Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa chuyển phát nhanh tại công ty Nhất Tín Logistics Huế

Khóa luận hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa chuyển phát nhanh tại Nhất Tín Logistics Huế

• Tác giả: Nguyễn Thị Mỹ Linh
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Văn Lạc
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
• Chuyên ngành: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng
• Đề tài: Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa chuyển phát nhanh tại công ty Nhất Tín Logistics Huế
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan giao nhận chuyển phát nhanh Nhất Tín Logistics Huế

Quy trình giao nhận giữ vai trò trung tâm trong chuỗi cung ứng dịch vụ logistics. Nhất Tín Logistics Huế triển khai mạng lưới chuyển phát bưu kiện, hàng hóa phủ khắp khu vực Thừa Thiên Huế và liên tỉnh. Hệ thống dịch vụ bao gồm chuyển phát nhanh hỏa tốc, giao hàng tiết kiệm và thu tiền hộ COD. Doanh nghiệp tiếp nhận đơn hàng trực tiếp tại bưu cục hoặc qua ứng dụng công nghệ. Hàng hóa được phân luồng tự động để đẩy nhanh tốc độ luân chuyển. Tiêu chuẩn thời gian nội tỉnh yêu cầu hoàn tất trong vòng 24 giờ. Các tuyến liên tỉnh liên miền được cam kết bàn giao từ 3 đến 5 ngày. Mô hình vận hành đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhân viên tiếp nhận, lái xe trung chuyển và giao bưu. Mọi thông tin vận đơn đều được số hóa nhằm bảo đảm tính minh bạch. Khách hàng theo dõi lộ trình đơn hàng theo thời gian thực. Nhất Tín Logistics chi nhánh Huế liên tục kiểm soát chất lượng vận hành trên từng mắt xích. Đơn vị này xác định việc tối ưu quy trình là yếu tố sống còn nhằm tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường miền Trung.

1.1. Cơ sở lý luận về chuyển phát nhanh

Dịch vụ chuyển phát nhanh là quá trình vận chuyển bưu gửi có cam kết về thời gian. Dịch vụ này đòi hỏi tính chính xác, an toàn và bảo mật cao. Chu trình giao nhận chuẩn trải qua bốn giai đoạn chính. Giai đoạn thứ nhất là tiếp nhận thông tin và lấy hàng từ người gửi. Giai đoạn thứ hai là tập kết hàng, khai thác và phân loại tại bưu cục. Giai đoạn thứ ba là vận chuyển qua mạng lưới xe liên tỉnh hoặc hàng không. Giai đoạn cuối cùng là giao hàng tận tay người nhận và ký xác nhận. Việc chuẩn hóa chu trình giúp loại bỏ lãng phí thời gian và giảm thiểu rủi ro hư hỏng.

1.2. Mô hình tổ chức tại Nhất Tín Logistics Huế

Nhất Tín Logistics Huế tổ chức bộ máy giao nhận theo mô hình tập trung. Chi nhánh phân chia địa bàn phụ trách thành nhiều tuyến đường cụ thể. Mỗi tuyến do nhân viên giao nhận phụ trách trực tiếp nhằm tăng tính chủ động. Bộ phận điều phối tại trung tâm giám sát luồng bưu kiện qua phần mềm quản lý. Nhân viên tiếp nhận đơn hàng tại quầy thực hiện cân đo và in mã vạch tự động. Dữ liệu lập tức truyền đến hệ thống quản lý kho vận. Đội ngũ bốc dỡ nhanh chóng phân loại hàng theo từng quận huyện và thị xã. Sự phân công rõ ràng giúp tăng hiệu suất lao động toàn chi nhánh.

II. Thực trạng giao nhận chuyển phát nhanh Nhất Tín Logistics Huế

Khảo sát thực tế tại Nhất Tín Logistics Huế cho thấy lưu lượng bưu gửi tăng trưởng ổn định qua từng năm. Tuy nhiên, quy trình giao nhận hiện hữu vẫn bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng. Khâu phân loại bưu gửi còn phụ thuộc lớn vào phương pháp thủ công. Tình trạng đọc nhầm mã vận đơn dẫn đến việc gửi sai tuyến phát sinh thường xuyên. Thời gian phân loại kéo dài làm chậm trễ chuyến xe trung chuyển kết nối giữa các kho. Tại khâu đóng gói, một số nhân viên chưa tuân thủ quy chuẩn bảo vệ hàng dễ vỡ. Tỷ lệ kiện hàng bị móp méo và trầy xước vẫn còn ở mức cao. Ngoài ra, việc cập nhật trạng thái đơn hàng trên hệ thống đôi lúc bị gián đoạn do lỗi kết nối mạng. Sự phối hợp giữa nhân viên giao bưu và khách hàng chưa đạt mức tối ưu. Tỷ lệ giao hàng thành công trong lần đầu tiên có xu hướng giảm vào mùa cao điểm. Chi phí vận hành gia tăng do quãng đường di chuyển bị chồng chéo giữa các xe.

2.1. Hạn chế trong khâu xử lý hàng hóa

Cơ sở vật chất tại kho Nhất Tín Logistics Huế chưa đáp ứng đầy đủ khi lượng hàng tăng đột biến. Mặt bằng kho bãi còn hẹp gây khó khăn cho việc phân khu lưu trữ. Các thiết bị quét mã vạch cầm tay thường xuyên gặp trục trặc kỹ thuật. Tốc độ đồng bộ dữ liệu giữa máy quét và máy chủ trung tâm còn chậm. Nhân viên phải ghi chép sổ tay trong một số tình huống hệ thống ngắt kết nối. Điều này làm tăng thời gian xử lý thủ tục và gây ùn ứ hàng hóa tại bưu cục. Chất lượng niêm phong bưu phẩm chưa đồng đều giữa các ca trực.

2.2. Bất cập trong lộ trình vận chuyển

Hoạt động điều phối xe giao bưu chưa ứng dụng định vị thông minh một cách triệt để. Nhân viên giao hàng chủ yếu lựa chọn đường đi dựa trên kinh nghiệm cá nhân. Nhiều cung đường bị trùng lặp khiến chi phí nhiên liệu tăng cao. Vào các giờ cao điểm, tình trạng tắc đường tại khu vực nội thành Huế làm chậm giờ giao hàng cam kết. Thời gian chờ đợi người nhận kéo dài làm giảm năng suất giao bưu mỗi ngày. Khâu đối soát tiền thu hộ COD phát sinh sai lệch số liệu vào cuối tuần. Doanh nghiệp mất thêm thời gian để kiểm tra và xử lý khiếu nại của khách.

III. Giải pháp giao nhận chuyển phát nhanh Nhất Tín Logistics Huế

Nhất Tín Logistics Huế cần triển khai đồng bộ các giải pháp nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh. Bước đi đầu tiên là tái cấu trúc quy trình phân loại hàng hóa ngay tại bưu cục. Doanh nghiệp cần trang bị hệ thống băng chuyền con lăn kết hợp máy quét quang học tốc độ cao. Thiết bị này giúp đọc mã vạch tự động và dẫn hướng kiện hàng vào đúng làn xe. Bước thứ hai là nâng cấp phần mềm điều phối vận tải TMS chuyên dụng. Ứng dụng thuật toán thông minh sẽ tự động tối ưu hóa lộ trình giao hàng cho từng bưu tá. Hệ thống giúp giảm thiểu quãng đường di chuyển và hạn chế tối đa nguy cơ ùn tắc giao thông. Bên cạnh công nghệ, việc đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên bưu cục là ưu tiên hàng đầu. Nhân viên cần nắm vững quy cách đóng gói và kỹ năng giao tiếp phục vụ khách hàng. Doanh nghiệp cũng cần thiết lập bộ chỉ số đánh giá hiệu quả KPI rõ ràng theo ngày. Cơ chế thưởng phạt minh bạch sẽ tạo động lực làm việc tích cực cho lực lượng vận hành trực tiếp.

3.1. Ứng dụng công nghệ quản trị bưu gửi

Chuyển đổi số toàn diện là giải pháp then chốt giúp tối ưu chi phí vận hành. Nhất Tín Logistics Huế cần nâng cấp thiết bị cầm tay cho toàn bộ bưu tá. Thiết bị phải hỗ trợ quét mã QR nhanh và cập nhật định vị GPS liên tục. Khách hàng nhận được tin nhắn tự động thông báo trước khi nhân viên đến giao hàng. Hệ thống kế toán tự động đối soát tiền COD theo chu kỳ ngày. Giải pháp này giúp loại bỏ rủi ro thất thoát công nợ và rút ngắn thời gian hoàn tiền cho người bán. Nền tảng điện toán đám mây bảo đảm tính toàn vẹn và an toàn của dữ liệu bưu bưu.

3.2. Chuẩn hóa quy chuẩn đóng gói và xếp dỡ

Doanh nghiệp cần ban hành sổ tay quy chuẩn đóng gói chi tiết cho từng nhóm sản phẩm. Hàng điện tử, đồ gốm sứ và chất lỏng phải có vật liệu chống sốc chuyên dụng. Nhân viên kho bắt buộc phải bọc màng xốp khí và dán nhãn cảnh báo dễ vỡ. Quy trình xếp dỡ lên xe trung chuyển cần tuân thủ nguyên tắc hàng nặng phía dưới, hàng nhẹ bên trên. Các thùng hàng cần được chằng buộc chắc chắn trong khoang xe để tránh va đập khi di chuyển. Việc phân định rõ trách nhiệm kiểm tra hàng hóa giúp giảm thiểu khiếu nại bồi thường từ khách hàng.

IV. Đánh giá việc giao nhận chuyển phát nhanh Nhất Tín Logistics Huế

Hoàn thiện quy trình giao nhận chuyển phát nhanh mang lại giá trị thiết thực cho doanh nghiệp. Việc tối ưu từng khâu vận hành giúp Nhất Tín Logistics Huế tiết kiệm đáng kể chi phí nhiên liệu và nhân sự. Tỷ lệ phát hàng thành công ngay lần đầu tiên tăng trưởng rõ rệt qua từng quý. Thời gian luân chuyển bưu kiện giữa Huế và các tỉnh thành khác được rút ngắn đáng kể. Khách hàng cảm thấy an tâm hơn khi đơn hàng luôn đến đúng hẹn và nguyên vẹn. Nhờ nâng cấp nền tảng quản trị, doanh nghiệp nâng cao uy tín thương hiệu trên thị trường miền Trung. Quá trình cải tiến cũng tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp cho toàn thể đội ngũ nhân viên. Mọi bộ phận kết nối chặt chẽ và phối hợp nhịp nhàng trong từng khâu xử lý. Đơn vị chủ động thích ứng linh hoạt trước những thay đổi nhanh chóng của thương mại điện tử. Đây là bước đệm vững chắc giúp doanh nghiệp mở rộng thị phần trong giai đoạn tiếp theo.

4.1. Hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp

Quy trình cải tiến đem lại kết quả tài chính tích cực cho chi nhánh Huế. Chi phí nhiên liệu vận tải giảm rõ rệt nhờ lộ trình di chuyển được tối ưu khoa học. Tỷ lệ hàng hóa hư hỏng hoặc thất lạc giảm về mức tối thiểu. Doanh nghiệp tiết kiệm được khoản ngân sách lớn dùng cho việc đền bù khiếu nại. Năng suất lao động của mỗi nhân viên giao hàng tăng thêm ba mươi phần trăm mỗi ngày. Doanh thu từ dịch vụ chuyển phát nhanh liên tục ghi nhận mức tăng trưởng đều đặn. Lợi nhuận ròng của chi nhánh được cải thiện vững chắc qua từng quý.

4.2. Khả năng nhân rộng mô hình cải tiến

Mô hình hoàn thiện quy trình tại Huế mở ra tiền đề thực tiễn cho toàn hệ thống. Các giải pháp công nghệ và chuẩn hóa vận hành có tính ứng dụng cao. Tổng công ty có thể chuyển giao bộ quy chuẩn này cho các chi nhánh miền Trung lân cận. Quy trình đóng gói và định tuyến thông minh dễ dàng tích hợp vào nền tảng chung. Sự đồng bộ quy chuẩn nâng cao chất lượng dịch vụ đồng đều trên cả nước. Đây là kim chỉ nam giúp Nhất Tín củng cố vị thế dẫn đầu trong mảng chuyển phát hàng hóa thương mại điện tử và hàng công nghiệp.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Sự bùng nổ của thương mại điện tử đã thúc đẩy nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh gia tăng mạnh mẽ, đồng thời đặt ra những đòi hỏi khắt khe hơn từ người tiêu dùng về tốc độ, tính tiện lợi và chất lượng phục vụ. Báo cáo của Mordor Intelligence dự báo quy mô thị trường chuyển phát nhanh và bưu kiện (CEP) tại Việt Nam sẽ đạt mốc 2,53 tỷ USD vào năm 2030, tương ứng với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) là 7,76% trong giai đoạn 2024–2030. Nguồn động lực chính thúc đẩy sự tăng trưởng này là lượng đơn hàng thương mại điện tử gia tăng nhanh chóng ở cả kênh nội địa lẫn quốc tế.

Tại tỉnh Thừa Thiên Huế – đô thị trực thuộc Trung ương thứ sáu của Việt Nam – vai trò trung tâm kinh tế khu vực miền Trung ngày càng được củng cố nhờ dòng vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài, kéo theo nhu cầu giao thương và luân chuyển hàng hóa mở rộng. Lĩnh vực chuyển phát nhanh tại địa phương ghi nhận sự thâm nhập và cạnh tranh quyết liệt từ nhiều thương hiệu lớn như Viettel Post, GHTK, GHN và SPX.

Hoạt động trong bối cảnh đó, Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển Nhất Tín (Nhất Tín Logistics) chi nhánh Thừa Thiên Huế đối diện với áp lực cạnh tranh về giá cước và yêu cầu nâng cao chất lượng dịch vụ. Mặc dù là một trong những đơn vị vận chuyển hàng đầu khu vực miền Trung, chi nhánh vẫn gặp phải một số thách thức liên quan đến các mắt xích trong quy trình giao nhận bưu phẩm, hàng hóa. Thực tế này đòi hỏi doanh nghiệp phải đánh giá toàn diện thực trạng vận hành nhằm tìm kiếm các điểm nghẽn và đưa ra giải pháp cải tiến quy trình.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác lập rõ ràng gồm:

• Mục tiêu chung: Đánh giá chung về mức độ hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa chuyển phát nhanh của Công ty Nhất Tín Logistics Huế, từ đó đưa ra các giải pháp giúp công ty hoàn thiện hơn quy trình nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận, thực tiễn về dịch vụ giao nhận hàng hóa và dịch vụ chuyển phát nhanh.
  2. Nghiên cứu quy trình giao nhận hàng hóa chuyển phát nhanh tại Công ty Nhất Tín Logistics Huế.
  3. Định hướng và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa chuyển phát nhanh tại Công ty Nhất Tín Logistics Huế.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình giao nhận hàng hóa chuyển phát nhanh tại Công ty Nhất Tín Logistics Huế.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu thực hiện tại trụ sở chính của Nhất Tín Logistics Huế (số 07 Nguyễn Thái Học, Phường Phú Hội, Thành phố Huế).
• Phạm vi thời gian: Thu thập số liệu thứ cấp từ các phòng ban chức năng của chi nhánh trong giai đoạn 2021–2024 (trọng tâm dữ liệu kinh doanh giai đoạn 2021–2023); dữ liệu điều tra sơ cấp được thu thập và hoàn tất vào tháng 3/2025.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng lý luận thông qua việc tổng hợp các khái niệm học thuật và quy định pháp lý chuyên ngành:

• Khái niệm dịch vụ giao nhận: Tác giả trích dẫn định nghĩa của Walter L. Wallace (2014) về các hoạt động liền mạch trong chuỗi cung ứng; định nghĩa của McGraw-Hill (2016) về tập hợp các nghiệp vụ vận tải kết nối người gửi và người nhận; Quy tắc mẫu của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận (FIATA, 1926); và định nghĩa theo Luật Thương mại Việt Nam (2005) xác định giao nhận là hành vi thương mại nhận hàng, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi và hoàn tất thủ tục chứng từ theo sự ủy thác.
• Lý luận về dịch vụ chuyển phát nhanh: Khóa luận tiếp cận theo nghiên cứu của Lê Ngọc Hồng (2023, 2024), xác định 5 đặc tính cốt lõi của dịch vụ bưu chính (tính phi vật chất, tính dây chuyền của quá trình cung ứng, tính gắn liền giữa cung ứng và tiêu dùng dịch vụ, tính không đồng đều về chất lượng/tải trọng, và tính tiêu dùng một lần). Khóa luận phân loại 5 hình thức chuyển phát nhanh gồm: chuyển phát nhanh tiết kiệm, chuyển phát nhanh 24h, chuyển phát nhanh COD, gửi bưu kiện trong nước và dịch vụ Logistics Eco (bưu chính ủy thác hàng khối lượng lớn quốc tế).
• Tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thiện: Dựa trên phân loại 3 cấp độ hài lòng của Mesenbourg (2004) gồm Không hài lòng, Hài lòng trung bình và Cực kỳ hài lòng. Đồng thời, khóa luận sử dụng 5 tiêu chí đánh giá quy trình nghiệp vụ giao nhận: Thiết kế, bố trí hợp lý; Đồng bộ và nhịp nhàng; Đáp ứng kịp thời; Tin cậy; và An toàn. Khung mô hình nghiên cứu định lượng khảo sát tác động của 5 nhân tố độc lập (Độ tin cậy - TC, Khả năng đáp ứng - ĐU, Năng lực phục vụ - PV, Sự đồng cảm - ĐC, Tính hữu hình - HH) đến biến phụ thuộc là Sự hoàn thiện quy trình giao nhận (HT).

Phương pháp nghiên cứu kết hợp giữa thu thập dữ liệu thứ cấp và điều tra dữ liệu sơ cấp:

• Dữ liệu thứ cấp: Tổng hợp từ các báo cáo thống kê, báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2021–2023, số liệu cơ cấu lao động năm 2024 của Nhất Tín Logistics Huế, cùng thông tin công bố trên website chính thức của doanh nghiệp và báo cáo ngành.
• Dữ liệu sơ cấp: Thực hiện khảo sát đối với khách hàng cá nhân sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh của Nhất Tín Logistics trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Dựa trên quy tắc xác định cỡ mẫu của Hair và cộng sự (1998) với tỷ lệ tối thiểu 5 mẫu cho một biến quan sát ($n = 5 \times m$), bảng hỏi gồm 23 biến quan sát ($5 \times 23 = 115$ mẫu). Để hạn chế sai sót và loại trừ phiếu không hợp lệ, tác giả xác định quy mô mẫu điều tra là 120 khách hàng. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu phi xác suất (chọn mẫu thuận tiện), điều tra thực địa 15–20 người/ngày để thu về 10–15 phiếu hợp lệ. Thang đo Likert 5 mức độ được áp dụng (1: Kém, 2: Trung bình, 3: Khá, 4: Tốt, 5: Rất tốt).
• Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng phần mềm SPSS 25.0 để tiến hành các kiểm định thống kê:
  1. Thống kê mô tả (tần số, tỷ lệ, giá trị trung bình, độ lệch chuẩn) theo hướng dẫn của Hoàng Trọng và Chu Nguyễn Mộng Ngọc (2008).
  2. Kiểm định độ tin cậy thang đo Cronbach’s Alpha theo tiêu chuẩn của Nunnally và Bernstein (1994), giữ lại các biến có hệ số tương quan biến - tổng (Corrected Item-Total Correlation) > 0,3 và Cronbach’s Alpha > 0,6.
  3. Phân tích nhân tố khám phá (EFA) với điều kiện hệ số KMO nằm trong khoảng [0,5; 1], kiểm định Bartlett có ý nghĩa thống kê ($Sig. < 0,05$), hệ số tải nhân tố $> 0,5$, giá trị Eigenvalue $> 1$ và tổng phương sai trích $\ge 50%$.
  4. Phân tích hồi quy tương quan tuyến tính đa biến: $Y = \beta_0 + \beta_1 X_1 + \beta_2 X_2 + ... + \beta_i X_i + e_i$.
  5. Kiểm định trung bình tổng thể One-Sample T-Test với giá trị kiểm định $Test\ Value = 4$ tương ứng mức đánh giá "Tốt".

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa chuyển phát nhanh

Chương 1 hệ thống hóa toàn bộ các luận điểm lý thuyết cơ bản về logistics và vận tải bưu chính. Tác giả phân tích chi tiết vai trò của hoạt động giao nhận đối với khách hàng (tiết kiệm chi phí kho bãi, nhân công, lưu thông hàng hóa), đối với nền kinh tế quốc dân (kết nối sản xuất với tiêu dùng, mở rộng lưu thông nội địa và xuất nhập khẩu) và đối với xã hội (tạo việc làm, phát triển hạ tầng).

Nội dung chương làm rõ 12 nhóm nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình giao nhận: khoảng cách địa lý, đặc tính loại hàng hóa, phương tiện vận chuyển, thời tiết và điều kiện tự nhiên, quy trình xử lý tại kho bãi và bưu điện, thủ tục hải quan, quy định pháp lý của từng quốc gia, biến động lượng đơn mùa cao điểm, tính chất khẩn cấp của đơn hàng, hạ tầng giao thông, công nghệ theo dõi và định vị GPS, yếu tố trình độ con người, cùng các sự cố phát sinh ngoài ý muốn (sai địa chỉ, người nhận từ chối nhận hàng).

Về mặt thực tiễn, chương 1 phản ánh bức tranh thị trường chuyển phát nhanh Việt Nam với sự cạnh tranh khốc liệt giữa các đơn vị truyền thống (VNPost, Viettel Post) và các doanh nghiệp giao nhận tư nhân. Tác giả chỉ ra xu hướng cạnh tranh bằng cách hạ giá cước, tình trạng các quỹ đầu tư tài trợ vốn cho doanh nghiệp khởi nghiệp chấp nhận lỗ để giành thị phần, dẫn đến hiện tượng tăng trưởng nóng và tiềm ẩn rủi ro về chất lượng bảo quản hàng hóa. Chương này cũng phân tích việc các tập đoàn quốc tế gia nhập thị trường (như Best Inc đầu tư vào VNC Post năm 2019) và đúc kết kinh nghiệm vận hành của Nhất Tín Logistics trong quản lý mạng lưới 63 tỉnh thành, triển khai công nghệ quản lý đơn hàng, cung ứng dịch vụ COD, xử lý hàng giá trị cao và ban hành các quy chế giải quyết khiếu nại.

Chương 2: Phân tích thực trạng giao nhận hàng hóa chuyển phát nhanh của công ty Nhất Tín Logistics Huế

Chương 2 tập trung phân tích nguồn lực nội bộ, kết quả kinh doanh và thực tế vận hành quy trình giao nhận tại chi nhánh Huế. Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển Nhất Tín thành lập ngày 02/06/2014 tại TP. Hồ Chí Minh, sở hữu trung tâm khai thác Kho Sóng Thần (Bình Dương, 30.000 m²) và Kho Văn Giang (Hưng Yên, 20.000 m²). Chi nhánh Thừa Thiên Huế (mã số thuế 0312803588-022, người đại diện pháp luật: Ngô Thị Thanh Hà, cấp phép ngày 22/01/2025, trụ sở bưu cục tại 11 Trần Cao Vân) thiết lập mạng lưới gồm 5 bưu cục tại TP. Huế (Bùi Thị Xuân, Trần Cao Vân, Mai Thúc Loan, An Dương Vương, Nguyễn Thái Học) cùng 1 kho đường bộ tại KCN Phú Bài (Thị xã Hương Thủy). Bộ máy quản lý gồm Giám đốc chi nhánh và 5 phòng ban: Kế toán, Chăm sóc khách hàng, Kinh doanh, Điều phối, Hành chính - Nhân sự.

Chỉ tiêu cơ cấu	Phân loại	Số lượng	Tỷ lệ (%)
Trình độ học vấn	Đại học	10	25,0
	Cao đẳng	5	12,5
	Trung cấp	1	2,5
	THPT	24	60,0
Giới tính	Nam	28	70,0
	Nữ	12	30,0
Tổng số lao động		40	100,0

Nguồn: Phòng Hành chính Nhất Tín Logistics Huế, năm 2024

Về cơ sở vật chất, trong giai đoạn 2021–2023, diện tích mặt bằng bưu cục duy trì ổn định ở mức 300 m²; đội xe tải tăng từ 3 chiếc (2021) lên 4 chiếc (2022–2023); đội xe máy tăng từ 17 chiếc (2021) lên 21 chiếc (2022) và đạt 26 chiếc (2023). Tổng giá trị tài sản của chi nhánh đạt 2,84 tỷ đồng năm 2021, tăng lên 3,42 tỷ đồng năm 2022 (+20,42%) và đạt 3,52 tỷ đồng năm 2023 (+2,92%).

Chỉ tiêu kinh doanh (Triệu đồng)	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023	So sánh 2022/2021 (%)	So sánh 2023/2022 (%)
Doanh thu	20.554	20.607	9.070	+0,25	-56,00
Chi phí	18.581	18.913	8.987	+1,79	-47,20
Lợi nhuận	1.973	1.694	83	-14,14	-95,10

Nguồn: Phòng Kinh doanh Nhất Tín Logistics Huế

Số liệu cho thấy biến động kinh doanh nghiêm trọng vào năm 2023. Doanh thu giảm 11.537 triệu đồng (-56%), lợi nhuận giảm xuống chỉ còn 83 triệu đồng (-95,10%). Dù chi nhánh đã chủ động cắt giảm chi phí hoạt động 47,20%, biên lợi nhuận vẫn suy giảm sâu. Trong khi đó, sản lượng bưu phẩm chuyển phát nhanh của chi nhánh lại ghi nhận xu hướng tăng liên tục: đạt 62.984 bưu phẩm năm 2021, tăng lên 101.078 bưu phẩm năm 2022 (+61,38%) và đạt 126.487 bưu phẩm năm 2023 (+25,14%).

Nghịch lý giữa sản lượng tăng và doanh thu/lợi nhuận giảm mạnh được tác giả giải thích bởi 4 nguyên nhân:

1. Áp lực cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ lớn (Viettel Post, GHTK, GHN, SPX) liên tục tung ra các gói cước khuyến mãi buộc chi nhánh phải giảm giá cước để giữ thị phần.
2. Cơ cấu đơn hàng dịch chuyển sang các đơn nội tỉnh cự ly ngắn có biểu giá cước thấp (giá khởi điểm chỉ từ 8.500 đồng cho gói dưới 0,05 kg).
3. Đơn hàng nhỏ lẻ gia tăng trong khi lượng đơn hàng thương mại giá trị cao sụt giảm.
4. Chi phí nhiên liệu xăng dầu, phí cầu đường và bảo dưỡng phương tiện tăng cao trong khi giá cước bị kìm nén.

Loại hình dịch vụ	Số lượng đơn hàng	Doanh thu (Triệu đồng)	Tỷ trọng doanh thu (%)
Chuyển phát nhanh	136.146	6.146	61,18
Chuyển phát hỏa tốc	4.527	1.094	15,21
Chuyển phát tiết kiệm	11.070	960	9,55
Cho thuê nguyên chuyến	129	887	8,49
Chuyển phát quốc tế	150	492	4,91
Dịch vụ cộng thêm	11.350	65	0,65

Nguồn: Phòng Kinh doanh Nhất Tín Logistics Huế, năm 2023

Về quy trình vận hành, tác giả mô tả chi tiết quy trình tiếp nhận bưu phẩm gồm 6 bước:

1. Tiếp nhận hàng hóa tại bưu cục hoặc nhận thông tin yêu cầu lấy hàng tận nơi qua ứng dụng di động Nhất Tín Logistics.
2. Kiểm tra hàng hóa, đối chiếu danh mục hàng cấm, đo đạc kích thước và cân khối lượng.
3. Tư vấn gói dịch vụ phù hợp và tra cứu bảng giá trên hệ thống ERP hoặc mobile app.
4. Tạo mã vận đơn trên phần mềm, thu cước (người gửi hoặc người nhận trả) và in 2 liên hóa đơn.
5. Đóng gói bưu phẩm, dán băng keo niêm phong thương hiệu Nhất Tín và dán vận đơn lên kiện hàng.
6. Phân loại theo tính chất dịch vụ (hỏa tốc, nhanh, tiết kiệm, đường bộ) và bàn giao cho xe trung chuyển đưa về kho phân loại KCN Phú Bài.

Quy trình giao hàng tiếp tục được triển khai qua các khâu: bưu cục nhận hàng phân tuyến từ kho trung tâm, nhân viên điều phối chia đơn cho từng nhân viên giao hàng (shipper) phụ trách tuyến đường tối ưu, nhân viên giao hàng liên hệ người nhận, giao hàng và đối soát cập nhật trạng thái đơn hàng trên hệ thống.

Khảo sát thực nghiệm trên mẫu 120 khách hàng cá nhân cho thấy phần lớn khách hàng chưa hiểu rõ đầy đủ các công đoạn kỹ thuật trong quy trình giao nhận. Kết quả kiểm định thống kê khẳng định 5 nhóm nhân tố: Độ tin cậy, Khả năng đáp ứng, Năng lực phục vụ, Sự đồng cảm và Tính hữu hình đều phản ánh trực tiếp đến mức độ hoàn thiện của quy trình dịch vụ tại chi nhánh.

Chương 3: Định hướng và giải pháp hướng hoàn thiện quy trình giao nhận tại công ty Nhất Tín Logistics

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng và phân tích ma trận SWOT (chỉ rõ điểm mạnh về mạng lưới và nền tảng ứng dụng; điểm yếu về tỷ lệ lao động phổ thông và năng lực xử lý giờ cao điểm; cơ hội từ thị trường bưu chính địa phương; thách thức từ cuộc đua giảm giá cước), tác giả xây dựng 5 nhóm giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận:

1. Giải pháp đối với "Độ tin cậy": Chuẩn hóa cam kết thời gian toàn trình; kiểm soát chặt chẽ tỷ lệ hư hỏng, thất lạc trong khâu bốc dỡ và chia chọn tại kho Phú Bài; duy trì tính minh bạch của hệ thống theo dõi đơn hàng trực tuyến.
2. Giải pháp đối với "Sự đáp ứng": Rút ngắn thời gian xử lý thủ tục tại quầy giao dịch; tối ưu hóa tốc độ báo giá cước tự động trên ứng dụng di động; hoàn thiện quy trình tiếp nhận và giải quyết khiếu nại phát sinh từ khách hàng trong thời hạn quy định.
3. Giải pháp đối với "Năng lực phục vụ": Đào tạo định kỳ kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống cho đội ngũ nhân viên giao hàng và nhân viên quầy; nâng cao kiến thức nhận biết hàng hóa đặc thù và kỹ thuật đóng gói hàng dễ vỡ.
4. Giải pháp đối với "Sự đồng cảm": Thiết lập chính sách chăm sóc riêng biệt cho khách hàng thường xuyên; lắng nghe ý kiến phản hồi về thái độ phục vụ; gia tăng tính linh hoạt về khung giờ hẹn giao nhận hàng tận nhà.
5. Giải pháp đối với "Tính hữu hình": Nâng cấp và bảo dưỡng định kỳ hệ thống phương tiện chuyên chở (đặc biệt là 26 xe máy và 4 xe tải); trang bị đồng phục nhận diện thương hiệu chuẩn mực; cải tạo không gian tiếp đón tại 5 bưu cục nội đô; tiếp tục tối ưu hóa giao diện ứng dụng di động theo hướng trực quan.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể thông qua hệ thống dữ liệu thực tế:

• Lượng hóa chính xác thực trạng sụt giảm kinh doanh của Nhất Tín Logistics Huế trong năm 2023: doanh thu đạt 9.070 triệu đồng (giảm 56%), lợi nhuận chỉ đạt 83 triệu đồng (giảm 95,10%), dù sản lượng vận chuyển bưu phẩm tăng trưởng qua các năm (đạt 126.487 bưu phẩm năm 2023).
• Xác định rõ cơ cấu doanh thu theo dịch vụ năm 2023, trong đó dịch vụ chuyển phát nhanh đóng vai trò nòng cốt với 6.146 triệu đồng (chiếm tỷ trọng 61,18% tổng doanh thu và 136.146 đơn hàng), tiếp theo là hỏa tốc (15,21%) và chuyển phát tiết kiệm (9,55%).
• Hệ thống hóa trực quan quy trình giao nhận thực tế gồm 6 bước tiếp nhận và 4 công đoạn giao phát, nhận diện rõ các điểm hạn chế trong điều phối và truyền thông thông tin quy trình tới khách hàng.
• Đề xuất 5 nhóm giải pháp hoàn thiện tương ứng với các tiêu chí định lượng đã kiểm định, đồng thời đưa ra kiến nghị kép:
  • Đối với Công ty Nhất Tín Logistics: Kiến nghị nâng cấp hạ tầng kho bãi, hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin phục vụ truy vết đơn hàng và xây dựng chế độ tiền lương, phúc lợi phù hợp cho khối lao động trực tiếp.
  • Đối với chính quyền Thành phố Huế: Kiến nghị hoàn thiện hạ tầng giao thông đô thị, tạo điều kiện thuận lợi về phân luồng di chuyển cho phương tiện vận tải bưu chính ra vào khu vực nội thị trong các khung giờ cao điểm.
• Về mặt đóng góp học thuật và thực tiễn, đề tài cung cấp một nghiên cứu tình huống cụ thể về hoạt động giao nhận tại một chi nhánh logistics cấp tỉnh trong giai đoạn sau đại dịch, kết hợp giữa số liệu kinh doanh nội bộ với phương pháp phân tích nhân tố EFA và hồi quy để đo lường cảm nhận khách hàng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận ghi nhận một số hạn chế gắn liền với phạm vi nghiên cứu:

• Kích thước mẫu khảo sát dừng lại ở mức 120 khách hàng cá nhân và sử dụng phương pháp chọn mẫu thuận tiện phi xác suất, do đó khả năng khái quát hóa cho toàn bộ đối tượng khách hàng doanh nghiệp (B2B) hoặc các sàn thương mại điện tử còn hạn chế.
• Chuỗi dữ liệu kết quả kinh doanh và chi phí mới chỉ bao quát chi tiết đến hết năm 2023, chưa phản ánh đầy đủ các biến động tài chính của cả năm 2024.
• Đề tài tập trung phạm vi tại địa bàn TP. Huế, chưa thực hiện phân tích so sánh đối chiếu hiệu quả quy trình giao nhận giữa chi nhánh Huế với các chi nhánh khác thuộc hệ thống Nhất Tín Logistics trong khu vực miền Trung.

Hướng nghiên cứu tiếp theo được gợi mở bao gồm việc mở rộng quy mô mẫu khảo sát sang phân khúc khách hàng tổ chức, tích hợp thêm các mô hình chi phí logistics chuyên sâu và cập nhật chuỗi số liệu hoạt động khi chi nhánh áp dụng đồng bộ các giải pháp điều chỉnh quy trình.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:

• Sinh viên các ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh tế, Quản trị kinh doanh tham khảo phương pháp kết hợp phân tích số liệu tài chính doanh nghiệp với kỹ thuật phân tích định lượng (Cronbach’s Alpha, EFA, hồi quy tuyến tính, One-Sample T-Test) trên phần mềm SPSS.
• Người làm đề tài nghiên cứu về tối ưu hóa quy trình giao nhận bưu chính có thể tham khảo bảng câu hỏi khảo sát 23 biến quan sát, khung lý thuyết về đặc tính dịch vụ bưu chính theo Lê Ngọc Hồng và tiêu chí đánh giá quy trình logistics.
• Các nhà quản trị chi nhánh bưu chính chuyển phát nhanh tại khu vực miền Trung có thể tham khảo bức tranh thực tế về cơ cấu chi phí, áp lực giảm giá cước và phương thức bố trí bưu cục, phương tiện vận tải đường bộ.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự của Nhất Tín Logistics Huế năm 2024 có đặc điểm gì nổi bật?
Năm 2024, chi nhánh có tổng cộng 40 nhân viên. Về trình độ học vấn, lao động tốt nghiệp THPT chiếm đa số với 24 người (60,0%), trình độ Đại học có 10 người (25,0%), Cao đẳng có 5 người (12,5%) và Trung cấp có 1 người (2,5%). Về giới tính, lao động nam chiếm 70,0% (28 người) và lao động nữ chiếm 30,0% (12 người), phản ánh đặc thù công việc vận chuyển, bốc xếp và lái xe đòi hỏi thể lực.

2. Vì sao sản lượng bưu phẩm năm 2023 tăng 25,14% nhưng doanh thu của chi nhánh lại sụt giảm đến 56%?
Nguyên nhân do sự cạnh tranh quyết liệt từ các doanh nghiệp chuyển phát lớn (Viettel Post, GHTK, GHN, SPX) liên tục giảm giá cước, buộc Nhất Tín Logistics Huế phải hạ biểu phí để giữ khách hàng. Bên cạnh đó, số lượng đơn hàng cự ly ngắn nội tỉnh có cước thấp tăng lên, các đơn hàng giá trị cao suy giảm, cùng với áp lực chi phí nhiên liệu và cầu đường tăng cao nhưng cước vận chuyển không thể điều chỉnh tăng.

3. Dịch vụ nào đóng góp doanh thu lớn nhất cho Nhất Tín Logistics Huế trong năm 2023?
Dịch vụ chuyển phát nhanh đóng góp lớn nhất với doanh thu 6.146 triệu đồng, chiếm 61,18% tổng doanh thu của chi nhánh, xử lý 136.146 đơn hàng. Đứng thứ hai là chuyển phát hỏa tốc với 1.094 triệu đồng (15,21%), chuyển phát tiết kiệm với 960 triệu đồng (9,55%) và cho thuê xe nguyên chuyến với 887 triệu đồng (8,49%).

4. Quy trình tiếp nhận hàng hóa tại bưu cục Nhất Tín Logistics Huế gồm những công đoạn nào?
Quy trình gồm 6 bước tuần tự: (1) Tiếp nhận hàng hóa; (2) Kiểm tra hàng hóa, đối chiếu hàng cấm và cân đo kích thước, khối lượng; (3) Tư vấn dịch vụ và tính toán cước phí; (4) Tạo vận đơn trên hệ thống ERP/mobile app và thu cước; (5) Đóng gói, niêm phong băng keo và dán vận đơn; (6) Phân loại bưu gửi và liên hệ phương tiện trung chuyển về kho phân loại KCN Phú Bài.

5. Mô hình nghiên cứu định lượng trong khóa luận sử dụng những nhân tố nào để đo lường mức độ hoàn thiện quy trình giao nhận?
Mô hình khảo sát 120 khách hàng dựa trên 5 nhân tố độc lập gồm: Độ tin cậy (TC), Khả năng đáp ứng (ĐU), Năng lực phục vụ (PV), Sự đồng cảm (ĐC) và Tính hữu hình (HH). Các nhân tố này được đánh giá qua thang đo Likert 5 mức độ để phân tích mức độ tác động đến biến phụ thuộc là Sự hoàn thiện quy trình giao nhận (HT).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Mỹ Linh đã phản ánh thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa chuyển phát nhanh tại Công ty Nhất Tín Logistics chi nhánh Thừa Thiên Huế giai đoạn 2021–2023. Công trình làm rõ nghịch lý tăng trưởng sản lượng bưu phẩm song hành cùng sự suy giảm doanh thu và lợi nhuận dưới sức ép cạnh tranh gay gắt của thị trường bưu chính địa phương. Thông qua việc kết hợp phân tích số liệu tài chính - vận hành nội bộ với khảo sát định lượng 120 khách hàng cá nhân, khóa luận đã xác lập cơ sở thực nghiệm để đề xuất 5 nhóm giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và tính cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA CHUYỂN PHÁT NHANH 1.1 Cơ sở lý luận về dịch vụ giao nhận hàng hóa 1.1 Dịch vụ giao nhận hàng hóa 1.1 Khái niệm Theo Walter L. Wallace (2014) định nghĩa “giao nhận hàng hóa trong chuỗi cung ứng là hoạt động liên quan đến lưu trữ hàng hóa, thủ tục, vận chuyển, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khách, tư vấn khách hàng, đóng góp bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khách có liên quan đến hàng hóa tập hợp tạo thành một quy trình liền mạch nhằm đáp ứng các nhu cầu của khách hàng”. Theo MCGraw – Hill (2016) định nghĩa “ Giao nhận hàng hóa là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Giao nhận hàng hóa là hoạt động nằm trong khâu lưu thông phân phối hàng hóa, một khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ, hai mặt chủ yếu của chu trình tái sản xuất của nền kinh tế”.

“ Giao nhận gắn liền và song hành với quá trình vận tải. Thông qua giao nhận, các tác nghiệp vận tải được tiến hành: Tập kết hàng hóa, vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ,.” ( McGraw – Hill (2016) World class Warehousing and Material Handling) Trong mậu dịch quốc tế, hàng hóa cần phải được vận chuyển đến nhiều nước khác nhau, từ nước người bán đến nước người mua. Trong trường hợp đó, người giao nhận (Forwarder: Transitaire) là người tổ chức việc di chuyển hàng và thực hiện các thủ tục liên hệ đến việc vận chuyển. Theo quy tắc mẫu của FIATA (1926): “ Dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”.

7 Theo luật thương mại Việt Nam (2005): “Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải và người giao nhận khác”. => Giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác.2 Đặc điểm Hoạt động giao nhận hàng hóa có đặc điểm sau: Không tạo ra sản phẩm vật chất mà chỉ tác động là cho đối tượng lao động ở đây là hàng hóa thay đổi vị trí về mặt không gian chứ không phải là sự tác động về mặt kỹ thuật vào đối tượng lao động. Hoạt động giao nhận có tính thụ động: do phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng, các quy định của người vận chuyển, các ràng buộc về pháp luật, tập quán của các nước người xuất khẩu, người nhập khẩu, nước thứ ba,.