CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH SẢN XUẤT VÀ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về kiểm soát nội bộ 1.1 Khái niệm Theo Luật kế toán 2015: “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra.” (Căn cứ Điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13) Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315: “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.” (Căn cứ Thông tư số 214/2012/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2014 thay thế chuẩn mực 400) Theo COSO 1992 – The Committee of Sponsoring Origanizations of the Treadway Commission (Ủy ban Chống gian lận khi lập Báo cáo tài chính thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ, thành lập năm 1985): KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện mục tiêu: Báo cáo tài chính đáng tin cậy, Các luật lệ và quy định được tuân thủ, Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Theo cập nhật mới tại COSO Internal Control 2013: “KSNB là một quy trình đưa ra bởi Ban quản trị của doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế đưa ra sự đảm bảo cho việc đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.” Như vậy, KSNB được thiết kế như một phần cơ bản đối với các hoạt động của doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra. Ban lãnh đạo đề ra mục tiêu cho doanh nghiệp, cùng với đó là vận hành cơ chế kiểm soát theo như mục tiêu đã đề ra. KSNB được thiết lập trong doanh nghiệp để kiểm soát từng công nhân viên, định hướng cho hoạt động của các cá nhân dẫn tới mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Đỗ Thanh Huyền 5 K20KTB - 2021 Học Viện Ngân Hàng Khóa luận tốt nghiệp 1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ Tùy theo từng đặc điểm sản xuất kinh doanh mà mục tiêu mỗi doanh nghiệp đặt ra là không giống nhau. Có thể là mục tiêu chung mà toàn doanh nghiệp cần hướng tới hay mục tiêu riêng mà Ban lãnh đạo đề ra cho các bộ phận, phòng ban hoàn thành. Việc thiết kế KSNB là rất cần thiết giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận, giảm thiểu các rủi ro, BCTC đáng tin cậy, … KSNB gồm có 4 mục tiêu lớn: Thứ nhất là tính hiệu lực, hiệu quả tại hoạt động sản xuất của doanh nghiệp được thể hiện qua bốn yếu tố: Chi phí, chất lượng, thời gian, phạm vi hoạt động. Thứ hai là độ tin cậy của BCTC được thể hiện qua: Nguyên tắc ghi nhận, đúng thẩm quyền, thẩm quyền tiếp cận tài sản, sự phù hợp giữa tài sản thực tế và sổ sách.
Thứ ba là tuân thủ pháp luật và các quy định: Tuân thủ mọi quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam, tuân thủ mọi quy định nội bộ, điều lệ doanh nghiệp đặt ra. Thứ tư là tính minh bạch thể hiện ở: Sự nhất quán: So sánh được các thông tin trình bày, là kết quả từ các phương pháp được áp dụng đồng nhất. Sự chính xác: Thông tin phản ánh chính xác các dữ liệu được tổng hợp từ những sự kiện phát sinh liên quan. Sự đầy đủ: Thông tin phản ánh đầy đủ những sự kiện đã phát sinh, các đối tượng liên quan.
Sự thích hợp: Thông tin có khả năng tạo ra những quyết định khác nhau, từ đó người sử dụng dễ dàng dự đoán được kết quả ở quá khứ, hiện tại hay tương lai. Sự kịp thời: Thông tin đã có sẵn cho người dùng trước khi nó giảm khả năng ảnh hưởng đến những quyết định. Sự rõ ràng: Thông tin dễ dàng tiếp cận, truyền đạt nội dung đến cho người sử dụng. Sự thuận tiện: Các thông tin được tổng hợp, thu thập nhanh chóng và thuận tiện.
Rất nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp khi KSNB được thực hiện một cách hữu hiệu. Sự phát triển của doanh nghiệp thường hoàn thiện với KSNB nhằm mục Đỗ Thanh Huyền 6 K20KTB - 2021 Học Viện Ngân Hàng Khóa luận tốt nghiệp đích như: Giảm thiểu các nguy cơ gây rủi ro khi kinh doanh sản xuất (rủi ro gây ra kế hoạch bị chậm, những sai sót đã vô tình gây ra các thiệt hại, tăng giá thành sản phẩm hay chất lượng sản phẩm bị giảm, …); đảm bảo toàn bộ đội ngũ thành viên, tuân thủ các nội quy, quy trình hoạt động trong doanh nghiệp, các quy định của pháp luật hiện hành. Phát hiện, ngăn chặn và xử lý kịp thời những gian lận hay sai phạm trong toàn bộ hoạt động doanh nghiệp; bảo vệ tài sản hữu hình và vô hình của doanh nghiệp tránh khỏi các mất cắp, hành vi sử dụng vào các mục đích tư lợi cá nhân hay các tài sản bị hỏng hóc do không được bảo quản, giữ gìn đúng quy cách. Tương tự đối với những tài sản phi vật chất: sổ sách kế toán, các tài liệu mật quan trọng của doanh nghiệp; sổ sách kế toán, chứng từ, hóa đơn được ghi chép chính xác, đầy đủ, đúng kỳ.
Các thông tin kế toán cung cấp là những căn cứ quan trọng hình thành nên các quyết định của nhà quản lý; xây dựng được lòng tin với các cổ đông, các nhà đầu tư và bảo vệ quyền lợi cho họ.3 Vai trò của kiểm soát nội bộ KSNB là một công cụ cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp để các hoạt động tiến trình được diễn ra theo đúng kế hoạch, có sự chuẩn bị và chủ động trong việc phát hiện hay ngăn ngừa các rủi ro, từ đó cố gắng hoàn thành được mục tiêu chung của đơn vị. Trong thời đại tiên tiến, nền công nghiệp 4.0 đang phát triển cực kỳ mạnh mẽ thì doanh nghiệp càng cần phải cẩn trọng trong từng bước xây dựng KSNB tại đơn vị phù hợp với đặc điểm kinh doanh và phương thức quản lý riêng. Thứ nhất là đảm bảo độ tin cậy của hệ thống thông tin và trao đổi thông tin: Thông tin được truyền đạt từ Ban quản lý đến các phòng ban, đến từng nhân viên để nhân viên luôn nắm bắt thông tin một cách kịp thời và chính xác nhất. Hoặc thông tin cũng có thể cung cấp từ các phòng ban, bộ phận khác của đơn vị như cung cấp thông tin chéo chứ không chỉ nguyên dạng cung cấp thông tin theo chiều dọc.
Các thông tin cần được xác minh tính chính xác, độ tin cậy và bảo đảm kịp thời khi phản ánh tới Ban quản lý để từ đây Ban quản lý hình thành và đưa ra các quyết định. Thứ hai là đảm bảo tất cả thành viên trong đơn vị tuân thủ chế độ pháp lý, pháp luật và các quy định khác: Mỗi quốc gia có một khung quy định về pháp luật là không giống nhau. Các đơn vị tại mỗi vùng lãnh thổ cần tuân thủ nghiêm túc quy định tại nơi đó. Từ đây KSNB là một phương pháp hữu hiệu giúp nhà quản trị kiểm Đỗ Thanh Huyền 7 K20KTB - 2021 Học Viện Ngân Hàng Khóa luận tốt nghiệp tra, giám sát ý thức tự giác chấp hành nội quy và các chính sách pháp lý của từng nhân viên trong doanh nghiệp.
Nhà quản trị phải luôn chú ý, nhanh chóng phát hiện và giải quyết nếu xảy ra các sai phạm bởi KSNB chỉ là một công cụ giúp đỡ ban quản trị quản lý doanh nghiệp chứ không thể phát hiện, loại bỏ hoàn toàn các rủi ro, sai phạm trên thực tế.4 Cấu phần và các nguyên tắc thiết kế trong kiểm soát nội bộ a. Cấu phần trong KSNB Mỗi doanh nghiệp tùy vào quy mô hoạt động, kinh doanh sản xuất các mặt hàng khác nhau thì đều có những sự khác biệt riêng trong việc xây dựng và tổ chức KSNB. Tuy vậy, để xây dựng, tổ chức được KSNB hiệu quả thì đều gồm 5 yếu tố sau: Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát bao hàm chức năng quản lý, quản trị, các quan điểm và nhận thức cũng như hành động của Ban lãnh đạo, Ban quản trị về KSNB; mức ảnh hưởng lớn của KSNB với hoạt động tại doanh nghiệp đó. Một là truyền đạt các thông tin, yêu cầu thực hiện tính chính trực và giá trị đạo đức: Các cấp quản lý, lãnh đạo cần thiết lập các chuẩn mực về đạo đức tại đơn vị đó đồng thời phổ biến đến tất cả các thành viên trong doanh nghiệp bằng nhiều cách khác nhau.
Chính các cấp lãnh đạo phải là một tấm gương sáng cho nhân viên cấp dưới việc tuân thủ và thực thi các chuẩn mực này. Hai là cam kết về năng lực: Mỗi một công nhân viên trong doanh nghiệp cần trang bị các kỹ năng và kiến thức từ cơ bản đến chuyên môn để đáp ứng được các nhiệm vụ giới hạn trong phạm vi công việc của mỗi người. Ban quản lý cần sát sao trong việc trang bị kiến thức, kỹ năng, tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp tham gia các lớp đào tạo nâng cao tay nghề, động viên và thúc đẩy các bộ phận có năng lực hoàn thành chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao. Ba là triết lí và phong cách điều hành của Ban giám đốc trong doanh nghiệp: Yếu tố được đánh giá quan trọng nhất trong môi trường kiểm soát.
Tùy mỗi doanh nghiệp mà triết lý, mỗi phong cách điều hành của Ban giám đốc là không giống nhau. Các cách tiếp cận, quan điểm riêng của Ban giám đốc về việc lập và trình bày BCTC có thể thông qua sự kín kẽ và thận trọng hay ít thận trọng khi xây Đỗ Thanh Huyền 8 K20KTB - 2021 Học Viện Ngân Hàng Khóa luận tốt nghiệp dựng những ước tính kế toán, xác định các nguyên tắc kế toán hay việc chấp nhận phần rủi ro kinh doanh, quản lý nội bộ, xử lý thông tin, … Bốn là sự tham gia của Ban quản trị: Các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật hay các quy định khác đều đề cập đến trách nhiệm của Ban quản trị.