CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin là một tập hợp các thành phần có quan hệ tƣơng tác với nhau nhằm thu thập các dữ liệu đầu vào, lƣu trữ, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin cho ngƣời sử dụng.
Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System - Viết tắt là AIS) là một hệ thống đƣợc thiết lập nhằm thu thập, lƣu trữ và xử lý dữ liệu liên quan đến lĩnh vực kế toán để tạo ra những thông tin hữu ích cho ngƣời sử dụng. Gelinas và Richard Dull, các thành phần của hệ thống thông tin kế toán bao gồm:1 Dữ liệu đầu vào: Tất cả những nội dung đƣợc đƣa vào AIS gọi là dữ liệu đầu vào, bao gồm: Hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung của các nghiệp vụ phát sinh. Các đối tƣợng kế toán mà các nghiệp vụ phát sinh cần phải đƣợc tập hợp, theo dõi thông qua hệ thống tài khoản kế toán. Hệ thống các đối tƣợng quản lý mà các nghiệp vụ phát sinh cần đƣợc tập hợp, theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin và quản lý của doanh nghiệp.
Hệ thống xử lý: Bao gồm tập hợp các yếu tố tham gia vào quá trình xử lý dữ liệu để có thông tin kế toán hữu ích. Quy trình luân chuyển chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh Hình thức ghi sổ, cách thức nhập liệu, khai báo và cập nhật dữ liệu Quy định về phân tích và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh Phƣơng thức xử lý: Bằng máy tính hay ghi chép thủ công Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thu thập, luân chuyển thông tin về bộ phận kế toán 1 Ulric J. Gelinas and Richard Dull, Accounting Information System 9e, P. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ~6~ Tổ chức công tác kế toán Lƣu trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý đƣợc lƣu trữ để phục vụ cho các quá trình xử lý, cung cấp thông tin lần sau thông qua các phƣơng thức: Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán Các tập tin, bảng tính lƣu trữ dữ liệu trong môi trƣờng tin học hóa Kiểm soát: Những quy định, thủ tục và chính sách đƣợc thiết lập trong hệ thống kế toán để kiểm soát quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của hệ thống kế toán, đảm bảo các thông tin cung cấp là trung thực và hữu ích cho các đối tƣợng sử dụng thông tin.
Thông tin kết xuất: Thông tin của AIS thể hiện trên nội dung của các báo cáo kế toán (Báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và hệ thống sổ sách kế toán. · Chứng từ · Quy trình · Báo cáo tài chính · Tài khoản · Phƣơng thức · Sổ kế toán · Đối tƣợng quản lý · Bộ máy · Báo cáo quản trị Dữ liệu đầu Thông tin Xử lý vào kết xuất Lƣu trữ Kiểm soát Hình 1.1: Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán 1. Các chu trình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán Các doanh nghiệp khác biệt về loại hình hoạt động, lĩnh vực hoạt động. Vì thế mà AIS của các doanh nghiệp cũng sẽ có chu trình xử lý nghiệp vụ kế toán khác nhau.
Tiếp cận AIS theo quy trình hoạt động kinh doanh (Chu trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp) thì chu trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp gồm có bốn chu trình cơ bản: Chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất và chu trình tài chính.2 Chu trình doanh thu (Chu trình bán hàng): Là tập hợp các hoạt động 2 Trƣờng Đại Học Kinh Tế TP.HCM, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Hệ thống thông tin kế toán Tập 2, NXB Phƣơng Đông. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ~7~ kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng. Quá trình bán hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ và thu tiền sẽ trải qua bốn hoạt động chính: (1) Nhận đặt hàng, (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) Lập hóa đơn, theo dõi công nợ và (4) Thu tiền của khách hàng. Chu trình chi phí (Chu trình mua hàng): Là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán với nhà cung cấp.
Hoạt động mua hàng và thanh toán tiền gồm bốn hoạt động chính: (1) Nhận yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ từ các bộ phận, phòng ban có nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp và đặt mua hàng hóa, dịch vụ, (2) Nhận hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp, (3) Ghi nhận nợ phải trả và (4) Thanh toán với nhà cung cấp. Chu trình sản xuất (Chu trình chuyển đổi): Là tập hợp theo trình tự các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm. Quá trình sản xuất, chuyển hóa các yếu tố đầu vào thành các sản phẩm hoàn thành sẽ trải qua bốn hoạt động chính: (1) Thiết kế sản phẩm, (2) Lập kế hoạch sản xuất, (3) Tiến hành sản xuất và (4) Tập hợp chi phí, tính giá thành. Chu trình tài chính: Là một chuỗi các hoạt động lặp đi, lặp lại liên quan đến các nghiệp vụ giữa đơn vị cổ đông hay chủ nợ dài hạn3.
Chu trình này bao gồm các hoạt động chính: Dự báo nhu cầu tiền, bán cổ phiếu cho nhà đầu tƣ, vay mƣợn tiền, chi trả cổ tức và lãi vay, thanh toán các khoản nợ và chuẩn bị các báo cáo. Ngoài ra còn có thêm Chu trình báo cáo tài chính và Chu trình nhân sự. Chu trình báo cáo tài chính: Hệ thống báo cáo tài chính giữ vai trò chủ đạo trong AIS của doanh nghiệp. Chu trình báo cáo tài chính không phải là chu trình hoạt động mà là chu trình thu thập và xử lý dữ liệu tổng hợp từ các chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất và chu trình tài chính, sau đó cung cấp thông tin tài chính cho các đối tƣợng sử dụng thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Thông tin trên báo cáo tài chính đƣợc cung cấp phải tuân thủ theo yêu cầu của chuẩn mực kế toán và các quy định hiện hành của chế độ kế toán. Chu trình nhân sự: Là một chuỗi các hoạt động lặp đi, lặp lại bao gồm các hoạt động: Tuyển dụng, thuê, huấn luyện nhân viên mới, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, tính toán tiền lƣơng, ghi nhận nghiệp vụ tiền lƣơng, thanh toán tiền lƣơng, chi trả các khoản thuế, bảo hiểm và chuẩn bị các báo cáo. Giữa các chu trình có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: Đầu ra của chu trình này 3 Robert L.Hurt, Accounting Information Systems- Basic Concepts and Current Issues, P. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ~8~ chính là đầu vào của chu trình khác.
Trình tự thực hiện các hoạt động trong mỗi chu trình có thể thay đổi tùy theo đặc thù của từng doanh nghiệp. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán Tùy theo quy mô, yêu cầu quản lý cũng nhƣ quan điểm của ngƣời quản lý mà mức độ ứng dụng CNTT vào công tác kế toán tại các doanh nghiệp rất khác nhau. Các mức độ ứng dụng CNTT vào công tác kế toán:4 Xử lý bán tự động: Doanh nghiệp làm kế toán thủ công với sự trợ giúp của hệ thống xử lý bảng tính nhƣ Excel, Access. Với phƣơng thức xử lý bán tự động thì hầu hết chứng từ gốc đều là chứng từ bằng giấy.
Doanh nghiệp sử dụng Excel chỉ để hỗ trợ trong quá trình nhập liệu, tận dụng các hàm, các lệnh trong quá trình xử lý dữ liệu, trích lọc, tổng hợp và lập báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo quy định của luật, của các cơ quan chức năng ( cơ quan thuế,…). Tự động hóa công tác kế toán: Doanh nghiệp làm kế toán với phần mềm kế toán. Một số chứng từ có thể in ra từ phần mềm kế toán, các chứng từ đến từ bên ngoài hay do các bộ phận, phòng ban khác lập đều phải in ra giấy, ký duyệt và kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để nhập liệu vào phần mềm kế toán. Phƣơng thức tự động hóa công tác kế toán này hoàn toàn không có sự khai thác, chia sẻ dữ liệu của kế toán với các bộ phận, phòng ban khác.
Tự động hóa công tác quản lý toàn doanh nghiệp: Doanh nghiệp ứng dụng tin học cho tất cả bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Với mô hình này, dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán có thể là chứng từ bằng giấy, hoặc là dữ liệu, chứng từ điện tử do các bộ phận, phòng ban khác chuyển đến kế toán. Doanh nghiệp tổ chức hệ thống máy tính theo mô hình mạng, có sự khai thác, truy xuất, chia sẻ dữ liệu và cung cấp thông tin lẫn nhau. Quá trình xử lý dữ liệu nằm trong quy trình khép kín và có sự liên quan chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban.
Xu hƣớng hiện nay là đa số các doanh nghiệp tự động hóa công tác quản lý bằng cách sử dụng phần mềm ERP - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. HỆ THỐNG ERP 1. Khái quát về hệ thống ERP Trong những năm trở lại đây, khái niệm Hệ thống hoạch định nguồn lực 4 Trƣờng Đại Học Kinh Tế TP.HCM, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Hệ thống thông tin kế toán Tập 2, NXB Phƣơng Đông. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ~9~ doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning- Viết tắt là ERP) đã ngày càng trở nên phổ biến.
Theo Gartner Group of Stamford, ERP là thuật ngữ nhằm mô tả hệ thống phần mềm doanh nghiệp đƣợc hình thành và phát triển từ những hệ thống quản lý và kiểm soát kinh doanh giúp doanh nghiệp hoạch định và quản lý các nguồn lực bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Hay theo CIO5, ERP là "một thế hệ hệ thống sản xuất mới" bao gồm hệ MRP (Material Resource Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human resources) đƣợc tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất.