Chương 1, 2 - Công việc 3: Thu thập và xử lý thông tin. Xây dựng chương 3. Tìm kiếm và trình bày ý tưởng với nhà tài trợ - Công việc 4: Xây dựng kế hoạch - Công việc 5: Hoàn thành nội dung chương 3. Báo cáo tiến độ giữa kỳ - Công việc 6: Trao đổi với nhà tài trợ.
Update kế hoạch chỉnh sửa và hoàn chỉnh các nội dung - Công việc 7: Triển khai công việc cho các bộ phận và thường xuyên kiểm tra - Công việc 8: Tìm kiếm, liên hệ và làm việc với MC. Công tác tuyển sinh - Công việc 9: Tiến hành công tác chuẩn bị trước sự kiện: kiểm tra tiến độ các SVTH: Nguyễn Ngọc Như Quỳnh - QTNH - K19 Nguyễn Thị Kim Ngân - Nguyễn Mỹ Tân Đồ án tốt nghiệp -7- bộ phận, gửi thư mời, tổng duyệt chương trình - Công việc 10: Ngày diễn ra sự kiện: điều phối theo kế hoạch và xử lý tình huống - Công việc 11: Tổng kết và đánh giá. Xây dựng chương 4,5 Báo cáo tổng kết chương trình gửi cho nhà tài trợ - Công việc 12: Hoàn chỉnh nội dung đồ án - Công việc 13: Làm powerpoint và poster - Công việc 14: Báo cáo bảo vệ đồ án tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Ngọc Như Quỳnh - QTNH - K19 Nguyễn Thị Kim Ngân - Nguyễn Mỹ Tân Đồ án tốt nghiệp -8- CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1 TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC CUỘC THI 2.1 Khái niệm Xây dựng kế hoạch sự kiện là quá trình quản lý một sự kiện bất kỳ như tổ chức cuộc thi, hội thảo, hội nghị, hội chợ, lễ hội, hay các buổi tiệc… bao gồm lập ngân sách, kế hoạch truyền thông, thiết lập thời gian, lựa chọn địa điểm tổ chức, chuẩn bị các loại giấy phép, sắp xếp trang thiết bị và quản lý rủi ro. (Nguyễn Vũ Hà, 2019) Cuộc thi là một loại hình của tổ chức sự kiện, vì thế có thể suy luận rằng kế hoạch tổ chức sự kiện nói chung cũng là kế hoạch tổ chức cuộc thi.
Kế hoạch tổ chức cuộc thi là bản kế hoạch chi tiết về các hoạt động, quy trình và thời gian cụ thể để tổ chức một cuộc thi. Kế hoạch này sẽ bao gồm các công việc liên quan đến phân tích yêu cầu của cuộc thi, lựa chọn chủ đề, xác định đối tượng tham gia, lập lịch trình và các bước hướng dẫn cho thí sinh, đánh giá và xếp hạng các ứng viên, phát hành kết quả và trao giải thưởng. Kế hoạch tổ chức cuộc thi cũng sẽ bao gồm ngân sách, tài trợ, quảng cáo và xúc tiến, tổ chức sự kiện và các hoạt động khác liên quan đến việc quảng bá và thu hút sự tham gia của công chúng. Nó có thể được thực hiện bởi một nhóm tổ chức cuộc thi hoặc một công ty sự kiện chuyên nghiệp.
(ChatGPT, Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc thi là gì) Một kế hoạch tổ chức cuộc thi tốt sẽ giúp cho quá trình tổ chức diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và chuyên nghiệp, đồng thời giúp tăng tính hấp dẫn và sự thu hút các đối tượng tham gia và khán giả.2 Tầm quan trọng của kế hoạch tổ chức cuộc thi Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc thi là một công việc quan trọng và không thể thiếu để cuộc thi diễn ra. Một kế hoạch tổ chức cuộc thi tốt sẽ giúp đảm bảo rằng cuộc thi diễn ra thuận lợi, minh bạch và hấp dẫn đối với các đối tượng tham gia. Đối với các chuyên gia, các nhà tổ chức sự kiện thì việc xây dựng một bản kế hoạch tổ chức đầy đủ, được trau chuốt về mặc ý tưởng, trình bày và thuyết phục là yếu tố tiên quyết cho sự thành công của bất kỳ sự kiện nào. (Tùng Cầu Hồ, 2023) Dưới đây là một số lý do cho tầm quan trọng của xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện, cũng như tổ chức sự kiện cuộc thi qua bài viết “Bảng kế hoạch tổ chức sự kiện SVTH: Nguyễn Ngọc Như Quỳnh - QTNH - K19 Nguyễn Thị Kim Ngân - Nguyễn Mỹ Tân Đồ án tốt nghiệp -9- từ A – Z giúp chương trình thành công.” - Giúp hình dung rõ hơn hệ thống và phân tích chi tiết các công việc: nhằm phối hợp và sử dụng tối ưu các nguồn lực để có thể thực hiện tốt sự kiện muốn tổ chức.
Phân tích công việc (Job analysis) là quá trình thu thập tư liệu và đưa ra đánh giá các thông tin quan trọng có liên quan đến công việc cụ thể. Với mục đích làm rõ bản chất và trách nhiệm cũng như quyền hạn khi thực hiện công việc và các kỹ năng các bộ phận cần có để đạt hiệu suất tốt nhất. Dễ dàng xác định được mức độ, tính chất công việc và mức độ khả thi của việc thực hiện và hoàn thành công việc của người thực hiện. Từ đó, đưa ra các phương hướng xử lý hay giải quyết công việc và đưa ra giải pháp phù hợp.
(Thủy Nguyễn, 2022) - Nắm được tiến độ và thời gian chuẩn bị và triển khai thực hiện các hạng mục trước và khi sự kiện diễn ra. Theo dõi tiến độ công việc là một kỹ năng quan trọng giúp xác định được quá trình thực thi có đang bám sát mục tiêu, giám sát công việc của các bộ phận chi tiết. Qua đó, nhà quản lý, lãnh đạo có thể kịp thời hỗ trợ, điều chỉnh nhân lực, chi phí, thiết bị để hoàn thành công việc theo đúng tiến độ, đáp ứng về số lượng và cả chất lượng của công việc như: giúp cá nhân hoàn thành các mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng và hiệu quả; giúp cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện; nâng cao tinh thần làm việc nhóm giữa các bộ phận một cách ăn khớp, đúng trình tự mà không bị nhầm lẫn công việc giữa các phòng ban. (Quy trình theo dõi tiến độ công việc chính xác hiệu quả,2021) - Xác định được những sự cố phát sinh cũng như biện pháp đề phòng rủi ro và khắc phục.
Trong một bài blog “Top 7 rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện” của công ty Cat Event có đề cập rủi ro trong sự kiện hay tổ chức sự kiện được hiểu là các hoạt động có thể diễn ra ngoài kế hoạch của sự kiện. Nó có ảnh hưởng trực tiếp đến diễn biến hay chương trình sự kiện đang diễn ra. Thông thường các rủi ro do các nhân tố con người, thiết bị, thực phẩm hay yếu tố thời tiết chi phối. Từ việc xác định chính xác các khả năng cũng như tình huống có thể xảy ra.
Ta đưa ra được các phương án dự trù về nhân lực, thiết bị thay thế, hay thiết kế riêng biệt để xử lý, trang bị các thiết bị cũng như các vật dụng khi thời tiết bất lợi. - Đảm bảo tính minh bạch: một kế hoạch tổ chức cuộc thi rõ ràng và chi tiết sẽ giúp giám khảo và người tham gia hiểu rõ quy trình và tiêu chí đánh giá, từ đó đảm SVTH: Nguyễn Ngọc Như Quỳnh - QTNH - K19 Nguyễn Thị Kim Ngân - Nguyễn Mỹ Tân Đồ án tốt nghiệp - 10 - bảo tính minh bạch và công bằng của cuộc thi. (Tùng Cầu Hồ, 2023) - Tăng tính hấp dẫn và sự thu hút: kế hoạch tổ chức cuộc thi có thể giúp tăng tính hấp dẫn và sự thu hút của cuộc thi, từ đó thu hút được nhiều người tham gia và khán giả quan tâm hơn. Bảng kế hoạch cần phải có những chiến lược marketing thật rõ ràng để thu hút khách hàng, quyết định sự thành công hay thất bại của sự kiện.
(Team marketing Cleverads, 2023) - Tiết kiệm thời gian và chi phí: kế hoạch tổ chức sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho nhà tổ chức bởi vì các bước cụ thể đã được lập trình và thực hiện theo kế hoạch. Xác định được: quy trình, thời gian chuẩn bị, các khâu triển khai công việc, đảm bảo tiến độ. Vì vậy, xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc thi là một công việc rất quan trọng và cần được thực hiện một cách chuẩn bị và cẩn thận để đảm bảo thành công cho sự kiện tổ chức cuộc thi.3 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc thi Trong bài báo của trang web Cosmos Event về “Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện” (2017) đã đề cập đến một số yếu tố ảnh hưởng đến các hoạt động tổ chức các sự kiện nói chung cũng như ảnh hưởng trực tiếp đến bảng kế hoạch tổ chức cuộc thi như sau: Các yếu tố vi mô - Các yếu tố bên trong sự kiện: nguồn lực của nhà tổ chức sự kiện (resource): người quản lý, nguồn nhân lực, kinh nghiệm tổ chức, ban giám khảo chuyên môn, … (Juro, “Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện quan trọng nhất”) - Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ sự kiện sẽ ảnh hưởng đến các yếu tố như: + Địa điểm tổ chức sự kiện (venue) + Kịch bản chương trình, MC (script program) + Hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker) + Cách trình bày (layout), âm thanh ánh sáng (sound and light) Một trong những vấn đề cơ bản trên nếu có sai sót và thay đổi thì sẽ làm thay đổi kế hoạch tổ chức, yêu cầu ban tổ chức phải nhạy bén trong cách xử lý tình huống phát sinh ngoài kế hoạch để sự kiện diễn ra thành công nhất (Cosmos Event, 2017) SVTH: Nguyễn Ngọc Như Quỳnh - QTNH - K19 Nguyễn Thị Kim Ngân - Nguyễn Mỹ Tân Đồ án tốt nghiệp - 11 - - Cơ sở vật chất, trang thiết bị: cần nâng cấp, đảm bảo tối đa không xảy ra hưng hỏng trong lúc diễn ra sự kiện và có phương án dự phòng. Các hoạt động mang tính chất quan trọng có thể mua mới và lựa chọn thiết bị cho phù hợp để đảm bảo hoạt động tổ chức không bị gián đoạn, trì hoãn hay thất bại.
(Hà Linh, 2017) Các yếu tố vĩ mô Bao gồm các yếu tố, các lực lượng mang tính chất xã hội rộng lớn, chúng có tác động ảnh hưởng tới kế hoạch tổ chức sự kiện. - Môi trường nhân khẩu học trong tổ chức sự kiện: gồm các vấn đề về số lượng tham gia, khách mời tham dự, …ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch, tiêu chí cuộc thi, không đạt số lượng tham gia.