CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1. Tổng quan về kiểm soát nội bộ ngân hàng thương mại 1. Khái niệm kiểm soát nội bộ a) Khái niệm Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 (ISA 315), “Kiểm soát nội bộ là Quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin vậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu lực hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”. Hay theo Luật Kế toán 2015 thì “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” ( theo điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, có hiệu lực từ 20/11/2015).
Trong thông tư số 13/2018/TT-NHNN quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, ban hành ngày 18/05/2018 thì định nghĩa “KSNB là việc kiểm tra, giám sát đối với các cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện cơ chế, chính sách, quy định nội bộ, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, văn hóa kiểm soát nhằm kiểm soát xung đột lợi ích, kiểm soát rủi ro, đảm bảo hoạt động của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài đạt được các mục tiêu đề ra, đồng thời tuân thủ quy định của pháp luật.” Ở một phương diện khác, Liên đoàn Kế toán Quốc tế lại cho rằng KSNB là “một quá trình được thiết kế và chịu sự chi phối của các nhà quản lý và các nhân viên trong một tổ chức nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến độ tin cậy của BCTC, hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý và tuân thủ các quy định, luật lệ”. 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th. Nguyễn Thị Quỳnh Hoa Đặc biệt trong lĩnh vực ngân hàng, nhằm áp dụng các lý luận cơ bản của khuôn mẫu KSNB do COSO ban hành năm 1992 thì ủy ban Basel đã phát hành khuôn mẫu KSNB. Báo cáo Basel 1998 đã định nghĩa “KSNB là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi hội đồng quản trị, các nhà quản lý cao cấp và tất cả nhân viên các cấp của đơn vị.
Mục tiêu của quá trình KSNB nhằm có thể đạt được các mục tiêu hiệu quả, báo cáo và tuân thủ”. b) Bản chất kiểm soát nội bộ Có thể thấy rằng KSNB giống như một công cụ quản lý hiệu quả và hữu ích các nguồn lực của doanh nghiệp về con người, tài sản, nguồn vốn, … giúp đảm bảo hạn chế những rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh một cách tối đa và đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra thông qua việc tăng mức độ tin cậy của báo cáo tài chính. Cụ thể như sau: + KSNB không phải là một tình huống hay sự kiện phát sinh mà đó là cả một chuỗi các quá trình được thực hiện trên quy mô toàn doanh nghiệp. KSNB thực hiện nhiệm vụ của mình trong suốt quá trình quản lý, quá trình hoạt động.
Ngoài ra, KSNB còn thực hiện ở cả ba giai đoạn trước, trong và sau của mỗi hoạt động để định hướng hoặc điều chỉnh mỗi hoạt động cho phù hợp nhu cầu ngân hàng. + KSNB được thiết lập và bị chi phối bởi từng còn người trong đơn vị. Từ Ban Giám đốc, nhà quản lý cho đến các nhân viên đều tác động đến việc xây dựng mục tiêu và các cơ chế kiểm soát. Ngoài ra, KSNB cũng tác động ngược lại vào hành vi con người bằng cách tạo ra sự kiểm soát chung ở mỗi cá nhân.
Ban đầu, mỗi cá nhân có khả năng, lối suy nghĩ, hành động khác nhau, KSNB sẽ tạo ra sự thống nhất để hướng các hoạt động đến mục tiêu chung của ngân hàng. + KSNB tạo sự đảm bảo hợp lý về độ tin vậy, về tính hiệu quả, hiệu lực, về tính tuân thủ cho các nhà quản lý để hướng đến đạt được những mục tiêu chung của đơn vị ngân hàng. 9 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th. Nguyễn Thị Quỳnh Hoa c) Phân loại kiểm soát nội bộ + Theo nghiệp vụ phát sinh: ● Kiểm soát tín dụng ● Kiểm soát kế toán ● Kiểm soát kinh doanh ngoại hối ● Kiểm soát dịch vụ ngân hàng + Theo thời gian ● Kiểm soát nội bộ theo định kỳ: Thực hiện kiểm soát theo kế hoạch đã đề ra cho từng tháng, từng quý hoặc từng năm.
● Kiểm soát nội bộ bất thường: Thực hiện kiểm soát bất ngờ với một vài nghiệp vụ bất kì. + Theo chức năng: ● Kiểm soát trực tiếp: là kiểm soát trực tiếp tại đơn vị, gắn liền với các quy trình nghiệp vụ nhằm đảm bảo an toàn rủi ro trong toàn bộ quá trình hoạt động. ● Kiểm soát ngừa ngừa: Thực hiện kiểm soát nhằm ngăn chặn, hạn chế các rủi ro có thể xảy ra. ● Kiểm soát phát hiện: Thực hiện kiểm soát để tìm ra nguyên nhân của sai phạm gây rủi ro, các hành vi gian lận trên cơ sở những vụ việc tương tự đã xảy ra hoặc qua các nguồn tin khác.
● Kiểm soát sửa chữa: Là quá trình sửa chữa các sai sót, gian lận, sự yếu kém của một thủ tục kiểm soát bằng thủ tục kiểm soát khác. ● Kiểm soát thủ công: Là việc kiểm soát được thực hiện thủ công, không phải bằng máy tính. ● Kiểm soát máy tính: Là kiểm soát bằng máy tính, việc kiểm soát được lập trình trong phần mềm máy tính giúp kiểm soát việc xử lý thông tin. Bao gồm: Kiểm soát chung và Kiểm soát cụ thể.
10 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th. Nguyễn Thị Quỳnh Hoa 1. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng Nhìn chung, mọi loại hình doanh nghiệp đều thực hiện theo ba mục tiêu: Mục tiêu hoạt động; mục tiêu thông tin và mục tiêu tuân thủ giúp giải quyết các rủi ro kinh doanh đã được xác định, đảm bảo quá trình hoạt động hướng tới mục tiêu đề ra. Với Ngân hàng, KSNB lại càng cần thiết hơn thông qua chức năng đảm bảo và chức năng tư vấn cho Ban Giám đốc.
Ngoài ra còn giúp khắc phục những hạn chế của cơ chế kiểm tra, kiểm soát gắn với từng quy trình, nghiệp vụ +) Thứ nhất, mục tiêu về sự hiệu quả hoạt động. Với đặc thù loại hình kinh doanh của ngân hàng là tiền tệ, việc xảy ra các rủi ro là khó có thể tránh được. Mỗi rủi ro sẽ gây ảnh hưởng đáng kể đến ngân hàng, từ đó gián tiếp tác động rộng hơn đến nền kinh tế. Vì vậy, yêu cầu đặt ra là cần đánh giá, phân tích những rủi ro đó để tránh hoạt động không mong muốn, để sử dụng nguồn vốn hết sức hiệu quả.
Thêm nữa, việc đánh giá và cải thiện giúp nâng cao khả năng năng quản lý, điều hành bộ máy tại đơn vị. +) Thứ hai, với mục tiêu thông tin. Việc phân tích và đánh giá những rủi ro có thể ảnh hưởng tới thông tin tài chính, khiến thông tin hoạt động trở nên không đáng tin cậy sẽ góp phần đảm bảo sự trung thực, hợp lý, một cách đầy đủ, minh bạch và kịp thời của BCTC và hệ thống thông tin quản lý. +) Thứ ba, đảm bảo mục tiêu về sự tuân thủ theo đúng pháp luật và các quy định có liên quan.
Dựa trên những cơ sở đã được ban hành bởi các cơ quan quản lý có thẩm quyền, các quy trình, quyết định cùng các chế độ quản lý phải được thực hiện nghiêm túc, theo đúng thể thức, mức độ hiệu quả và tính hợp lý của các chế độ. Điều này giúp nâng cao chất lượng thông tin cho cả nội bộ đơn vị và bên ngoài, tạo ra sự thống nhất trong việc quản lý, giám sát toàn bộ các doanh nghiệp, ổn định nền kinh tế thông qua việc ghi chép kế toán đầy đủ hay như việc lập BCTC một cách trung trung thực và khách quan. Các bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ Mọi mô hình KSNB đều được nghiên cứu và thiết kế gồm 5 thành phần: Môi trường kiểm soát; Quy trình đánh giá rủi ro; Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin; Các hoạt động kiểm soát và Giám sát các kiểm soát. 11 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.
Nguyễn Thị Quỳnh Hoa a) Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm các chức năng quản trị và quản lý, các quan điểm, nhận thức và hành động của Ban quản trị và Ban Giám đốc liên quan đến kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của đơn vị. Môi trường kiểm soát tạo nên đặc điểm chung của một đơn vị, nó chi phối trực tiếp ý thức của từng thành viên trong đơn vị về công tác kiểm soát. Như vậy có thể thấy rằng, tại mỗi đơn vị, việc kiểm tra kiểm soát có hiệu quả hay không chủ yếu phụ thuộc vào quan điểm, phong cách quản lý của ban lãnh đạo. Bởi lẽ các nhân tố của môi trường kiểm soát thể hiện được ý thức, thái độ, quan điểm và sự nhận thức cũng như các hành động của nhà quản lý trong việc điều hành, kiểm soát.
Nếu quan điểm trong công tác kiểm tra kiểm soát không được coi trọng sẽ gây tác động tới nhận thức và sự thực hiện của các thành viên về việc tuân thủ mọi nội quy, chế độ, chính sách được thiết lập và ngược lại. Vì vậy, việc xây dựng môi trường kiểm soát hiệu quả sẽ tạo chỗ dựa vững chắc làm tiền đề phát triển, thiết kế những hoạt động kiểm soát khác. Về các yếu tố của môi trường kiểm soát, có thể chia thành các yếu tố chính sau bao gồm: +) Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức: Nó được thể hiện ở chỗ, tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức và tính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó. Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyển đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế.