CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH CHO VAY VỐN TRONG CÁC NGÂN HÀNG 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Lịch sử phát triển kiểm soát nội bộ [3] Hoạt động kiểm soát luôn là khâu quan trọng trong quá trình quản lý, điều hành của nhà quản trị nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức. Hoạt động kiểm soát được thực hiện gắn liền với hệ thống kiểm soát nội bộ.
Cùng với sự phát triển của thực tiễn quản lý, khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển để trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức. Quá trình hình thành và phát triển của kiểm soát nội bộ có thể tóm tắt qua các giai đoạn là sơ khai, hình thành, phát triển và giai đoạn hiện đại. Giai đoạn sơ khai Mọi hoạt động kinh tế đều cần các nguồn vốn trong đó ngân hàng là kênh cung cấp vốn chủ yếu. Để có thể cung cấp vốn, ngân hàng cần nắm được tình hình tài chính của doanh nghiệp thông qua các báo cáo tài chính có độ tin cậy cao.
Chính vì vậy các công ty kiểm toán ra đời. Khi thực hiện chức năng nhận xét báo cáo tài chính, các kiểm toán viên đã sớm nhận thức được rằng không cần kiểm tra tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chỉ cần chọn mẫu để kiểm tra và dựa vào sự tin tưởng vào hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị được kiểm toán. Chính vì vậy kiểm toán viên bắt đầu quan tâm đến kiểm soát nội bộ. Kiểm soát nội bộ đã tồn tại từ thời cổ đại.
Khi Hy Lạp có chính quyền kép, với việc phân chia trách nhiệm thu thuế và giám sát việc thu thuế. Hình thức ban đầu của kiểm soát nội bộ là kiểm soát tiền và bắt đầu từ cuộc cách mạng công nghiệp; thuật ngữ kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện từ giai đoạn này. Năm 1929, thuật ngữ kiểm soát nội bộ được đề cập chính thức trong một Công bố của Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Seserve Bulletin). Thông qua đó, khái niệm kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống KSNB trong công ty chính thức được công nhận như là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của 8 kiểm toán viên.
Khi thực hiện chức năng nhận xét báo cáo tài chính, kiểm toán viên nhận thức rằng không cần thiết kiểm tra tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chỉ cần chọn mẫu để kiểm tra dựa vào sự hiểu biết về hệ thống KSNB mà doanh nghiệp được kiểm toán đã thiết lập, vận hành và tập hợp thông tin để lập báo cáo tài chính. Vì vậy, KSNB lúc bấy giờ được hiểu rất đơn giản như là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động. Năm 1936, công bố của Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA- American Institute of Certified Public Accountants) đã định nghĩa về KSNB là: “.các biện pháp và thách thức được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và tài sản, cũng như kiểm tra việc ghi chép chính xác số liệu”. Thời điểm này, việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB ngày càng được chú trọng.
Giai đoạn hình thành Năm 1949, một báo cáo đặc biệt của AICPA, định nghĩa KSNB là: “.cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý”. Sau đó, AICPA đã soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực kiểm toán đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của kiểm soát nội bộ như: - Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP - Committee on Auditing Procedure) trực thuộc AICPA ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán 29 (SAP - Statement on Auditing Procedure) về: “Phạm vi xem xét kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên độc lập” - Năm 1962, CAP tiếp tục ban hành SAP 33 làm rõ hơn về kiểm soát nội bộ - Năm 1972, CAP tiếp tục ban hành SAP 54 “Tìm hiểu và đánh giá kiểm soát nội bộ” Như vậy trong suốt thời kỳ trên, khái niệm kiểm soát nội bộ đã không ngừng mở rộng ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán. Tuy nhiên, trước khi báo cáo COSO (Committee of Sponsoring Organizations) 1992 [1] ra đời, kiểm soát nội bộ vẫn mới dừng lại như là một phương tiện phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán báo cáo tài chính. Giai đoạn phát triển AICPA đã soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của KSNB trong hơn 40 năm sau đó như: - SAP 29 (1958) “Phạm vi kiểm toán viên độc lập xem xét KSNB”, trong đó lần đầu tiên đề cập phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán.
- SAP 54 (1972) “Tìm hiểu về đánh giá KSNB”, đã đưa ra 4 mục tiêu của kiểm soát kế toán. - SAS 55 (1988) “Xem xét KSNB trong kiểm toán báo cáo tài chính”, đã đưa ba yếu tố của KSNB là môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm toán. Vào thập niên 1970 – 1980, nền kinh tế Hoa Kỳ phát triển mạnh mẽ kéo theo các vụ gian lận ngày càng tăng về số lượng lẫn quy mô, gây ra những tổn thất đáng kể cho nền kinh tế. Năm 1977, sau vụ bê bối Watergate, quốc hội Hoa Kỳ đã ban hành Luật chống hối lộ ở nước ngoài.
Điều luật này nhằm nhấn mạnh đến vai trò của KSNB trong việc ngăn ngừa những khoản thanh toán bất hợp pháp và dẫn đến nhu cầu ghi chép đầy đủ trong mọi hoạt động của đơn vị kế toán. Năm 1985, với sự sụp đổ của các công ty cổ phần có niêm yết làm cho các nhà ban hành luật càng quan tâm đến hoạt động KSNB của công ty. Nhiều quy định hướng dẫn về KSNB của các cơ quan chức năng Hoa Kỳ được ban hành trong giai đoạn này như: Ủy ban chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ năm 1988, Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ năm 1998, Tổ chức nghiên cứu kiểm toán nội bộ năm 1991. Trước tình hình này, năm 1985, Ủy Ban COSO đã được thành lập.
Đây là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (thường gọi tắt là Ủy ban Treedway). Ủy ban này được sự bảo trợ của 5 tổ chức: Hiệp hội kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA), Hội kế toán Mỹ (American Accounting Association), Hiệp hội quản trị viên tài chính (The Financial Executives Institute - FEI), Hiệp hội kế toán viên quản trị (Institute of Management Accountants - IMA), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (The Institute of Internal Auditors - IIA). Trước tiên, COSO đã sử dụng chính thức từ KSNB thay vì từ kiểm soát nội bộ về kế toán. Đến năm 1992, Ủy ban COSO đã chính thức ban hành Báo cáo 1992.
10 Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đưa ra khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống. Trong báo cáo này nêu rõ KSNB không chỉ dừng lại ở vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà được mở rộng ra phương diện hoạt động của doanh nghiệp và tuân thủ các chính sách. Giai đoạn hiện đại (thời kỳ hậu COSO – từ 1992 đến nay) Báo cáo COSO ra đời nhằm đưa ra một định nghĩa, một cách hiểu được chấp nhận rộng rãi về KSNB và cũng hỗ trợ cho các nhà quản trị kiểm soát công ty một cách tốt hơn. Báo cáo COSO 1992 chưa thực sự hoàn chỉnh nhưng đã tạo lập được một cơ sở lý thuyết rất cơ bản và được xem là nền tảng về KSNB.
Sau đó, hàng loạt các nghiên cứu phát triển về KSNB trong nhiều lĩnh vực khác nhau đã ra đời như phát triển về Quản trị rủi ro (ERM - chú dẫn tiếng anh về công ty nhỏ vào năm 2004 hay phát triển theo hướng công nghệ thông tin (CoBIT- Control Objectives for Information and Related Technology), theo hướng kiểm toán độc lập, chuyên sâu về những ngành nghề cụ thể và giám sát vào năm 2008, cụ thể như sau: (i) Phát triển về phía quản trị Năm 2001, COSO tiếp tục triển khai nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp (ERM) trên cơ sở báo cáo COSO 1992. Tháng 7/2003, bản dự thảo đã được công bố. Trong bản dự thảo, ERM được định nghĩa gồm 8 bộ phận: Môi trường nội bộ, thiết lập mục tiêu, nhận diện sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát. Đến 2004, ERM đã được chính thức ban hành, theo đó ERM không nhằm thay thế cho báo cáo COSO 1992 mà chỉ được xem là cánh tay nối dài của báo cáo này.
Hướng dẫn này vẫn dựa trên nền tảng của báo cáo COSO 1992 và giải thích về cách thức áp dụng kiểm soát nội bộ trong các công ty đại chúng quy mô nhỏ (smaller publicly traded companies). CoBIT nhấn mạnh đến kiểm soát trong môi trường tin học (CIS - Computer Infomation System), bao gồm những lĩnh vực hoạch định và tổ chức, mua và triển khai, phân phối và hỗ trợ, giám sát. Các định nghĩa, nhân tố của kiểm soát nội bộ trong báo cáo COSO (1992) đã được đưa vào chuẩn mực này. - SAS 94 (2001): Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét kiểm soát nội bộ trong việc kiểm toán báo cáo tài chính.
- Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA – International Standard on Auditing) cũng sử dụng báo cáo của COSO khi yêu cầu xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính, cụ thể là: - ISA 315 dựa trên báo cáo COSO 1992 đã định nghĩa: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình do bộ máy quản lý, ban giám đốc và các nhân viên của đơn vị chi phối, được thiết lập nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu của báo cáo tài chính đáng tin cậy, pháp luật và các quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và thực hiện nhằm giảm thiểu những rủi ro kinh doanh có khả năng đe dọa đến việc đạt được những mục tiêu trên”.