mở đầu của việc quản trị trực tiếp NVL. Đây là ranh giới giữa bên mua và bên bán, là cơ sở hạch toán chính xác các chi phí lưu thông và giá cả NVL mỗi bên. Thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho người quản lý nắm chắc số lượng, chất lượng, chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạng NVL trong kho từ đó làm giảm những thiệt hại đáng kể do mất mát, hư hỏng NVL. Chính vì tầm quan trọng đó mà việc tổ chức nhận NVL phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ sau: Một là: Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại NVL theo đúng quy định trong hợp đồng phiếu giao hàng, hóa đơn, phiếu vận chuyển… Hai là: Chuyển nhanh NVL từ điểm tiếp nhận đến kho doanh nghiệp, tránh mất mát hư hỏng, đảm bảo sẵn sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất.
Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ này, công tác tiếp nhận phải tuân thủ những yêu cầu sau: - NVL khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ tùy theo nguồn tiếp nhận. - NVL khi tiếp nhận phải thông qua đầy đủ thủ tục kiểm tra và kiểm nghiệm. - Phải xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại, phải có biên bản xác nhận có hiện tượng thừa thiếu sai quy cách. - NVL sau khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập và người giao hàng cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ 1. Tổ chức bảo quản NVL 23 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính Muốn bảo quản NVL tốt thì phải có hệ thống kho bãi hợp lý, mỗi kho phải phù hợp với từng loại NVL, vì vậy cần phải tiến hành phân loại NVL và sắp xếp NVL theo từng kho có điều kiện tác động ngoại cảnh hợp lý. Giữa mua sắm, vận chuyển và lưu kho tồn tại mối quan hệ: mọi hàng hóa sau khi được mua sắm ở thị trường phải được vận chuyển về doanh nghiệp và tạm thời dự trữ trong kho (nếu không chuyển thẳng cho bộ phận sản xuất). Việc tính toán, bố trí hệ thống kho tàng phải nằm trong mục tiêu đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất với tổng chi phí mua sắm, vận chuyển, lưu kho tối thiểu Dù xây dựng kho tàng theo hình thức nào thì khi lựa chọn và quyết định xây dựng kho tàng doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: - Diện tích kho tàng phải đủ lớn, đáp ứng được các nhu cầu lưu trữ, nhập kho, xuất kho…Nếu diện tích không đảm bảo sẽ gây khó khăn cho việc vận chuyển NVL vào kho, kiểm tra, xuất kho, làm tăng chi phí và xuất kho NVL.
- Kho tàng phải sáng sủa dễ quan sát. - Yêu cầu đảm bảo an toàn: Đây là yêu cầu cao nhất khi lưu kho NVL, phải đảm bảo các điều kiện cần thiết để chống cháy, nổ, thiết kế đường thoát hiểm… - Trang bị kho tàng phải đáp ứng yêu cầu trang bị tối thiểu do đặc điểm của NVL yêu cầu, trang bị nâng cao phụ thuộc tình hình tính chất của doanh nghiệp. - Việc sắp xếp NVL trong kho phải đảm bảo yêu cầu “dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra” cũng như tuân thủ nguyên tắc” hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau”. Phân loại và sắp xếp từng loại NVL phải phù hợp với trang bị lưu kho và bảo quản NVL.
24 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính - Việc bảo quản NVL trong kho phải chặt chẽ, theo dõi thường xuyên, phải có sự kết hợp giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán, phải làm tốt công tác kiểm kê (định kỳ và bất thường). Công tác kiểm kê rất quan trọng, vì chỉ có thông qua kiểm tra mới có thể xác định xem liệu giữa tồn kho trên thực tế và báo cáo có khớp nhau không? Liệu chất lượng NVL có được đảm bảo không? Các yêu cầu về công tác lưu kho được thực hiện ở mức độ nào?. Thông qua kiểm tra và phân tích mới có thể phát hiện nguyên nhân của thực trạng đã kêt luận, từ đó có biện pháp xử lý thích hợp 1. Tổ chức cấp phát NVL Việc cấp phát một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tận dụng có hiệu quả cao năng suất lao động của công nhân, máy móc thiết bị, làm cho sản xuất được tiến hành liên tục, từ đó làm tăng chất lượng sản phẩm, tạo điều kiện giảm giá thành sản phẩm.
Việc cấp phát NVL có thể được tiến hành theo hai hình thức: Một là: Cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất Căn cứ vào yêu cầu NVL của từng phân xưởng, bộ phận sản xuất sẽ báo trước cho bộ phận cấp phát của kho. Số lượng NVL được yêu cầu được tính toán dựa trên mùa vụ sản xuất và hệ thống định mức tiêu dùng NVL của doanh nghiệp. - Ưu điểm: Đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất đối với từng bộ phận của doanh nghiệp, tránh những lãng phí và hư hỏng không cần thiết. - Nhược điểm: Bộ phận cấp phát của kho chỉ biết được yêu cầu của bộ phận sản xuất trong thời gian nhắn, việc cấp phát và kiểm tra tình hình sử dụng gặp nhiều khó khăn, thiếu tính kế hoạch và chủ động.
Hai là: Cấp phát theo tiến độ kế hoạch (cấp phát theo hạn mức) 25 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính Đây là hình thức cấp phát quy định cả số lượng và thời gian nhằm tạo sự chủ động cho cả bộ phận sử dụng và bộ phạn cấp phát. Dựa vào khối lượng sản xuất cũng như dựa vào định mức tiêu dùng NVL trong kỳ kế hoạch, kho cấp phát NVL cho các bộ phận sau từng kỳ sản xuất doanh nghiệp quyết toán vật tư nội bộ nhằm so sánh số sản phẩm đã sản xuất ra với lượng NVL đã dùng. Trường hợp thừa hay thiếu sẽ được giải quyết hợp lý và có thể căn cứ vào một số tác động khách quan khác. Hình thức này giúp cho việc giám sát hạch toán tiêu dùng NVL chính xác, bộ phận cấp phát có thể chủ động triển khai việc chuẩn bị NVL một cách có kế hoạch, giảm bớt giấy tờ, đỡ thao tác tính toán.
Do vậy hình thức này có hiệu quả cao và được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất tương đối ổn định và có hệ thống định mức tiên tiến, có kế hoạch sản xuất. tổ chức thanh quyết toán NVL Đây là việc bộ phận quản lý NVL và bộ phận sử dụng đối chiếu so sánh giữa lượng NVL các đơn vị nhận về với lượng sản phẩm giao nộp để biết được kết quả của việc sử dụng NVL của các đơn vị sản xuất Dựa vào kết quả của công tác thanh quyết toán NVL chúng ta thực hiện việc hoạch toán, đánh giá tình hình sử dụng NVL, xem xét được tính hợp lý, tiết kiệm, việc sử dụng NVL, đảm bảo hạch toán đầy đủ, chính xác vào giá thành: Xem xét lại định mức, xem xét đinh mức đó nên giữ lại hay thay đổi Thanh quyết toán NVL phải làm rõ những vấn đề sau - Lượng NVL nhận được trong tháng hoặc quý - Lượng NVL sản xuất ra sản phẩm - Lượng NVL làm ra sản phẩm hỏng, kém chất lượng - Lượng NVL còn tồn hđọng 26 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính - Lượng NVL mất mát, hao hụt - Đánh giá chung tình hình sử dụng NVL 1. Thu hồi phế liệu, phế phẩm Đối với doanh nghiệp sản xuất thì mục tiêu hàng đầu là làm sao để giảm bớt được chi phí. Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì chi phí NVL là 1 trong những nhân tố quan trọng trong giá thành sản phẩm Định kỳ sau 1 quá trình sản xuất kinh doanh, hoặc sau 1 quý, 1 năm thì doanh nghiệp lại lên kế hoạch tổ chức thu hồi phế liêụ, phế phẩm của 1 quá trình sản xuất kinh doanh trước.
Vì vậy việc thu hồi phế liệu, phế phẩm là 1 yếu tố rất cần thiết, bời vì lượng phế liệu phế phẩm dư thừa mà không thu hồi sẽ ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh kế tiếp Tất yếu trong 1 doanh nghiệp nào sau quá trình sản xuất kinh doanh cũng có lượng phê liệu phế phẩm dư thừa, lượng phế liệu phế phẩm này doanh nghiệp thu hồi lại bán đi hoặc cho vào tái sản xuất lại phục vụ cho nhu cầu khác. Những nhân tố cơ bản ảnh hưởng tới công tác quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Nhân tố chủ quan - Phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho - Phương pháp kiểm nghiệm vật liệu khi nhập kho: nếu doanh nghiệp đầu tư tốt hệ thống kiểm nghiệm vật liệu khi nhập kho giúp xác định 1 cách chính xác số lượng cũng như quy cách phẩm chất NVL khi nhập kho, tránh xảy ra tình trạng thiếu hay chất lượng NVL không đúng yêu cầu, từ đó gây tăng chi phí cũng như giảm hiệu quả kinh doanh 27 SV: Ngô Thị Phượng Lớp: CQ50/31.01 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính - Mã hóa vật liệu: nếu doanh nghiệp mã hóa NVL sẽ tạo điều kiện cho công tác nhập xuất cũng như vị trí bảo quản, giúp rút ngắn thời gian chờ đợi và các thủ tục rườm rà, gia tăng hiệu quả lao động - Cách quản lý: trình độ quản lý cung như phong cách tác phong làm việc của cán bộ quản lý kho sẽ ảnh hưởng nhiều đến công tác quản trị NVL đặc biệt trong việc bảo quản, tiếp nhận và cấp phát NVL 1. Nhân tố khách quan - Địa bàn quản trị nguyên vật liệu: địa bàn quản trị NVL ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị NVL, tạo điều kiện cho doanh ghiệp sản xuất phát triển, tạo lợi thế cạnh tranh.