phần Mở đầu và Kết luận, có kết cấu gồm 3 phần chính như sau: Phần 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT Phần 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT Phần 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT 8 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Công Phần 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT 1.1 Đặc điểm kế toán và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt có ảnh hưởng đến kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt được thành lập ngày 31 tháng 12 năm 2003 dưới hình thức Công ty TNHH theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102010810. Theo đó, tên Công ty là: Công ty TNHH Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt. Công ty có trụ sở chính ở Số 63, Phố Hai Bà Trưng, Phường Cửa Nam, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội. Đáp ứng xu hướng phát triển và nhu cầu thị trường, Công ty chuyên sản xuất, lắp ráp máy văn phòng và linh kiện, phụ tùng, vật tư của máy văn phòng, mực in; cung cấp dịch vụ chế bản điện tử, dịch vụ photocopy; thương mại, dịch vụ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực điện tử, tin học.
Công ty cũng là nhà buôn bán, lắp đặt, sửa chữa các thiết bị công nghiệp, máy văn phòng; là đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá trong lĩnh vực điện tử, tin học. Công ty có số vốn điều lệ là: 2 000 000 000 đồng (Hai tỷ đồng VN) Từ khi thành lập, với mục tiêu trở thành nhà cung cấp chuyên nghiệp nhất, hiệu quả nhất và có giá thành hợp lý nhất cho nhu cầu của khách hàng về các giải pháp và thiết bị viễn thông, điện tử, tin học, thiết bị công nghiệp, thiết bị tự động, thiết bị chuyên dụng, cùng với một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có chuyên môn cao và năng động, Công ty đã có sự phát triển nhanh chóng và trở thành một trong những nhà cung cấp thiết bị và giải pháp công nghệ tiên tiến tại Việt Nam. 9 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Công Năm 2005 là mốc phát triển quan trọng của Công ty, đây là năm Công ty tiến hành cổ phần hóa, chuyển đổi từ hình thức công ty TNHH sang hình thức công ty Cổ phần, Công ty chính thức đổi tên thành Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt. Từ khi chuyển đổi hình thức sở hữu, Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt vẫn không ngừng phát triển lớn mạnh, mở rộng thị trường tiêu thụ.
Thông qua các văn phòng, chi nhánh và hệ thống đối tác, các nhà phân phối, Công ty đã hoạt động mạnh mẽ và hiệu quả trong nhiều lĩnh vực đa dạng, tại các tỉnh, thành phố khác nhau trong nước và trở thành sự lựa chọn số một của nhiều cơ quan, doanh nghiệp, thành phần kinh tế. Thành quả và giá trị lớn nhất của Công ty là uy tín doanh nghiệp và sự tin tưởng nơi khách hàng thể hiện qua việc Công ty được chọn tham gia tư vấn, thiết kế và cung cấp giải pháp công nghệ, thiết bị kỹ thuật cho các dự án cấp tỉnh, thành phố, quốc gia tại các ngành khác nhau. Nhờ đó, hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận của Công ty tăng lên đáng kể, thể hiện qua bảng dưới đây: 10 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Công Bảng 1-1: Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt 3 năm gần đây Đơn vị: VNĐ Chỉ tiêu 2005 2006 2007 1. Doanh thu bán hàng và cung 2,817,359,117 5,272,465,788 5,661,175,310 cấp dịch vụ 2.
Các khoản giảm trừ doanh thu 0 0 0 3. Doanh thu thuần về bán hàng 2,817,359,117 5,272,465,788 5,661,175,310 và cung cấp dịch vụ (3=1-2) 4. Giá vốn hàng bán 2,370,953,843 3,336,818,461 3,125,338,583 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và 446,405,274 1,935,647,327 2,535,836,727 cung cấp dịch vụ ( 5=3-4) 6.
Doanh thu hoạt động tài chính 0 1,396,102 1,822,307 7. Chi phí tài chính 63,554,842 59,455,537 52,800,000 8. Chi phí quản lý kinh doanh 361,539,880 1,816,436,090 2,463,574,327 9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động 21,310,552 61,151,802 21,284,707 kinh doanh (9=5+6-7-8) 10.
Thu nhập khác 1,254,647 0 22,984 11. Chi phí khác 0 0 0 12. Lợi nhuận khác (12=10-11) 1,254,647 0 22,984 13. Tổng lợi nhuận kê toán trước 22,565,199 61,151,802 21,307,691 thuế (13=9+12) 14.
Chi phí thuế thu nhập doanh 16,970,000 17,122,505 5,966,153 nghiệp 15. Lợi nhuận sau thuế thu nhập 5,595,199 44,029,297 15,341,538 doanh nghiệp (15=13-14) 11 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Công Qua bảng trên có thể thấy tình hình hoạt động của công ty rất khả quan, đặc biệt trong năm 2006, lợi nhuận sau thuế của Công ty tăng rất lớn, từ 5,595,199 đồng lên tới 44,029,297 đồng. Đây là thành tích lớn, thể hiện sự phát triển ngày càng vững mạnh của Công ty.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt. được tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp đã được quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua.
Vì vậy, Công ty là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được quyền mở tài khoản ngân hàng. Công ty có vốn điều lệ và chịu trách nhiệm hữu hạn đối với các khoản nợ đó. Bộ máy của Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến – chức năng. Trong đó, các phòng, ban chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc mà đứng đầu là Giám đốc.
Mỗi phòng ban đều đặt dưới sự quản lý của trưởng phòng, được phân công nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo hoat động kinh doanh được thông suốt. Cụ thể, chức năng, nhiệm vụ của Giám đốc công ty và các phòng ban như sau: Giám đốc công ty là người đứng đầu Công ty, trực tiếp tổ chức, chỉ đạo điều hành hoạt động trong Công ty, quyết định phương hướng, kế hoạch chung, các phương án kinh doanh, đầu tư, chuyển nhượng, mua bán, nhân sự và các chủ trương lớn của Công ty, các vấn đề về tổ chức bộ máy để đảm bảo hiệu quả quản lý cao nhất. Giám đốc Công ty cũng là người quyết định về việc thành lập mới, sát nhập, giải thể các đơn vị trực thuộc nguồn vốn đầu tư của Công ty, có quyền bổ nhiệm và bãi nhiệm các trưởng, phó phòng, kế toán trưởng và các chức danh lãnh đạo khác, tổ chức thanh tra và xử lý các vi phạm Điều lệ công ty. Giúp việc cho Giám đốc là các phòng ban chức năng, đứng đầu là các 12 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Công trưởng phòng, Công ty gồm có bốn phòng chính: Phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh và Phòng Kỹ thuật.
Mỗi phòng ban đều có chức năng nhiệm vụ riêng theo sự phân công của Giám đốc như sau: Phòng Xuất nhập khẩu có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh của cả năm cho Công ty, từ đó hỗ trợ các đơn vị tự xây dựng kế hoạch kinh doanh của mình (doanh thu, lãi gộp, chi phí), xây dựng giá bán buôn, bán lẻ các sản phẩm kinh doanh của Công ty; phân tích và báo cáo kết quả kinh doanh của các đơn vị, theo dõi tình hình kết quả kinh doanh đạt được so với kế hoạch đề ra; đồng thời lập kế hoạch nhập hàng theo yêu cầu của các đơn vị, bộ phận; kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, phương hướng, biện pháp và kết quả thực hiện kế hoạch của các bộ phận; cập nhật thông tin về sản phẩm cũng như giá cả các sản phẩm cạnh tranh trên thị trường. Đây cũng là phòng giao dịch với các bên đối tác để nhập hàng hóa theo kế hoạch đã định, quản lý và thực hiện các thủ tục nhập hàng hóa, đảm bảo cho Công ty luôn có hàng hóa đúng thời điểm cung cấp cho khách hàng, thường xuyên tìm kiếm các nguồn hàng hóa vật tư cần thiết trong và ngoài nước thông qua các hình thức như: tìm kiếm trên mạng, qua các hội chợ, danh bạ điện thoại; tham gia thực hiện các thủ tục với cơ quan hải quan để lấy hàng, lưu trữ và quản lý các loại hợp đồng: Hợp đồng mua bán, thuê kho nhà xưởng, nhập khẩu hàng hóa, quản lý hàng hóa về mặt số lượng và chất lượng tại các kho hàng của Công ty, tiến hành xắp xếp kho hàng khoa học để đảm bảo việc luân chuyển hàng hóa được thuận lợi.ung cấp đúng, đủ vật tư hàng hóa cho các bộ phận có nhu cầu trên cơ sở đề nghị xuất hàng đã có xét duyệt. Thực hiện các công việc do ban giám đốc giao với khẩu hiệu: “Đừng bao giờ xa rời mục tiêu”. Khác với phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Kế toán có nhiệm vụ: Báo cáo vê tình hình hoạt động tài chính cho Giám đốc Công ty hàng tháng; tổ 13 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Công chức hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh và tình hình biến động vốn và tài sản nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho công tác quản lý về tài chính của Công ty; thực hiện phát hành, bảo quản lưu giữ chứng từ, sổ sách kế toán môộ cách đầy đủ, có hệ thống theo đúng quy định Nhà nước và Công ty, thực hiện nghiêm chế độ bảo mật các thông tin liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán và thông tin về chiến lược kinh doanh theo nội quy, quy định của Công ty; kiểm tra và thường xuyên đối chiếu tình hình nhập xuất hàng hoá tại kho.
Phối hợp thực hiện kiểm kê định kỳ và đột xuất kho hàng hoá theo quy định; kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ các khoản công nợ của khách hàng, các khoản tạm ứng, tình hình thanh toán tạm ứng để đôn đốc hoặc báo cáo và đề xuất xử lý các trường hợp nợ kéo dài không đúng quy định; kiểm tra, kiểm soát quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của Công ty, đối chiếu só dư hàng ngày. Ngoài ra, Phòng kế toán còn có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các chế độ chính sách quy định, quản lý và sử dụng tài sản tại Công ty để kịp thời ngăn chặn các vụ việc làm sai quy định.