CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1. Tổng quan về các đơn vị hành chính sự nghiệp 1. Các loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp Đơn vị hành chính sự nghiệp là đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập để thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn, quản lý nhà nước về hoạt động nào đó. Các đơn vị hành chính sự nghiệp có đặc trưng cơ bản là được trang trải các chi phí hoạt động bằng nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước.
Vì vậy việc quản lý chi phải đúng mục đích, đúng dự toán được phê duyệt theo từng nguồn kinh phí, định mức nhà nước quy định. Các đơn vị hành chính sự nghiệp gồm có: - Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, gồm: + Cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp; + Văn phòng Quốc hội; + Văn phòng Chủ tịch nước; + Văn phòng Chính phủ + Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân các cấp; + Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; + Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện; + Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội; tổ chức chính trị - xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước; + Đơn vị sự nghiệp được ngân sách nhà nước đảm bảo một phần hoặc toàn bộ kinh phí; 5 + Tổ chức quản lý tài sản quốc gia; + Ban quản lý dự án đầu tư có nguồn kinh phí ngân sách nhà nước; + Các Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội, các tổ chức khác được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần kinh phí hoạt động; - Đơn vị vũ trang nhân dân, kể cả Tòa án quân sự và Viện kiểm sát quân sự (trừ các doanh nghiệp thuộc lực lượng vũ trang nhân dân); + Đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu, chi; + Các Tổ chức phi chính phủ; + Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội tự cân đối thu chi; + Tổ chức xã hội; + Tổ chức xã hội - nghề nghiệp tự thu, tự chi; + Tổ chức khác không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước. Vai trò của các đơn vị hành chính sự nghiệp đối với quản lý nhà nước Đơn vị hành chính sự nghiệp là các đơn vị do nhà nước quyết định thành lập để thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn, quản lý nhà nước về các lĩnh vực hoạt động của đất nước: từ quản lý, đánh giá, tổng hợp số liệu báo cáo của các đơn vị hành chính sự nghiệp giúp nhà nước có số liệu tổng thể các lĩnh vực của đất nước, có cơ sở khoa học để nhà nước hoạch định được các chính sách, quản lý điều hành ở vĩ mô và vi mô. Ở nước ta hiện nay có trên 100.000 đơn vị hành chính sự nghiệp, trong quá trình hoạt động các đơn vị hành chính sự nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ trong việc hỗ trợ, trao đổi, phối hợp với nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ được giao.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động bằng các nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp. Với đặc trưng cơ bản là trang trải chi phí hoạt động và thực hiện các nhiệm vụ chính trị được giao. Các đơn vị hành chính sự 6 nghiệp phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của nhà nước về kế toán, kiểm toán, thanh tra….Đồng thời các đơn vị hành chính sự nghiệp phải tổ chức hạch toán kế toán, quản lý chi tiêu đúng mục đích và trong phạm vi dự toán được duyệt. Việc quản lý tốt và kiểm tra việc sử dụng có hiệu quả chi ngân sách nhà nước giúp nhà nước tiết kiệm được chi ngân sách tạo điều kiện tăng đầu tư cho xã hội, cải thiện đời sống nhân dân….
Theo luật ngân sách nhà nước thì các đơn vị hành chính sự nghiệp được tổ chức theo hệ thống dọc tương ứng với từng cấp ngân sách sao cho phù hợp với việc chấp hành ngân sách đó. Tổ chức hạch toán kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp được tổ chức phù hợp với các cấp dự toán, cụ thể: * Đơn vị dự toán cấp 1 (Tổ chức hạch toán kế toán cấp 1): đó là các đơn vị tiếp nhận dự toán kinh phí ngân sách cấp hàng năm từ Bộ Tài chính, phân bổ kinh phí ngân sách cho các đơn vị dự toán cấp dưới, chịu trách nhiệm trước nhà nước về việc tổ chức hạch toán kế toán và quyết toán ngân sách của cấp mình và của đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc. Các đơn vị dự toán cấp 1 có quan hệ với các cơ quan tài chính như: Bộ Tài chính, Sở tài chính, phòng tài chính. * Đơn vị dự toán cấp 2 (Tổ chức hạch toán kế toán cấp 2): là đơn vị nhận dự toán kinh phí ngân sách cấp từ đơn vị dự toán cấp 1và phân bổ kinh phí ngân sách cho ngân sách cho đơn vị dự toán cấp 3, có mối quan hệ với đơn vị dự toán cấp 1, chịu trách nhiệm về tổ chức hạch toán kế toán và quyết toán ngân sách của cấp mình và của các đơn vị dự toán cấp dưới.
* Đơn vị dự toán cấp 3 (Tổ chức hạch toán kế toán cấp 3): là đơn vị trực tiếp thực hiện dự toán thu, chi, trực tiếp sử dụng dự toán ngân sách, tiếp nhận từ đơn vị dự toán cấp 2 hoặc cấp 1 (trong trường hợp không có đơn vị dự toán cấp 2). Có mối quan hệ trực tiếp với đơn vị dự toán cấp 2, có trách nhiệm tổ chức hạch toán và quyết toán ngân sách của đơn vị mình. 7 Quy mô hoạt động và khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở mỗi đơn vị sẽ quyết định đến công tác tổ chức hạch toán kế toán của đơn vị. Tùy thuộc các nghiệp vụ, khối lượng công việc kế toán mà mỗi đơn vị tổ chức bộ máy kế toán và phần hành kế toán sao cho phù hợp.
Bản chất, vai trò, nhiệm vụ và nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp 1. Bản chất của tổ chức hạch toán kế toán Có nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức hạch toán kế toán: - Trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung có quan điểm cho rằng: tổ chức hạch toán kế toán thực chất là tổ chức vận dụng chế độ kế toán vào thực tiễn của từng đơn vị. Đó là sự tổ chức vận dụng các chế độ kế toán sao cho phù hợp với thực tiễn của đơn vị. Nhưng việc vận dụng chế độ kế toán chỉ là một phần của công tác kế toán, ngoài ra còn có nội dung về kế toán quản trị… - Bên cạnh đó, có quan điểm còn cho rằng tổ chức hạch toán kế toán là mối quan hệ qua lại của các yếu tố: chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp - cân đối kế toán.
Quan điểm này nêu cao vai trò của phương pháp kế toán từ khâu phát sinh sự nghiệp vụ đến lập báo cáo. - Ngoài ra còn có quan điểm cho rằng tổ chức hạch toán kế toán nhằm giải quyết hai vấn đề: là phải tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đơn vị và tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán trong đơn vị. Quan điểm về tổ chức hạch toán kế toán này đã nêu được khái quát đầy đủ về công việc của tổ chức hạch toán kế toán. Để có thông tin kế toán chính xác, kịp thời thì tổ chức công tác giữ vai trò quyết định.
Công tác tổ chức kế toán đạt kết quả tốt nếu đưa ra được thông tin, chính xác, đầy đủ, kịp thời. Tổ chức hạch toán kế toán gồm các công việc chính như: - Tổ chức bộ máy kế toán - Tổ chức công tác kế toán: 8 + Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản + Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán + Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán + Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán. Từ các quan điểm về tổ chức hạch toán kế toán trên ta có thể khái quát về tổ chức hạch toán kế toán: là việc sắp xếp hợp lý giữa khối lượng hạch toán kế toán và bộ máy kế toán theo một mô hình nhất định trên cơ sở thực hiện đầy đủ các nguyên tắc, phương pháp của kế toán nhằm thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin được trung thực, kịp thời, đầy đủ. Đồng thời, để thiết lập mối quan hệ giữa đối tượng và phương pháp hạch toán kế toán để vận dụng chế độ kế toán trong thực tế đơn vị.
Vai trò của tổ chức hạch toán kế toán trong hoạt động quản lý của các đơn vị hành chính sự nghiệp Tổ chức hạch toán đã góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả quản lý của các đơn vị hành chính sự nghiệp, cụ thể: Tổ chức hạch toán kế toán khoa học, hợp lý sẽ góp phần đưa ra những thông tin kế toán chính xác, kịp thời phục vụ nhu cầu quản lý. Đánh giá tình hình tài chính thực tế, chi phí, tình hình hoạt động tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. Giúp nhà quản lý trong việc hoạch định chính sách, cơ chế quản lý tài chính phù hợp. Nguyên tắc của tổ chức hạch toán kế toán Nguyên tắc kế toán là những tuyên bố chung như các chuẩn mực và những sự hướng dẫn để phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính phục vụ cho các yêu cầu của công tác quản lý của đơn vị.
Việc tổ chức hạch toán kế toán phải tuân theo các nguyên tắc sau đây: 9 Thứ nhất, nguyên tắc phù hợp: Việc tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị HCSN phải phù hợp với từng cấp dự toán (cấp I, cấp II, cấp III) và phù hợp với quy mô hoạt động và khối lượng nghiệp vụ phát sinh của đơn vị. Thứ hai, nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Việc tổ chức HTKT trong các đơn vị HCSN phải sao cho vừa gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí, khoa học và hiệu quả, vừa đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác. Thứ ba, đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán của nhà nước: Nhà nước đã ban hành chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán thì việc tổ chức hạch toán tại các đơn vị phải tuyệt đối tuân theo. Thứ tư, đảm bảo được tính đặc thù của đơn vị: Vấn đề cốt lõi là tổ chức hạch toán phải tuân theo quy định của Nhà nước.