CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm tổ chức công tác kế toán Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hiện nay để hoạt động kinh doanh có hiệu quả cao, một trong những yếu tố rất quan trọng mà các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu đó là tổ chức công tác kế toán. Hiện nay có một số khái niệm về TCCTKT như sau: “TCCTKT là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của doanh nghiệp” [19,tr.
Như vậy, theo quan điểm này công tác kế toán trong DN phải được thực hiện theo hai khía cạnh, khía cạnh thứ nhất là con người – đó là bộ máy kế toán, thứ hai là khía cạnh nghiệp vụ kế toán bao gồm cả tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, nguyên tắc kế toán và các phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích của công tác kế toán. “TCCTKT là những mối quan hệ có yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán: Chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp – cân đối kế toán”. Quan điểm này mới chỉ nói lên tổ chức về các phương pháp kế toán một cách chung nên chưa thể hiện rõ được nhiều yếu tố liên quan. [11] “TCCTKT là tổ chức việc sử dụng các phương pháp kế toán để thực hiện việc phân loại, ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phù hợp với Luật Kế toán, Luật Ngân sách Nhà nước và các chính sách, chế độ hiện hành; phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị”.
Quan điểm này nêu cụ thể hơn về TCCTKT, tạo điều kiện cho việc vận dụng vào thực tế thuận lợi hơn, nhưng chưa nêu rõ vấn đề về tổ chức bộ máy để thực hiện các khâu trong công việc kế toán. [11] e 8 Theo Luật Kế toán 88/2015/QH 13, “TCCTKT là việc tổ chức thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu giữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán” Từ các quan điểm trên, ta có cách tiếp cận và luận giải khác nhau về TCCTKT nhưng đều có mục đích chung là hướng tới việc sắp xếp, tổ chức các công việc mà kế toán cần phải thực hiện tốt chức năng thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp các thông tin kinh tế tài chính một cách kịp thời, đầy đủ phục vụ cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh cả tầm vĩ mô và tầm vi mô. Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức nhân sự kế toán theo các phần hành kế toán cụ thể, thực hiện các phương pháp kế toán phù hợp với yêu cầu thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp các thông tin kinh tế tài chính, phù hợp với đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin phục vụ việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Đặc trưng của tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán có những đặc trưng sau: - TCCTKT trong doanh nghiệp là việc tổ chức bộ máy kế toán bao gồm việc tổ chức, phân công công tác cho các cán bộ kế toán và tổ chức sử dụng các phương tiện để thực hiện công tác kế toán; - TCCTKT là vận dụng các phương pháp kế toán bao gồm phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp cân đối kế toán; - TCCTKT là tổ chức thu nhập, hệ thống hóa, xử lý và cung cấp thông tin về các hoạt động của doanh nghiệp.
- TCCTKT trong doanh nghiệp chính là sự thiết lập mối quan hệ qua lại e 9 giữa các đối tượng kế toán, phương pháp kế toán và bộ máy kế toán để phát huy cao nhất tác dụng của kế toán trong công tác quản lý. Mức độ liên hệ giữa các yếu tố trên biểu hiện tính tổ chức của TCCTKT, khi các yếu tố có mối liên hệ chặt chẽ theo một trật tự xác định thì sẽ phát huy tối đa chức năng của kế toán. Điều này khẳng định rõ TCCTKT là một công việc không thể thiếu, TCCTKT có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý trong DN như: Cung cấp thông tin trung thực, kịp thời, phục vụ cho lãnh đạo và quản lý các hoạt động tại doanh nghiệp; Đẩy mạnh hiệu quả của việc quản lý tài chính; đảm bảo ghi chép, phản ánh và quản lý chặt chẽ các loại tài sản, các khoản nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, giúp cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, sử dụng vốn đúng mục đích, đồng thời giúp cho việc tính toán đúng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, xác định rõ lợi ích và nghĩa vụ của DN; TCCTKT khoa học và hợp lý sẽ nâng cao hiệu quả của bộ máy kinh tế. Việc phân công, phân nhiệm khoa học, hợp lý, bộ máy kế toán sẽ đạt được sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc, tiết kiệm chi phí, tránh chồng chéo vào các rủi ro tiềm tàng.
Nguyên tắc tổ chức kế toán trong các doanh nghiệp Để thực hiện tốt công tác kế toán, tổ chức công tác kế toán phải dựa trên các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc chuẩn mực TCCTKT đảm bảo tuân thủ hệ thống pháp luật của Nhà nước và hệ thống chuẩn mực về tài chính và kế toán. TCCTKT chịu ảnh hưởng trước hết bởi các chính sách kinh tế, tài chính với tư cách là nền tảng pháp lý quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của thông tin kế toán. Luật kế toán là văn bản pháp lý cao nhất hiện nay về kế toán, có phạm vi điều chỉnh nội dung công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán. Chuẩn mực kế toán gồm những nguyên tắc và phương pháp kế toán cơ bản để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Chế độ kế toán là những quy định và hướng dẫn kế toán mang tính kỹ thuật e 10 được ban hành bởi cơ quan quản lý Nhà nước về kế toán hoặc tổ chức được cơ quan quản lý Nhà nước về kế toán uỷ quyền. TCCTKT trong doanh nghiệp phải tuyệt đối tuân thủ các quy định mang tính chất pháp lý, hướng tới thực hiện các thông lệ quốc tế và chuẩn mực quốc tế và quốc gia về kế toán. - Nguyên tắc phù hợp (đặc thù) TCCTKT cần phù hợp với đặc điểm và tính đặc thù riêng của doanh nghiệp. TCCTKT với thực tế ở đơn vị như thiết lập mô hình tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức tuân thủ và vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, phương pháp kế toán, thiết lập hệ thống sổ kế toán, lựa chọn hình thức kế toán và tổ chức kiểm tra kế toán,.
Do vậy, TCCTKT cần cụ thể hóa theo đặc thù của doanh nghiệp, phù hợp với lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc điểm hoạt động quản lý kinh doanh, quy mô, địa bàn hoạt động cũng như điều kiện của lao động quản lý và lao động kế toán, trình độ áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong công tác kế toán. Khi nguyên tắc này được tuân thủ sẽ đảm bảo TCCTKT của doanh nghiệp được khả thi khi vận hành. - Nguyên tắc thống nhất TCCTKT đảm bảo thống nhất giữa đơn vị hạch toán với quản lý. Kế toán là một phân hệ trong hệ thống quản lý với chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động tài chính của đơn vị kế toán, vì vậy giữa kế toán với quản lý có tính thống nhất, đó là sự thống nhất giữa các đơn vị kế toán cơ sở với đơn vị quản lý về các chỉ tiêu quản lý, chỉ tiêu hạch toán về tên gọi, nội dung cấu thành, phương pháp, cơ sở tính toán hay là thống nhất trong việc áp dụng các chính sách tài chính, kế toán, phục vụ yêu cầu quản lý của cấp trên.
- Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả TCCTKT trong doanh nghiệp đảm bảo cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán, TCCTKT còn cần đảm bảo tiết kiệm, nâng e 11 cao hiệu quả của lao động kế toán bằng cách tổ chức gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí, đảm bảo các yêu cầu như: Hiệu quả về mặt quản lý các đối tượng hạch toán kế toán từ các thông tin do kế toán cung cấp và hiệu quả về các mặt nghiệp vụ một cách tốt nhất, phòng tránh và giảm thiểu gian lận và rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và kế toán nói riêng. - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Là việc tách rời các chức năng phê duyệt, thực hiện giữ tài sản (thủ kho, thủ quỹ, bảo vệ) ghi nhận (kế toán phần hành). Khi tổ chức bộ máy kế toán đối với các phần hành nghiệp vụ kế toán có nguy cơ rủi ro cao cần phân định nhiệm vụ riêng biệt, cụ thể. Tuy nhiên khi thực hiện cần hợp lý và hiệu quả.
Ví dụ như nhân viên kế toán không được kiêm nhiệm thủ quỹ. Như vậy, công tác kế toán trong doanh nghiệp được tổ chức khoa học và hợp lý là điều kiện cần thiết để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và vai trò của kế toán, đảm bảo được chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán. NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Tổ chức bộ máy kế toán Theo Luật kế toán, Bộ máy kế toán là bộ phận không thể thiếu của doanh nghiệp, “Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán” (Điều 49 – Khoản 01) [14].
Bộ máy kế toán của doanh nghiệp tập hợp những người làm kế toán tại doanh nghiệp cùng các phương tiện, trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán, xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị. Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán doanh nghiệp. Tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán.