CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ RỦI RO 1. Tại sao rủi ro nên được tiến hành phân tích rủi ro? Quản lý gắn liền với việc chỉ ra rằng tính khả thi được thực hiện trong suốt quá trình quyết định thực hiện với bất kỳ doanh nghiệp nào. Một đánh giá rủi ro chính thức cung cấp các tài liệu để chứng minh rằng tính khả thi được thực hiện. Kết quả của quá trình phân tích và đánh giá rủi ro thường sẽ được sử dụng hai lần.
Lần đầu tiên sẽ được diễn ra khi quyết định được thực hiện; đối với phân tích rủi ro đó có nghĩa là quyết định có nên tiến hành một dự án mới hay không, và đối với đánh giá rủi ro, những loại kiểm soát hoặc biện pháp bảo vệ nào cần phải được thực hiện. Đối với đánh giá rủi ro, đầu ra sẽ xác định những biện pháp đối phó cần được thực hiện hoặc quản lý đã xác định rằng quyết định tốt nhất là chấp nhận rủi ro. Lần sử dụng khác, kết quả sẽ được sử dụng là khi một vấn đề phát sinh và tổ chức phải chỉ ra được quá trình nó đã từng đạt được. Các tài liệu được tạo ra trong quá trình quản lý rủi ro sẽ cho phép các tổ chức chỉ ra những người đã tham gia, những gì đã được thảo luận, những gì được xem xét, những quyết định đã được thực hiện.
Một quy trình quản lý rủi ro cũng cho phép một doanh nghiệp điều khiển vận mệnh của chính mình. Với một quá trình phân tích rủi ro hiệu quả tại chỗ, chỉ việc kiểm soát và bảo vệ thực sự cần thiết mới được thực hiện. Doanh nghiệp sẽ không bao giờ phải đối mặt với việc phải thực hiện một kiểm soát bắt buộc tuân thủ các yêu cầu kiểm toán. Bất kỳ dự án nào cũng phải đối diện với những sự kiện có tác động đến mục tiêu dự án.
Những sự kiện này có thể được dự báo trước hoặc đôi khi không thể dự báo trước. Một khi được dự báo trước, nhóm dự án sẽ có những biện pháp dự phòng chủ động và vì thế sẽ hạn chế được tác động có thể xảy ra của rủi ro. Có những rủi ro có thể dễ dàng nhìn thấy trước khi bắt đầu tiến hành dự án, nhưng cũng có những rủi ro chỉ nhìn thấy được khi đã xảy ra. Dự án càng có nhiều sự cố xảy ra càng minh chứng cho việc nhóm dự án không thấy được đa số các rủi ro xảy ra trong dự án, và cũng có thể minh chứng cho việc nhóm dự án có thể thấy được rủi ro nhưng không có biện pháp phòng ngừa hợp lý.
Việc một sự cố xảy ra mà không có kế hoạch dự phòng sẽ dẫn đến mục tiêu dự án bị tác động. Mức độ ảnh hưởng nhỏ sẽ làm trễ tiến độ, vượt ngân sách, giảm chất lượng, rối 9 loạn nội bộ tổ chức, xa hơn nữa có thể làm thất bại toàn bộ dự án, ảnh hưởng đến uy tín tổ chức và quan hệ với khách hàng. Vì thế, nói đến quản lý rủi ro tức là nói đến việc quản lý chủ động, tích cực hơn là xử lý sự cố, thụ động. Ý nghĩa lớn nhất của quản lý rủi ro là khai phá những rủi ro tiềm ẩn chưa được nhận diện thành những rủi ro có thể nhận diện, song hành với việc phân tích và có giải pháp hợp lý để đối phó với những rủi ro ấy.
Vì sao phải quản lý rủi ro? Dự án luôn tồn tại vô số các rủi ro tiềm ẩn chưa được nhận diện, và khi ấy, nếu rủi ro xảy ra sẽ là một bất ngờ đối với nhóm dự án. Và sự bất ngờ tiêu cực có thể mang đến những hậu quả không lường trước được. Quản lý rủi ro chính là quá trình xác định trước các rủi ro có thể xảy ra trong dự án, phân tích, và có giải pháp phù hợp nhằm mục tiêu tăng cơ hội thành công và giảm thiệt hại cho dự án. Đây là quy trình dành cho mọi loại dự án, không quan tâm đến quy mô, tính chất dự án.
Việc quản lý rủi ro cần được thực hiện theo các quy trình có thứ tự, dùng các công cụ phù hợp, và có giải pháp hiệu quả. Quản lý rủi ro thông thường trải qua những quá trình sau: lập kế hoạch quản lý rủi ro, xác định rủi ro, phân tích rủi ro định tính, phân tích rủi ro định lượng, lập kế hoạc đối phó rủi ro, và kiểm soát rủi ro. Việc quản lý rủi ro tốt sẽ đưa đến: chủ động phát hiện các cơ hội và nguy cơ có khả năng xảy ra làm tác động đến mục tiêu dự án, từ đó thực hiện giải pháp phù hợp nhằm làm tăng khả năng của cơ hội và giảm tác động của nguy cơ. Tiết kiệm chi phí và thời gian thực hiện dự án ngay từ giai đoạn lập kế hoạch.
Việc xác định được rủi ro ngay từ đầu dự án sẽ giúp phát hiện sớm các sự cố, có giải pháp dự phòng và làm giảm chi phí, thời gian cho dự án. Ý nghĩa thứ hai của việc này chính là loại bỏ các thông tin không chắc chắn và vì thế việc ước tính sẽ chính xác hơn và khoản chi phí dự phòng sẽ ít đi, điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho dự án. Tăng giá trị cho kế hoạch, làm kế hoạch thực tế và giá trị hơn. Rủi ro sẽ được thực hiện cũng với các lĩnh vực kiến thức khác như yêu cầu, thời gian, chi phí, nhân dự, chất lượng, đấu thầu.
Nếu áp dụng quá trình phân tích rủi ro vào yêu cầu sẽ làm yêu cầu rõ ràng hơn, đầy đủ và chính xác hơn. Áp dụng quản lý rủi ro và thời gian sẽ làm cho việc ước tính 10 thời gian chính xác hơn. Áp dụng quản lý rủi ro vào nhân sự sẽ lựa chọn được những nhân sự phù hợp cho dự án hơn… Hạn chế hoặc loại bỏ những thay đổi không cần thiết xảy ra trong quá trình thực thi dự án giúp tránh các phát sinh một cách không kiểm soát được về các yêu cầu nguồn lực, thời gian, chi phí… Đánh giá chi tiết và cụ thể cơ hội/nguy cơ các thành phần nhỏ hay hạng mục công việc trong dự án và có đối sách phù hợp. Việc thành công của dự án là một nỗ lực tổng hòa của từng chi tiết trong công việc cũng như việc phối hợp các lĩnh vực kiến thức lại với nhau.
Áp dụng quản lý rủi ro vào từng hạng mục công việc chắc chắn sẽ mạng lại sự thành công cho từng hạng mục công việc và vì thế cho toàn bộ dự án. Đánh giá chi tiết và cụ thể cơ hội/nguy cơ từ các phương diện: yêu cầu, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, mua sắm, đấu thầu và có đối sách phù hợp. Cơ hội và nguy cơ của dự án đến từ mọi lĩnh vực kiến thức khác có thể tác động đến hiệu quả của dự án. - Việc hoàn thành xuất sắc một lĩnh vực nào đều mang lại cơ hội thành công lớn hơn cho dự án.
- Việc áp dụng quản lý rủi ro vào tất cả các lĩnh vực kiến thức một cách toàn diện sẽ là một phương pháp tối ưu nhằm loại bỏ những nguy cơ và phát huy những cơ hội từ nhiều góc nhìn khác nhau. - Đánh giá chi tiết và cụ thể về cơ hội/nguy cơ từ môi trường bên ngoài, môi trường nội bộ, các ràng buộc, và các giả định của dự án và có đối sách phù hợp. Giúp nhà quản trị hiểu rõ hơn về dự án/hoạt động kinh doanh nếu áp dụng quá trình quản lý rủi ro. - Giúp công tác quản lý của tổ chức mang tính hệ thống, bài bản, và chuyên nghiệp.
- Ảnh hưởng tích cực đến văn hóa tổ chức, tinh thần làm việc của nhân viên, và trách nhiệm với cộng đồng. - Tăng sự thỏa mãn khách hàng, nâng cao giá trị thương hiệu, uy tín. Khi nào nên tiến hành phân tích rủi ro? Một phân tích rủi ro nên được tiến hành bất cứ khi nào nguồn tiền hoặc nguồn lực được chi tiêu. Trước khi bắt đầu một nhiệm vụ, dự án, hoặc chu kỳ phát triển, một doanh nghiệp nên tiến hành phân tích sự cần thiết cho dự án.
Sự hiểu biết các khái niệm, nội dung 11 về phân tích rủi ro và áp dụng chúng vào nhu cầu của các doanh nghiệp sẽ đảm bảo rằng chỉ chi tiêu cần thiết được thực hiện. Ngoài ra, sẽ không bao giờ cần phải thực hiện kiểm soát hoặc sử dụng biện pháp bảo vệ trừ khi chúng thực sự cần thiết. Theo các chuyên gia quản lý rủi ro, điều quan trọng là phải hiểu rằng không có các hạng mục như yêu cầu bảo mật hoặc các yêu cầu kiểm toán. Chỉ có mục tiêu kinh doanh hoặc yêu cầu nhiệm vụ.
Một quy trình quản lý rủi ro thích hợp sẽ đảm bảo rằng kiểm soát bù trừ là cần thiết để xác định rằng kinh doanh hay nhiệm vụ của doanh nghiệp được đáp ứng. Quản lý rủi ro là các tiến trình có tính hệ thống để xác định, phân tích và ứng phó với các rủi ro. Nó tận dụng tối đa khả năng xuất hiện và tác động của các biến cố tích cực, đồng thời giảm thiểu tối đa khả năng xuất hiện và tác động của các biến cố tiêu cực. Lập kế hoạch quản lý rủi ro: Bắt đầu bằng việc các rủi ro có khả năng xảy ra và kết thúc bằng cách hoàn thành kế hoạch đối phó rủi ro.
Điều này gồm có tám nội dung: Bước 1. Làm rõ các rủi ro Là một quá trình nhận ra được tất cả rủi ro có nguy cơ xảy ra trong dự án mà có thể đối phó và có thể dùng lý lẽ để giải thích được. Bất cứ một rủi ro tiềm ẩn nào không phải lúc nào cũng là mối đe dọa lớn tới sự thành công của một sự án mà cũng chẳng là một vấn đề mà tổ dự án không xem xét tới. Để thấy được tất cả các nguy cơ rủi ro trong dự án, người ta yêu cầu các nhà chỉ đạo dự án cung câp danh sách cụ thể về các vấn đề có liên quan tới phạm vi chịu trách nhiệm của riêng từng người.
Rồi họ xem xét lại các danh sách để khẳng định rằng vấn đề rủi ro đang thực sự gây nguy hiểm tới sự thành công của dự án và đang được tổ dự án chỉ đạo đối phó. Phương pháp này được thực hiện bằng cách sử dụng “Cơ cấu phân chia công việc” như là một cơ cấu của vấn đề để tìm ra các hiểm họa cụ thể.