách hàng, đảm bảo giám sát chặt chẽ hàng bán về số lượng, 2 chất lượng, chủng loại, thời gian…Đôn đốc việc thu tiền hàng gửi về quỹ kịp thời, tránh trường hợp sử dụng tiền hàng cho mục đích cá nhân. - Thứ hai, tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển hợp lý. Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, tránh trùng lặp, bỏ sót và không quá phức tạp nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu hợp lý. - Thứ ba, xác định đúng và tập hợp đầy đủ các khoản chi phí phát sinh và phân bổ hợp lý cho hàng trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh được chính xác.
Nhiệm vụ và chức năng của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 1. Nhiệm vụ Trong các doanh nghiệp thương mại hiện nay, việc tổ chức, sắp xếp hợp lý giữa các khâu trong quá trình bán hàng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, đồng thời tạo nên sự thống nhất trong hệ thống kế toán chung của doanh nghiệp. Nhằm phát huy vai trò của kế toán trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán bán hàng cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau: + Phản ánh kịp thời chi tiết hàng hoá dịch vụ mua vào, bán ra, tồn kho cả về số lượng, chất lượng và giá trị. Tính toán đúng đắn giá vốn của hàng hoá và dịch vụ đã cung cấp, các chi phí phát sinh liên quan nhằm xác định kết quả kinh doanh.
+ Phản ánh kịp thời doanh thu bán hàng để xác định kết quả bán hàng, đôn đốc, kiểm tra, đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng, tránh bị chiếm dụng vốn bất hợp lý. + Cung cấp thông tin chính xác trung thực, lập quyết toán đầy đủ kịp thời để đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh cũng như tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Chức năng - Theo dõi tổng hợp, chi tiết các nghiệp vụ bán hàng + Theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng. + Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền, tình trạng công nợ của khách hàng.
- Ghi chép đầy đủ kịp thời các nghiệp vụ bán hàng phát sinh, cập nhật các hóa đơn bán hàng. - Báo cáo kịp thời thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính cho lãnh đạo để hoạch định những kế hoạch dự án cho tương lai. Tổ chức lý luận công tác kế toán bán háng và xác định kết quả kinh doanh trong đơn vị kinh doanh. Phương thức bán hàng và phương thức thanh toán.
Phương thức bán hàng Trong nền kinh tế thị trường với tốc độ phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ, hàng hóa của doanh nghiệp vận động theo nhiều hình thức khác nhau. Hoạt động mua bán hàng hóa của doanh nghiệp được thực hiện qua các phương thức như bán buôn, bán lẻ, ký gửi đại lý và hàng đổi hàng. Đối với bán buôn Bán buôn là phương thức bán hàng với số lượng lớn và hàng hóa sau khi bán vẫn còn trong lĩnh vực lưu thông. Có hai phương thức bán buôn là bán hàng qua kho và bán hàng vận chuyển thẳng: 3 − Phương thức bán hàng qua kho Hàng hóa được xuất bán tại chính kho của doanh nghiệp.
Theo phương thức này thì có 2 hình thức giao hàng: + Giao hàng trực tiếp: Đại diện bên mua ký hóa đơn mua hàng và nhận hàng tại kho của doanh nghiệp. Kể từ thời điểm này doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng và bên mua chịu trách nhiệm thanh toán mọi chi phí. + Chuyển hàng: Khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, doanh nghiệp chuyển hàng cho bên mua tại một địa điểm xác định mà hai bên đã thỏa thuận. Thời điểm xác định doanh thu là khi bên mua nhận được hàng đồng thời đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
− Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng Phương thức này có 2 hình thức giao hàng là giao hàng trực tiếp và chuyển hàng: + Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp + Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển thẳng Đối với bán lẻ Bán lẻ là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, chấm dứt quá trình luân chuyển hàng hóa. Hiện nay, bán lẻ chia thành 3 phương thức: − Phương thức bán hàng thu tiền tập trung: Phương pháp này nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền tách rời nhau. Khách hàng tự chọn hàng mua và thanh toán tập trung ở quầy thu ngân, nhân viên thu ngân có nhiệm vụ viết hóa đơn thanh toán và thu tiền. Hết ca, nhân viên bán hàng căn cứ vào hóa đơn và kiểm kê hàng hóa bán trong ca và lập báo cáo bán hàng.
Nhân viên thu ngân nộp cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền. − Phương thức bán hàng thu tiền trực tiếp Theo hình thức này, nhân viên bán hàng giao hàng và thu tiền trực tiếp từ khách hàng. Hết ca, nhân viên bán hàng kiêm luôn nhiệm vụ của nhân viên thu ngân vừa kiểm kê hàng hóa lập báo cáo bán hàng vừa nộp tiền cho thủ quỹ. − Phương thức trả góp Theo hình thức này người mua được trả tiền mua hàng thành nhiều lần.
Doanh nghiệp thương mại ngoài số tiền thu theo giá bán hàng còn thu thêm một khoản lãi trả chậm do hai bên đã thỏa thuận. Đối với phương thức gửi bán − Bên giao đại lý Hàng giao cho đơn vị đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và chưa xác định là đã bán. Doanh nghiệp chỉ hạch toán vào doanh thu khi nhận được thông báo đã bán được hàng từ đại lý. Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có), thuế GTGT trên tổng giá trị hàng gửi bán đã tiêu thụ mà không được trừ đi phần hoa hồng đã trả phí cho bên nhận đại lý.
Khoản hoa hồng doanh nghiệp đã trả coi như là phần chi phí bán hàng được hạch toán vào tài khoản 641. − Bên nhận đại lý Doanh nghiệp có trách nhiệm phải bảo quản, giữ gìn, bán hộ hàng hóa mặc dù không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Số hoa hồng được hưởng là doanh thu trong hợp đồng bán hộ của doanh nghiệp. Đối với phương thức hàng đổi hàng - Theo hình thức này thì người mua trả bằng vật tư, hàng hóa thay vì trả bằng tiền khi mua hàng hóa.
Việc trao đổi hàng hóa thường có lợi cho cả hai bên vì nó tránh 4 được việc thanh toán bằng tiền, tiết kiệm được vốn lưu động đồng thời vẫn bán được hàng hóa. - Theo hình thức này, hai bên tiến hành trao đổi hàng hóa của mình cho nhau trên cơ sở ngang giá và căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết. Trong trường hợp này, hàng gửi đi coi như bán và hàng nhận về coi như mua. Các phương thức thanh toán Sau khi người bán chuyển quyền sở hữu, lợi ích và rủi ro gắn liền với hàng hóa cho người mua.