Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong cơ cấu vận hành của các doanh nghiệp dịch vụ ẩm thực (F&B), bộ phận yến tiệc (Banquet) đảm nhận vai trò cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện và đóng góp tỷ trọng doanh thu đáng kể. Theo Báo cáo thị trường Kinh doanh ẩm thực năm 2020, quy mô thị trường F&B tại Việt Nam năm 2019 đạt gần 580 nghìn tỷ đồng, trong đó thị phần tổ chức sự kiện tại riêng khu vực TP. Hồ Chí Minh đạt xấp xỉ 1.900 tỷ đồng. Nhằm đáp ứng nhu cầu nhân sự chuyên môn, hiện có 13 trường đại học và 10 trường cao đẳng – trung cấp trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh đào tạo ngành Quản trị Nhà hàng & Dịch vụ Ăn uống.

Hoạt động liên kết giữa nhà trường và các hiệp hội quốc tế để tổ chức các cuộc thi chuyên ngành ẩm thực đã xuất hiện tại nhiều cơ sở đào tạo, tiêu biểu như:

  • Đại học Công nghệ TP.HCM liên kết với Hiệp hội Tiếp thị hải sản Alaska ("Hutech Young Chefs Alaska Seafood").
  • Trường Trung cấp Du lịch và Khách sạn Saigontourist phối hợp với Hội đồng Khoai tây Hoa Kỳ ("Hội thảo và Hội thi nấu ăn với khoai tây Mỹ").
  • Đại học Hoa Sen duy trì cuộc thi "The Future Chef Contest" qua 11 mùa giải.

Tuy nhiên, khảo sát thực tiễn chỉ ra phần lớn các sự kiện cấp trường chỉ tổ chức đơn lẻ một lần và khó duy trì hợp tác dài hạn với các hiệp hội do năng lực tổ chức của sinh viên chưa đáp ứng yêu cầu. Đánh giá từ các nghiên cứu trước đó khẳng định kỹ năng tổ chức sự kiện của sinh viên ngành du lịch, nhà hàng - khách sạn chỉ ở mức trung bình, thao tác theo cảm tính và thiếu một quy trình lập kế hoạch chuẩn hóa.

Trước bối cảnh Bộ môn Quản trị Nhà hàng (Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh) liên kết với Hiệp hội Xuất khẩu Trứng và Gia cầm Mỹ (USAPEEC) trong năm 2023, đề tài "Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc thi cấp trường 2023 tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh" được thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ và mục tiêu cụ thể:

  1. Mục tiêu nghiên cứu:

    • Xây dựng và hoàn thiện quy trình kế hoạch tổ chức cuộc thi ẩm thực từ tổng quát đến chi tiết.
    • Ứng dụng thực nghiệm tổ chức thành công cuộc thi ẩm thực cấp trường năm 2023.

  2. Nhiệm vụ nghiên cứu (theo phân công đề tài):

    • Tìm kiếm, thu thập thông tin làm cơ sở cho lý do chọn đề tài.
    • Hình thành ý tưởng và xây dựng đề cương chi tiết.
    • Tìm hiểu tổng quan về tổ chức sự kiện và quy trình xây dựng kế hoạch.
    • Xây dựng kế hoạch chi tiết cho cuộc thi ẩm thực cấp trường.
    • Thực nghiệm tổ chức cuộc thi ẩm thực cấp trường.
    • Viết, hoàn thiện và nghiệm thu đồ án tốt nghiệp.

  3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

    • Đối tượng nghiên cứu: Các yếu tố cấu thành và chi phối quá trình lập kế hoạch (mục đích, thời gian, địa điểm, thành phần tham gia, nhà tài trợ, kế hoạch tổng thể, kịch bản, dự trù ngân sách, quản trị rủi ro).
    • Giới hạn phạm vi: Mô hình sự kiện cuộc thi học thuật - chuyên ngành ẩm thực trong khuôn khổ trường đại học, cụ thể tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh từ ngày 01/02/2023 đến ngày 26/06/2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và mô hình tiếp cận

Nghiên cứu tổng hợp các lý thuyết về quản trị sự kiện từ các tài liệu chuyên ngành trong và ngoài nước:

  • Khái niệm kế hoạch sự kiện: Quá trình điều phối toàn diện các hạng mục ngân sách, truyền thông, thời gian, địa điểm, thủ tục pháp lý, trang thiết bị và quản lý rủi ro (Nguyễn Vũ Hà, 2019; Jennifer Bridges, 2023).
  • Quy trình tổ chức sự kiện 7 bước cơ bản (Th.S Trần Thị Trang): Tiếp nhận thông tin $\rightarrow$ Lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề $\rightarrow$ Duyệt ý tưởng $\rightarrow$ Lập kế hoạch $\rightarrow$ Thuyết trình kế hoạch $\rightarrow$ Duyệt kế hoạch $\rightarrow$ Triển khai thực hiện và Tổng kết đánh giá.
  • Yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện (Cosmos Event, 2017): Phân tích hệ thống yếu tố vi mô (nguồn lực nội bộ, nhà cung cấp venue, script, MC, layout, âm thanh ánh sáng, trang thiết bị) và yếu tố vĩ mô (nhân khẩu học người tham dự, điều kiện tự nhiên - thời tiết, an toàn vệ sinh và bảo vệ môi trường).
  • Yêu cầu đối với cuộc thi cấp trường (Th.S Lê Mai Kim Chi): Đảm bảo 7 tiêu chuẩn nền tảng gồm tính pháp lý (phê duyệt của nhà trường), mục đích, năng lực ban tổ chức, kế hoạch chi tiết, quảng bá tiếp thị, công tác giám sát, và cơ chế kinh phí (kinh phí nội bộ và kinh phí kêu gọi tài trợ).

Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng kết hợp 4 phương pháp nghiên cứu học thuật và ứng dụng:

  • Phương pháp thu thập và phân tích tài liệu: Xử lý các tài liệu lý luận, báo cáo thị trường F&B và dữ liệu tài trợ từ đối tác.
  • Phương pháp thực nghiệm: Triển khai trực tiếp công tác tổ chức cuộc thi "Thử thách món ngon từ gà Mỹ", ghi nhận dữ liệu thực tế tại hiện trường.
  • Phương pháp hệ thống tư duy: Khái quát hóa và tối ưu hóa các bước công việc thành sơ đồ quy trình 3 giai đoạn cụ thể.
  • Phương pháp so sánh, đối chiếu: Đánh giá độ lệch giữa kế hoạch dự kiến và thực tế triển khai nhằm rút ra các bài học quản trị.

Nguồn dữ liệu

Dữ liệu nghiên cứu bao gồm tài liệu thứ cấp (báo cáo ngành, bài báo khoa học) và tài liệu sơ cấp thu thập trực tiếp thông qua biên bản làm việc với nhà tài trợ USAPEEC, hồ sơ phê duyệt kế hoạch của Khoa Thời trang & Du lịch, dữ liệu đăng ký thí sinh, và bảng khảo sát phản hồi của sinh viên sau sự kiện.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN ĐỀ TÀI

Chương 1 thiết lập tính cấp thiết của đề tài dựa trên số liệu tăng trưởng của ngành dịch vụ F&B và nhu cầu nhân lực tổ chức sự kiện tại TP. Hồ Chí Minh. Tác giả tổng thuật các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước, chỉ ra thực trạng thiếu hụt kỹ năng tổ chức sự kiện bài bản của sinh viên và hạn chế của các tài liệu hướng dẫn mang tính lý thuyết chung chung. Chương này cũng xác định rõ mục đích, đối tượng, phạm vi, phương pháp nghiên cứu và phân bổ lộ trình thực hiện đồ án tốt nghiệp qua 14 nhóm công việc chi tiết.

Giai đoạn Nội dung công việc chính
Tuần 3 - 6 Thu thập thông tin, xác định đề tài, xây dựng và báo cáo Chương 1 và Chương 2.
Tuần 7 - 10 Xây dựng Chương 3, tìm kiếm và trình bày ý tưởng với nhà tài trợ, báo cáo giữa kỳ.
Tuần 11 - 15 Hoàn thiện kế hoạch, làm việc với nhà tài trợ, phân công nhân sự, tuyển sinh thí sinh.
Tuần 16 - 17 Chuẩn bị trước sự kiện, gửi thư mời, tổng duyệt chương trình và điều phối ngày thi chính thức.
Tuần 18 - 24 Khảo sát đánh giá, xây dựng Chương 4 và 5, lập báo cáo gửi nhà tài trợ, bảo vệ đồ án.

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN

Chương 2 hệ thống hóa các định nghĩa, vai trò và chức năng của kế hoạch tổ chức cuộc thi, khẳng định bản kế hoạch là công cụ định hướng, giảm thiểu rủi ro, phân bổ nguồn lực và đảm bảo tính minh bạch. Tác giả phân tích chi tiết các nhóm nhân tố vi mô (nhân lực, địa điểm, kịch bản, âm thanh ánh sáng, cơ sở vật chất) và vĩ mô (thời tiết, nhân khẩu học, môi trường rác thải) tác động đến sự kiện. Chương này làm rõ quy trình lập kế hoạch sự kiện 7 bước chuẩn và xác định các điều kiện pháp lý, cơ chế giám sát cũng như 2 nguồn tài chính (nội bộ và tài trợ) đối với sự kiện sinh viên trong trường đại học.

CHƯƠNG 3: QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TỔ CHỨC CUỘC THI

Chương 3 là phần trọng tâm mô tả chi tiết mô hình quy trình tổ chức cuộc thi ẩm thực có tài trợ gồm 3 giai đoạn:

  1. Giai đoạn 1 – Lên ý tưởng: Tiếp nhận chỉ đạo từ Ban chủ nhiệm Bộ môn; khảo sát các phương án (trang trí Bento, lễ hội ẩm thực, thi pha chế...); phân loại và tiếp cận nhà tài trợ phù hợp với lĩnh vực thực phẩm; lập hồ sơ đề xuất (proposal) kèm bảng dự trù kinh phí sơ bộ; đàm phán xác định chủ đề và quyền lợi tài trợ.
  2. Giai đoạn 2 – Xây dựng kế hoạch: Thiết lập 6 thành phần cốt lõi của kế hoạch tổ chức:
    • Mục đích cuộc thi (phù hợp định hướng đào tạo và mục tiêu truyền thông của nhà tài trợ).
    • Thời gian và địa điểm (đảm bảo không trùng lịch học, đáp ứng hạ tầng kỹ thuật: điện, nước, gas, thông gió).
    • Thành phần tham gia và tiêu chí lựa chọn Ban giám khảo.
    • Cơ cấu Ban tổ chức.
    • Nội dung, thể lệ, thang điểm đánh giá, cơ cấu giải thưởng và quyền lợi thí sinh.
    • Bảng dự trù ngân sách chi tiết theo nguồn kinh phí tài trợ.
  3. Giai đoạn 3 – Triển khai, đánh giá: Quy định lộ trình thực hiện qua 3 bước:
    • Trước cuộc thi: Xử lý thủ tục hành chính phê duyệt; xây dựng hệ thống 3 kịch bản (kịch bản tổng thể chương trình, kịch bản MC, kịch bản kỹ thuật âm thanh ánh sáng); lập danh sách và phát hành thư mời khách; lập ma trận quản trị rủi ro; xây dựng form đăng ký và truyền thông tuyển sinh; phân công 5 tiểu ban chuyên môn (Kế hoạch, Marketing, Tài chính, Layout, Hậu cần).
    • Trong cuộc thi: Dàn dựng hiện trường (setup layout) và tổng duyệt chương trình trước 01 ngày; điều phối chương trình theo kịch bản và checklist vào ngày diễn ra sự kiện.
    • Sau cuộc thi: Khảo sát mức độ hài lòng của thí sinh và khách mời; gửi thư cảm ơn; lập báo cáo tổng kết gửi nhà tài trợ, nhà trường và bộ môn.

CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TỔ CHỨC CUỘC THI

Chương 4 trình bày kết quả thực hiện thực tế của quy trình đã thiết lập. Nhóm nghiên cứu đã hiện thực hóa ý tưởng ban đầu thành cuộc thi chính thức thông qua việc đàm phán thành công gói tài trợ từ Hiệp hội Xuất khẩu Trứng và Gia cầm Mỹ (USAPEEC), xác định tên gọi chính thức là cuộc thi "Thử thách món ngon từ gà Mỹ".

STT Hạng mục yêu cầu Mục tiêu ban đầu Kết quả đạt được
1 Loại hình sự kiện Tổ chức sự kiện chuyên môn ẩm thực Cuộc thi nấu ăn chuyên ngành Quản trị Nhà hàng & DVAU
2 Đối tượng tham dự Sinh viên toàn trường Thí sinh là sinh viên đang theo học các ngành tại ĐH SPKT TP.HCM
3 Địa điểm tổ chức Khuôn viên trường ĐH SPKT TP.HCM Khuôn viên xưởng thực hành chuyên môn của trường
4 Thời gian tổ chức Đầu tháng 5/2023 Triển khai đúng tiến độ đồ án tốt nghiệp
5 Nguồn kinh phí Kêu gọi tài trợ ngoài ngân sách Nhận tài trợ toàn diện từ Hiệp hội USAPEEC

Chương này cũng tổng hợp các sản phẩm quản trị đã hoàn thành bao gồm: văn bản phê duyệt kế hoạch của Ban Giám hiệu và Khoa, kịch bản MC chi tiết, danh sách các đội thi vượt qua vòng sơ loại, bảng phân công nhân sự - timeline chi tiết ngày diễn ra sự kiện, cùng các biểu mẫu khảo sát phản hồi, thư cảm ơn và mẫu báo cáo kết quả gửi đối tác USAPEEC.

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN - KIẾN NGHỊ

Chương 5 đúc kết kết quả đạt được trong việc chuẩn hóa quy trình lập kế hoạch sự kiện sinh viên. Tác giả tự nhìn nhận các hạn chế nội tại liên quan đến kinh nghiệm thực tiễn và đưa ra các kiến nghị mang tính ứng dụng nhằm hoàn thiện các khâu tìm kiếm địa điểm, vận động tài trợ cho các sự kiện tiếp theo của khoa và trường.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

  • Chuẩn hóa quy trình lập kế hoạch tổ chức cuộc thi cấp trường: Thiết lập thành công mô hình làm việc 3 giai đoạn (Lên ý tưởng $\rightarrow$ Lập kế hoạch $\rightarrow$ Triển khai & Đánh giá) với đầy đủ quy trình con cho từng công tác: thủ tục hành chính, viết 3 loại kịch bản, quản trị rủi ro, truyền thông tuyển sinh, điều phối hiện trường và báo cáo sau sự kiện.
  • Thực nghiệm tổ chức thành công sự kiện thực tế: Tổ chức trọn vẹn cuộc thi ẩm thực cấp trường "Thử thách món ngon từ gà Mỹ" năm 2023 tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh với sự tài trợ của Hiệp hội Xuất khẩu Trứng và Gia cầm Mỹ (USAPEEC).
  • Hệ thống hóa bộ biểu mẫu nghiệp vụ sự kiện: Cung cấp hệ thống bảng biểu thực tế phục vụ trực tiếp cho công tác tổ chức, bao gồm Bảng kế hoạch nghiên cứu (Bảng 1.1), Bảng kết quả ý tưởng (Bảng 4.1), Kịch bản chương trình (Bảng 4.6), Danh mục quản lý rủi ro (Bảng 4.8), và Timeline phân công nhân sự (Bảng 4.12, 4.13).

Đóng góp của đề tài

  • Đối với chuyên ngành Quản trị Nhà hàng & Dịch vụ Ăn uống: Cung cấp tài liệu thực tiễn minh họa cho việc vận dụng kiến thức quản trị dịch vụ yến tiệc - sự kiện vào thực tế tổ chức cuộc thi chuyên ngành tại môi trường đại học.
  • Giải pháp khắc phục hạn chế của các nghiên cứu trước: Giải quyết thực trạng tổ chức sự kiện mang tính tự phát, thiếu quy trình chuẩn của sinh viên đã được chỉ ra trong các công trình của Lưu Xuân Công (2019) và Huỳnh Hữu Trúc Phương (2022).
  • Mô hình hóa phương thức hợp tác nhà trường - doanh nghiệp: Đưa ra quy trình bài bản trong việc lập hồ sơ đề xuất (proposal), đàm phán tài trợ và báo cáo nghiệm thu đối với các tổ chức quốc tế (USAPEEC).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài

  • Đề tài được thực hiện bởi nhóm sinh viên nên trình độ lý luận chuyên sâu và kinh nghiệm điều hành sự kiện thực tế còn những giới hạn nhất định.
  • Phạm vi nghiên cứu mới chỉ tập trung vào một loại hình sự kiện duy nhất là cuộc thi ẩm thực nội bộ trong khuôn viên trường đại học với nguồn kinh phí từ một đơn vị tài trợ cụ thể.

Hướng nghiên cứu tiếp

  • Mở rộng nghiên cứu sâu về quy trình và kỹ năng tiếp cận, đàm phán với đa dạng các nhóm nhà tài trợ (nhà tài trợ kim cương, tài trợ hiện vật, tài trợ đồng hành).
  • Khảo sát và xây dựng tiêu chí tối ưu hóa công tác lựa chọn địa điểm (venue selection) đối với các loại hình sự kiện ẩm thực có yêu cầu kỹ thuật phức tạp về tải trọng điện, hệ thống gas và xử lý khói mùi.
  • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang các quy mô sự kiện liên trường hoặc các sự kiện hội thảo, hội chợ ẩm thực chuyên nghiệp.

Giá trị tham khảo

Tài liệu đồ án tốt nghiệp này mang lại giá trị ứng dụng cụ thể cho các nhóm đối tượng sau:

  • Sinh viên ngành Quản trị Nhà hàng & Dịch vụ Ăn uống, Quản trị Khách sạn, Quản trị Du lịch: Có thể sử dụng đề tài làm tài liệu tham khảo chi tiết về quy trình lập kế hoạch và điều phối sự kiện ẩm thực thực tế, đặc biệt là cách thức xây dựng hệ thống 3 kịch bản và bảng phân công công việc.
  • Ban tổ chức các phong trào sinh viên, Đoàn - Hội trường đại học: Tham khảo quy trình xử lý thủ tục hành chính, quản trị rủi ro và các bước tuyển sinh thí sinh cho các cuộc thi học thuật quy mô cấp trường.
  • Phần nội dung có giá trị tham khảo cao nhất: Chương 3 (hệ thống hóa toàn bộ quy trình, sơ đồ thao tác từ tiếp nhận yêu cầu đến tổng kết sự kiện) và các biểu mẫu điều phối timeline, checklist nhân sự thực tế tại Chương 4.

Câu hỏi thường gặp

1. Đề tài lựa chọn tổ chức cuộc thi thực nghiệm cụ thể nào và hợp tác với đối tác nào?

Đề tài đã thực nghiệm xây dựng kế hoạch và tổ chức cuộc thi ẩm thực cấp trường mang tên "Thử thách món ngon từ gà Mỹ" năm 2023 tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh, với sự tài trợ và hợp tác từ Hiệp hội Xuất khẩu Trứng và Gia cầm Mỹ (USAPEEC).

2. Mô hình quy trình xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc thi trong đề tài gồm những giai đoạn nào?

Quy trình được chuẩn hóa thành 3 giai đoạn chính:

  • Giai đoạn 1 – Lên ý tưởng: Tiếp nhận thông tin, hình thành ý tưởng sơ bộ, tìm kiếm nhà tài trợ và xác định chủ đề cuộc thi.
  • Giai đoạn 2 – Xây dựng kế hoạch: Xác định mục đích, thời gian, địa điểm, thành phần tham gia, cơ cấu ban tổ chức, thể lệ - thang điểm và lập dự trù ngân sách.
  • Giai đoạn 3 – Triển khai và đánh giá: Thực hiện công tác chuẩn bị trước cuộc thi (thủ tục, kịch bản, khách mời, quản trị rủi ro, tuyển sinh), điều phối trong ngày thi (dàn dựng, tổng duyệt, vận hành) và đánh giá sau cuộc thi (khảo sát, gửi thư cảm ơn, báo cáo tổng kết).

3. Công tác tổ chức sự kiện trong đề tài phân chia nhân sự theo những tiểu ban nào?

Bộ máy nhân sự Ban tổ chức cuộc thi được phân bổ thành 5 bộ phận chuyên trách, mỗi bộ phận có trưởng nhóm chịu trách nhiệm tiếp nhận thông tin từ Trưởng ban tổ chức:

  • Bộ phận Kế hoạch
  • Bộ phận Marketing
  • Bộ phận Tài chính
  • Bộ phận Layout
  • Bộ phận Hậu cần

4. Hệ thống kịch bản bắt buộc cần xây dựng cho cuộc thi gồm những loại nào?

Đề tài xác định 3 loại kịch bản bắt buộc phải lập để đảm bảo sự kiện vận hành thông suốt:

  • Kịch bản chương trình (kịch bản tổng thể): Sắp xếp thứ tự các tiết mục và timeline chi tiết từng phần.
  • Kịch bản MC: Lời dẫn chi tiết cho người dẫn chương trình theo timeline.
  • Kịch bản kỹ thuật: Hướng dẫn phối hợp âm thanh, ánh sáng, đạo cụ và kỹ thuật sân khấu.

5. Kinh phí tổ chức cuộc thi cấp trường trong nghiên cứu được phân loại như thế nào?

Nghiên cứu chỉ ra 2 nguồn kinh phí chính đối với cuộc thi cấp trường: kinh phí nội bộ (do ban tổ chức đóng góp, thường hạn chế đối với sinh viên) và kinh phí kêu gọi tài trợ từ các tổ chức, doanh nghiệp bên ngoài (nguồn thu chính hỗ trợ cuộc thi thông qua đàm phán quyền lợi truyền thông mà không đòi hỏi lợi nhuận hoàn vốn bằng tiền mặt).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của nhóm tác giả đã chuẩn hóa thành công quy trình xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc thi cấp trường gồm 3 giai đoạn chặt chẽ, gắn liền với bối cảnh đào tạo ngành Quản trị Nhà hàng & Dịch vụ Ăn uống. Thông qua việc tổ chức thực nghiệm cuộc thi "Thử thách món ngon từ gà Mỹ" với sự tài trợ của Hiệp hội USAPEEC, đề tài chứng minh tính khả thi của mô hình lập kế hoạch từ khâu ý tưởng, dự toán ngân sách đến điều hành hiện trường và đánh giá sau sự kiện. Đây là tài liệu tham khảo có giá trị thực tiễn cao cho sinh viên và các nhà tổ chức sự kiện phong trào trong môi trường giáo dục đại học.