mở đầu đàm phán gián tiếp. - Kỹ thuật truyền đạt và thu nhận thông tin Quá trình đàm phán là một quá trình trao đổi thông tin, bao gồm quá trình truyền đạt thông tin cho đối tác và thu thập thông tin từ phía đối tác. Quá trình trao đổi thông tin, làm cho các bên hiểu được quan điểm, lập trường, mục tiêu và quyền lợi.của nhau, làm cơ sở phân tích tổng hợp và đưa ra các quyết định thích hợp. Do đó để đàm phán thành công và có hiệu quả, người đàm phán phải có kỹ thuật truyền đạt thông tin và thu thập thông tin.
- Kỹ thuật lập luận trong đàm phán Lập luận là một quá trình đưa ra những nguyên nhân, những dẫn chứng và những luận cứ để trình bày và giải thích nhằm làm cho đối tác hiểu được quan điểm và mục tiêu mà ta đưa ra, hoặc nhằm vô hiệu hóa ý kiến của đối tác tròn quá trình đàm phán. Do đó có thể sử dụng nhiều phương pháp lập luận khác nhau như lập luận chứng minh, lập luận bác bỏ.và lập luận đòi hỏi phải dựa trên cơ sở suy luận Phạm Thị Thanh Hương 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Việt Nga logic, phải được chuẩn bị kỹ lưỡng về nội dung các vấn đề cần lập luận, và trình bày vấn đề một cách rõ ràng, chặt chẽ. Một số chiến lược đàm phán cơ bản Có 3 loại chiến lược đàm phán cơ bản là: Chiến lược đàm phán cứng rắn, chiến lược đàm phán mềm dẻo và chiến lược đàm phán nguyên tắc.
- Chiến lược đàm phán cứng rắn Đây là chiến lược đàm phán trong đó nhà đàm phán chỉ theo đuổi lợi ích của mình mà không quan tâm nhiều đến lợi ích của bên kia, họ sử dụng các phương pháp và thái độ cứng rắn để gây sức ép buộc đối phương nhượng bộ. Một nhà đàm phán thường lựa chọn chiến lược này khi mối quan hệ về thế và lực nghiêng về phía họ, hoặc do phong cách hay cá tính của họ. Chiến lược đàm phán này có thể nhanh chóng giúp người đàm phán đi tới thành công nhưng nó tiềm ẩn nguy cơ trong quá trình thực hiện hợp đồng và có thể đi đến thất bại nếu hai bên cùng thực hiện chiến lược kiểu này. - Chiến lược đàm phán mềm dẻo Trong chiến lược đàm phán này người đàm phán chú trọng đến việc xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa hai bên.
Bởi vậy họ thường tỏ ra tin cậy đối tác, tránh đối tác mà chịu nhân nhượng, đề xuất những kiến nghị hợp tình hợp lý. Nếu hai bên cùng thực hiện chiến lược này thì đàm phán dễ thành công, nên thận trọng với những trường hợp thái độ bên ngoài thì mềm dẻo nhưng bên trong thì cứng rắn. - Chiến lược đàm phán nguyên tắc Chiến lược đàm phán hợp tác vừa chú ý lợi ích bản thân vừa chú ý đến lợi ích của đối tác. Sử dụng chiến lược này phải tôn trọng quyền bình đẳng, hợp tác cùng có lợi và luôn đưa ra phương án hai bên cùng có lợi.5 Nội dung đàm phán kí kết hợp đồng xuất khẩu Nội dung đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu trong thương mại quốc tế bao gồm các điều khoản chủ yếu sau: - Tên hàng: Đây là điều khoản quan trọng không thể thiếu giúp cho các bên tránh được hiểu lầm có thể dẫn đến tranh chấp sau này, dễ phân biệt những sản Phạm Thị Thanh Hương 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.
Lê Thị Việt Nga phẩm cùng loại, đồng thời giúp các bên xác định được loại hàng mua bán. Ví dụ: áo choàng nữ, túi xách nữ…. - Chất lượng: Điều khoản này mô tả về quy cách, kích thước, công suất và các thông số kỹ thuật .v của hàng hoá được mua bán. Mô tả chi tiết và đúng chất lượng hàng hoá là cơ sở xác định chính xác giá cả của nó, đồng thời yêu cầu người bán phải giao hàng theo yêu cầu của hợp đồng.
Ví dụ: chất liệu vải không gây kích ứng da, đáp ứng được các bộ tiêu chuẩn CPSC, ASTM - Số lượng/ khối lượng : Là một trong những điều kiện chủ yếu không thể thiếu trong hợp đồng thương mại quốc tế. Hai bên cần thỏa thuận thống nhất về số lượng hàng hóa giao dịch tránh rủi ro trong quá trình giao nhận hàng như thừa hoặc thiếu số lượng ghi trong hợp đồng. - Bao bì đóng gói, ghi nhãn hàng hóa: Điều khoản này được hai bên thống nhất nhằm đảm bảo hàng hóa trong quá trình vận chuyển qua các nước không bị hư hại. Các sản phẩm được bảo quản tốt tránh được các tác động xấu từ bên ngoài.
Mỗi hàng hóa cần có nhãn hiệu cụ thể để có thể phân biết với các hàng hóa khác của các công ty khác, trên đó được ghi rõ về xuất xứ, thành phần sợi, khả năng cháy. - Giá cả: Đây được xem là điều khoản mà hai bên quan tâm nhất, thường có sự bất đồng xảy ra, hai bên phải thống nhất về các vấn đề: mức giá, đồng tiền tính giá, phương thức quy định giá và chiết khấu. Ví dụ : Đối với sản phẩm mũ trẻ em xuất khẩu trực tiếp sang thị trường Mỹ năm 2013: tính theo giá FOB tại cảng Hải Phòng là 2USD/sản phẩm, giảm giá 2% nếu nhập trên 10000 sản phẩm. - Giao hàng: Là điều khoản rất quan trọng trong hợp đồng xuất khẩu, bên xuất khẩu phải có nghĩa vụ thực hiện đúng.
Hai bên tiến hành thỏa thuận thống nhất thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng, thông báo giao hàng. - Thanh toán: Đối với xuất khẩu trực tiếp hai bên thường thống nhất sử dụng phương pháp thanh toán tín dụng chứng từ. Ví Dụ: Đối với sản phẩm mũ trẻ em xuất khẩu trực tiếp sang Mỹ: thanh toán 50% hai tháng trước khi giao hàng, 50% ba tháng sau khi giao hàng. -Khiếu nại: Điều khoản này được quy định nhằm đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên, khi bên bán hoặc bên mua vi phạm hợp đồng đều có cơ sở để khiếu nại để giúp hai bên giải quyết những tranh chấp.
Hai bên phải đi đến thống nhất về thể thức Phạm Thị Thanh Hương 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Việt Nga khiếu lại, thời hạn khiếu nại, quyền hạn và nghĩa vụ của các bên liên quan, cách thức giải quyết khiếu nại. - Bất khả kháng: Trong thực tế khi thực hiện hợp đồng có những tình huống xảy ra ngoài khả năng dự kiến của các bên, gây nên những tổn thất không thể tránh khỏi cho hàng hoá; chẳng hạn như thiên tai bất ngờ, hoả hoạn hoặc những hành vi của con người, của chiến tranh làm thiệt hại hàng hoá…Những tổn hại ngoài dự phòng này được coi là bất khả kháng và các bên có thể được miễn trách. Để không bị quy trách nhiệm khi có tổn thất hàng hoá ngoài ý muốn, các bên cũng nên ghi vào hợp đồng điều khoản này.
- Kiểm tra: Để tránh mọi rủi ro trong quá trình giao nhận hàng, cũng như đảm bảo việc thực hiện đúng hợp đồng, bên bán và bên mua sẽ cử người kiểm tra hàng hóa. Đặc biệt đối với các khách hàng đến từ Mỹ thì việc kiểm tra chất lượng sản phẩm rất quan trọng vì vậy nó thường được quy định rõ ràng trong hợp đồng. - Chấm dứt hợp đồng: Thời hạn của hợp đồng thường tùy thuộc vào thỏa thuận của hai bên, điều khoản này cho phép ràng buộc hai bên cả về nghĩa vụ và trách nhiệm. Vì vậy các bên nên thống nhất với nhau về thời gian và điều kiện chấm dứt hợp đồng.3 Quy trình đàm phán thương mại quốc tế 2.1 Lập kế hoạch đàm phán Lập kế hoạch đàm phán Kế hoạch hóa hoạt động đàm phán của doanh nghiệp bao gồm có hai phần là lập kế hoạch đàm phán và điều chỉnh kế hoạch đàm phán.
Sau khi phân tích tình thế của môi trường đàm phán, người lập kế hoạch đàm phán phải tiến hành lập kế hoạch đàm phán theo nội dung sau: Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán Trong phần này người lập kế hoạch cần phân tích khái quát những nét cơ bản của thị trường thế giới, những đặc điểm của đối tác, văn hóa của đối tác, doanh nghiệp có liên quan, có tác động đến hoạt động đàm phán, những điểm mạnh, điểm yếu, những thuận lợi, khó khăn là cơ sở để xác định mục đích và mục tiêu đàm phán. Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán Phạm Thị Thanh Hương 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Lê Thị Việt Nga Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán rất quan trọng, có tác dụng định hướng và là đích đến của hoạt động đàm phán. Khi xác định được mục đích thì phải xác định mục tiêu, mục tiêu cũng phải đảm bảo được yêu cầu cơ bản sau: có định lượng, phù hợp với mục đích đàm phán, định hướng được hành động.
Lập kế hoạch hành động Lập kế hoạch hành động bao gồm kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự, kế hoạch về địa điểm và kế hoạch cho chương trình đàm phán. Lập kế hoạch về chiến lược là phải xác định được tư duy chiến lược, các biện pháp chiến lược, các kỹ thuật cụ thể cho từng nội dung đàm phán để đạt được mục tiêu đề ra. Lập kế hoạch nhân sự cần phải xác định được những nhà đàm phán của đối tác, những người đã tham gia đàm phán với chúng ta, những người mà chúng ta đã biết trước và những người mà chúng ta chưa từng biết. Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành đàm phán và kiểm tra đánh giá rút kinh nghiệm sau khi đàm phán.
Kiểm tra và điều khiển kế hoạch Quá trình kiểm tra kế hoạch đàm phán có thể tiến hành theo trình tự như sau: - Phân tích tình huống đàm phán - Kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch, xác định những nội dung bất hợp lý cần điều chỉnh - Xác định nguyên nhân - Xác định mức độ điều chỉnh - Điều chỉnh kế hoạch cho hợp lý với điều kiện cụ thể 2.2 Tổ chức đàm phán Chuẩn bị đàm phán Chuẩn bị thông tin phục vụ đàm phán Hệ thống thông tin giữa một vị trí quan trọng trong hoạt động đàm phán của doanh nghiệp, nó quyết định đến chất lượng của hoạt động đàm phán. Như vậy, khi đàm phán doanh nghiệp cần phải thu thập và xử lý thông tin hiệu quả mới đáp ứng tốt yêu cầu của hoạt động đàm phán.