CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Các khái niệm cơ bản 1.1 Hệ thống thông tin kế toán 1.1 Khái niệm Để hiểu về Hệ thống thông tin kế toán, trước hết phải tìm hiểu các khái niệm về Hệ thống, Hệ thống thông tin và Hệ thống thông tin quản lý. - Hệ thống (System) là tập hợp các thành phần có mối quan hệ với nhau, cùng hoạt động để thực hiện các mục tiêu định trước. - Hệ thống thông tin: Là hệ thống thu nhận các dữ liệu đầu vào, xử lý các dữ liệu và cung cấp thông tin cho người sử dụng; thông thường khái niệm Hệ thống thông tin gắn liền với môi trường xử lý và hỗ trợ bởi Công nghệ thông tin. Lưu trữ Cung cấp thông Quá trình Thu thập dữ liệu tin SXKD Xử lý Kiểm soát - Phản hồi Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hệ thống thông tin quản lý.
- Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống thông tin ghi nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của các quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản trị doanh nghiệp. - Hệ thống thông tin kế toán: là một hệ thống thông tin thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu nhằm tạo ra các thông tin kế toán hữu ích cung cấp cho người sử dụng. Nó có thể sử dụng công nghệ tiên tiến, hoặc đơn giản với việc ghi sổ sách thủ công, hoặc kết hợp hai hình thức trên. - Kế toán nhìn nhận theo truyền thống là việc xác nhận, định dạng các hoạt động kinh tế, ghi chép các hoạt động kinh doanh và truyền tải thông tin về các hoạt động này.
Còn dưới góc nhìn của Hệ thống thông tin, Kế toán được coi là một hệ 3 thống các chứng từ điện tử được kiểm soát, được lưu trữ, được luân chuyển, từ đó đưa ra các thông tin hữu ích.2 Chức năng của Hệ thống thông tin kế toán - Thu thập và lưu trữ dữ liệu về các sự kiện, nguồn lực và đối tượng: hệ thống phải thu thập, ghi chép lại các giao dịch qua chứng từ gốc, sau đó phản ánh lên sổ nhật ký theo thứ tự thời gian, và chuyển các dữ liệu đó sang sổ cái theo số hiệu tài khoản. - Biến đổi các dữ liệu thành những thông tin mà nhà quản trị có thể sử dụng để ra quyết định về các sự kiện, nguồn lực và các đối tượng: chuyển đổi các dữ liệu thu thập được thành các thông tin hữu ích cho việc ra quyết định của người sử dụng thông tin. Các thông tin có thể nằm dưới dạng sổ sách hoặc báo cáo tài chính, báo cáo quản lý. - Cung cấp các chốt kiểm soát phù hợp để đảm bảo các nguồn lực của doanh nghiệp (bao gồm cả dữ liệu): Chức năng thứ ba của hệ thống thông tin kế toán là tổ chức kiểm soát tổng thể chặt chẽ nhằm đảm bảo tính bảo mật cũng như độ chính xác cho quá trình thu thập, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin.
Từ đó các thông tin mà hệ thống cung cấp cần đạt mức độ cập nhật về thời gian, tin cậy, giúp hoạt động của doanh nghiệp đạt hiệu quả và bảo toàn giá trị tài sản cho doanh nghiệp.3 Phân loại a, Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin Hệ thống thông tin kế toán tài chính: - Mục tiêu: Cung cấp thông tin tài chính bên ngoài doanh nghiệp theo luật quy định; phản ánh thông tin xảy ra trong quá khứ, đòi hỏi tính khách quan và có thể kiểm tra được. - Hình thái thông tin: Thông tin chỉ được theo dõi dưới hình thái giá trị. - Dữ liệu đầu vào: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống thông tin kế toán quản trị: - Mục tiêu: cung cấp thông tin bên trong doanh nghiệp theo yêu cầu quản lý của ban quản lý.
Chú trọng đến tính linh hoạt của số liệu, các thông tin được tổng hợp và phân tích từ nhiều góc độ khác nhau mang tính chất phản ánh xu hướng biến động và có tính dự báo. 4 - Hình thái thông tin: Thông tin được theo dõi dưới hình thái giá trị và hiện vật. - Dữ liệu đầu vào: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các thông tin liên quan khác. b, Phân loại theo phương tiện xử lý Hệ thống thông tin kế toán xử lý thủ công: - Đối với Hệ thống thông tin kế toán thủ công: các sự kiện, nghiệp vụ ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính sẽ được phản ánh lên các chứng từ sau đó mới lên các sổ sách và báo cáo.
Quá trình Sự kiện ảnh hưởng Chứng từ Ghi sổ Sổ nhật SXKD đến BCTC nhật ký ký BCTC Lập BC Sổ cái Chuyển sổ cái Sơ đồ 1.2 Hệ thống thông tin kế toán xử lý thủ công. Hệ thống thông tin kế toán xử lý trong môi trường máy tính: - Đối với hệ thống thông tin kế toán xử lý trong môi trường máy tính: các sự kiện, nghiệp vụ của quá trình SXKD đều được phản ánh trên chứng từ bao gồm cả sự kiện có hoặc không có ảnh hưởng đến BCTC. Sau đó hệ thống có thể truy xuất ra các thông tin tài chính và phi tài chính tùy theo nhu cầu sử dụng. Sự kiện của quá Chứng từ Các DL liên quan Ghi nhận đến hoạt động trình SXKD DL Thông tin Truy xuất thông tin theo yêu cầu theo yêu cầu Các tập tin lưu trữ DL Sơ đồ 1.3 Hệ thống thông tin kế toán xử lý trên nền máy tính Ngày nay, các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng hệ thống máy tính trong công tác kế toán của đơn vị vì tính ưu việt cũng như thuận tiện hơn so với phương pháp thủ công.
Với sự hỗ trợ của máy tính các nhân viên kế toán chỉ cần nhập liệu vào hệ thống, hệ thống sẽ tự động cập nhật số liệu vào các tập tin lưu trữ, có khả năng truy xuất ra bất kỳ sổ và báo cáo khi cần sử dụng bất cứ lúc nào, giúp tiết kiệm thời gian. Cùng với đó là giảm thiểu khả năng sai sót do các phép tính được thực hiện bởi máy tính.4 Cấu trúc Chứng từ Thu thập dữ liệu Tài khoản Đối tượng quản lý Thủ tục Bộ máy kiểm Quy trình xử lý Xử lý soát Lưu trữ Phương thức và phản hồi Báo cáo tài chính Sổ kế toán Thông tin Báo cáo quản trị Sơ đồ 1.4 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán. Thu thập dữ liệu: Đây là hoạt động thu thập dữ liệu về một sự kiện kinh tế và đưa dữ liệu đó vào hệ thống nhằm phục vụ mục đích xử lý dữ liệu. Phương pháp và kỹ thuật thu thập dữ liệu cũng như nội dung thu thập luôn thay đổi tùy thuộc và các công cụ thu thập, xử lý thông tin và yêu cầu thông tin của người sử dụng.
- Trong trường hợp kế toán thủ công thu thập dữ liệu bao gồm việc lập chứng từ, nhận chứng từ và ghi nhận dữ liệu ban đầu trên chứng từ vào sổ nhật ký chung. - Trong trường hợp kế toán trên nền máy tính thu thập dữ liệu: việc thu thập dữ liệu dựa trên các sự kiện phát sinh và tiến hành nhập dữ liệu vào hệ thống. Xử lý dữ liệu: các dữ liệu sau khi thu thập được nhập vào hệ thống để xử lý. - Đối với kế toán thủ công: các hoạt động xử lý dữ liệu chính là quá trình phân loại dữ liệu vào các sổ chi tiết, sổ cái và các hoạt động lập bảng cân đối tài khoản để kiểm soát dữ liệu trên sổ ghi chép.
- Đối với kế toán trên nền máy tính: các hoạt động xử lý dữ liệu là các hoạt động thao tác liên quan đến các tập tin chính để cập nhật được dữ liệu nghiệp vụ kinh tế phân theo từng nguồn lực, đối tượng tham gia hay đối tượng kế toán (trong đó có: thêm dữ liệu, cập nhật dữ liệu, thay đổi dữ liệu, xóa dữ liệu). Thông tin đầu ra của hệ thống: - Dữ liệu được xử lý và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, còn các thông tin được truy xuất từ các dữ liệu lưu trữ này và chuyển cho những người sử dụng bên trong và bên ngoài hệ thống. - Các hình thức thông tin đầu ra của hệ thống bao gồm: Chứng từ, sổ kế toán, báo cáo hay một kết quả truy xuất trên màn hình hay các tập tin luân chuyển. 6 Lưu trữ: - Đây là hoạt động rất quan trọng để bảo vệ và sao lưu các dữ liệu, chứng từ và sổ sách quan trọng.
- Có thể lưu trữ bằng phương pháp thủ công hoặc điện tử. Thủ tục kiểm soát: - Để đảm bảo quá trình bán hàng ghi nhận doanh thu là hợp pháp và hợp lý: Các bước thực hiện không phù hợp với các tiêu chuẩn kiểm tra sẽ được nhận biết và xử lý kịp thời; đồng thời các nghiệp vụ bán hàng phải được phê duyệt đúng đắn, được ghi sổ đầy đủ, được ghi đúng thời gian phát sinh; doanh thu ghi sổ được tính toán đúng và phản ánh chính xác. - Để quản lý tín dụng khách hàng theo đúng quy định, giảm thiểu rủi ro liên quan đến công nợ phải thu: các khoản tiền thu được phải ghi đúng thời gian phát sinh và phân loại đúng đắn, các khoản chiết khấu cần được xét duyệt theo đúng quy trình.2 Chu trình doanh thu Hàng ngày, mỗi doanh nghiệp đều phát sinh rất nhiều sự kiện kinh tế. Trong đó sẽ có những sự kiện liên quan đến nhau về một nội dung và chúng sẽ được sắp xếp thành một chuỗi các sự kiện tạo thành một chu trình.
Để thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phát triển thì cần quản lý tốt từng chu trình đó. Và quản lý một chuỗi các hệ thống sẽ mang lại kết quả tốt hơn là quản lý từng hệ thống đơn lẻ, rời rạc không có sự liên kết. Do đó, chúng ta cần tìm hiểu rõ về chu trình kinh doanh để có thể xâu chuỗi các sự kiện phát sinh, các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó giúp quản lý chặt chẽ và hệ thống hơn. Chu trình kinh doanh là một chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến một nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh.
Chu trình kinh doanh còn được gọi là Chu trình kế toán. Có 5 chu trình kinh doanh chính: - Chu trình doanh thu: Là tập hợp các sự kiện, hoạt động liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền.