CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 1. Khái niệm chung về quản trị sản xuất Khái niệm về quản trị: Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra họat động của các thành viên trong tổ chức, sử dụng các nguồn lực nhằm đạt đến sự thành công trong các mục tiêu đề ra. Khái niệm về sản xuất: sản xuất là quá trình biến đổi những yếu tố đầu vào thành đầu ra.
Mục đích của quá trình chuyển hoá này là tạo giá trị gia tăng để cung cấp cho khách hàng.1: Quá trình sản xuất Mục đích của quá trình chuyển hoá này là tạo giá trị gia tăng để cung cấp cho khách hàng. Đầu vào của quá trình chuyển đổi bao gồm nguồn nhân lực, vốn, kĩ thuật, nguyên vật liệu, công nghệ, máy móc, thiết bị, khoa học công nghệ. Kết quả hoạt động này của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc thiết kế, hoạch định, tổ chức thực hiện và kiểm tra quá trình biến đổi. Đầu ra có thể là sản phẩm dở dang, thành phẩm, dịch vụ.
Ngoài ra còn có các loại phụ phẩm khác có thể có lợi hoặc không có lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh như phế phẩm, chất thải,… đôi khi đòi hỏi phải có chi phí rất lớn để xử lý, giải quyết chúng. 3 Khái niệm về quản trị sản xuất: Quản trị sản xuất là quá trình hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm tra, kiểm soát hệ thống sản xuất nhằm thực hiện những mục tiêu sản xuất đề ra – Giáo trình quản trị tác nghiệp (2014)- Đại học kinh tế quốc dân. Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế hoạt động trong cơ chế thị trường, bằng nguồn lực, các phương tiện vật chất và tài chính của mình có thể thoả mãn những nhu cầu của khách hàng bằng cách sản xuất sản phẩm và cung cấp các dịch vụ. Hay nói cách khác doanh nghiệp là một hệ thống chuyển hoá các đầu vào thành đầu ra dưới dạng sản phẩm và dịch vụ.
Mỗi doanh nghiệp là một hệ thống có mối quan hệ chặt chẽ với môi trường bên ngoài và có cấu trúc bên trong gồm nhiều phân hệ khác nhau. Để thực hiện mục tiêu của mình, mỗi doanh nghiệp phải tổ chức tốt các bộ phận cấu thành nhằm thực hiện những chức năng cơ bản. Toàn bộ phân hệ sản xuất được thể hiện dưới sơ đồ sau: Hình 1.2: Phân hệ sản xuất Có thể nói quản trị sản xuất là tổng hợp các hoạt động xây dựng hệ thống sản xuất và quản trị quá trình sử dụng các yếu tố đầu vào tạo thành các sản phẩm, dịch vụ ở đầu ra theo yêu cầu của khách hàng nhằm thực hiện các mục tiêu đã xác định. Bộ phận trung tâm của hệ thống sản xuất là quá trình biến đổi.
Đó là quá trình chế biến, chuyển hoá các yếu tố đầu vào thành đầu ra gồm hàng hoá hoặc dịch vụ đáp ứng nhu cầu xã hội. Kết quả hoạt động của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc thiết kế, tổ chức và quản lý quá trình biến đổi này. Các yếu tố đầu vào rất đa dạng gồm có nguồn tài nguyên thiên nhiên, con người, 4 công nghệ, kỹ năng quản lý và nguồn thông tin. Chúng là điều kiện cần thiết cho bất kỳ quá trình sản xuất hoặc dịch vụ nào.
Muốn quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả cần phải tổ chức, khai thác sử dụng các yếu tố đầu vào hợp lý, tiết kiệm nhất. Đầu ra chủ yếu gồm hai loại là sản phẩm và dịch vụ. Ngoài những sản phẩm và dịch vụ được tạo ra, sau mỗi quá trình sản xuất, còn có các loại phụ phẩm khác có thể có lợi hoặc không có lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đôi khi đòi hỏi phải có chi phí rất lớn cho việc xử lý, giải quyết chúng, như phế phẩm, chất thải,. Thông tin phản hồi là một bộ phận không thể thiếu trong hệ thống sản xuất của doanh nghiệp.
Đó là những thông tin cho biết tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất trong thực tế của doanh nghiệp. Các đột biến ngẫu nhiên có thể làm rối loạn hoạt động của toàn bộ hệ thống sản xuất dẫn đến không thực hiện được những mục tiêu dự kiến ban đầu. Chẳng hạn thiên tai, hạn hán, lũ lụt, chiến tranh, hoả hoạn,. Thực tế chỉ ra rằng, chi phí cho các hoạt động sản xuất hoặc dịch vụ chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng chi phí của toàn doanh nghiệp.
Tuy nhiên, đối với lĩnh vực sản xuất, thực hiện các giải pháp tạo khả năng sinh lời thường dễ dàng hơn so với những biện pháp giảm tổn chi phí trong tài chính hay tăng doanh số thông qua hoạt động tiếp thị. Sự tồn tại, phát triển của mỗi doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào hiệu quả sản xuất. Ngày nay, chức năng sản xuất trở nên linh hoạt cà chịu nhiều thách thức hơn bao giờ hết. Vai trò của quản trị sản xuất Quản trị sản xuất nhằm: Hoàn thành chức năng sản xuất, cung cấp sản phẩm cho khách hàng đúng số lượng với tiêu chuẩn chất lượng và thời gian phù hợp.
Tạo ra và duy trì lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Tạo ra tính linh hoạt cao trong đáp ứng liên tục nhu cầu của khách hàng về sản phẩm. Đảm bảo tính hiệu quả trong việc tạo ra các sản phẩm cung cấp cho khách hàng. Quản trị sản xuất trong doanh nghiệp chính là chìa khóa thành công trong công việc kinh doanh của mình.
Kinh doanh điều quan trọng và tạo được ưu thế cạnh tranh 5 nhất đó là giảm chi phí, nâng cao chất lượng Tài chính giúp tăng doanh thu và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Để làm được điều này việc đầu tiên quan trọng bậc nhất đó là quản trị được các yếu tố sản xuất đầu vào sao cho tiết kiệm chi phí nhất. Và Marketing Sản xuất đó cũng chính là vai trò của quản trị sản xuất cũng như là nhà quản trị lĩnh vực quản trị sản xuất. Tuy nhiên, đánh giá vai trò quyết định của quản trị sản xuất trong việc tạo ra và cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho xã hội không có nghĩa là xem xét nó một cách biệt lập tách rời các chức năng khác trong doanh nghiệp.
Các chức năng quản trị được hình thành nhằm thực hiện những mục tiêu nhất định và có quan hệ chặt chẽ với nhau. Quản trị sản xuất có mối quan hệ ràng buộc hữu cơ với các chức năng chính như quản trị tài chính, quản trị marketing và với các chức năng hỗ trợ khác trong doanh nghiệp. Mối quan hệ này vừa thống nhất, tạo điều kiện thuận lợi thúc đẩy nhau cùng phát triển, lại vừa mâu thuẫn. Sự thống nhất, phối hợp cùng phát triển dựa trên cơ sở chung là thực hiện mục tiêu tổng quát của doanh nghiệp.
Các phân hệ trong hệ thống doanh nghiệp được hình thành và tổ chức các hoạt động sao cho đảm bảo thực hiện tốt nhất mục tiêu tổng quát của toàn hệ thống đã đề ra. Vai trò của quản trị sản xuất đối với các chức năng quản trị khác: doanh nghiệp là một hệ thống thông nhất bao gồm ba phân hệ cơ bản là sản xuất/tác nghiệp, marketing, và tài chính. Trong những phân hệ đó, hoạt động sản xuất/tác nghiệp được coi là khâu quyết định tạo ra sản phẩm/dịch vụ và giá trị gia tăng. Quá trình sản xuất được quản trị tốt góp phần tiết kiệm các nguồn lực cần thiết trong sản xuất, hạ giá thành, tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ và suy nghĩ đến cùng là nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doạnh và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
Mục tiêu quản trị sản xuất Quản trị sản xuất với tư cách là tổ chức quản lý sử dụng các yếu tố đầu vào và cung cấp đầu ra phục vụ nhu cầu của thị trường, mục tiêu tổng quát đặt ra là đảm bảo thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng trên cơ sở sử dụng hiệu quả nhất các yếu tố 6 sản xuất. Nhằm thực hiện mục tiêu này, quản trị sản xuất có các mục tiêu cụ thể: Bảo đảm chất lượng sản phẩm/dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng trên cơ sở khả năng của doanh nghiệp; Bảo đảm đúng dung lượng mong muốn của thị trường; Giảm chi phí sản xuất tới mức thấp nhất có thể khi tạo ra một đơn vị đầu ra; Rút ngắn thời gian sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ; Đảm bảo cung ứng đúng thời điểm, đúng địa điểm, đúng số lượng và đúng khách hàng. Xây dựng hệ thống sản xuất năng động, linh hoạt; Bảo đảm mối quan hệ qua lại tốt với khách hàng và nhà cung ứng; Xây dựng hệ thống và các phương pháp quản trị gọn nhẹ và không có lỗi với khách hàng. Chất lượng Tính linh hoạt Chi phí Thời gian Hình 1.
Môi trường Kinh doanh Cần chú ý rằng các mục tiêu trên thường mâu thuẫn với nhau. Vấn đề đặt ra là phải biết xác định thứ tự ưu tiên của các mục tiêu tạo ra thế cân bằng động, đó là sự cân bằng tối ưu giữa chất lượng, tính linh hoạt của sản xuất, tốc độ cung cấp và hiệu quả phù hợp với hoàn cảnh môi trường trong từng thời kỳ cụ thể để tạo ra sức mạnh tổng hợp, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ SẢN XUẤT Quản trị sản xuất chính là quá trình thiết lập, hoạch định, tổ chức và kiểm tra hệ thống sản xuất nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Như vậy, quản trị sản xuất có các 7 chức năng chính đó là: chức năng hoạch định, chức năng tổ chức và chức năng kiểm tra, đánh giá.
Chức năng hoạch định nghĩa là việc cần xác định trước các mục tiêu và quyết định những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu đó. Chức năng tổ chức: đây là công việc liên quan đến sự phân bổ, sắp xếp nguồn nhân lực con người và các nguồn lực khác của tổ chức. Mức độ hiệu quả của tổ chức phụ thuộc vào sự phối hợp các nguồn lực để đạt được mục tiêu. Chức năng kiểm tra, đánh giá: trong quá trình thực hiện sản xuất nhà quản trị luôn cố gắng để đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúng hướng, đúng mục tiêu đã đề ra.
Nếu quá trình sản xuất trên thực tế đang có sự lệch lạc thì những nhà quản trị sẽ đưa ra những điều chỉnh cần thiết để đảm bảo đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.