Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh thị trường xây dựng và hoàn thiện công trình dân dụng cạnh tranh gay gắt, công tác kế toán quản trị chi phí đóng vai trò sống còn trong việc kiểm soát dòng tiền, tối ưu hóa giá thành và gia tăng năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Tứ Lộc là đơn vị có bề dày hoạt động từ năm 1995 với vốn điều lệ 800 triệu đồng, sở hữu danh mục hơn 900 mẫu mã sản phẩm đèn trang trí và thực hiện hàng loạt dự án trọng điểm trên địa bàn Hà Nội cũng như các tỉnh phía Bắc. Tuy nhiên, đặc thù thi công mang tính đơn chiếc, thời gian thực hiện kéo dài và tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tới 60% đến 70% tổng chi phí sản xuất đang đặt ra bài toán phức tạp trong việc kiểm soát sai biệt chi phí.

Mục tiêu nghiên cứu trọng tâm của luận văn là đánh giá toàn diện thực trạng tổ chức hệ thống kế toán quản trị chi phí, nhận diện các điểm nghẽn trong công tác phân loại chi phí, xây dựng định mức, lập dự toán và phân tích thông tin phục vụ quyết định quản trị tại Công ty Cổ phần Tứ Lộc. Phạm vi nghiên cứu tập trung bóc tách dữ liệu tài chính và kỹ thuật thi công giai đoạn 2018 - 2019, tiêu biểu là các gói thầu trang trí nội thất dân dụng quy mô lớn. Kết quả nghiên cứu cung cấp cơ sở khoa học để doanh nghiệp cắt giảm tỷ lệ chi phí phát sinh vượt dự toán từ khoảng 5% xuống dưới 1%, cải thiện hệ số thanh toán ngắn hạn từ 0,29 lên mức an toàn trên 1,0, đồng thời nâng cao biên lợi nhuận ròng trong từng hạng mục công trình.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng hệ thống lý thuyết kế toán quản trị chi phí hiện đại của Charles Horngren (2008) với 4 nội dung cốt lõi: lập dự toán chi phí, tập hợp chi phí theo đối tượng, phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận (CVP) và cung cấp thông tin phục vụ quyết định quản trị. Bên cạnh đó, nghiên cứu tích hợp lý thuyết kiểm soát chi phí qua trung tâm trách nhiệm và các quy định pháp lý nền tảng như Luật Kế toán năm 2015 (Khoản 3 Điều 4), Thông tư số 53/2006/TT-BTC hướng dẫn kế toán quản trị và Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Khung phân tích tập trung vào 4 khái niệm trụ cột:

  • Kế toán quản trị chi phí: Hệ thống đo lường, phân tích và cung cấp thông tin tài chính lẫn phi tài chính theo thời gian thực để kiểm soát vận hành nội bộ.
  • Ứng xử chi phí: Sự biến động của chi phí tương ứng với quy mô sản xuất, phân định rõ biến phí tỷ lệ, biến phí cấp bậc và định phí bắt buộc.
  • Phương pháp xác định chi phí theo công việc (Job-order costing): Mô hình tập hợp và phân bổ chi phí trực tiếp, chi phí sản xuất chung (định mức từ 5% đến 6% chi phí trực tiếp) cho từng hợp đồng xây lắp riêng biệt.
  • Phân tích sai biệt chi phí (Variance analysis): Kỹ thuật bóc tách chênh lệch giữa thực tế phát sinh và dự toán theo hai nhân tố giá và lượng đối với 3 yếu tố chi phí căn bản: nguyên vật liệu, nhân công và máy thi công.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng dựa trên nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp thu thập trong chu kỳ 24 tháng (từ 01/01/2018 đến 31/12/2019). Nguồn dữ liệu gồm toàn bộ hệ thống sổ kế toán chi tiết tài khoản 621, 622, 627, 154 trên phần mềm MISA 2019, các bảng dự toán giá thành, báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán công trình.

Cỡ mẫu nghiên cứu được xác định theo phương pháp chọn mẫu có chủ đích (purposive sampling), bao gồm 100% hồ sơ dự toán và chứng từ thực tế của các công trình đại diện giai đoạn 2018 - 2019, trọng tâm là dự án thi công nội thất Clubhouse với 8 hạng mục thiết bị đèn chiếu sáng chủ lực. Đồng thời, nghiên cứu tiến hành khảo sát toàn diện 28 nhân sự thuộc 6 bộ phận chức năng của công ty, bao gồm Ban Giám đốc, phòng Tài chính - Kế toán (4 nhân sự), phòng Kinh doanh - Marketing (5 nhân sự), phòng Tư vấn thiết kế (5 nhân sự), hệ thống xuất nhập khẩu (4 nhân sự), phòng Hành chính (4 nhân sự) và Đội thi công (6 nhân sự). Lý do lựa chọn phương pháp chọn mẫu có chủ đích kết hợp phân tích đối chiếu định mức là do sản phẩm xây lắp trang trí mang tính đặc thù cao; cách tiếp cận này cho phép bóc tách sâu các sai biệt chi phí tại hiện trường mà phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên không thể phản ánh đầy đủ.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Nghiên cứu chỉ ra 4 phát hiện thực trạng nổi bật tại Công ty Cổ phần Tứ Lộc:

Thứ nhất, tăng trưởng tài sản không đi kèm hiệu quả sinh lời và suy giảm an toàn tài chính. Trong năm 2019, tổng tài sản của công ty tăng mạnh 53,95% so với năm 2018 do mở rộng quy mô đầu tư, nhưng doanh thu thuần lại sụt giảm 3,9% (giảm 608.149 nghìn đồng). Sự mất cân đối này khiến tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên doanh thu (ROS) giảm mạnh từ 0,109 xuống 0,0203, tỷ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu (ROE) giảm từ 0,12 xuống 0,004. Đồng thời, hệ số thanh toán ngắn hạn giảm 55,17% từ 0,45 xuống 0,29; hệ số thanh toán nhanh giảm từ 0,19 xuống chỉ còn 0,08, trong khi hệ số nợ trên tổng tài sản năm 2019 duy trì ở mức rất cao là 0,89.

Thứ hai, công tác phân loại chi phí còn mang tính cơ học theo mục đích kế toán tài chính. Công ty chỉ phân loại chi phí theo khoản mục chức năng gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (chiếm 60% đến 70%), chi phí nhân công trực tiếp (chiếm 13% đến 15%), chi phí máy thi công và chi phí sản xuất chung. Doanh nghiệp hoàn toàn chưa phân loại chi phí theo cách ứng xử (biến phí - định phí) hay theo khả năng kiểm soát, làm mất đi công cụ nhận diện chi phí chìm và chi phí cơ hội khi tham gia đấu thầu.

Thứ ba, hệ thống định mức và dự toán mang nặng tính hình thức đối phó. Công ty chưa xây dựng hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật nội bộ mà áp dụng thụ động định mức nhà nước (như mã hiệu BA.131 với hao phí nhân công từ 0,10 đến 0,17 công/bộ; mã hiệu BA.135 từ 0,17 đến 0,35 công/bộ). Các bảng dự toán chi tiết (như công trình Clubhouse gồm 8 hạng mục đèn trang trí từ PA1 đến SC1) chỉ phục vụ công tác chào thầu, chưa được sử dụng làm thước đo kiểm soát hao phí thực tế.

Thứ tư, tình trạng bỏ ngỏ phân tích sai biệt giá - lượng. Toàn bộ chi phí nguyên vật liệu và nhân công phát sinh vượt định mức tại hiện trường đều được hạch toán thẳng vào giá thành công trình thay vì kết chuyển vào giá vốn hàng bán, làm sai lệch bản chất chi phí và che lấp các lãng phí vận hành.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân căn bản của các hạn chế trên xuất phát từ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán kết hợp nửa tập trung nửa phân tán, trong đó 4 nhân sự phòng Kế toán phải kiêm nhiệm toàn bộ phần hành kế toán tài chính lẫn kế toán quản trị. Phần mềm MISA 2019 chưa được khai thác các phân hệ quản trị chuyên sâu. So sánh với công trình nghiên cứu của Đậu Thị Mai Đức (2015) và Vũ Thị Xuân (2018), điểm nghẽn tại Công ty Tứ Lộc mang tính điển hình cho các doanh nghiệp xây lắp quy mô vừa và nhỏ tại Việt Nam: thiếu hụt công cụ phân tích mối quan hệ CVP dẫn đến việc bỏ thầu thiếu cơ sở dữ liệu chi phí biến đổi, khiến doanh nghiệp gánh chịu rủi ro chi phí cố định khi quy mô sụt giảm.

Để tối ưu hóa công tác giám sát, dữ liệu kế toán quản trị chi phí tại công ty nên được trực quan hóa thông qua biểu đồ cột chồng (stacked bar chart) nhằm so sánh tỷ trọng biến động giữa dự toán và thực tế cho từng công trình, kết hợp biểu đồ mạng nhện (radar chart) 5 chiều để đánh giá hiệu suất kiểm soát chi phí trên các phương diện: kiểm soát giá vật tư, năng suất lao động, hiệu suất ca máy, chi phí chung hiện trường và thời gian hoàn thành.

Đề xuất và khuyến nghị

Để hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị chi phí, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ 4 nhóm giải pháp cụ thể:

Thứ nhất, thiết lập quy trình phân loại chi phí theo cách ứng xử và khả năng kiểm soát. Trưởng phòng Tài chính - Kế toán chủ trì bóc tách 100% các khoản mục chi phí phát sinh thành chi phí khả biến (vật tư chính, nhân công trực tiếp) và chi phí bất biến (khấu hao, tiền thuê văn phòng, lương quản lý). Mục tiêu là xác định chính xác điểm hòa vốn dự án và thiết lập mức giá sàn tham gia đấu thầu, hoàn thành triển khai trong quý 1 năm 2022.

Thứ hai, xây dựng hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật nội bộ tiên tiến. Phòng Tư vấn thiết kế phối hợp cùng Đội thi công (6 nhân sự chuyên trách) và phòng Kế toán tiến hành bấm giờ lao động, chuẩn hóa định mức tiêu hao vật tư phụ (hạt pha lê, dây điện, phụ kiện gá lắp) cho hơn 900 mẫu đèn. Mục tiêu giảm tỷ lệ lãng phí vật tư xuống dưới 2% và tiết kiệm 5% thời gian thi công chuẩn, hoàn thành ban hành bộ định mức trong thời hạn 6 tháng.

Thứ ba, hoàn thiện phương pháp xác định chi phí theo công việc và phân tích sai biệt chi phí định kỳ. Kế toán chi phí áp dụng phương pháp lập thẻ chi phí công trình chi tiết, phân tích độc lập biến động giá và biến động lượng cho nguyên vật liệu và nhân công theo từng tuần. Đối với các khoản chi vượt định mức không có lý do chính đáng, kiên quyết loại khỏi giá thành sản phẩm và ghi nhận trực tiếp vào chi phí giá vốn trong kỳ, hướng tới mục tiêu giảm tối thiểu 5% đến 8% tổng chi phí sản xuất vượt dự toán từ quý 2 năm 2022.

Thứ tư, tái cấu trúc bộ máy và số hóa hệ thống kế toán quản trị. Ban Giám đốc thành lập tổ kế toán quản trị chuyên trách (bổ sung 2 nhân sự) thuộc phòng Kế toán, nâng cấp phần mềm MISA lên phiên bản doanh nghiệp có tích hợp phân hệ kế toán quản trị dự án, hoàn thành đào tạo nhân sự và chuyển đổi dữ liệu trong vòng 90 ngày.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung luận văn mang giá trị ứng dụng thực tiễn cao cho 4 nhóm đối tượng:

Nhóm thứ nhất là Ban Giám đốc và các nhà quản trị điều hành tại các doanh nghiệp xây lắp, trang trí nội ngoại thất. Tài liệu cung cấp góc nhìn chiến lược trong việc kiểm soát dòng tiền, tái cấu trúc tỷ lệ nợ (giảm từ ngưỡng 0,89 về mức an toàn dưới 0,70) và hoạch định chính sách giá thầu linh hoạt dựa trên chi phí biến đổi.

Nhóm thứ hai là Kế toán trưởng, chuyên viên kế toán quản trị và phân tích tài chính. Luận văn cung cấp trọn bộ biểu mẫu phân loại chi phí, công thức bóc tách sai biệt giá - lượng, thẻ tính giá thành theo công việc và quy trình lập báo cáo quản trị chi phí phục vụ kiểm soát nội bộ hàng kỳ.

Nhóm thứ ba là các nhà nghiên cứu, giảng viên và học viên cao học chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán và Quản trị kinh doanh. Công trình đóng vai trò là tài liệu tham khảo học thuật điển hình về việc ứng dụng lý thuyết kế toán quản trị chi phí hiện đại vào doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Nhóm thứ tư là các chỉ huy trưởng công trình, kỹ sư dự toán và giám sát thi công. Luận văn giúp đội ngũ kỹ thuật nắm vững kỹ năng quản lý định mức vật tư, kiểm soát hao phí giờ công thợ và phối hợp nhịp nhàng với bộ phận tài chính để tối ưu hóa chi phí tại hiện trường.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp xây lắp trang trí nội thất có nhất thiết phải phân loại chi phí theo biến phí và định phí không? Rất cần thiết. Việc phân tách biến phí (chiếm khoảng 75% đến 80% chi phí sản xuất) và định phí giúp doanh nghiệp xác định chính xác điểm hòa vốn, tính toán số dư đảm phí và đưa ra quyết định giá bỏ thầu linh hoạt trong các hợp đồng cạnh tranh gay gắt mà phương pháp kế toán tài chính truyền thống không hỗ trợ được.

Việc áp dụng hoàn toàn định mức do Bộ Xây dựng ban hành gây ra những bất cập gì? Định mức nhà nước (như BA.131 tiêu tốn 0,10 đến 0,17 công) thường có độ trễ lớn và không bắt kịp sự phát triển của công nghệ đèn LED hay phụ kiện lắp ghép thông minh. Điều này dẫn đến sai lệch lớn giữa giá thành dự toán và chi phí thi công thực tế tại hiện trường.

Tại sao hệ số thanh toán ngắn hạn của doanh nghiệp năm 2019 lại giảm xuống mức 0,29? Nguyên nhân chủ yếu do doanh nghiệp sử dụng tới 89% nguồn vốn từ nợ phải trả để tài trợ cho quá trình mở rộng quy mô tài sản (tăng 53,95%), trong khi đặc thù thu hồi công nợ xây lắp kéo dài khiến tài sản có tính thanh khoản cao bị thâm hụt nghiêm trọng.

Phân tích sai biệt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp giúp ích gì cho công tác quản lý? Phương pháp này bóc tách rõ nguyên nhân chi phí tăng do biến động giá thị trường hay do lãng phí định mức lượng tại công trường, từ đó quy rõ trách nhiệm cho phòng Vật tư hay Đội thi công để cắt giảm ngay 5% đến 8% chi phí vượt dự toán.

Doanh nghiệp quy mô nhỏ có cần thiết lập bộ phận kế toán quản trị độc lập không? Không nhất thiết phải thành lập phòng ban riêng biệt gây cồng kềnh bộ máy, nhưng bắt buộc phải bố trí nhân sự chuyên trách kế toán quản trị thuộc phòng Tài chính - Kế toán và số hóa công cụ theo dõi trên phần mềm để đảm bảo thông tin quản trị được cung cấp kịp thời.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp xây lắp và giải quyết thành công bài toán thực tiễn tại Công ty Cổ phần Tứ Lộc.
  • Bóc tách thực trạng tài chính giai đoạn 2018 - 2019, chỉ rõ các nút thắt cốt lõi: chi phí nguyên vật liệu chiếm tới 60% đến 70%, hệ số nợ cao ở mức 0,89 và sự thiếu hụt mô hình phân loại chi phí theo cách ứng xử.
  • Đóng góp hệ thống 4 nhóm giải pháp đột phá, tập trung vào hoàn thiện định mức nội bộ, phân tích sai biệt chi phí giá - lượng và ứng dụng mô hình xác định chi phí theo công việc.
  • Xác lập lộ trình hành động chi tiết từ 3 đến 6 tháng trong năm 2022 để tái cấu trúc tổ chức kế toán và số hóa phần mềm quản trị giá thành dự án.
  • Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần khẩn trương phê duyệt và triển khai ngay các khuyến nghị nhằm hạ giá thành công trình, nâng cao tỷ suất sinh lời và tạo lập lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.