CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.Cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp 1.Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp 1.Khái niệm Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất, bao gồm tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi ở các ngân hàng, Kho bạc Nhà nước và các khoản tiền đang chuyển. Với tính lưu hoạt cao – vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí. Vốn bằng tiền được phản ánh ở tài khoản gồm: - Tiền tại quỹ - Tiền gửi ngân hàng 1.Nhiệm vụ Hạch toán vốn bằng tiền trong công ty có nhiệm vụ phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác các khoản thu, chi bằng tiền và tình hình biến động tăng giảm của tiền mặt tại quỹ, tại ngân hàng hằng ngày của công ty, kiểm tra sổ sách đối chiếu lượng tiền tại quỹ với sổ sách kế toán cũng như giữa công ty với ngân hàng liên quan, từ đó có những biện pháp điều chỉnh, xử lý kịp thời.Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền - Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam (VND) - Các doanh nghiệp có sử dụng tiền ngoại tệ trong hoạt đọng sản xuất kinh doanh khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải quy đổi ra VND để ghi sổ kế toán. Đồng thời phải theo dõi nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó.
- Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý Hạch toán vàng, bạc, kim khí quý, đá quý (VBĐQ) phải ra tiền theo giá thực tế ( giá hóa đơn hoặc giá thanh toán) để ghi sổ và theo dõi số lượng, trọng lượng, qui cách phẩm chất và giá trị của từng loại.Kế toán tiền mặt tại quỹ 1. Khái niệm Tiền là loại tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái tiền tệ, là loại tài sản có tính thanh khoản cao nhất, là chỉ tiêu quan trọng để đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp 1. Nguyên tắc hạch toán - Phản ánh vào tài khoản tiền mặt 111, số tiền mặt, ngân phiếu, vàng bạc, kim khí đá quý thực tế nhập xuất quỹ tiền mặt. - Riêng vàng bạc, kim khí quí, đá quí trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đong, đo, đếm số lượng, trọng lượng, giám định chất lương.
- Khi tiến hành nhập xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi. - Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, khoản chi, xuất, nhập và tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm. - Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quic tiền mặt. Phải thường xuyên đối chiếu với sổ sách kế toán.
- Ngoại tệ nhập qũy tiền mặt phải qui đổi ra Đồng Việt nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên Ngân hàng. Ngoại tệ xuất qũy được lấy theo tỷ giá bình quân gia quyền hoặc nhập trước – xuất trước, hoặc nhập sau – xuất trước. Công việc kế toán cần làm Lập các chứng từ thu, chi khi có phát sinh. Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt: sử dụng một đơn vị tiền tệ để hạch toán là đồng Việt Nam Nhận báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ gốc từ thủ quỹ hàng ngày.
Kiểm tra đối chiếu số liệu trên chứng từ với số liệu trên sổ quỹ. Định khoản và ghi vào sổ kế toán tổng hợp. Lưu giữ chứng từ liên quan tiền mặt theo quy định và quy chế của Công ty. Chứng từ hạch toán và sổ sách sử dụng Chứng từ dùng để hạch toán tiền mặt tại quỹ bao gồm: - Phiếu thu (Mẫu 01 -TT ) - Phiếu chi (Mẫu 02 -TT ) - Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT) - Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẩu 04-TT) - Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05 -TT ) - Biên lai thu tiền (Mẫu 06 -TT ) - Bảng kê VBĐQ (Mẫu 08 -TT ) - Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 08a - TT dùng cho tiền VN) - Bảng kê chi tiền (Mẫu 09 –TT) Phiếu thu (hoặc Phiếu chi): Do kế toán lập từ 2 đến 3 liên (đặt giấy than viết một lần hoặc in theo mẫu qui định), sau khi ghi đầy đủ nội dung trên phiếu và ký tên vào phiếu, chuyển cho kế toán trưởng duyệt (riêng phiếu chi phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị) một liên lưu tại nơi lập phiếu, các liên còn lại chuyển cho thủ quỹ để thu (hoặc chi) tiền.
Sau khi nhập (hoặc xuất) tiền thủ quỹ phải đóng dấu “đã thu” hoặc “đã chi” và ký tên vào phiếu thu, giữ một liên để ghi sổ quỹ, một liên giao cho người nộp (hoặc nhận) tiền. Cuối ngày chuyển cho kế toán để ghi sổ. Sổ sách sử dụng gồm: - Bảng kê chi tiết tài khoản 111 - Sổ tiền mặt. - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ Nhật ký chung - Sổ cái tiền mặt.
Kết cấu tài khoản Tài khoản 111: Tiền mặt - SDDDK: Số tiền mặt tồn quỹ đầu kì. -Các khoản tiền mặt thu vào, ngân - Các khoản tiền mặt thu vào, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc đá quý nhập quỹ phiếu, ngoại tệ, vàng bạc đá quý xuất quỹ tiền mặt. 6 - Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi - Số tiền mặt thiếu hụt ở quỹ phát hiện kiểm kê. khi kiểm kê.
- Khoản chênh lệch tỉ giá hối đoái do - Chênh lệch tỷ giá hối đoái giảm do đánh giá lại số dư (do tăng của ngoại tệ) đánh giá lại Tổng số phát sinh bên Nợ trong kỳ Tổng số phát sinh bên Có trong kỳ - SDCK: Số tiền mặt tồn quỹ cuối kỳ 7 1. Sơ đồ hạch toán tài khoản 111 TK 112 TK 111 TK 112 Rút tiền gửi ngân hang về Gửi tiền mặt vào ngân hàng nhập quỹ tiền mặt TK 121.128,221,222,228 Thu hồi các khoản Đầu tư ngắn hạn, dài hạn đầu tư tài chính bằng tiền mặt TK 131, 136,138, 141, 244 TK 141, 244 Thu hồi các khoản phải thu, các khoản kí cược, kí Chi tạm ứng, ký cược, ký quỹ quỹ bằng tiền mặt. bằng tiền mặt. Vay ngắn hạn, dài hạn về nhập quỹ tiền mặt Mua vật tư hang hóa CCDC, TSCĐ bằng tiền mặt.
TK 333 TK 133 Nhận trợ cấp, trợ giá từ ngân sách Nhà nước băng Thuế GTGT TK 311, 315,331 tiền mặt 333,334,336,338 Thanh toán nợ phải trả TK 338, 344 bằng tiền mặt Nhận kí quỹ, kí cược bằng tiên mặt TK 133 Thuế GTGT TK 627, 641, TK 511, 515, 711 642, 635,811 Doanh thu và thu nhạp khác bằng tiền mặt. Chi phí phát sinh bằng tiền mặt. TK 338(1) TK 138(1) Tiền mặt thiếu phát Tiền mặt thừa phát hiện hiện chờ xử lý qua kiểm kê Sơ đồ 1.1: Sơ đồ quy trình kế toán tiền mặt tại quỹ 8 1.Kế toán tiền gửi ngân hàng 1. Khái niệm Tiền gửi ngân hàng là vốn bằng tiền mà doanh nghiệp gửi tại ngân hàng, kho bạc nhà nước, các công ty tài chính, tổ chức tín dụng bao gồm tiền Việt Nam, vang bạc, kim khí đá quý.
Nguyên tắc hạch toán - Kế toán tiền gửi ngân hàng Căn cứ để hạch toán trên Tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng” là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bản sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi,. - Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. - Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở Ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. - Trường hợp gửi tiền vào Ngân hàng bằng ngoại tệ thì phải được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh.
Nhiệm vụ Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ: giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn, tiền lương, góp vốn, vay. Trình cấp trên phê duyệt, lập ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc Lập hồ sơ bảo lãnh của ngân hàng, hồ sơ vay vốn, mở L/C. Theo dõi tình hình bảo lãnh, vay vốn, thanh toán L/C. Nhận chứng từ từ các ngân hàng, xắp xếp theo nội dung Kiểm tra chứng từ báo nợ, báo có, báo vay, báo trả vay của các ngân hàng.
Định khoản, vào máy các chứng từ tiền gửi, ký cược, ký quỹ, tiền vay ngân hàng. Yêu cầu Kế toán tiền gửi ngân hàng hay phải giao dịch nhiều với nhân viên ngoài công ty như nhân viên tín dụng, giao dịch viên trong ngân hàng, các nhân viên công ty khác. Vì vậy, yêu cầu: Cẩn thận 9 Khả năng giao tiếp tốt Hiểu biết các thủ tục thanh toán không dùng tiền mặt, bảo lãnh, vay vốn, nguyên tác thu phí, lãi vay ngân hàng Hiểu biết về nghiệp vụ ngoại thương, thanh toán quốc tế (với doanh nghiệp xuất nhập khẩu Trình tự Căn cứ để hạch toán tiền gửi Ngân hàng: là các giấy báo Có, giấy báo Nợ hoặc bản sao kinh doanh của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản,.) Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng gửi đến: kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời.
Cuối tháng, chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bảo sao kê. Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) hoặc được ghi vào bên Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3388) (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng). Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ. Tại những đơn vị có những tổ chức, bộ phận phụ thuộc, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi, mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán.