Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN LIÊN QUAN ĐẾN HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG 1. Khái niệm, bản chất và vai trò của hoạt động bán hàng 1.1 Khái niệm hoạt động bán hàng Bán hàng là quá trình mà trong đó người bán luôn tim hiểu, khám phá, gợi tạo và không ngừng đáp ứng nhu cầu của người mua, để cả hai có thể nhận được các quyền lợi tốt nhất. Theo như quan niệm cổ điển thì: “Bán hàng là một những hoạt động thực hiện việc trao đổi các sản phẩm hoặc dịch vụ của người bán cho người mua để có thể nhận lại từ người mua bằng tiền hoặc vật chất khác có giá trị trao đổi được thỏa thuận bởi hai bên”. Còn theo một số quan điểm hiện đại thì khái niệm bán hàng được hiểu là: Thứ nhất: Bán hàng là nền tảng trong việc kinh doanh là sự gặp gỡ giữa người bán hàng và người mua hàng ở những nơi khác nhau, giúp cho doanh nghiệp có thể đạt được các mục tiêu nếu như cuộc gặp gỡ đàm phán trao đổi buôn bán sản phẩm giữa hai bên thành công.
Thứ hai: Bán hàng là một trong những quá trình liên hệ với khách hàng tiềm năng để tìm hiểu được các nhu cầu của khách hàng, giới thiệu về sản phẩm, đàm phán mua bán, giao hàng và thanh toán. Thứ ba: Bán hàng là sự phục vụ và giúp đỡ các khách hàng để có thể cung cấp cho khách hàng những thứ mà khách hàng cần. Bản chất của hoạt động bán hàng Bản chất của hoạt động bán hàng là đảm bảo quyền lợi cho bên bán hàng và đảm bảo quyền lợi cho cả bên mua hàng. Những người trong đội ngũ bán hàng 3 được đặt theo các chức danh khác nhau như: Người bán hàng, đại diện bán hàng, giám đốc phụ trách khâu bán hàng,… Nhưng đều có đặc điểm chung là đều phải tiếp xúc với khách hàng và cũng là người chịu trách nhiệm trực tiếp về hoạt động bán các sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty.
Vai trò của hoạt động bán hàng Bán hàng là một nhiệm vụ cơ bản trực tiếp thực hiện các chức năng luân chuyển hàng hóa từ nơi dư thừa sang nơi có nhu cầu. Do vậy, bán hàng là một trong những khâu quan trọng gắn liền với sản phẩm tiêu dùng, đảm bảo và cân đối giữa cung với cầu đối với các mặt hàng cụ thể góp phần nhằm ổn định giá cả trên thị trường. (Đinh Hà Uyên Thư, 2020) Bán hàng còn là nhiệm vụ quan trọng thực hiện các mục tiêu kinh doanh của công ty đề ra như: Lợi nhuận, uy tín, sự an toàn trong kinh doanh. Vì thế đối với các công ty thì lợi nhuận luôn là nguồn lực kinh doanh, là mục tiêu lâu dài thường xuyên trong hoạt động kinh doanh của công ty.
(Đinh Hà Uyên Thư, 2020) Nhân viên bán hàng là cầu nối rất quan trọng giữa công ty và khách hàng, ảnh hưởng tới niềm tin, uy tín và sự tái tạo nhu cầu của khách hàng. Vì thế, khi có được một đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp sẽ là một vũ khí cạnh tranh mạnh mẽ của công ty đối với các đối thủ khác trên thị trường. (Đinh Hà Uyên Thư, 2020) Tóm lại, trong nền kinh tế thị trường thì kết quả bán hàng phản ánh lên kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Đây là sự nỗ lực, cố gắng của công ty trên thị trường, đồng thời thì cũng thể hiện được trình độ tổ chức, quản lý, năng lực điều hành của công ty.
Không những thế, bán hàng còn là cơ sở để so sánh các công ty trong cùng ngành hàng kinh doanh với nhau. Quy trình bán hàng Để hoạt động bán hàng của công ty đạt được hiểu quả cao thì phải biết xây dựng cho mình một quy trình bán hàng phù hợp. Thường có bảy bước cơ bản trong quy trình bán hàng của một công ty: Bước 1: Tìm kiếm và tiếp nhận thông tin khách hàng: Đây là bước đầu tiên trong quy trình bán hàng, giúp xác định được những khách hàng tiềm năng. Có nhiều cách để tìm kiếm thông tin khách hàng, tuy nhiên thông tin khách hàng được chia thành 2 loại như sau: Nguồn thông tin từ bên trong công ty và ngồn thông tin bên ngoài công ty.
Nguồn thông tin bên trong công ty gồm có khách hàng hiện tại, các thông tin nội bộ của công ty. Nguồn thông tin từ bên trong công ty gồm có các thông tin được lấy từ phương tiện truyền thông, các mối quan hệ, sự kiện, các chương trình,… Bước 2: Xử lý thông tin và nhận biết khách hàng tiềm năng: Khách hàng tiềm năng có thể là một cá nhân hoặc là tổ chức có tài chính và có khả năng đưa ra các quyết định về việc mua sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty. Nhóm khách hàng này trước mắt sẽ mang đến ít giá trị cho công ty nhưng tương lai có thể mang đến nhiều giá trị lớn hơn. Vì thế, việc tiến hành xử lý thông tin của khách hàng công ty sẽ có những cơ hội tìm hiểu được sự kỳ vọng của khách hàng về các sản phẩm hoặc dịch vụ của côn ty trong tương lai.
Từ đó thì công ty có thể đưa ra các chiến lược biến những khách hàng tiềm năng thành khách hàng thân thiết một cách dễ dàng hơn. Đối với khách hàng cá nhân: Tên, tuổi, số điện thoại, trình độ học vấn, nghề nghiệp, thu nhập, xu hướng tiêu dùng, sở thích, hiểu biết của khách hàng về sản phẩm. 5 Đối với khách hàng là tổ chức, công ty: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, loại hình công ty, các lĩnh vực hoạt động, tình hình tài chính, mức độ uy tín. Bước 3: Tiếp cận khách hàng: Công ty có rất nhiều cách để tiếp cận và gặp gỡ khách hàng như hiện gặp khách hàng thông qua các đối tác trung gian, người quen trong công ty, trao đổi qua email hoặc điện thoại.
Trước khi gặp khách hàng thì nhân viên cần xác định rõ các mục đích của cuộc gặp gỡ. Sau khi tiếp cận được khách hàng thì công ty đã thành công khoảng 50% quy trình bán hàng của công ty. Bước 4: Tìm kiếm cơ hội: Để có thể tìm kiếm cơ hội, trong khi giao tiếp với khách hàng nhân viên bán hàng cần phải có kĩ năng đặt câu hỏi. Một trong những kĩ năng đặt câu hỏi phổ biến nhất là kĩ năng S.N của Neil Rachkham: Câu hỏi tình huống, Câu hỏi khám phá nhu cầu, Câu hỏi ứng dụng, Câu hỏi giải pháp.
Sau khi lấy được các thông tin, nhân viên bán hàng cần tiến hành phân loại nhóm khách hàng. Khách hàng được chia ra làm hai nhóm như sau: Nhóm khách hàng chủ động: Là những khách hàng đủ điều kiện để mua sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty, có nhu cầu mua rõ ràng. Nhóm khách hàng thụ động: Là những khách hàng hội tụ đủ điều kiện để mua sản phẩm, dịch vụ nhưng chưa có nhu cầu rõ ràng. Bước 5: Phân tích nhu cầu khách hàng: Khách hàng thường có 5 loại nhu cầu cơ bản sau: Nhu cầu về an toàn, nhu cầu tiện nghi, nhu cầu về tính mới lạ, nhu cầu về tính hãnh diện, nhu cầu về giá.
6 Khi phân tích nhu cầu của khách hàng thì nhân viên bán hàng cần xác định được những khoảng trống nhu cầu của khách hàng và tìm ra cách lấp đầy khoảng trống đó bằng cách trả lời các câu hỏi: Khách hàng đã có những gì? Khách hàng chưa có những gì? Khách hàng nên có những gì? Khách hàng muốn có những gì? Bước 6: Đưa ra đề xuất, cung cấp các giải pháp phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Khách hàng hầu như bao giờ cũng đưa ra các ý kiến phản đối trong quá trình giới thiệu sản phẩm hoặc đề nghị đặt mua hàng. Để xửa lí những phản hồi này, nhân viên bán hàng luôn phải giữ thái độ vui vẻ và đưa ra những đề xuất giải pháp cho phù hợp như: Báo giá, phương thức thanh toán, thời gian, địa điểm và phương thức giao hàng, bảo hành, bảo trì sản phẩm, các dịch vụ kèm theo, các hỗ trợ khác, các giải pháp kĩ thuật kèm theo. Bước 7: Đàm phán, kí hợp đồng và kết thúc thương vụ: Quy trình đàm phán nhằm đưa các bên đi đến thỏa thuận và chấp nhận một khu vực hợp đồng có thể đáp ứng mục tiêu của cả hai bên.
Trước khi ký bất kỳ hợp đồng nào thì cũng phải xem xét kỹ lưỡng các điều khoản trong hợp đồng để tránh các sai sót gây bất lợi cho cả hai bên. Quản trị hoạt động bán hàng 1. Khái niệm quản trị bán hàng Theo James M. Comer, 2015: “Quản trị bán hàng là hoạt động quản trị của những cá nhân thuộc đội ngũ bán hàng hoặc hỗ trợ trực tiếp cho đội ngũ bán hàng”.
7 Đây là quá trình bao gồm các hoạt động chính như xây dựng kế hoạch bán hàng, tổ chức triển khai các hoạt động bán hàng và kiểm soát bán hàng nhằm có thể đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp đề ra. Mục tiêu quản trị bán hàng Hoạt động quản tị bán hàng đóng vai trò rất quan trọng, nó giúp cho các công ty có thể tiếp cận được thị trường nhằm thuyết phục các khách hàng mua, sử dụng và trung thành đối với sản phẩm của công ty. Các công ty thành công trong lĩnh vực bán hàng đều có các mục tiêu rõ ràng trong việc quản trị bán hàng và các chiến lược bán hàng để có thể đạt được mục tiêu đó. Mục tiêu của quản trị bán hàng ở từng giai đoạn và từng ngành là khác nhau nhưng chủ yếu nhắm đến hai mục tiêu chính như sau: Thứ nhất là mục tiêu về nhân sự: Mục tiêu về nhân sự liên quan đến quá trình tuyển chọn nhân sự với những tiêu chuẩn được xây dựng một cách rõ ràng, kỹ lượng nhằm xây dựng được một đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, năng động, sáng tạo và có thể hoàn thành tốt các công việc trong hoạt động bán hàng.
Chính vì thế nhiệm vụ của các nhà quản trị bán hàng là phải tuyển dụng và đào tạo một đội ngũ bán hàng hiểu quả, có chính sách khen thưởng hợp lý, xây dựng các mối quan hệ bền vững đối với nhân viên. Sự phối hợp nhịp nhàng và tinh thần làm việc tập thể với năng suất lao động cao sẽ mang đến sự thành công cho bộ phận bán hàng. Thứ hai là mục tiêu về doanh số và lợi nhuận: Mục tiêu về doanh số được thể hiện bằng các giá trị, doanh số hay các thị phần,… Mục tiêu về doanh số và lợi nhuận là thước đo thực tế đánh giá được năng lực và tính hiểu quả trong công tác quản trị bán hàng.