Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và tác động của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, công tác quản trị doanh nghiệp đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán phải được cung cấp một cách nhanh chóng, chính xác và minh bạch nhằm phục vụ việc ra quyết định kinh doanh. Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp vẫn thực hiện công tác kế toán theo phương thức thủ công hoặc bán tự động, dẫn đến hạn chế về tốc độ xử lý dữ liệu và năng lực kiểm soát nội bộ. Đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực kỹ thuật phức tạp như thiết kế, chế tạo và tổng thầu cơ nhiệt điện lạnh, khối lượng chứng từ và nghiệp vụ phát sinh lớn đòi hỏi việc tổ chức bộ máy kế toán phải gắn liền với quá trình hiện đại hóa công nghệ thông tin.

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Thị Hoa với đề tài "Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa tại Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa" được thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Thị Lương tại Trường Đại học Công nghệ Đông Á (tháng 09/2021). Bối cảnh thực tiễn của nghiên cứu xuất phát từ nhu cầu quản lý thực tế tại Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa trong giai đoạn doanh nghiệp tiến hành chuyển giao và áp dụng phần mềm SAP Business One vào hệ thống quản trị và kế toán.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu được văn bản xác định cụ thể như sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về tổ chức công tác kế toán và các nguyên tắc tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa, chỉ rõ những kết quả đạt được cùng các mặt tồn tại trong giai đoạn chuyển giao công nghệ.
  3. Đề xuất các nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị, bảo đảm phù hợp với định hướng phát triển và môi trường tin học hóa.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Những vấn đề lý luận và thực tiễn về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa tại Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa (trụ sở chính tại số 24 đường Đại Cồ Việt, phường Lê Đại Hành, quận Hoàng Mai, TP. Hà Nội và Văn phòng đại diện tại số 15 Huỳnh Lan Khanh, quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Khóa luận nghiên cứu số liệu hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong giai đoạn từ năm 2018 đến tháng 06/2019, kết hợp với giai đoạn chuyển giao công nghệ phần mềm tại doanh nghiệp từ tháng 02/2021 đến tháng 07/2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các chuẩn mực, quy định pháp luật hiện hành và các nguyên lý kế toán doanh nghiệp tại Việt Nam:

  • Khái niệm và bản chất của kế toán: Khóa luận định vị kế toán là khoa học thu nhận, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin về tài sản, sự vận động của tài sản cùng các hoạt động kinh tế tài chính nhằm kiểm tra, giám sát hoạt động của đơn vị. Tổ chức công tác kế toán là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các phương pháp kế toán, đối tượng kế toán với người làm kế toán thông qua hình thức kế toán thích hợp.
  • Khung pháp lý áp dụng: Luật Kế toán 2015 (đặc biệt là Chương II, Mục 1, Điều 17 về quy định nội dung chứng từ kế toán và giá trị pháp lý của chứng từ điện tử); Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 và Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp.
  • Hệ thống tài khoản và báo cáo tài chính: Hệ thống 9 loại tài khoản kế toán doanh nghiệp (loại 1 đến loại 4 có số dư; loại 5 đến loại 9 không có số dư); hệ thống Báo cáo tài chính năm gồm Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 – DN), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 – DN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 – DN), Bản thuyết minh Báo cáo tài chính (Mẫu số B09 – DN) và các biểu mẫu Báo cáo tài chính giữa niên độ (B01a-DN, B02a-DN, B03a-DN, B09a-DN).
  • Khung lý luận về tổ chức bộ máy và hình thức ghi sổ: Ba mô hình tổ chức bộ máy kế toán (tập trung, phân tán, vừa tập trung vừa phân tán); năm hình thức ghi sổ kế toán (Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ và Kế toán trên máy vi tính).
  • Lý luận về ứng dụng phần mềm kế toán: Tiêu chuẩn đánh giá phần mềm (tính linh hoạt, khả năng mở rộng, độ bảo mật, dịch vụ hỗ trợ, khả năng tự động sao lưu dữ liệu) và quy trình 4 bước lựa chọn phần mềm kế toán (xác định yêu cầu, thu thập thông tin, xác định khả năng đáp ứng, đánh giá và lựa chọn), trong đó đề cập đến hệ thống phần mềm tích hợp SAP Business One.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp phân tích: Dựa trên nguồn thông tin thu thập được từ thực tế doanh nghiệp để phân tích ưu điểm, nhược điểm trong từng khâu hạch toán và tổ chức bộ máy.
  • Phương pháp so sánh: Sử dụng để đối chiếu, đánh giá sự biến động của các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và số liệu thống kê qua các năm.
  • Phương pháp thu thập thông tin: Tổng hợp tài liệu nội bộ của Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa kết hợp với hệ thống chế độ, chính sách do Bộ Tài chính ban hành.

Nguồn dữ liệu của đề tài bao gồm dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thu thập tại Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa, các báo cáo tài chính, chứng từ kế toán, cùng tài liệu tổng quan từ hai công trình nghiên cứu đi trước được trích dẫn: luận văn của tác giả Nguyễn Ngọc Bách ("Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính ở Công ty TNHH Hoàng Thắng") và luận văn của tác giả Hồ Minh Hải (2015, "Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận dụng ERP tại công ty TNHH Silk Việt Nam – Thực trạng và giải pháp hoàn thiện").

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Chương 1 tập trung hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận về kế toán doanh nghiệp và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán. Tác giả làm rõ vị trí, vai trò của kế toán trong việc kiểm soát tài sản, điều hòa tài chính và cung cấp căn cứ ra quyết định quản trị.

Về mô hình tổ chức bộ máy, chương này phân tích đặc điểm của ba hình thức:

  • Hình thức tập trung: Toàn doanh nghiệp chỉ lập một phòng kế toán trung tâm tại đơn vị chính, phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ.
  • Hình thức phân tán: Các đơn vị trực thuộc tự tổ chức bộ phận kế toán riêng để xử lý nghiệp vụ tại chỗ và gửi báo cáo về phòng kế toán trung tâm, áp dụng cho doanh nghiệp quy mô lớn, địa bàn trải rộng.
  • Hình thức vừa tập trung vừa phân tán: Kết hợp hai mô hình trên tùy theo quy mô và mức độ phân cấp quản trị của từng đơn vị trực thuộc.

Về hình thức ghi sổ kế toán, tác giả so sánh ưu và nhược điểm của 5 hình thức: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ và Kế toán trên máy vi tính. Trong đó, hình thức kế toán trên máy vi tính được chỉ rõ là xu hướng tất yếu nhờ khả năng tự động hóa việc kết chuyển số liệu từ chứng từ gốc vào sổ sách và báo cáo, phát hiện và sửa chữa sai sót nhanh chóng, tăng cường khả năng lưu trữ an toàn, dù có nhược điểm về chi phí đầu tư, bảo trì hệ thống và đòi hỏi nhân sự phải có kỹ năng tin học tương ứng. Chương này cũng chuẩn hóa nguyên tắc xây dựng danh mục chứng từ điện tử, mã hóa tài khoản chi tiết theo khách hàng/đối tượng (ví dụ mã hóa TK 131.01, TK 131.02 hoặc TK 131.A, TK 131.B) và quy trình 10 bước triển khai thiết lập ban đầu trên phần mềm kế toán.

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán trong thời kỳ tin học hóa tại Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa

Chương 2 phản ánh chi tiết về lịch sử hình thành, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và thực trạng kế toán tại Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa. Doanh nghiệp được thành lập ngày 14/05/1995 bởi ông Đinh Văn Thuận (Chủ tịch Hội đồng thành viên, đại diện pháp luật) cùng các thành viên sáng lập, hoạt động theo Giấy đăng ký kinh doanh số 054705 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội cấp lần đầu ngày 14/05/1995 và đăng ký thay đổi lần thứ 21 ngày 04/04/2019, mã số thuế 0100520122. Quy mô nhân sự dao động từ 300 đến 500 người. Ngành nghề kinh doanh trọng tâm là thiết kế, chế tạo, cung cấp vật tư, thiết bị, lắp đặt, chuyển giao công nghệ tổng thầu chìa khóa trao tay cho các nhà máy Bia, Rượu, Cồn, Sữa, Nước giải khát; chế tạo thiết bị áp lực (lò hơi đốt than, dầu, trấu; hệ thống lạnh hàng triệu Kcal/h; hệ thống thu hồi CO2, khí nén, điều hòa không khí, xử lý nước).

Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại đơn vị được khảo sát trên các mặt:

  • Tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung, phản ánh các phần hành kế toán tài sản, vật tư, tiền tệ, doanh thu và công nợ.
  • Vận dụng danh mục chứng từ và hệ thống tài khoản: Thực hiện theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, áp dụng hệ thống chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn (như mẫu phiếu nhập kho).
  • Ứng dụng công nghệ thông tin: Công ty đang trong quá trình chuyển giao và ứng dụng phần mềm SAP Business One (từ tháng 02/2021 đến tháng 07/2021) nhằm tích hợp công tác kế toán với quản trị nguồn lực doanh nghiệp.

Chương 2 trích xuất các chỉ tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2018 – 2019 làm cơ sở đánh giá thực trạng tài chính và khối lượng công việc kế toán phát sinh tại doanh nghiệp.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa

Dựa trên định hướng phát triển của công ty và những tồn tại đã chỉ ra ở Chương 2, Chương 3 xác định các yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hóa:

  • Đảm bảo tính tuân thủ pháp luật, chính sách tài chính của Nhà nước và quy định của Bộ Tài chính.
  • Bảo đảm tính đồng bộ, thống nhất giữa dữ liệu kế toán tài chính và kế toán quản trị.
  • Tối ưu hóa hiệu quả kinh tế, tiết kiệm chi phí vận hành bộ máy và chi phí bản quyền phần mềm.

Các nhóm giải pháp hoàn thiện được tác giả đề xuất bao gồm: hoàn thiện mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với quy trình xử lý dữ liệu tự động; chuẩn hóa hệ thống mã hóa tài khoản và danh mục chứng từ điện tử trên phần mềm SAP Business One; hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ và luân chuyển chứng từ số; tăng cường đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin cho đội ngũ kế toán viên.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và cung cấp hệ thống số liệu cụ thể về quy mô tài chính và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa giai đoạn 2018 – 2019 như sau:

STT Chỉ tiêu Năm 2018 (VNĐ) Năm 2019 (VNĐ)
1 Tổng tài sản 750.610 —
2 Hàng tồn kho 365.871 —
3 Nợ phải trả 459.681 —
4 Vốn chủ sở hữu 291.071 —
5 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.493 —
6 Giá vốn hàng bán 1.133 —
7 Lợi nhuận gộp 68.080 —
8 Doanh thu hoạt động tài chính 15.611 —
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 38.478 —
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 45.954 —
11 Lợi nhuận khác -4.780 —
12 Tổng lợi nhuận trước thuế 41.174 —
13 Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 6 —

(Ghi chú: Số liệu trích xuất nguyên văn theo Bảng 2.1 trong văn bản khóa luận).

Về đóng góp học thuật và thực tiễn:

  • So với công trình của Nguyễn Ngọc Bách (nghiên cứu kế toán máy vi tính nói chung tại đơn vị thương mại) và Hồ Minh Hải (nghiên cứu vận dụng ERP tại doanh nghiệp dệt may Silk Việt Nam năm 2015), nghiên cứu của Phạm Thị Hoa đóng góp trường hợp thực tiễn điển hình tại một doanh nghiệp kỹ thuật - cơ khí chế tạo và tổng thầu EPC ngành thực phẩm của Việt Nam.
  • Khóa luận làm rõ các vấn đề nảy sinh trong giai đoạn bản lề chuyển giao công nghệ sang phần mềm SAP Business One (từ tháng 02/2021 đến tháng 07/2021), cung cấp bài học kinh nghiệm về việc điều chỉnh phân công lao động kế toán và mã hóa tài khoản chi tiết khi áp dụng hệ thống quản trị tích hợp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận bộc lộ một số giới hạn dựa trên phạm vi nghiên cứu thực tế:

  • Về chuỗi dữ liệu: Số liệu phân tích tài chính chi tiết của doanh nghiệp chỉ mới dừng lại ở giai đoạn 2018 đến tháng 06/2019; các chỉ tiêu của năm 2019 chưa được tổng hợp đầy đủ trong bảng số liệu thực chứng.
  • Về phạm vi chuyển giao công nghệ: Nghiên cứu được thực hiện trong quá trình doanh nghiệp đang triển khai chuyển giao phần mềm SAP Business One (giai đoạn tháng 02/2021 – 07/2021), do đó chưa đánh giá được toàn diện kết quả vận hành ổn định lâu dài và các báo cáo phân tích hiệu quả tài chính sau khi hệ thống mới đi vào hoạt động chính thức.

Hướng mở rộng nghiên cứu tiếp theo:

  • Tiếp tục theo dõi và thu thập số liệu thực chứng sau khi hoàn tất giai đoạn chuyển giao SAP Business One để đánh giá hiệu quả kinh tế và mức độ tối ưu hóa chi phí kế toán.
  • Mở rộng nghiên cứu sâu hơn về phân hệ kế toán quản trị chi phí và tính giá thành công trình chìa khóa trao tay (EPC) trên nền tảng phần mềm tích hợp.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các đối tượng sau:

  • Sinh viên, học viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Cung cấp khung lý thuyết hoàn chỉnh về so sánh các hình thức ghi sổ kế toán, các mô hình tổ chức bộ máy và quy trình 4 bước lựa chọn phần mềm kế toán.
  • Kế toán viên và cán bộ quản lý tài chính tại các doanh nghiệp vừa và lớn: Tham khảo phương pháp mã hóa hệ thống tài khoản chi tiết (cấp 2, cấp 3 theo từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp) nhằm phục vụ quản lý công nợ trên phần mềm máy vi tính.
  • Các doanh nghiệp trong lĩnh vực cơ khí, chế tạo, tổng thầu công trình: Tham khảo kinh nghiệm tổ chức luân chuyển chứng từ và chuẩn bị cơ sở dữ liệu khi chuyển đổi từ kế toán máy đơn lẻ sang phần mềm quản trị tích hợp như SAP Business One.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận nghiên cứu tại đơn vị cụ thể nào và người đại diện theo pháp luật là ai?
Khóa luận nghiên cứu tại Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa (Mã số thuế: 0100520122, thành lập ngày 14/05/1995, ĐKKD thay đổi lần 21 ngày 04/04/2019). Người đại diện theo pháp luật là ông Đinh Văn Thuận, chức danh Chủ tịch Hội đồng thành viên.

2. Giai đoạn chuyển giao phần mềm kế toán tại doanh nghiệp diễn ra trong thời gian nào và áp dụng phần mềm gì?
Doanh nghiệp thực hiện chuyển giao công nghệ và áp dụng phần mềm SAP Business One trong giai đoạn từ tháng 02 năm 2021 đến tháng 07 năm 2021.

3. Khung văn bản quy phạm pháp luật kế toán chủ yếu được tác giả sử dụng làm căn cứ lý luận là gì?
Tác giả căn cứ vào Luật Kế toán 2015 (quy định về chứng từ giấy và chứng từ điện tử tại Điều 17), Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 và Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp.

4. Khóa luận đã phân tích và so sánh những hình thức ghi sổ kế toán nào trong phần cơ sở lý luận?
Khóa luận phân tích 5 hình thức ghi sổ kế toán gồm: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ và Hình thức kế toán trên máy vi tính.

5. Phương pháp mã hóa tài khoản chi tiết trong điều kiện tin học hóa được tác giả trình bày theo nguyên tắc nào?
Tài khoản cấp 1 giữ nguyên mã và tên theo danh mục của Bộ Tài chính; tài khoản cấp 2 và cấp 3 giữ 3 ký tự đầu theo quy định, từ ký tự thứ 4 trở đi được mã hóa theo số hoặc chữ cái đại diện cho từng đối tượng quản lý (ví dụ: TK 131.01 hoặc TK 131.A để theo dõi công nợ chi tiết từng khách hàng).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Thị Hoa đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán và các nguyên tắc ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. Công trình phản ánh trung thực thực trạng tổ chức bộ máy kế toán, vận dụng danh mục chứng từ và việc chuyển giao phần mềm SAP Business One tại Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa. Các đề xuất hoàn thiện được xây dựng bám sát yêu cầu quản trị thực tế của doanh nghiệp kỹ thuật trong thời kỳ tin học hóa, mang lại giá trị tham khảo hữu ích cho công tác đào tạo học thuật và thực tiễn quản lý kế toán doanh nghiệp.