Tổng quan nghiên cứu

Kiểm soát nội bộ (KSNB) chu trình mua hàng và thanh toán là một trong những yếu tố then chốt đảm bảo sự hiệu quả và minh bạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tại Công ty Cổ phần Fresenius Kabi Việt Nam, với quy mô vốn kinh doanh đạt gần 995 tỷ đồng và đội ngũ nhân sự lên đến 738 người tính đến cuối năm 2023, chu trình mua hàng và thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ tài sản, tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, thực tế cho thấy công tác kiểm soát nội bộ tại chu trình này còn tồn tại nhiều hạn chế như đánh giá rủi ro chưa được chú trọng, thủ tục kiểm soát chưa đồng bộ, ảnh hưởng đến mục tiêu quản lý và phát triển bền vững của công ty.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là phân tích, đánh giá thực trạng KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Fresenius Kabi Việt Nam trong năm 2023, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát, giảm thiểu rủi ro và gia tăng lợi nhuận. Nghiên cứu tập trung vào phạm vi hoạt động của công ty tại Bình Định, với trọng tâm là chu trình mua hàng và thanh toán trong lĩnh vực dược phẩm, một ngành đặc thù đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chất lượng và pháp luật.

Việc hoàn thiện KSNB chu trình mua hàng và thanh toán không chỉ giúp công ty bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính mà còn góp phần nâng cao uy tín, tạo dựng niềm tin với cổ đông và các đối tác kinh doanh, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng các lý thuyết và mô hình kiểm soát nội bộ hiện đại, trong đó nổi bật là:

  • Báo cáo COSO 2013: Định nghĩa KSNB là một quá trình do con người chi phối nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý để đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ. COSO 2013 nhấn mạnh 5 thành phần cấu thành KSNB gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, hoạt động giám sát.

  • Chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp: Bao gồm các giai đoạn từ đề nghị mua hàng, xét duyệt, lập đơn đặt hàng, nhận hàng, nhập kho, theo dõi nợ phải trả đến thanh toán. Mỗi giai đoạn đều có các thủ tục kiểm soát cụ thể nhằm hạn chế rủi ro và sai sót.

Các khái niệm chính được sử dụng gồm: kiểm soát nội bộ, rủi ro, môi trường kiểm soát, thủ tục kiểm soát, bất kiêm nhiệm, và hiệu quả hoạt động.

Phương pháp nghiên cứu

  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu được thu thập trực tiếp tại Công ty Cổ phần Fresenius Kabi Việt Nam thông qua khảo sát, quan sát thực tế và phân tích tài liệu nội bộ. Cỡ mẫu khảo sát gồm Ban lãnh đạo và nhân viên các phòng ban liên quan, với số lượng khoảng 50 người.

  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp phân tích định tính và định lượng để đánh giá thực trạng KSNB, bao gồm phân tích số liệu khảo sát, so sánh với các tiêu chuẩn COSO 2013 và chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315. Phân tích SWOT được áp dụng để nhận diện điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức trong kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện trong năm 2023, với các giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích và đề xuất giải pháp kéo dài trong 12 tháng.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  • Môi trường kiểm soát chưa đồng bộ: Khảo sát cho thấy 65% nhân viên đánh giá môi trường kiểm soát tại công ty còn thiếu sự nhất quán trong việc thực thi các quy định và giá trị đạo đức, ảnh hưởng đến hiệu quả kiểm soát.

  • Đánh giá rủi ro chưa được chú trọng: Chỉ khoảng 40% các rủi ro tiềm ẩn trong chu trình mua hàng và thanh toán được nhận diện và đánh giá đầy đủ, dẫn đến việc chưa có các biện pháp phòng ngừa kịp thời.

  • Thủ tục kiểm soát còn bất cập: 55% số phiếu đề nghị mua hàng và đơn đặt hàng chưa được phê duyệt đúng quy trình, gây ra nguy cơ gian lận và sai sót trong thanh toán.

  • Hoạt động giám sát chưa hiệu quả: Việc giám sát định kỳ và thường xuyên chưa được thực hiện nghiêm túc, chỉ 50% các bước kiểm soát được thực hiện đầy đủ theo quy định.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, chưa có hệ thống đánh giá rủi ro toàn diện và thiếu nhân lực chuyên trách cho công tác kiểm soát. So với các nghiên cứu tại các doanh nghiệp cùng ngành dược và các doanh nghiệp sản xuất khác, kết quả này tương đồng với thực trạng chung về kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Việc thiếu môi trường kiểm soát minh bạch và quy trình phê duyệt chặt chẽ làm tăng nguy cơ thất thoát tài sản và sai lệch báo cáo tài chính. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ thực hiện các thủ tục kiểm soát theo từng giai đoạn, giúp nhà quản lý dễ dàng nhận diện điểm yếu để cải thiện.

Đề xuất và khuyến nghị

  • Hoàn thiện môi trường kiểm soát: Xây dựng và phổ biến bộ quy tắc đạo đức, quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân trong chu trình mua hàng và thanh toán. Mục tiêu đạt 90% nhân viên tuân thủ trong vòng 6 tháng, do Ban Giám đốc và Phòng Nhân sự chủ trì.

  • Tăng cường đánh giá rủi ro: Thiết lập hệ thống nhận diện và đánh giá rủi ro toàn diện, áp dụng định kỳ hàng quý. Mục tiêu giảm thiểu rủi ro chưa được kiểm soát xuống dưới 10%, do Phòng Kiểm soát nội bộ phối hợp với Phòng Mua hàng thực hiện.

  • Cải tiến thủ tục kiểm soát: Áp dụng quy trình phê duyệt điện tử cho các chứng từ mua hàng và thanh toán, đảm bảo 100% chứng từ được phê duyệt đúng quy trình trong vòng 3 tháng. Phòng Công nghệ thông tin và Phòng Tài chính - Kế toán phối hợp triển khai.

  • Nâng cao hoạt động giám sát: Tổ chức đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ giám sát, tăng cường kiểm tra đột xuất và báo cáo định kỳ. Mục tiêu đạt 95% các bước kiểm soát được thực hiện đầy đủ trong 1 năm, do Ban Kiểm soát và Phòng Kiểm toán nội bộ đảm nhiệm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  • Ban lãnh đạo doanh nghiệp: Giúp hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của KSNB trong quản lý rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động.

  • Phòng Kiểm soát nội bộ và Kiểm toán nội bộ: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả.

  • Phòng Mua hàng và Tài chính - Kế toán: Hỗ trợ cải tiến quy trình nghiệp vụ, nâng cao tính minh bạch và chính xác trong chu trình mua hàng và thanh toán.

  • Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Kế toán, Quản trị doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo quý giá về ứng dụng lý thuyết kiểm soát nội bộ trong thực tiễn doanh nghiệp ngành dược.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán là gì?
    Là hệ thống các quy trình, thủ tục nhằm đảm bảo các hoạt động mua hàng và thanh toán được thực hiện chính xác, hợp pháp, hiệu quả, giảm thiểu rủi ro thất thoát tài sản.

  2. Tại sao KSNB chu trình mua hàng và thanh toán quan trọng với doanh nghiệp dược?
    Ngành dược đòi hỏi nghiêm ngặt về chất lượng và pháp luật, nên kiểm soát chặt chẽ chu trình này giúp đảm bảo nguyên liệu đầu vào đạt chuẩn, tránh sai sót ảnh hưởng đến sản phẩm và uy tín doanh nghiệp.

  3. Phương pháp nào được sử dụng để đánh giá KSNB trong luận văn?
    Luận văn sử dụng phương pháp khảo sát, quan sát thực tế và phân tích tài liệu, kết hợp với mô hình COSO 2013 để đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của KSNB.

  4. Những hạn chế chính của KSNB tại Công ty Fresenius Kabi là gì?
    Bao gồm môi trường kiểm soát chưa đồng bộ, đánh giá rủi ro chưa đầy đủ, thủ tục kiểm soát chưa nghiêm ngặt và hoạt động giám sát chưa hiệu quả.

  5. Giải pháp nào được đề xuất để hoàn thiện KSNB?
    Hoàn thiện môi trường kiểm soát, tăng cường đánh giá rủi ro, cải tiến thủ tục kiểm soát và nâng cao hoạt động giám sát là các giải pháp trọng tâm.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp ngành dược.
  • Đánh giá thực trạng tại Công ty Cổ phần Fresenius Kabi Việt Nam cho thấy nhiều hạn chế cần khắc phục để nâng cao hiệu quả quản lý.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, thủ tục kiểm soát và hoạt động giám sát.
  • Kết quả nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, giảm thiểu rủi ro và bảo vệ tài sản doanh nghiệp.
  • Khuyến nghị triển khai các giải pháp trong vòng 1 năm tới, đồng thời tiếp tục nghiên cứu mở rộng cho các chu trình nghiệp vụ khác.

Hành động tiếp theo là áp dụng các giải pháp đề xuất, theo dõi và đánh giá hiệu quả để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty trong tương lai.