CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. Cơ sở lý luận và các quan điểm về tổ chức công tác kế toán. Trong khoa học quản lý, kế toán được nhìn nhận là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
Kế toán còn là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản, sự vận động tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác. Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng và phương pháp kế toán để thực hiện chế độ kế toán trong thực tế đơn vị kế toán cơ sở. Tổ chức công tác kế toán là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán cho mục đích quản lý.
Vai trò của kế toán và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. - Giúp cho doanh nghiệp theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình: quá trình sản xuất, theo dõi thị trường… Nhờ đó, người 13 Trường ĐH Công nghệ Đông Á Khoa Tài chính – Kế toán quản lý điều hành trôi chảy các hoạt động, quản lý hiệu quả, kiểm soát nội bộ tốt. - Cung cấp tài liệu cho doanh nghiệp làm cơ sở hoạch định chương trình hành động cho từng giai đoan, từng thời kỳ. Nhờ đó người quản lý tính được hiệu quả công việc, vạch ra hướng hoạt động cho tương lai.
Triển khai và thực hiện các hệ thống quản lý thông tin để thúc đẩy việc thực thi các chiến lược, kế hoạch và ra quyết định của ban quản trị. - Giúp người quản lý điều hoà tình hình tài chính của doanh nghiệp. - Là cơ sở cho người quản lý ra các quyết định phù hợp: Quản lý hạ giá thành, quản lý doanh nghiệp kịp thời. - Cung cấp một kết quả tài chính rõ ràng, không thể chối cãi được.
- Duy trì và phát triển các mối liên kết trong doanh nghiệp. - Quản lý rủi ro và thực hiện bảo hiểm cho doanh nghiệp. - Giám sát và quản lý hoạt động. - Thường xuyên cập nhật thông tin về tài chính và các thông tin liên quan tới cổ đông trong và ngoài công ty (quyền và trách nhiệm mới, các văn bản về luật, chủ nợ, nhà băng, nhà đầu tư…) theo một cách thức tạo dựng sự tin tưởng cao nhất từ phía đối tác dành cho doanh nghiệp… - Mọi tồn tại và thiếu sót về công tác tổ chức kế toán đều có thể dẫn đến sự trì trệ trong công tác hạch toán kế toán và cung cấp thông tin kinh tế không đầy đủ, không chính xác dẫn đến tiêu cực, lãng phí.
Vì vậy tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác kế toán là vấn đề có tầm quan trọng đặc biệt để thực hiện tốt công tác quản lý kinh tế ở doanh nghiệp. 14 Trường ĐH Công nghệ Đông Á Khoa Tài chính – Kế toán 1. Yêu cầu, nhiệm vụ và nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. Nhiệm vụ Để thực hiện được vai trò của mình trong công tác quản lý và điều hành, tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện tổ chức sản xuất kinh doanh, điều kiện hoạt động của đơn vị trên cơ sở tổ chức phân cấp và phân công rõ ràng nhiệm vụ thực hiện các phần hành kế toán cho từng cán bộ kế toán cụ thể của đơn vị.
- Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và chế độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán, thông lệ kế toán và các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán của đơn vị. - Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị về các công việc liên quan đến công tác kế toán và thu nhận, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính liên quan của đơn vị cho các cấp lãnh đạo, quản lý. - Tổ chức ứng dụng những thành tựu khoa học quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cho các cán bộ kế toán. - Tổ chức hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trong đơn vị hiểu và chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ tổ chức.
Yêu cầu - Đảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kinh tế đáng tin cậy phục vụ 15 Trường ĐH Công nghệ Đông Á Khoa Tài chính – Kế toán cho công tác quản lý kinh tế tài chính của nhà nước và quản trị kinh doanh của danh nghiệp. - Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với quy mô và đặc điểm của tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Tổ chức công tác kế toán phù hợp với trình độ khả năng của đội ngũ cán bộ kinh tế, và trình độ trang bị các phương tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép của doanh nghiệp. - Tổ chức công tác kế toán phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
Nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Để phù hợp với các yêu cầu, các quy định có liên quan và tổ chức công tác kế toán phát huy vai trò của mình thì tổ chức công tác kế toán tại đơn vị phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau: - Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, các chính sách, chế độ, thể lệ và các quy định của pháp luật hiện hành. - Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất, thống nhất giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị, giữa đơn vị chính với các đơn vị thành viên và các đơn vị nội bộ, giữa tổ chức công tác kế toán ở công ty mẹ và các công ty. - Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý, đặc điểm hoạt động của đơn vị. - Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, mức độ trang bị các phương tiện thiết bị phục vụ công tác kế toán tại doanh nghiệp.
- Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải đảm bảo thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán, đáp ứng yêu cầu thông tin cho các cấp lãnh đạo và các đối tượng quan tâm. 16 Trường ĐH Công nghệ Đông Á Khoa Tài chính – Kế toán - Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả. Tổ chức công tác kế toán trong thời kỳ tin học hóa 1. Sự cần thiết của việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán Ngày nay, cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, quy mô hoạt động của các doanh nghiệp ngày càng lớn, các mối quan hệ kinh tế càng rộng, tính chất hoạt động kinh doanh ngày càng phức tạp thì vấn đề thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về kế toán, tài chính trong doanh nghiệp ngày càng trở nên phức tạp và khó khăn hơn.
Để có thể thu nhận, xử lý, cung cấp kịp thời một khối lượng lớn những thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin thì cần thiết phải ứng dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán. Ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán thực chất là việc áp dụng phần mềm kế toán trên máy tính vào tổ chức công tác kế toán. Phần mềm kế toán là toàn bộ chương trình dùng để xử lý các công việc kế toán một cách tự động, từ khâu vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán và lập các báo cáo. Ứng dụng MVT trong công tác kế toán thực sự đang là vấn đề được quan tâm đối với các doanh nghiệp.
Yêu cầu đặt ra cho các nhà kế toán, các chuyên gia CNTT không những phải nghiên cứu, thiết kế, sản xuất các phần mềm kế toán(PMKT) có tính ưu việt mà còn đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán hợp lí. Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng MVT và ứng dụng PMKT trong công tác kế toán là vì MVT có vai trò hết sức quan trọng với những thế mạnh riêng của nó: - Giúp cho việc thu nhận, tính toán, xử lí cung cấp thông tin một cách kịp thời, nhanh chóng từ đó giảm thiểu công việc của kế toán. Khi sử dụng MVT được cài đặt PMKT, các chứng từ đã được thiết kế sẵn trong máy nên nhân viên 17 Trường ĐH Công nghệ Đông Á Khoa Tài chính – Kế toán kế toán chỉ việc nhập các số liệu cần thiết từ chứng từ gốc vào máy. Hình thức kế toán bằng máy tính đều được tự động theo chương trình đã được cài đặt do máy thực hiện bắt đầu từ khâu nhập chứng từ, tổng hợp, phân loại chứng từ, tính toán, xử lý dữ liệu trên chứng từ cho tới khâu in sổ kế toán và báo cáo kế toán.
- Vấn đề phát hiện và sửa chữa sai sót cũng rất thuận lợi vì mọi số liệu trên các sổ và các báo cáo đều tổng hợp trực tiếp từ số liệu trên chứng từ gốc.