CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP DO KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP THỰC HIỆN 1. Khái quát về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong báo cáo tài chính 1. Khái niệm, phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 1. Khái niệm, phân loại chi phí bán hàng - Khái niệm: Theo Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp (2019) của Học viện Tài chính, chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ.
- Phân loại: Theo nội dung chi phí, chi phí bán hàng thường được chia thành 7 loại chi phí, bao gồm: + Chi phí nhân viên bán hàng: Là toàn bộ các khoản tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá, vận chuyển đi tiêu thụ và các khoản trích theo lương (khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ). + Chi phí vật liệu, bao bì: Là các khoản chi phí về vật liệu, bao bì để đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá, vật liệu dùng sửa chữa TSCĐ dùng trong quá trình bán hàng, nhiên liệu cho vận chuyển sản phẩm, hàng hoá. + Chi phí dụng cụ đồ dùng: Là chi phí về công cụ, dụng cụ, đồ dùng đo lường, tính toán, làm việc ở khâu bán hàng và cung cấp dịch vụ. + Chi phí khấu hao TSCĐ: Để phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ như nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển, bốc dỡ.
+ Chi phí bảo hành sản phẩm: Là các khoản chi phí bỏ ra để sửa chữa, bảo Lê Ngọc Lan 5 CQ58/22.02 Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp hành sản phẩm, hàng hoá trong thời gian bảo hành (riêng chi phí bảo hành công trình xây lắp được hạch toán vào TK chi phí sản xuất chung). + Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí mua ngoài phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ như chi phí thuê tài sản, thuê kho, thuê bến bãi, thuê bốc dỡ vận chuyển, tiền hoa hồng đại lý… + Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí mua ngoài phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ nằm ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khác, chi phí hội nghị khách hàng, chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm, hàng hoá… 1. Khái niệm, phân loại của chi phí quản lý doanh nghiệp - Khái niệm: Theo Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp (2019) của Học viện Tài chính, chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chất chung toàn DN. - Phân loại: Theo nội dung chi phí, chi phí quản lý doanh nghiệp thường được chia thành 8 loại chi phí, bao gồm: + Chi phí nhân viên quản lý: Gồm tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban Giám đốc, nhân viên các phòng ban của DN và khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ trên tiền lương nhân viên quản lý theo tỉ lệ quy định.
+ Chi phí vật liệu quản lý: Trị giá thực tế các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ của DN, cho việc sửa chữa TSCĐ… dùng chung của DN. + Chi phí đồ dùng văn phòng: Chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý chung của DN. + Chi phí khấu hao TSCĐ: Khấu hao của những TSCĐ dùng chung cho DN như văn phòng làm việc, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn… + Thuế, phí và lệ phí: Các khoản thuế như thuế nhà đất, thuế môn bài… và Lê Ngọc Lan 6 CQ58/22.02 Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp các khoản phí, lệ phí giao thông, cầu phà… + Chi phí dự phòng: Khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. + Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài phục vụ chung toàn DN như: Tiền điện, nước, thuê sửa chữa TSCĐ… + Chi phí bằng tiền khác: Các khoản chi khác bằng tiền ngoài các khoản đã kể trên, như chi hội nghị, tiếp khách, chi công tác phí, chi đào tạo các bộ… 1.
Đặc điểm của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ảnh hưởng đến kiểm toán báo cáo tài chính Đầu tiên, giá trị nghiệp vụ liên quan đến CPBH và CPQLDN tuy không quá lớn nhưng cường độ phát sinh khá thường xuyên trong suốt niên độ kế toán nên CPBH và CPQLDN có khả năng xảy ra sai sót và gian lận cao hơn so với các khoản chi phí khác. Thứ hai, CPBH và CPQLDN là hai khoản chi phí chiếm tỷ trọng khá lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh của DN, có ảnh hưởng trong việc xác định các chỉ tiêu lợi nhuận, thuế TNDN trên BCKQHĐKD và cả các khoản mục có liên khác trên BCĐKT. Một sự thay đổi lớn về CPBH hoặc CPQLDN sẽ làm thay đổi số dư của TK lợi nhuận chưa phân phối, thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Do đó, nếu xảy ra sai phạm sẽ gây ảnh hướng có tính chất dây chuyền đến BCTC của đơn vị.
Bên cạnh đó, CPBH và CPQLDN phát sinh thường liên quan đến các khoản phải trả ngắn hạn hoặc các khoản chi tiền, đây là những yếu tố có khả năng tồn tại gian lận cao. Thứ ba, nội dung CPBH và CPQLDN bao gồm nhiều yếu tố chi phí hợp thành, tuy nhiên, DN thường bố trí nhân viên kế toán có trình độ không cao hoặc kiêm nhiệm nhiều phần hành khác xử lý và ghi chép các nghiệp vụ này nên việc kiểm tra hai khoản chi phí này khá phức tạp và nên khả năng xảy ra sai sót khá cao. Lê Ngọc Lan 7 CQ58/22.02 Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp 1. Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp * Khái niệm kiểm soát nội bộ đối với CPBH và CPQLDN Kiểm soát nội bộ đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các chính sách kiểm soát, loại kiểm soát và thủ tục kiểm soát do nhà quản lý doanh nghiệp thiết lập và triển khai nhằm đạt được các mục tiêu kiểm soát nội bộ đặt ra đối với hai khoản mục chi phí này.
* Mục đích của KSNB đối với CPBH và CPQLDN Kiểm soát nội bộ đối với CPBH và CPQLDN được thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm giải quyết các rủi ro kinh doanh đã được xác định, gây ra nguy cơ đơn vị không đạt được một trong các mục tiêu liên quan đến: Một là độ tin cậy của quy trình lập và trình bày chỉ tiêu CPBH và CPQLDN trên BCKQHĐKD. Hai là hiệu quả trong việc sử dụng chi phí và nâng cao hiệu suất hoạt động. Ba là việc tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành như các quy định về thuế, kế toán, lao động và các quy định liên quan khác. * Khái quát nội dung công việc kiểm soát nội bộ đối với CPBH và CPQLDN Về mặt thiết kế hệ thống KSNB đối với CPBH và CPQLDN Đơn vị xây dựng, ban hành và thực hiện các quy định về quản lý nói chung và kiểm soát nội bộ nói riêng đối với các nghiệp vụ liên quan đến CPBH và CPQLDN.
Những quy định bao gồm: quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của người hay bộ phận có liên quan đến xử lý các công việc và quy định về trình tự, thủ tục KSNB thông qua trình tự, thủ tục xử lý các công việc liên quan đến các nghiệp vụ về CPBH và CPQLDN. Các quy định cụ thể để quản lý và kiểm soát đối với chi phí bán hàng và Lê Ngọc Lan 8 CQ58/22.02 Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: - Quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn của người hay bộ phận có liên quan đến xử lý công việc trong hoạt động bán hàng và quản lý (ví dụ như quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn của người hay bộ phận kiểm tra và phê duyệt CPBH và CPQLDN; các quy định cụ thể về ghi nhận và xử lý các hoạt động bán hàng và quản lý đối với từng nhân viên bộ phận kế toán. - Quy định về trình tự, thủ tục kiểm soát nội bộ thông qua việc quy định trình tự, thủ tục thực hiện, xử lý các công việc trong hoạt động bán hàng và quản lý (như thủ tục kiểm tra, phê duyệt các khoản chi phí; các quy định về công tác phí, hoa hồng, tiếp thị; các định mức về chi phí bảo hành, điện…). Về mặt vận hành KSNB đối với CPBH và CPQLDN Đơn vị tổ chức triển khai và thực hiện các quy trình về quản lý và kiểm soát nói trên thông qua: việc tổ chức phân công, bố trí nhân sự; phổ biến quán triệt về chức năng, nhiệm vụ; kiểm tra đôn đốc thực hiện các quy trình về KSNB; xử lý các hành vi vi phạm các chính sách và quy chế KSNB đã ban hành… Các bước công việc trong hoạt động bán hàng và quản lý được tổ chức thực hiện hợp lý và được kiểm soát chặt chẽ sẽ góp phần quan trọng trong việc giảm thiểu chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, đồng thời góp phần đảm bảo cho các thông tin tài chính có liên quan được tin cậy hơn.
Mục tiêu và trình tự xây dựng, thực hiện đối với KSNB Mục tiêu KSNB Trình tự xây dựng, thực hiện đối với KSNB Đảm bảo cho các nghiệp DN tổ chức triển khai việc thực hiện các quy định vụ ghi nhận CPBH và về: nội dung và trách nhiệm phê chuẩn CPBH và CPQLDN là có căn cứ CPQLDN; các chứng từ chứng minh nghiệp vụ ghi hợp lý. nhận CPBH và CPQLDN (Hoá đơn GTGT…). Lê Ngọc Lan 9 CQ58/22.02 Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp Mục tiêu KSNB Trình tự xây dựng, thực hiện đối với KSNB Đảm bảo CPBH và CPBH và CPQLDN phải được phê chuẩn phù hợp CPQLDN được phê với chính sách về việc ghi nhận chi phí của doanh chuẩn đúng đắn. Đảm bảo sự đánh giá đúng đắn, hợp lý của Cơ sở dùng để tính toán, ghi nhận chi phí phải đảm nghiệp vụ ghi nhận bảo đúng phương pháp đánh giá, phù hợp với chế CPBH và CPQLDN ghi độ kế toán hiện hành.
sổ kế toán.