CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI DOANH NGHIỆP 1. Chi phí và quản lý chi phí tại doanh nghiệp 1. Khái niệm, phân loại, vai trò chi phí tại doanh nghiệp 1.1 Khái niệm chi phí Chi phí luôn đóng một vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Các nhà kinh tế đã tốn nhiều công sức và mỗi người đều có những định nghĩa riêng, theo quan điểm riêng của mình.
Có rất nhiều quan điểm khác nhau về chi phí, mỗi quan điểm đều có cách tiếp cận riêng. Theo quan điểm của Marx: “Chi phí là giá trị đem lại giá trị thặng dư, là một đầu vào của quá trình sản xuất.” Các nhà kinh tế học đại diện cho trường phái kinh tế khác nhau cũng có quan điểm khác nhau về chi phí. Trong cuốn sách “Kinh tế học” của David Begg tác giả đã đưa ra hai định nghĩa về chi phí hiện vật và chi phí tài chính của doanh nghiệp. Chi phí hiện vật là dự trữ các hàng hóa đã sản xuất ra để sản xuất các hàng hóa khác, chi phí tài chính là tiền và các giấy tờ có giá của doanh nghiệp.
Các quan điểm về chi phí ở trên tuy thể hiện được vai trò tác dụng trong những điều kiện lịch sử cụ thể với các yêu cầu, mục đích nghiên cứu cụ thể nhưng vẫn bị hạn chế bởi sự đồng nhất chi phí với tài sản của doanh nghiệp. Từ các quan điểm trên, tác giả luận văn rút ra khái niệm: Chi phí là biểu hiện bằng tiền, là giá trị tài sản mà doanh nghiệp đang nắm giữ. Chi phí là tài sản, là hai mặt giá trị và hiện vật của một bộ phận nguồn lực sản xuất mà doanh nghiệp huy động vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, chi phí được quan niệm là một lượng tiền nào đó đã được đưa vào sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh hay quá trình sản xuất và tái sản xuất xã hội với tư cách là phương tiện tạo ra giá trị tăng thêm cho cá nhân và xã hội.
Khái niệm này không những chỉ ra chi phí là yếu tố đầu vào của sản xuất mà còn đề cập đến sự tham gia của chi phí không chỉ bó hẹp trong 8 một quá trình sản xuất riêng biệt, chia cắt mà trong toàn bộ mọi quá trình sản xuất và tái sản xuất lên tục trong xuốt thời gian tồn tại của doanh nghiệp. Để tiến hành sản xuất kinh doanh, bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng phải đòi hỏi có một lượng chi phí nhất định nhằm thực hiện các khoản đầu tư cần thiết ban đầu như: Chí phí thành lập doanh nghiệp, chi phí mua nguyên vật liệu, trả tiền công, lãi vay, chi phí tiền thuê mặt bằng sản xuất…Đồng thời đầu tư công nghệ mua sắm máy móc thiệt bị để tái sản xuất mở rộng, phát triển doanh nghiệp. Do vậy chi phí đưa vào sản xuất kinh doanh có nhiều hình tái vật chất khác nhau để từ đó tạo ra hàng hóa dịch vụ nhằm tiêu thụ trên thị trường. Số tiền doanh nghiệp thu về sau quá trình tiêu thụ phải bù đắp được các chi phí bỏ ra và có lãi.
Khi đó, số tiền chi phí ban đầu thu được tăng thêm nhờ hoạt động sản xuất kinh doanh và có lãi. Quá trình này diễn ra liên tục đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Như vậy chi phí là yếu tố có tính chất quyết định trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phả quản lý và sử dụng chi phí có hiệu quả để bảo toàn và phát triển chi phí đảm bảo cho doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh.
Việc nhận thức đầy đủ hơn về chi phí cũng như đặc trưng của chi phí giúp doanh nghiệp hiểu rõ tầm quan trọng và giá trị của đồng chi phí để sử dụng nó một cách hiệu quả. Sau đây là các đặc trưng cơ bản của chi phí: • Chi phí phải được đại diện cho một lượng tài sản nhất định, có nghĩa là chi phí phải được biểu hiện bằng giá trị của tài sản hữu hình và tài sản vô hình của doanh nghiệp. • Chi phí phải được tích tụ và tập trung đến một lượng nhất định mới có thể phát huy tác dụng để đầu tư vào sản xuất kinh doanh. • Chi phí có giá trị về mặt thời gian điều này có ý nghĩa lớn khi bỏ chi phí vào đầu tư và tính hiệu quả sản xuất sử dụng của đồng chi phí.
• Chi phí phải được gắn liền với chủ sở hữu nhất định, không thể có đồng chi phí vô chủ và không có ai quản lý. • Chi phí được quan niệm như hàng hóa và là một hàng hóa đặc biệt có thể mua bán quyền sử dụng chi phí trên thị trường, tạo lên sự giao lưu sôi động trên thị trường, chi phí thị trường tài chính. 9 • Chi phí không chỉ biểu hiện bằng tiền của các tài sản hữu hình mà còn được biểu hiện bằng tiền của những tài sản vô hình. Trong doanh nghiệp chi phí là biểu hiện bằng tiền của tất cả các tài sản dùng trong sản xuất kinh doanh.
Thông thường, trong các doanh nghiệp có hai loại tài sản: Tài sản lưu động và tài sản cố định. Đồng thời quản lý và sử dụng có hiệu quả chi phí cũng chính là quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của doanh nghiệp. Phân loại chi phí của doanh nghiệp Việc phân loại các khoản mục chi phí của doanh nghiệp nhằm xác định rõ vai trò, chức năng của từng khoản mục chi phí trong tại doanh nghiệp. Đây cũng là căn cứ để tính giá thành sản xuất và giá thành toàn bộ của sản phẩm.
Bên cạnh đó nó còn cung cấp thông tin có hệ thống để lập các báo cáo tài chính. Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh theo nội dung kinh tế bao gồm: Chi phí vật tư: Một trong những loại chi phí trong doanh nghiệp thương mại phải nói đến đầu tiên đó là chi phí vật tư. Chi phí vật tư là toàn bộ giá trị các loại vật tư mà doanh nghiệp mua ngoài dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế,… Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương: Đây là toàn bộ các khoản tiền lương, tiền công mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động, các khoản trích nộp theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn mà doanh nghiệp phải nộp trong kỳ. Chi phí về khấu hao TSCĐ: Đây là toàn bộ khấu hao tài sản cố định trong sản xuất và kinh doanh mà doanh nghiệp trích trong kỳ.
Chi phí khấu hao bao gồm các chi phí khấu hao hữu hình và khấu hao vô hình. Trong đó, chi phí khấu hao hữu hình coi là giá trị khấu hao mà công ty bỏ ra để trích khấu hao tương ứng với những tài sản cố định căn cứ vào thời gian sử dụng của nó. Chi phí khấu hao vô hình là loại tài sản không thể hiện dưới dạng vật chất nhưng vẫn mang đến giá trị chung của doanh nghiệp, được sử dụng trong hoạt động kinh doanh, sản xuất. Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi phí dịch vụ mua ngoài là toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho các 10 dịch vụ đã sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ như: Các khoản chi về tiền điện, nước, điện thoại, văn phòng phẩm,… Để giảm thiểu tối đa chi phí ngoài sản xuất, doanh nghiệp cần phải áp dụng các giải pháp tối ưu trong quản lý và vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Các giải pháp công nghệ như vậy sẽ giúp bạn tiết kiệm được về thời gian và chi phí quản lý và vận hành doanh nghiệp. Chi phí bằng tiền khác: Chi phí bằng tiền khác là các khoản chi phí bằng tiền ngoài các khoản đã nêu ở trên. Phân loại chi phí của doanh nghiệp theo mối quan hệ giữa chi phí với quy mô kinh doanh. Cách phân loại này cho doanh nghiệp thấy được xu hướng biến đổi của từng loại chi phí theo quy mô kinh doanh, từ đó doanh nghiệp có thể xác định được sản lượng hòa vốn cũng như quy mô kinh doanh hợp lý để đạt được hiệu quả tối ưu.
Chi phí chia thành loại: Chi phí cố định, chi phí biến đổi, chi phí hỗn hợp. Chi phí cố định (định phí): Là những chi phí không đổi (ít thay đổi) về tổng số theo sự thay đổi của sản lượng sản xuất và quy mô kinh doanh của doanh nghiệp như: Chi phí về tiền lương trả cho cán bộ, nhân viên quản lý, tiền thuê mặt bằng, thuê tài sản. Định phí phụ thuộc vào giới hạn của quy mô hoạt động. Quy mô hoạt động thay đổi vượt quá giới hạn nhận định thì định phí chuyển sang một lượng khác.
Xét trong tổng thể giới hạn của quy mô hoạt động, khi sản lượng sản phẩm sản xuất, tiêu thụ thay đổi thì định phí tính cho một đơn vị sản phẩm lại biến đổi. Chi phí biến đổi (biến phí): Là những chi phí luôn thay đổi về tổng số theo sự thay đổi của sản lượng sản xuất hay quy mô kinh doanh của doanh nghiệp như: Chi phí về vật tư, chi phí về tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất, chi phí điện, nước, điện thoại,… Biến phí tính trên một đơn vị sản phẩm thường không thay đổi. Chi phí hỗn hợp: đó là các khoản chi phí bao gồm cả biến phí và định phí. Vai trò của chi phí đối với các doanh nghiệp Tất cả các hoạt động kinh doanh dù bất kỳ quy mô nào cũng cần phải có một lượng chi phí nhất định, đó là điều kiện tiền đề cho sự ra đời và phát triển của các doanh nghiệp.
Về mặt pháp lý: Mỗi doanh nghiệp khi muốn thành lập thì điều kiện đầu tiên 11 doanh nghiệp phải có lượng chi phí nhất định. Khi đó địa vị pháp lý của doanh nghiệp mới được xác lập, nếu trong quá trình hoạt động kinh doanh nguồn vốn và các khoản chi phí của doanh nghiệp mà không đạt được điều kiện mà pháp luật quy định thì doanh nghiệp sẽ bị tuyên bố chấm dứt hoạt động như: Phá sản, giải thể…Như vậy, chi phí có thể xem như là điều kiện tiên quyết đảm bảo cho sự tồn tại tư cách pháp nhân của doanh nghiệp trước pháp luật.