CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1. Đặc điểm của kế toán ngân hàng thương mại có ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán Do tính chất hoạt động của NHTM là kinh doanh trên lĩnh vực tiền tệ, đối tượng phản ánh là tiền tệ nên ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán sau: Một là, Kế toán ngân hàng mang tính xã hội hóa cao Hoạt động của các NHTM không chỉ có ảnh hưởng đến bản thân ngành ngân hàng mà còn ảnh hưởng đến hầu hết hoạt động của các ngành kinh doanh khác, tác động đến cả nền kinh tế, tài chính của quốc gia thông qua các quan hệ cung ứng tiền tệ, tín dụng và hoạt động thanh toán giữa các ngân hàng với các doanh nghiệp, các đơn vị tổ chức kinh tế và dân cư trong xã hội. Từ đó, những thông tin kế toán mà ngân hàng cung cấp cũng là những chỉ tiêu thông tin tài chính quan trọng giúp cho các nhà quản lý, điều hành, các nhà hoạch định chính sách cần xem xét để có những biện pháp, những chính sách nhằm tác động vào nền kinh tế để nền kinh tế đi theo chiều hướng tốt hơn. Từ đặc điểm này đòi hỏi ngoài việc thực hiện các phương pháp, các chuẩn mực chung thì các NHTM cần xây dựng một chế độ kế toán phù hợp để vừa phản ánh đầy đủ hoạt động của nội tại doanh nghiệp, vừa phản ánh được sự vận động của cả nền kinh tế.
Bên cạnh đó, do hoạt động của ngân hàng hết sức đa dạng nên chứng từ kế toán có khối lượng lớn, chủng loại đa dạng và tổ chức luân chuyển phức tạp. Vì vậy, trong mọi hoạt động của ngân hàng cũng như trong quá trình tổ chức hạch toán kế toán thì công tác kiểm soát nói chung và kiểm soát nội bộ nói riêng cần được quan tâm đúng mức đảm bảo các thông tin kế toán ngân hàng cung cấp chính xác, trung thực và kịp thời. Hai là, Kế toán ngân hàng tiến hành đồng thời giữa kiểm soát, xử lý nghiệp vụ và ghi sổ sách kế toán khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh Điều này đòi hỏi khi tiếp nhận chứng từ, nhân viên kế toán ngân hàng phải kiểm soát, xử lý theo nội dung của chứng từ. Nếu chứng từ đảm bảo tính đầy đủ, hợp 5 pháp, hợp lệ thì cho hoàn thành nghiệp vụ và phản ánh ngay vào sổ kế toán thích hợp để kiểm soát số dư tài khoản, hạn mức tín dụng, chuẩn bị sẵn sàng phục vụ cho các giao dịch mới.
Đặc điểm này làm cho kế toán ngân hàng mang tính giao dịch rất cao. Do đó tổ chức bộ máy kế toán tại ngân hàng không đơn giản chỉ gồm bộ phận tại phòng kế toán như các doanh nghiệp thông thường mà còn tổ chức cả kế toán tại các phòng nghiệp vụ, phòng giao dịch để kịp thời cho công tác hạch toán kế toán. Ba là, Kế toán ngân hàng có tính chính xác kịp thời rất cao. Đối tượng kế toán ngân hàng có liên quan mật thiết với khách hàng là các doanh nghiệp, cá nhân trong nền kinh tế khi thực hiện vụ huy động vốn hoặc cho vay vốn hoặc cung ứng dịch vụ ngân hàng; mặt khác, hoạt động ngân hàng đã dẫn đến ngân hàng tập trung được một khối lượng vốn tiền tệ rất lớn của xã hội, số vốn này thường xuyên biến động.
Vì vậy, kế toán ngân hàng phải có độ chính xác và kịp thời rất cao để một mặt đáp ứng yêu cầu hạch toán của NH, mặt khác phục vụ hạch toán của toàn bộ nền kinh tế. Mọi sự chậm trễ, thiếu chính xác của kế toán ngân hàng sẽ có tác động xấu đến tính kịp thời, chính xác trong hạch toán kế toán của các đơn vị có liên quan, tổ chức kinh tế có quan hệ với ngân hàng và làm giảm tốc độ chu chuyển vốn của nền kinh tế. Từ đặc điểm này đòi hỏi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được kiểm soát xử lý và hoàn thành ngay. Công việc kế toán hàng ngày phải được kết thúc ngay trong ngày bằng cách lập bảng cân đối tài khoản ngày gửi chứng từ giao dịch kịp thời cho khách hàng.
Bốn là, Chứng từ kế toán ngân hàng có khối lượng lớn, tổ chức luân chuyển phức tạp và gắn liền với việc luân chuyển vốn của nền kinh tế. Chứng từ kế toán ngân hàng có khối lượng lớn, tổ chức luân chuyển phức tạp và gắn liền với việc luân chuyển vốn của nền kinh tế; Các nghiệp vụ của ngân hàng rất đa dạng, số lượng giao dịch hàng ngày diễn ra nhiều, chứng từ kế toán ngân hàng không chỉ phản ánh cho hoạt động của bản thân ngân hàng mà nó còn phản ánh hoạt động kinh tế, tài chính và việc chu chuyển vốn của cả nền kinh tế. Do vậy, việc luân chuyển chứng từ kế toán của ngân hàng có liên quan đến việc luân chuyển vốn tiền tệ của cả nền kinh tế. Từ đặc điểm này đòi hỏi ngành ngân hàng phải xây dựng được hệ thống bản 6 chứng từ kế toán một cách thích hợp để vừa thoả mãn hạch toán tại các đơn vị ngân hàng (bằng tay và bằng máy), vừa đáp ứng yêu cầu hạch toán của nền kinh tế.
Mặt khác, phải thiết lập chương trình luân chuyển chứng từ một cách khoa học nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ, điều này đồng nghĩa với việc tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn của nền kinh tế. Năm là, Kế toán ngân hàng sử dụng hình thức ghi sổ đa tiền tệ (nội tệ, ngoại tệ) làm đơn vị đo lường chủ yếu trong hầu hết các mặt nghiệp vụ. Xuất phát từ chức năng kinh doanh tiền tệ của ngân hàng nên ngân hàng là đơn vị kinh doanh duy nhất trong nền kinh tế được phép ghi sổ cả bằng đồng Việt Nam và các loại ngoại tệ. Do đó, hệ thống tài khoản chi tiết được mở theo các đồng nội tệ và ngoại tệ riêng, và cũng được hạch toán đối ứng như các tài khoản VND.
Chức năng, nhiệm vụ của kế toán trong các ngân hàng thương mại 1. Chức năng của kế toán ngân hàng Là một bộ phận cấu thành trong hệ thống kế toán của nền kinh tế, kế toán ngân hàng cũng phát huy đầy đủ chức năng của kế toán nói chung, đồng thời phát huy vai trò trong việc phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động ngân hàng. Chức năng của kế toán ngân hàng được thể hiện ở: - Cung cấp thông tin về hoạt động tiền tệ, tín dụng trong thanh toán, kết quả tài chính phục vụ chỉ đạo điều hành quản trị các mặt hoạt động nghiệp vụ đạt hiệu quả cao và các bên quan tâm đến hoạt động ngân hàng; - Bảo vệ an toàn tài sản tại đơn vị. Với chức năng ghi chép một cách khoa học, đầy đủ, chính xác toàn bộ tài sản hiện có cũng như sự vận động của chúng nên kế toán ngân hàng đã giúp cho các ông chủ ngân hàng quản lý chặt chẽ tài sản của mình nhằm tránh thiếu hụt về mặt số lượng và nâng cao hiệu quả trong quá trình sử dụng tài sản.
- Quản lý hoạt động tài chính của ngân hàng. Kế toán phản ánh được đầy đủ, chính xác các khoản thu nhập, chi phí, kết quả kinh doanh của từng đơn vị cũng như toàn hệ thống ngân hàng, từ đó giúp cho việc quản lý chặt chẽ hoạt động tài chính, tăng thu nhập, tiết kiệm chi phí, nâng cao lợi nhuận, đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của mỗi ngân hàng. - Đáp ứng yêu cầu của công tác thanh tra, kiểm tra kiểm soát của ngành ngân hàng. Nguồn thông tin từ kế toán là nguồn thông tin phản ánh đầy đủ và chính xác về 7 tình hình hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Do đó, đây là những tư liệu quan trọng cho các cơ quan nhà nước có thể kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động của các ngân hàng, trên cơ sở đó có thể điều chỉnh, hoạch định các chính sách kinh tế vĩ mô, mà trước hết là chính sách tiền tệ, đảm bảo cho sự phát triển an toàn, ổn định của ngành ngân hàng nói chung và của nền kinh tế quốc dân nói riêng. Nhiệm vụ của kế toán ngân hàng Thu thập, ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của đơn vị ngân hàng theo đối tượng, nội dung công việc kế toán theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán. Kiểm tra, giám sát chặt chẽ các khoản thu chi tài chính, quá trình sử dụng tài sản của bản thân ngân hàng và của xã hội thông qua các khâu kiểm soát của kế toán, góp phần tăng cường kỷ luật tài chính, củng cố chế độ hạch toán kế toán trong ngân hàng cũng như trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị ngân hàng; Cung cấp thông tin cho ngân hàng trung ương và các cơ quan quản lý nhà nước khác phục vụ sự chỉ đạo thực thi chính sách tiền tệ - tín dụng nói riêng và chính sách tài chính nói chung; đồng thời đáp ứng nhu cầu của công tác thanh tra ngân hàng.
Tổ chức tốt việc giao dịch với khách hàng, góp phần thực hiện tốt chiến lược khách hàng của đơn vị ngân hàng. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong ngân hàng thương mại Để tổ chức công tác kế toán trong ngân hàng hợp lý, khoa học và đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý của ngân hàng cần thực hiện các nguyên tắc sau đây: Một là, nguyên tắc thống nhất - Cơ cấu tổ chức công tác kế toán là một bộ phận thống nhất về mặt quản lý đơn vị và có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác. Vì vậy cần phải đảm bảo tính thống nhất giữa công tác kế toán và công tác quản lý, cung cấp kịp thời, trung thực và đầy đủ các thông tin về hoạt động kinh doanh phục vụ yêu cầu quản lý. Các bộ phận quản lý khác nhau trong ngân hàng có liên quan chặt chẽ với nhau, cùng phục vụ cho công tác quản lý chung của ngân hàng.
Tuy nhiên, mỗi bộ phận khác 8 nhau thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Các bộ phận này cần phải cung cấp những thông tin phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của mình phục vụ cho công tác điều hành, quản lý ngân hàng.