CHƯƠNG 1 : MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Các khái niệm có liên quan đến công tác tác KS bán hàng trong doanh nghiệp thương mại.1 Khái niệm bán hàng Theo quan điểm cổ điển, bán hàng được định nghĩa như sau: “Bán hàng là hoạt động thực hiện sự trao đổi sản phẩm hay dịch vụ của người bán chuyển cho người mua để được nhận lại từ người mua tiền hay vật phẩm hoặc giá trị trao đổi đã thỏa thuận”. “Bán hàng là một mắt xích trong chu kì KD của doanh nghiệp, bán hàng là việc dịch chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua đồng thời thu được tiền hàng” (Theo bài giảng Quản trị bán hàng, bộ môn QTTNKD, khoa QTKD) Tóm lại, bán hàng là hoạt động quyết định đến việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch, mục đích KD muốn hướng đến và đặt ra nhằm từ đó để mang về lợi nhuận, thương hiệu cho Công ty. Bởi bán hàng chính là khâu trung gian kết nối giữa người bán và khách hàng nếu doanh nghiệp có tổ chức tốt công tác bán hàng sẽ đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm và có thể thu hổi vốn nhanh, có thể bù đắp các khoản chi phí bỏ ra.2 Khái niệm quản trị bán hàng “ Quản trị bán hàng là quá trình bao gồm các hoạt động xây dựng kế hoạch bán hàng, tổ chức triển khai bán hàng, KS bán hàng ( hoạt động tiêu thụ sản phẩm), nhằm thực hiện mục tiêu xác định của doanh nghiệp”.
(Theo Giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, bộ môn QTTNKD, khoa QTKD) “ Quản trị bán hàng là việc tổ chức thực hiện bán hàng theo các bước của quy trình bán hàng nhằm đạt được các mục đích đã đề ra” (Theo bài giảng Quản trị bán hàng, bộ môn QTTNKD, khoa QTKD) Tóm lại, quản trị bán hàng là những hoạt động, những nỗ lực của các nhà quản trị doanh nghiệp nói chung và các nhà quản trị bán hàng nói riêng nhằm đạt được mục tiêu bán hàng thông qua lực lượng bán hàng của doanh nghiệp. Tất cả các hoạt động đó là một quá trình từ khâu hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, KS hoạt động bán hàng nhằm thực hiện mục tiêu đã đề ra của mình.3 Khái niệm kiểm soát “ KS là quá trình đo lường quả thực hiện, so sánh các tiêu chuẩn phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã xác định” (Theo Giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, bộ môn QTTNKD, khoa QTKD) Theo H.Fayol trong KD, KS được hiểu là: “ quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn đã xây dựng; trên cơ sở đó phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó; đồng thời đề ra các giải pháp cho một chương trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã định ” Tóm lại KS là một quá trình bao gồm xây dựng các tiêu chuẩn KS, đo lường và so sánh các chỉ tiêu, xác định các nguyên nhân và đưa ra các điều chỉnh nhằm đưa kết quả của hoạt động đạt tới các mục tiêu đề ra”.4 Khái niệm kiểm soát bán hàng “ KS bán hàng được hiểu là một quá trình bao gồm xây dựng các tiêu chuẩn KS hoạt động bán hàng, đo lường và so sánh các chỉ tiêu của hoạt động bán hàng, xác định các nguyên nhân và đưa ra các điều chỉnh nhằm đưa kết quả của hoạt động bán hàng đạt tới mục tiêu bán hàng đề ra” (Theo bài giảng Quản trị bán hàng, bộ môn QTTNKD, khoa QTKD) Như vậy quá trình KS bán hàng sẽ được thực hiện bắt đầu từ việc xậy dựng các tiêu chuẩn KS hoạt động bán hàng để làm căn cứ cho các hoạt động KS, đo lường kết quả của hoạt động bán hàng trong thực tế, tiến hành so sánh các kết quả thực tế với các tiêu chuẩn đặt ra nhằm đánh giá các kết quả bán hàng có đạt được như mục tiêu đã đề ra hay không, từ đó tiến hành xác định các nguyên nhân gây ra các sai lệch và đưa ra các biện pháp điều chỉnh nếu cần.5 Khái niệm tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng “ Tiêu chuẩn KS bán hàng được hiểu là những chỉ tiêu dùng làm cơ sở để đánh giá kết quả bán hàng có đạt được các mục tiêu đề ra hay được coi là hệ quy chiếu để so sánh kết quả đạt được với mục tiêu. Từ đó việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn KS bán hàng là một điều bắt buộc bởi nếu không có hệ thống tiêu chuẩn KS hoạt động bán hàng thì không có căn cứ để tiến hành công việc KS với hoạt động bán hàng và như Luan van 9 vậy thì việc KS bán hàng sẽ không thực hiện được” (Theo bài giảng Quản trị bán hàng, bộ môn QTTNKD, khoa QTKD) Có thể hiểu tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng là cơ sở để tiến hành đánh giá kết quả hoạt động bán hàng.6 Khái niệm đo lường kết quả “ Đo lường kết quả hoạt động bán hàng được hiểu là quá trình thu thập và tổng hợp các dữ liệu cụ thể phản ánh kết quả của hoạt động bán hàng. Thông thường các kết quả đo lường thường biểu hiện thông qua các chỉ tiêu mang tính định lượng như doanh thu, số khách hàng, số đơn hàng, khách hàng mới ” (Theo bài giảng Quản trị bán hàng, bộ môn QTTNKD, khoa QTKD) Tóm lại, đo lường là quá trình thu thập và phân tích các kết quả của hoạt động bán hàng.7 Khái niệm đánh giá kết quả bán hàng “ Đánh giá kết quả bán hàng là quá trình so sánh kết quả đã đo lường với các tiêu chuẩn KS hoạt động bán hàng để phát hiện ra các sai lệch và xác định nguyên nhân các sai lệch.8 Khái niệm công cụ kiểm soát bán hàng 1.
“ Công cụ KS bán hàng là những biện pháp, hình thức để tiến hành đánh giá hoạt động KS bán hàng được hiệu quả ” ( PGS.TS Vũ Minh Đức & PGS.TS Vũ Huy Thông, Quản trị bán hàng ( 2018 ), NXB Đại học Kinh tế Quốc dân ) 1.2 Các nội dung cơ bản của công tác kiểm soát bán hàng tại doanh nghiệp thương mại 1. Quy trình kiểm soát bán hàng 1.1 Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng a. Các tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng Tiêu chuẩn KS hoạt động bán hàng bao gồm 2 nhóm chính: các tiêu chuẩn đầu ra và các tiêu chuẩn nền tảng. Các tiêu chuẩn đầu ra phản ảnh kết quả bán hàng, bao gồm các tiêu chuẩn về doanh thu từ hoạt động bán hàng, số lượng khách hàng, lãi gộp, tỷ lệ chi phí bán hàng, lợi nhuận hoạt động bán hàng hay đơn đặt hàng.
Luan van 10 Các tiêu chuẩn nền tảng đảm bảo cho hoạt động bán hàng được triển khai tốt. Ví dụ như: các cuộc tiếp xúc, số lần điện thoại cho khách hàng, số lần viếng thăm của khách hàng, kỹ năng bán hàng của nhân viên, mức độ trình bày của cửa hàng… Các tiêu chuẩn kiếm soát hoạt động bán hàng cung cấp một nguồn thông tin dồi dào cho công tác đánh giá. Các tiêu chuẩn này được sử dụng để so sánh giữa các năm, so sánh với tiêu chuẩn hạn ngạch đã xây dựng, so sánh với số liệu trung bình của các ngành và số liệu của các đối thủ cạnh tranh. Tương quan so sánh sẽ cho phép tìm ra những sai lệnh và nguyên nhân của sai lệch là cơ sở quan trọng để tiến hành hoạt động điều chỉnh phù hợp.2 Đo lường kết quả hoạt động bán hàng Việc đo lường chính xác kết quả thực tế sẽ mang lại những lợi ích rất lớn như: Một là, mang lại cho các nhà quản lý một hình ảnh chân thực và rõ ràng nhất về hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.
Thông qua đó các nhà quản lý có thể đánh giá được một cách hết sức cụ thể và rõ ràng về kết quả kết quả bán hàng. Hai là dự báo được những sai sót có thể xảy ra đồng thời có những biện pháp để can thiệp kịp thời. Ba là, rút ra được những kết luận đúng đắn về hoạt động bán hàng đồng thời cải tiến được công tác quản trị bán hàng. Bốn là, do người tiến hành giám sát, đo lường sự thực hiện với người đánh giá và ra quyết định điều chỉnh có thể khác nhau nên cần phải xây dựng được mối quan hệ phù hợp giữa họ.
Đo lường kết quả hoạt động bán hàng trên thực tế cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: Một là, phải dựa vào các tiêu chuẩn đặt ra để đánh giá kết quả hoạt động bán hàng. Hai là, phải đảm bảo tính khách quan. Ba là, đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp, vừa có lợi cho cá nhân, bộ phận. Thông qua kiểm tra, nhà quản trị cấp cao đánh giá được năng lực của nhà quản trị cấp dưới.
Đồng thời, đối với nhà quản trị cấp dưới có thể qua đo lường khẳng định được vị trí của mình, nhận thức được những thiếu sót, hạn chế để có biện pháp khắc phục kịp thời.3 Đánh giá kết quả hoạt động bán hàng và triển khai các hoạt động điều chỉnh a, Các yêu cầu đánh giá kết quả hoạt động bán hàng Thứ nhất, kết quả đánh giá phải hữu ích có nghĩa là quá trình đánh giá phải cho phép nhà quản trị bán hàng tiến hành đánh giá kết quả bán hàng và tổ chức hoạt động điều chỉnh thích hợp. Thứ hai, kết quả đánh giá phải đáng tin cậy. Thứ ba, kết quả đánh giá phải không lạc hậu hay nói cách khác là kết quả có thể sử dụng được phải đảm bảo Luan van 11 tính thời gian, không lỗi thời. Thứ tư, đánh giá kết quả hoạt động bán hàng phải đảm bảo hiệu quả kinh tế, cân đối giữa chi phí và lợi nhuận.
Nhìn chung, các yêu cầu đánh giá kết quả hoạt động bán hàng phải được tiến hành có tổ chức và được tổ chức một cách đơn giản và khoa học, phù hợp với những khả năng, trình độ chuyên môn của người quản lý. Mọi thông tin liên quan đều được đánh giá, so sánh một cách chính xác và hợp nhất. b, Những phương pháp đánh giá kết quả hoạt động bán hàng. Những phương pháp đạt hiệu quả và được sử dụng phổ biến nhiều nhất đó là: Phương pháp đánh giá bằng việc quan sát các dữ liệu: Các dữ liệu định lượng và dữ liệu định tính.
Cần phải đảm bảo năm yêu cầu sau: Thứ nhất, việc đánh giá phải được tiến hành định kỳ đều đặn.