Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Kế toán của tác giả Nguyễn Thị Nhân (lớp K7-HK1C2, Trường Đại học Thương Mại), do ThS. Nguyễn Thị Thúy hướng dẫn, đi sâu nghiên cứu quy trình kế toán nghiệp vụ tiêu thụ sản phẩm tại một đơn vị kinh doanh dược phẩm. Trong nền kinh tế thị trường, bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình tuần hoàn và luân chuyển vốn, quyết định trực tiếp đến sự tồn tại, bảo toàn vốn và khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Để quản lý tốt hoạt động này, kế toán bán hàng đóng vai trò là công cụ kinh tế cung cấp thông tin tài chính chính xác, kịp thời phục vụ công tác điều hành. Đề tài được lựa chọn dựa trên quá trình khảo sát thực tế tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà tại Hà Nội.

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể theo các nội dung sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại theo các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng dược phẩm tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà tại Hà Nội.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng dược phẩm tại đơn vị nghiên cứu.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán bán hàng dược phẩm tại đơn vị.
  • Không gian nghiên cứu: Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà tại Hà Nội (địa chỉ: 96 Thái Hà, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội).
  • Thời gian nghiên cứu: Tập trung phân tích nguồn dữ liệu kế toán trong Quý 4 năm 2012, đồng thời thu thập, đối chiếu tài liệu và báo cáo tài chính của doanh nghiệp trong giai đoạn 2011–2012.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống cơ sở pháp lý và lý luận kế toán doanh nghiệp thương mại tại Việt Nam:

  • Văn bản pháp lý và chuẩn mực áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính; Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01 - Chuẩn mực chung, nhấn mạnh nguyên tắc cơ sở dồn tích, phù hợp, thận trọng); Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02 - Hàng tồn kho, quy định 4 phương pháp tính giá xuất kho gồm đích danh, bình quân gia quyền, FIFO, LIFO và phân bổ chi phí mua); Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 (VAS 14 - Doanh thu và thu nhập khác, quy định 5 điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng). Bên cạnh đó, tác giả tham chiếu Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, Thông tư 30/2008/TT-BTC, Thông tư 129/2008/TT-BTC, Thông tư 120/2003/TT-BTC và Thông tư 89/2002/TT-BTC.
  • Khái niệm then chốt: Khóa luận làm rõ các khái niệm bán hàng, doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thanh toán, thặng số thương mại và các phương thức bán hàng (bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng, bán lẻ trực tiếp/tập trung/tự phục vụ/trả góp, bán hàng đại lý).
Phương pháp nghiên cứu Kỹ thuật triển khai thực tế trong đề tài Nguồn dữ liệu thu thập
Phương pháp điều tra Sử dụng phiếu điều tra tổng hợp và phiếu điều tra chuyên sâu về tổ chức bộ máy và hoạt động kế toán. Thông tin khảo sát phòng kế toán và các bộ phận nghiệp vụ của chi nhánh.
Phương pháp quan sát & phỏng vấn trực tiếp Phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý và nhân viên kế toán phụ trách nghiệp vụ bán hàng. Trao đổi với Phó Giám đốc điều hành Nguyễn Hoàng Long và kế toán viên bán hàng.
Phương pháp so sánh Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa chứng từ gốc với sổ kế toán chi tiết, bảng kê và báo cáo tài chính. Số liệu trên hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, sổ cái, báo cáo tài chính năm 2011 và 2012.
Phương pháp tổng hợp số liệu Phân loại, tổng hợp dữ liệu kế toán phục vụ đánh giá tổng quát quy trình hạch toán. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết hàng hóa, các chứng từ kế toán trong Quý 4/2012.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Cơ sở lý luận về kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

Chương này trình bày toàn diện khung lý thuyết về kế toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. Tác giả phân tích các phương thức bán buôn (qua kho, vận chuyển thẳng), phương thức bán lẻ (thu tiền trực tiếp, thu tiền tập trung, tự phục vụ, bán trả chậm trả góp) và phương thức gửi bán đại lý. Về thanh toán, tác giả phân biệt phương thức thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm phát sinh công nợ phải thu.

Về phương diện hạch toán, tác giả chi tiết hóa nguyên tắc ghi nhận theo 5 điều kiện của VAS 14 và 4 phương pháp tính giá hàng tồn kho theo VAS 02. Nội dung hạch toán được phân chia theo hai phương pháp kế toán hàng tồn kho (kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ), hai phương pháp tính thuế GTGT (khấu trừ và trực tiếp). Hệ thống tài khoản hạch toán được đối chiếu theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, bao gồm TK 511 (với 4 tài khoản cấp hai), TK 632, TK 521, TK 156, TK 157, TK 131, TK 641, TK 642, TK 3331, TK 635, TK 711, TK 003. Đồng thời, tác giả mô tả quy trình ghi sổ theo 5 hình thức tổ chức kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ và Kế toán trên máy vi tính.

Chương II: Thực trạng kế toán bán hàng dược phẩm Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà chi nhánh tại Hà Nội

Chương II tập trung phân tích thực tế tổ chức và thực hiện kế toán bán hàng tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà tại Hà Nội (thành lập năm 1995, cổ phần hóa năm 2000, vốn điều lệ 4.000.000.000 đồng, trong đó vốn cố định 362.000.000 đồng; đơn vị quản lý mạng lưới phân phối và kinh doanh xuất nhập khẩu dược phẩm, doanh số xuất nhập khẩu khoảng 10 triệu USD/năm).

Cơ cấu quản lý của chi nhánh gồm Ban Giám đốc 3 người (1 Giám đốc, 2 Phó Giám đốc) chỉ đạo các phòng chức năng: Kinh doanh, Nghiên cứu, Marketing, Kế toán, Kế hoạch, Kho hàng và hệ thống cửa hàng. Phòng Kế toán gồm 4 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán và Thủ quỹ. Chi nhánh áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12, đơn vị tiền tệ VNĐ, phương pháp nộp thuế GTGT khấu trừ, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối tháng, trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng (nhà cửa vật kiến trúc 05–25 năm; phương tiện vận tải, truyền dẫn 06–07 năm; thiết bị dụng cụ quản lý 03–06 năm), hình thức sổ kế toán là Chứng từ ghi sổ.

Thực tế nghiệp vụ bán hàng tại chi nhánh có những đặc thù:

  • Phương thức bán hàng: Bán buôn qua kho (phân phối cho bệnh viện, đại lý) và Bán lẻ thu tiền tập trung (tách rời khâu thu tiền của nhân viên thu ngân và khâu giao hàng của mậu dịch viên tại quầy).
  • Phương thức thanh toán: Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt (chủ yếu) và thanh toán trả chậm. Khách hàng trung thành chiếm tới 92% tỷ trọng doanh thu.
  • Hệ thống chứng từ và sổ kế toán: Sử dụng Hóa đơn GTGT (Mẫu 01 GTKT-3LL), Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT), Phiếu thu (PT), Phiếu chi (PC), Bảng kê bán lẻ, Thẻ kho, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái các TK 156, TK 511, TK 632, TK 642, Sổ chi tiết sản phẩm hàng hóa.
  • Tài khoản sử dụng thực tế: TK 511, TK 521 (5211, 5212, 5213), TK 632, TK 131, TK 111, TK 112, TK 3331, TK 642.
Nghiệp vụ bán hàng minh họa Chứng từ kế toán lập Định khoản doanh thu & giá vốn Định khoản chi phí liên quan
Bán buôn (03/10/2012): Xuất bán cho Bệnh viện Thanh Nhàn 15.000 viên Naphacogyl, 16.500 viên Indomethacin, 11.000 viên Victation; thuế GTGT 10%, thu tiền mặt. - Hóa đơn GTGT số 0100884842
- Phiếu xuất kho PX 0864
- Phiếu thu PT 0707
- Phiếu chi PC 0068		 - Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 111: 10.915.000 đ
- Ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632: 6.000.000 đ		 - Chi phí vận chuyển chi nhánh chịu:
Nợ TK 641: 150.000 đ
Bán lẻ (10/10/2012): Xuất bán cho Hiệu thuốc Bạch Mai 350 viên Naphacogyl, đơn giá chưa thuế 105.000 đ, thuế GTGT 10%, thu tiền mặt. - Hóa đơn GTGT số 0100885045
- Phiếu xuất kho PX 0868
- Phiếu thu PT 0711
- Thẻ kho		 - Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 111: 115.500 đ
- Ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632: 85.000 đ		 Không phát sinh chi phí riêng lẻ.

Tác giả ghi nhận trong Quý 4/2012, tại chi nhánh không phát sinh các nghiệp vụ chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại.

Chương III: Các kết luận và đề xuất đối với kế toán bán hàng dược phẩm Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà chi nhánh tại Hà Nội

Tác giả tổng kết các kết quả đạt được: bộ máy kế toán 4 người được tổ chức tinh gọn, vận hành ổn định; việc lựa chọn hình thức Chứng từ ghi sổ phù hợp với trình độ nhân sự và quy mô chi nhánh; sổ sách tổng hợp tuân thủ quy định của Bộ Tài chính; bước đầu trang bị phần mềm kế toán trên máy vi tính giúp nâng cao hiệu suất xử lý dữ liệu.

Tuy nhiên, nghiên cứu phát hiện 3 điểm bất cập lớn tại chi nhánh:

  1. Chi nhánh gộp toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản TK 642, không theo dõi riêng trên TK 641; tài khoản TK 131 chưa được mở sổ chi tiết theo từng đối tượng khách hàng; chi nhánh có giao dịch ngoại tệ (thanh toán với Công ty TNHH S.J Vina, tiền gửi ngoại tệ) nhưng chưa quản lý khoa học sổ chi tiết TK 112 theo ngoại tệ và chưa sử dụng TK 007 để theo dõi ngoại tệ, dẫn đến rủi ro sai lệch tỷ giá và kết quả kinh doanh.
  2. Chi nhánh chưa áp dụng chính sách chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán để khuyến khích các khách hàng mua số lượng lớn hoặc khách hàng thường xuyên.
  3. Chưa mở sổ kế toán chi tiết theo dõi giá vốn hàng bán (TK 632) riêng cho từng mặt hàng dược phẩm.

Tác giả đề xuất 3 nhóm giải pháp hoàn thiện:

  • Tách riêng tài khoản chi phí: Hạch toán độc lập TK 641 (Chi phí bán hàng) và TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) theo đúng Quyết định 15/2006/QĐ-BTC nhằm bóc tách chính xác chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chi phí tiền mặt của từng khâu, phục vụ kiểm soát quản trị.
  • Xây dựng chính sách bán hàng linh hoạt: Ban hành quy chế chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán dựa trên tỷ lệ % giá trị thanh toán đối với đơn hàng lớn hoặc khách hàng định kỳ nhằm mở rộng thị phần.
  • Áp dụng mẫu sổ kế toán chi tiết TK 632: Đưa vào sử dụng Mẫu số S39-DN (Sổ chi tiết tài khoản Giá vốn hàng bán - TK 632) theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC để theo dõi chi tiết số lượng, đơn giá, thành tiền của từng mặt hàng xuất kho trong kỳ.
  • Điều kiện thực thi: Cần sự chỉ đạo từ Ban Giám đốc trong việc phê duyệt đề xuất, sự phối hợp đồng bộ giữa phòng Kinh doanh - Kế hoạch - Kế toán và việc cập nhật chính xác dữ liệu trên hệ thống máy tính.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và cung cấp các kết quả thực chứng từ số liệu thực tế tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà tại Hà Nội:

  • Phản ánh cơ cấu khách hàng đặc thù của chi nhánh với 92% tỷ trọng doanh thu đến từ tập khách hàng truyền thống, phân tích quy trình xử lý đơn hàng bán buôn và bán lẻ dược phẩm qua kho.
  • Hệ thống hóa chi tiết các chứng từ gốc và số liệu luân chuyển trong Quý 4/2012, thể hiện qua các nghiệp vụ xuất bán điển hình: nghiệp vụ bán buôn thu 10.915.000 đồng (giá vốn 6.000.000 đồng, chi phí vận chuyển 150.000 đồng) và nghiệp vụ bán lẻ thu 115.500 đồng (giá vốn 85.000 đồng).
  • Chỉ rõ sự không đồng bộ trong việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán tại đơn vị (hạch toán gộp vào TK 642, không sử dụng TK 007 theo dõi ngoại tệ, chưa mở chi tiết TK 131).
  • Đóng góp giải pháp mang tính ứng dụng cụ thể: đề xuất phân định tài khoản chi phí thời kỳ (TK 641 và TK 642), thiết kế và kiến nghị áp dụng Mẫu sổ chi tiết TK 632 (Mẫu số S39-DN) kèm công thức định lượng chiết khấu bán hàng cho doanh nghiệp thương mại dược phẩm.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát số liệu thực tế của đề tài bị giới hạn trong phạm vi hẹp tại Chi nhánh Hà Nội trong khoảng thời gian Quý 4 năm 2012. Doanh nghiệp trong giai đoạn khảo sát không phát sinh các nghiệp vụ chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại, do đó tác giả chưa thể kiểm chứng quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán thực tế đối với các khoản giảm trừ doanh thu này.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng không gian khảo sát sang trụ sở chính và các chi nhánh khác của Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà (chi nhánh TP. Hồ Chí Minh, Lạng Sơn); khảo sát dữ liệu qua nhiều chu kỳ kế toán năm để theo dõi toàn diện các nghiệp vụ ngoại tệ, biến động tỷ giá hối đoái và xây dựng hoàn chỉnh phân hệ kế toán quản trị bán hàng.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thực tiễn và học thuật đối với:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo điển hình về phương pháp triển khai đề tài thực tập tốt nghiệp kế toán bán hàng tại doanh nghiệp thương mại dược phẩm; quy trình thu thập chứng từ thực tế và lập báo cáo kế toán.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp thương mại và dược phẩm: Tham khảo quy trình tổ chức bán lẻ thu tiền tập trung, quy trình bán buôn qua kho, cách thức thiết lập hệ thống biểu mẫu Chứng từ ghi sổ và mẫu Sổ chi tiết tài khoản Giá vốn hàng bán (Mẫu S39-DN theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC).

Câu hỏi thường gặp

1. Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà tại Hà Nội áp dụng hình thức sổ kế toán và chính sách kế toán hàng tồn kho nào?
Chi nhánh áp dụng hình thức sổ "Chứng từ ghi sổ", hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và xác định giá trị hàng tồn kho xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền vào cuối mỗi tháng.

2. Điểm bất cập chính trong việc sử dụng tài khoản chi phí tại đơn vị nghiên cứu là gì?
Chi nhánh hạch toán gộp toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản TK 642 ("Chi phí quản lý doanh nghiệp"), không mở và sử dụng tài khoản TK 641 ("Chi phí bán hàng") riêng biệt theo quy định của Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC.

3. Khóa luận sử dụng những chứng từ kế toán thực tế nào để minh họa cho nghiệp vụ bán buôn dược phẩm?
Nghiệp vụ bán buôn xuất bán cho Bệnh viện Thanh Nhàn ngày 03/10/2012 được minh họa bằng các chứng từ: Hóa đơn GTGT số 0100884842, Phiếu xuất kho số PX 0864, Phiếu thu số PT 0707 và Phiếu chi phí vận chuyển số PC 0068.

4. Mẫu biểu nào được tác giả đề xuất đưa vào sử dụng để theo dõi giá vốn hàng bán tại chi nhánh?
Tác giả đề xuất áp dụng Mẫu số S39-DN ("Sổ chi tiết Tài khoản: Giá vốn hàng bán - Số hiệu: 632") ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính để theo dõi chi tiết số lượng, đơn giá và thành tiền xuất bán của từng loại dược phẩm.

5. Vì sao chi nhánh không phát sinh định khoản các khoản giảm trừ doanh thu trong Quý 4 năm 2012?
Trong Quý 4/2012, chi nhánh chưa áp dụng chính sách chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán; không có khách hàng nào đủ điều kiện hưởng chiết khấu thanh toán; đồng thời hàng hóa dược phẩm xuất bán đáp ứng đúng tiêu chuẩn kiểm định chất lượng nên không có trường hợp hàng bán bị trả lại.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Nhân đã phản ánh chi tiết thực trạng công tác kế toán bán hàng tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà tại Hà Nội theo chế độ kế toán Quyết định 15/2006/QĐ-BTC và các chuẩn mực kế toán liên quan. Bằng việc kết hợp phương pháp điều tra, phỏng vấn và đối chiếu chứng từ thực tế Quý 4/2012, tác giả đã làm rõ quy trình bán buôn, bán lẻ và chỉ ra những hạn chế trong việc sử dụng tài khoản chi phí cũng như theo dõi giá vốn. Các giải pháp đề xuất về việc bóc tách TK 641, TK 642 và triển khai Mẫu sổ chi tiết S39-DN mang tính thực tế, hỗ trợ nâng cao hiệu quả quản lý tài chính cho doanh nghiệp thương mại dược phẩm.