mở đầu cho đàm phán. Giai đoạn này giành cho việc thảo luận các vấn đề nằm ngoài vấn đề thương lượng để giới thiệu các bên, cùng các câu nói lịch sự hoặc những câu chuyện về đề tài kinh tế, thể thao, văn hóa nghệ thuật, thời tiết… Thời gian tiếp cận và chủ đề bàn đến trong giai đoạn này phụ thuộc vào văn hóa của các bên đàm phán - Trao đổi thông tin Đây là giai đoạn rất quan trọng, các thông tin làm cho các bên hiểu được quan điểm, lập trường, mục tiêu và quyền lợi của nhau, làm cơ sở phân tích, tổng hợp để đưa ra các quyết định thuyết phục hay nhượng bộ, trực tiếp dẫn đến kết quả của cuộc đàm phán. Yêu cầu thông tin phải đầy đủ, dễ hiểu và có tính thuyết phục cao. SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân 13 Khoa Thương mại Quốc tế Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh - Giai đoạn thuyết phục Thực chất của giai đoạn này là giai đoạn giành giật, bảo vệ quyền lợi của mình, thực hiện các mục tiêu đề ra.
Trên cơ sở thông tin đã trao đổi với đối tác, người đàm phán phải tiến hành phân tích, so sánh mục tiêu, quyền lợi, chiến lược, những điểm mạnh, điểm yếu của đối phương so với mình để đưa ra một chiến lược thuyết phục đối phương nhượng bộ theo quan điểm của mình. - Giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận Sau giai đoạn thuyết phục sẽ xác định được các mâu thuẫn còn tồn tại giữa hai bên mà cần phải có sự nhượng bộ và thỏa thuận giữa các bên thì mới đưa cuộc đàm phán đến thành công. Những nhượng bộ này có thể được thực hiện từng phần nhỏ kế tiếp hoặc nhượng bộ toàn phần. Sự nhượng bộ là kết quả của những cái được và cái thua trong thương lượng nên người đàm phán phải biết kết hợp chặt chẽ sự nhượng bộ của mình và nhượng bộ của đối tác làm sao để đàm phán được thành công mà các bên đều có lợi, đặc biệt là đạt được mục tiêu đàm phán của mình.3 Kết thúc đàm phán Kết thúc quá trình đàm phán trong thương mại quốc tế có thể xảy ra hai tình huống: + Đàm phán không đi đến thống nhất: khi bên đối tác đưa ra đề nghị không thể chấp nhận được hoặc trong quá trình đàm phán xuất hiện những thông tin làm cho những thỏa thuận với ta không còn hấp dẫn nữa.
Lúc này, khi rút khỏi đàm phán phải tìm lý lẽ giải thích một cách hợp lý về việc ta không thể tiếp tục đàm phán mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp giữa các bên. + Đàm phán thành công, các bên ký kết hợp đồng hoặc đã đạt được những thỏa thuận nhất định và cần có những đàm phán tiếp theo mới có thể dẫn đến ký kết hợp đồng thì các bên phải tiến hành xác nhận những thỏa thuận đã đạt được.3 Kiểm tra, kiểm soát, đánh giá và rút kinh nghiệm Sau mỗi lần đàm phán, cần phải phân tích đánh giá kết quả của cuộc đàm phán so với mục tiêu đề ra và rút ra các bài học kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán tiếp theo. Doanh nghiệp có thể đánh giá kết quả theo mô hình hoặc theo cách lập biểu. SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân 14 Khoa Thương mại Quốc tế Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh 2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế 2.1 Nhân tố môi trường bên trong - Nguồn lực tài chính Trong thương mại quốc tế, muốn khẳng định vị thế của mình trên thương trường, thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng thì doanh nghiệp phải có nguồn lực tài chính mạnh, đảm bảo độ tin cậy cho đối tác.
Nguồn vốn lớn sẽ giúp doanh nghiệp có ngân sách chi phí cho những cuộc đàm phán có quy mô lớn. Ngoài ra, nguồn vốn lớn sẽ tạo thế và lực cho doanh nghiệp trên bàn đàm phán, tạo ra sự tin tưởng cho đối tác về quy mô và sức mạnh tài chính của doanh nghiệp. - Nguồn nhân lực: Nguồn nhân lực là một yếu tố vô cùng quan trọng, tác động trực tiếp đến quá trình đàm phán. Các doanh nghiệp có cùng một số điều kiện như nhau, nhưng tùy vào trình độ, năng lực của người đàm phán mà sẽ có doanh nghiệp đàm phán thành công, có doanh nghiệp đàm phán thất bại.
Vì vậy, doanh nghiệp cần có cơ chế tìm kiếm và bồi dưỡng nhân tài phục vụ công tác đàm phán của mình. - Cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơ sở vật chất hạ tầng lạc hậu đã sẽ không có sức hấp dẫn với đối tác. Điều này làm ảnh hưởng đến ấn tượng về tính chuyên nghiệp và quy mô của doanh nghiệp trong con mắt của đối tác và sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình đàm phán.2 Nhân tố môi trường bên ngoài - Tình hình kinh tế: Đàm phán trong thương mại quốc tế thường chịu ảnh hưởng bởi sự biến động của nền kinh tế và thị trường quốc tế theo tính chất thường xuyên liên tục. Ngoài ra, nó còn bị chi phối, ảnh hưởng bởi các quy luật kinh tế và phương pháp, thủ thuật kinh doanh, đặc biệt là phương pháp marketing quốc tế và cạnh tranh.
- Yếu tố chính trị - pháp luật: Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu thì việc nắm rõ tình hình chính trị xã hội và luật pháp của các nước đối tác là việc rất cần thiết. Thương mại hàng hóa khó có thể tăng trưởng trong tình trạng bất ổn về chính trị. Các quan hệ hợp đồng mua bán SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân 15 Khoa Thương mại Quốc tế Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh hàng hóa quốc tế thường chịu sự điều chỉnh của một hoặc một số điều ước quốc tế song phương hoặc đa phương , hoặc quy định của hệ thống pháp luật một quốc gia nhất định với tư cách là khuôn khổ pháp lý. - Yếu tố văn hóa: Mỗi quốc gia đều có nền văn hóa riêng và hình thành nên phong cách đàm phán riêng, do đó đàm phán thương mại quốc tế bị ảnh hưởng lớn do sự khác biệt về nền văn hóa đó.
Các yếu tố chính của văn hóa đó là các quy định, tiêu chuẩn, mô hình ứng xử, sự phân tầng xã hội, tôn giáo, ngôn ngữ, giáo dục, nghệ thuật và tính thầm mỹ, văn hóa vật chất và điều kiện sống. Nó tác động bằng nhiều cách đến các quá trình đàm phán, đến những đặc tính phong cách của người đàm phán, đến chiến lược thương lượng được sử dụng trong đàm phán. Chương 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ TỪ THỊ TRƯỜNG MỸ CỦA CÔNG TY TNHH TM HÙNG VƯỢNG 3.1 Giới thiệu về công ty TNHH TM Hùng Vượng 3.1 Tổng quan về công ty Công ty TNHH TM Hùng Vượng được thành lập ngày 24 tháng 10 năm 2001 tại Hà Nội theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102003702 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Tên giao dịch : Hung Vuong Trading Co., LTD Địa chỉ trụ sở : Số 51/K3 - Cầu Diễn - Từ Liêm - Hà Nội Văn phòng giao dịch: D52/106 - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy Điện thoại: 84.37543013 Số tài khoản Ngân Hàng : 21456472345 Mã số thuế : 0101180408 SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân 16 Khoa Thương mại Quốc tế Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh E-mail : h-v@vnn.vn Website : www.2 Lĩnh vực kinh doanh của công ty Công ty TNHH TM Hùng Vượng hiện đang kinh doanh trên hai lĩnh vực chính đó là: - Kinh doanh thiết bị y tế: Đây là lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty.
Mặt hàng kinh doanh bao gồm các máy móc, thiết bị phục vụ cho các cơ sở chăm sóc sức khỏe, các bệnh viện như: thiết bị phòng mổ (đèn mổ, dao mổ, bàn mổ, bồn rửa.), hệ thống khí sạch, máy hút áp lực âm, xe nâng hạ di chuyển bệnh nhân… - Kinh doanh thiết bị khoa học – kĩ thuật: bao gồm thiết bị thí nghiệm, thiết bị giáo dục, khoa học kỹ thuật, xây dựng dân dụng, điện lạnh.3 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM Hùng Vượng SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân 17 Khoa Thương mại Quốc tế Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC BAN CỐ VẤN PHÓ GĐ. HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ KINH DOANH PHÒNG KINH PHÒNG KINH DOANH PHÒNG TÀI PHÒNG DOANH THIẾT BỊ CHÍNH KẾ NGHIỆP VỤ THIẾT BỊ THÍ TOÁN VĂN PHÒNG NGHIỆM PHÒNG KINH PHÒNG LẮP ĐẶT PHÒNG HÀNH DOANH VẬT TƯ BẢO HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ PHÒNG XNK VÀ PT. THỊ TRƯỜNG Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH TM Hùng Vượng (Nguồn: Công ty TNHH TM Hùng Vượng) Đứng đầu Công ty là Giám đốc: Là người điều hành chung toàn Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và cơ quan chủ quản cấp trên về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Vị trí Phó giám đốc có trách nhiệm giúp việc cho giám đốc và chỉ đạo điều hành phần việc được giám đốc ủy quyền.
- Ban cố vấn: Có chức năng tham mưu, tư vấn giúp đỡ cho Ban giám đốc. - Phòng kinh doanh thiết bị y tế, phòng kinh doanh thiết bị thí nghiệm, phòng kinh doanh thiết bị tiêu hao: Có chức năng nghiên cứu thị trường cả đầu vào và ra, cung ứng vật tư, hàng hóa đầu vào cho quá trình kinh doanh của Công ty. - Phòng tài chính - kế toán: Có chức năng mở sổ kế toán, thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán tài chính, giám sát, đảm bảo nguồn vốn, theo dõi quản lý tài sản cố định. SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân 18 Khoa Thương mại Quốc tế Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh - Phòng nghiệp vụ văn phòng: Có chức năng phụ trách vấn đề về hành chính của Công ty như phục vụ hội nghị, lễ tân, lưu trữ… - Phòng lắp đặt bảo hành: Có nhiệm vụ lắp đặt và bảo hành, đồng thời hưóng dẫn đào tạo kỹ thuật cho các đơn vị sử dụng mà công ty đã cung cấp hàng.
- Phòng xuất nhập khẩu và phát triển thị truờng: Tham mưu cho giám đốc về kinh doanh xuất nhập khẩu, mua bán các loại hàng hóa, vật tư thiết bị từ nước ngoài. - Phòng hành chính quản trị: Tham mưu cho Giám đốc trong việc liên quan đến quản lý cán bộ, quyết định khen thưởng kỷ luật, chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính.2 Thực trạng, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị 3.