Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng tăng tỷ trọng ngành dịch vụ, chất lượng cuộc sống cùng trình độ nhận thức của người dân ngày càng được nâng cao, kéo theo nhu cầu chăm sóc và bảo vệ sức khỏe toàn diện. Hoạt động tổ chức sự kiện trong lĩnh vực y tế giữ vai trò là công cụ quan hệ công chúng (PR) trọng yếu, vừa hỗ trợ tuyên truyền giáo dục sức khỏe cộng đồng, vừa giúp các cơ sở khám chữa bệnh xây dựng uy tín và khẳng định vị thế chuyên môn.
Bệnh viện Da liễu Trung ương, Hà Nội là cơ sở y tế chuyên khoa đầu ngành về Phong và Da liễu trực thuộc Bộ Y tế. Mặc dù bệnh viện đã chủ động triển khai nhiều chương trình quan hệ công chúng như hội nghị chuyên ngành, hội thảo khoa học và mít tinh kỷ niệm, công tác tổ chức sự kiện tại đơn vị vẫn bộc lộ nhiều khó khăn: chưa đủ năng lực tự đứng ra tổ chức các sự kiện quy mô lớn độc lập mà chủ yếu phải đồng tổ chức với các tổ chức quốc tế; cơ sở hạ tầng hội trường có diện tích nhỏ; trang thiết bị phục vụ sự kiện còn thiếu thốn; đội ngũ nhân lực tổ chức còn mỏng, kiêm nhiệm và nguồn kinh phí tổ chức còn hạn hẹp. Từ thực tiễn trên, đề tài khóa luận "Hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện tại bệnh viện Da liễu TW, Hà Nội" được thực hiện nhằm đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sự kiện của bệnh viện.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm:
- Tìm hiểu một số vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động tổ chức sự kiện tại bệnh viện.
- Thu thập, xử lý, chọn lọc và phân tích các dữ liệu liên quan đến thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại Bệnh viện Da liễu Trung ương, Hà Nội.
- Đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện tại Bệnh viện Da liễu Trung ương, Hà Nội.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống lý luận cơ bản về tổ chức sự kiện; thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại bệnh viện; các giải pháp hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện tại Bệnh viện Da liễu Trung ương, Hà Nội.
- Phạm vi không gian: Bệnh viện Da liễu Trung ương, Hà Nội và các môi trường ảnh hưởng đến hoạt động sự kiện của bệnh viện.
- Phạm vi thời gian: Tập trung phân tích các dữ liệu và số liệu hoạt động trong giai đoạn năm 2013 và năm 2014.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận tiếp cận hoạt động tổ chức sự kiện dưới góc độ quản trị học và marketing dịch vụ y tế. Cơ sở lý thuyết được xây dựng dựa trên các tài liệu chuyên ngành trong và ngoài nước:
- Văn bản pháp lý và khái niệm: Định nghĩa sự kiện theo Từ điển tiếng Việt; định nghĩa tổ chức sự kiện theo văn bản thông tin của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; khái niệm bệnh viện, phân loại bệnh viện (theo mục tiêu phục vụ, chủ sở hữu, phân tuyến kỹ thuật, phân hạng bệnh viện); và khái niệm tổ chức sự kiện tại bệnh viện.
- Cơ sở lý thuyết trong nước: Giáo trình Tổ chức sự kiện (Lưu Văn Nghiêm, 2012, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân); Kỹ năng tổ chức sự kiện (Lưu Kiếm Thanh, 2008, NXB Học viện Hành chính Quốc gia); Bài giảng tổ chức sự kiện (Nguyễn Vũ Hà, 2009, Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội); Giáo trình Marketing căn bản (Trần Minh Đạo, 2009).
- Cơ sở lý thuyết quốc tế: Các ấn phẩm Event Management (Lynn Van Der Wagen & Brenda R. Carlos, Prentice Hall) và Planning and Managing Events (Đại học Nottingham), tập trung vào các bước nghiệp vụ quản trị và tác nghiệp sự kiện.
Phương pháp nghiên cứu được triển khai cụ thể như sau:
- Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp: Thu thập các công trình nghiên cứu, sách báo chuyên ngành và số liệu báo cáo nội bộ do Phòng Kế hoạch tổng hợp, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Tổ chức - Hành chính của Bệnh viện Da liễu Trung ương tập hợp trong hai năm 2013–2014. Sử dụng phương pháp tổng hợp, phân loại và so sánh để nhận diện các nhân tố ảnh hưởng.
- Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu sơ cấp: Tiến hành điều tra thông qua bảng hỏi (phiếu khảo sát ý kiến đối tượng mục tiêu và khách mời tham dự sự kiện nhằm đánh giá mức độ hài lòng) kết hợp phỏng vấn sâu cán bộ quản trị các cấp của bệnh viện.
- Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng kỹ thuật thống kê mô tả, tổng hợp câu trả lời, tính toán tỷ lệ phần trăm (%) và so sánh các chỉ tiêu tài chính, nhân sự qua các năm.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động tổ chức sự kiện tại bệnh viện
Chương 1 hệ thống hóa các khái niệm nền tảng về sự kiện, tổ chức sự kiện và vai trò đặc thù của hoạt động này trong môi trường bệnh viện. Hoạt động tổ chức sự kiện y tế hướng tới mục tiêu xây dựng hình ảnh, phổ biến kiến thức phòng trị bệnh, công bố tiến bộ khoa học kỹ thuật và tăng cường gắn kết nội bộ.
Nội dung tác nghiệp tổ chức sự kiện trong bệnh viện bao gồm 6 giai đoạn:
- Xác định nhu cầu và mục tiêu tổ chức sự kiện: Xuất phát từ cơ quan Nhà nước, tổ chức đối tác hoặc nội bộ bệnh viện.
- Xác định chủ đề và loại hình tổ chức sự kiện: Lựa chọn thông điệp sáng tạo và hình thức tương thích (hội nghị, hội thảo khoa học, lễ kỷ niệm, mít tinh, quyên góp từ thiện).
- Xác định đối tượng tham gia sự kiện: Phân loại nhóm công chúng mục tiêu, đại biểu và cơ quan truyền thông.
- Xác định ngân sách cho hoạt động tổ chức sự kiện: Lập dự toán chi phí bắt buộc, chi phí phát sinh và dự trù quỹ dự phòng.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch và triển khai tổ chức sự kiện: Thiết kế kịch bản chi tiết, ấn định thời gian biểu, lựa chọn địa điểm, phân công nhân sự và giám sát vận hành.
- Đánh giá kết quả hoạt động tổ chức sự kiện: Khảo sát phản hồi của khách tham dự, thu thập ý kiến dư luận và tổng kết rút kinh nghiệm.
Chương này cũng phân tích hệ thống nhân tố tác động đến sự kiện tại bệnh viện:
- Môi trường vĩ mô: Kinh tế, văn hóa - xã hội, chính trị - pháp luật, khoa học - công nghệ.
- Môi trường ngành: Đối thủ cạnh tranh (các cơ sở y tế chuyên khoa da liễu khác), công chúng trực tiếp và giới truyền thông.
- Môi trường bên trong: Nguồn nhân lực, nguồn vật lực (cơ sở hạ tầng, trang thiết bị) và nguồn tài lực của bệnh viện.
Chương 2: Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại bệnh viện Da liễu TW, Hà Nội
Bệnh viện Da liễu Trung ương có tiền thân từ Khoa Da liễu Bệnh viện Bạch Mai do GS. Đặng Vũ Hỷ tiếp quản từ tháng 10/1954; được thành lập thành Viện Da liễu Việt Nam theo Quyết định số 70/BYT-QĐ ngày 28/1/1982 của Bộ Y tế và đổi tên thành Viện Da liễu Quốc gia theo Quyết định số 486/QĐ-TTg ngày 30/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ. Bệnh viện hiện đặt tại địa chỉ 15A Phương Mai, Quận Đống Đa, Hà Nội, do PGS. Nguyễn Văn Thường làm Giám đốc. Bộ máy tổ chức vận hành theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm 01 Giám đốc, 04 Phó Giám đốc và các phòng ban, khoa chuyên môn.
Bảng 1: Kết quả tài chính của Bệnh viện Da liễu TW, Hà Nội năm 2013 – 2014
| STT |
Chỉ tiêu |
Năm 2013 (Tr.đ) |
Tỉ trọng (%) |
Năm 2014 (Tr.đ) |
Tỉ trọng (%) |
Chênh lệch (+/- Tr.đ) |
Tốc độ tăng trưởng (%) |
| 1 |
Tổng thu |
40.844 |
100,00 |
57.688 |
100,00 |
+16.844 |
+41,29 |
|
- Thu viện phí |
23.050 |
56,60 |
8.000 |
13,95 |
-15.050 |
-65,19 |
|
- Thu bảo hiểm |
9.565 |
23,55 |
13.130 |
22,85 |
+3.565 |
+37,12 |
|
- Thu ngân sách cấp |
8.900 |
19,85 |
16.800 |
27,76 |
+7.900 |
+97,53 |
|
- Thu dịch vụ khác |
0 |
0,00 |
20.429 |
35,44 |
+20.429 |
- |
| 2 |
Tổng chi |
34.390 |
100,00 |
44.180 |
100,00 |
+9.390 |
+27,54 |
|
- Chi con người (Quỹ lương) |
7.200 |
19,95 |
7.900 |
17,25 |
+700 |
+10,29 |
|
- Chi chuyên môn nghiệp vụ |
15.370 |
45,80 |
20.740 |
48,25 |
+5.370 |
+34,40 |
|
- Chi phí khác |
11.320 |
34,25 |
14.640 |
34,50 |
+3.320 |
+28,42 |
| 3 |
Trích lập quỹ |
6.454 |
100,00 |
13.908 |
100,00 |
+7.454 |
+124,17 |
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán Bệnh viện Da liễu TW, Hà Nội)
Bảng 2: Tình hình và cơ cấu nhân lực Bệnh viện Da liễu TW, Hà Nội năm 2013 – 2014
| Tiêu chí |
Phân loại |
Năm 2013 (Người) |
Cơ cấu 2013 (%) |
Năm 2014 (Người) |
Cơ cấu 2014 (%) |
| Tổng số lao động |
- |
221 |
100,00 |
228 |
100,00 |
| Giới tính |
Nam |
68 |
30,77 |
71 |
31,14 |
|
Nữ |
153 |
69,23 |
157 |
68,86 |
| Trình độ học vấn |
Sau Đại học |
57 |
25,80 |
62 |
27,19 |
|
Đại học |
50 |
22,62 |
52 |
22,81 |
|
Cao đẳng |
7 |
3,17 |
8 |
3,51 |
|
Trung học |
50 |
22,62 |
50 |
21,93 |
|
Sơ cấp / Khác |
57 |
25,79 |
56 |
24,56 |
| Độ tuổi bình quân |
Toàn bệnh viện |
38 tuổi |
- |
39 tuổi |
- |
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính Bệnh viện Da liễu TW, Hà Nội)
Thực trạng tác nghiệp tổ chức sự kiện tại bệnh viện bộc lộ các đặc điểm cụ thể:
- Chủ đề: Chiếm 90% tổng số sự kiện là các chủ đề chuyên sâu ngành Da liễu (Sinh hoạt khoa học chuyên đề Da liễu miền Bắc và miền Trung tổ chức định kỳ 02 lần/năm; Ngày truyền thống ngành Da liễu 25/01; Câu lạc bộ vẩy nến; các buổi tiểu sinh hoạt khoa học thứ Sáu hàng tuần).
- Hợp tác quốc tế: Phối hợp tổ chức hội nghị chống kỳ thị bệnh nhân phong cùng Quỹ Nippon (The Nippon Foundation - Nhật Bản) tại Bình Dương và Kon Tum; hợp tác giáo dục truyền thông phòng chống phong với Hội chống Phong Hà Lan; nhận tài trợ sinh hoạt khoa học hàng quý từ Hội chống Phong Thụy Sỹ; trao đổi chuyên môn với các tổ chức tại Lào, Campuchia, Malaysia, Hàn Quốc.
- Loại hình: Hội thảo khoa học chiếm ưu thế tuyệt đối với 95%; các loại hình mít tinh, văn nghệ, hoạt động từ thiện chỉ chiếm 5%.
- Phân công tổ chức: Do Phòng Tổ chức - Hành chính chịu trách nhiệm chính.
Đánh giá chung:
- Ưu điểm: Đảm bảo tốt chất lượng chuyên môn các hội thảo y khoa, duy trì quan hệ hợp tác quốc tế sâu rộng, nội bộ phối hợp nhịp nhàng.
- Hạn chế: Chưa có khả năng tự tổ chức các sự kiện lớn độc lập; cơ sở vật chất hội trường chật hẹp, trang thiết bị âm thanh ánh sáng chưa đồng bộ; nhân lực tổ chức là cán bộ kiêm nhiệm thiếu chứng chỉ chuyên môn sự kiện; ngân sách eo hẹp và phụ thuộc chủ yếu vào tài trợ từ các hãng dược phẩm.
Chương 3: Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện tại bệnh viện Da liễu TW, Hà Nội
Dựa trên dự báo triển vọng phát triển ngành dịch vụ sự kiện y tế và mục tiêu nâng cao năng lực khám chữa bệnh, khóa luận đề xuất các nhóm giải pháp và kiến nghị:
- Hoàn thiện các khâu trong quy trình tổ chức sự kiện:
- Xác định nhu cầu và mục tiêu: Phân định rõ nguồn nhu cầu từ cơ quan quản lý (Bộ Y tế, Hội Da liễu), đối tác quốc tế hoặc nội bộ để thiết lập mục tiêu sự kiện cụ thể, tránh lãng phí ngân sách.
- Đổi mới chủ đề và đa dạng hóa loại hình: Lựa chọn chủ đề bám sát thực tiễn dịch tễ; kết hợp hình thức hội thảo với tọa đàm tương tác, giao lưu văn hóa nghệ thuật và các hoạt động truyền thông trực quan.
- Xác định đối tượng và gửi thư mời: Lập danh sách khách mời phân tầng theo mức độ ưu tiên, gửi thư mời sớm qua nhiều kênh (email, cổng thông tin điện tử, thư bảo đảm).
- Lập dự toán ngân sách: Xây dựng bảng dự toán chi tiết từng khoản mục, kiểm tra nhiều cấp, dự trù quỹ dự phòng rủi ro và đảm bảo minh bạch tài chính với các đơn vị đồng tổ chức.
- Lập kế hoạch và giám sát triển khai: Xây dựng bảng tiến độ theo thời gian biểu chi tiết, phân nhóm nhiệm vụ theo năng lực nhân sự, tăng cường giám sát thực địa và chuẩn bị phương án ứng phó sự cố kỹ thuật.
- Hoàn thiện công tác tìm kiếm và quản lý tài trợ:
- Đa dạng hóa các gói tài trợ (kinh phí, hiện vật, địa điểm, quà tặng); duy trì chính sách chăm sóc nhà tài trợ truyền thống (hãng thuốc) thông qua việc gửi thư mời, bảo đảm quyền lợi truyền thông và gửi thư cảm ơn sau sự kiện.
- Tăng cường liên kết đồng tổ chức với các Hiệp hội Da liễu quốc tế và Tổ chức Y tế Thế giới (WHO) nhằm tiếp nhận hỗ trợ kỹ thuật và nâng cao năng lực tổ chức cho nhân viên bệnh viện.
- Các kiến nghị vĩ mô:
- Kiến nghị đối với Nhà nước: Hoàn thiện cơ sở hạ tầng dịch vụ công cộng phục vụ sự kiện; ban hành khung quy định quản lý giá và chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện; hỗ trợ quảng bá chuyên ngành Da liễu Việt Nam.
- Kiến nghị đối với Bộ Y tế: Định hướng chủ đề hội thảo bám sát nhu cầu y tế dự phòng; thẩm định phê duyệt kế hoạch tổ chức kịp thời; hoàn thiện hành lang pháp lý quản lý hoạt động hợp tác sự kiện y tế quốc tế; tăng cường kiểm tra, hỗ trợ tháo gỡ khó khăn về địa điểm và kinh phí cho bệnh viện.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể sau:
- Tổng hợp bức tranh toàn diện về tổ chức sự kiện tại bệnh viện chuyên khoa công lập: Phân tích chi tiết chuỗi số liệu tài chính năm 2014 (tổng thu 57.688 triệu đồng, tổng chi 44.180 triệu đồng) và cơ cấu 228 cán bộ nhân viên, làm rõ mối liên hệ giữa nguồn lực vận hành với năng lực tổ chức sự kiện.
- Phản ánh chính xác cơ cấu thực tế: Chỉ rõ hoạt động sự kiện tại Bệnh viện Da liễu Trung ương có 90% chủ đề da liễu và 95% loại hình là hội thảo khoa học, đồng thời ghi nhận vai trò của các đối tác quốc tế như The Nippon Foundation, Hội chống Phong Hà Lan và Hội chống Phong Thụy Sỹ.
- Đóng góp giải pháp ứng dụng: Đề xuất quy trình tác nghiệp 6 bước hoàn thiện cùng các biện pháp huy động tài trợ phù hợp với cơ chế tài chính của đơn vị sự nghiệp y tế tự chủ một phần.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Khóa luận chỉ khảo sát dữ liệu thực tế tại Bệnh viện Da liễu Trung ương, Hà Nội trong phạm vi thời gian hai năm 2013–2014. Dữ liệu khảo sát sơ cấp mới dừng lại ở việc lấy mẫu tại các hội nghị chuyên đề nội bộ và hội thảo hợp tác.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phạm vi nghiên cứu so sánh mô hình tổ chức sự kiện giữa các bệnh viện chuyên khoa và bệnh viện đa khoa tuyến Trung ương; nghiên cứu ứng dụng công nghệ truyền thông đa phương tiện và tổ chức sự kiện trực tuyến trong ngành y tế.
Giá trị tham khảo
Công trình là tài liệu tham khảo cho:
- Sinh viên, học viên chuyên ngành Quản trị Khách sạn - Du lịch, Quản trị Dịch vụ, Quản trị Kinh doanh và Quản trị Y tế khi thực hiện các đề tài về quan hệ công chúng (PR), xúc tiến thương mại và tổ chức sự kiện trong đơn vị sự nghiệp công lập.
- Cán bộ phụ trách hành chính, truyền thông tại các bệnh viện chuyên khoa cần tham khảo quy trình lập kế hoạch sự kiện y tế và hồ sơ kêu gọi tài trợ.
Câu hỏi thường gặp
1. Cơ cấu loại hình và chủ đề tổ chức sự kiện tại Bệnh viện Da liễu TW Hà Nội giai đoạn 2013–2014 như thế nào?
Chủ đề sự kiện tập trung 90% vào các vấn đề chuyên ngành Phong - Da liễu (sinh hoạt khoa học định kỳ, ngày truyền thống, câu lạc bộ vẩy nến). Về loại hình, hội nghị và hội thảo khoa học chiếm tỷ trọng áp đảo với 95%, các loại hình mít tinh, văn nghệ, thể thao và từ thiện chỉ chiếm 5%.
2. Bệnh viện đã hợp tác với những tổ chức quốc tế nào để tổ chức sự kiện trong giai đoạn nghiên cứu?
Bệnh viện đã phối hợp với The Nippon Foundation (Nhật Bản) tổ chức hội nghị chống kỳ thị bệnh nhân phong tại Bình Dương và Kon Tum; hợp tác với Hội chống Phong Hà Lan về truyền thông giáo dục; tiếp nhận tài trợ từ Hội chống Phong Thụy Sỹ cho các buổi sinh hoạt khoa học hàng quý; đồng thời hợp tác chuyên môn với các hiệp hội da liễu tại Lào, Campuchia, Malaysia, Hàn Quốc.
3. Tình hình tài chính tổng thu và tổng chi của bệnh viện biến động ra sao giữa năm 2013 và 2014?
Tổng thu năm 2014 đạt 57.688 triệu đồng, tăng 41,29% (tương đương tăng 16.844 triệu đồng) so với năm 2013. Tổng chi năm 2014 là 44.180 triệu đồng, tăng 27,54% (tương đương tăng 9.390 triệu đồng) so với năm 2013. Bệnh viện không phải nộp ngân sách Nhà nước và trích lập quỹ năm 2014 đạt 13.908 triệu đồng.
4. Phòng ban nào tại Bệnh viện Da liễu TW chịu trách nhiệm chính trong công tác tổ chức sự kiện?
Công tác tổ chức sự kiện của bệnh viện được phân công cho Phòng Tổ chức - Hành chính chịu trách nhiệm lập kế hoạch, điều phối nhân lực và giám sát thực hiện dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Lan Linh đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị tổ chức sự kiện trong môi trường bệnh viện và phân tích thực trạng hoạt động tại Bệnh viện Da liễu Trung ương, Hà Nội giai đoạn 2013–2014. Nghiên cứu chỉ ra những ưu điểm về chất lượng hội thảo khoa học chuyên môn, đồng thời làm rõ các hạn chế về cơ sở vật chất, tính chuyên nghiệp của nhân sự và nguồn kinh phí tổ chức. Hệ thống giải pháp hoàn thiện quy trình 6 bước tác nghiệp cùng các kiến nghị đối với Bộ Y tế và Nhà nước có giá trị thực tiễn trong việc nâng cao năng lực truyền thông và vị thế của bệnh viện.
