Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, hoạt động tiêu thụ hàng hóa giữ vai trò quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp thương mại. Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của chu chuyển vốn, giúp doanh nghiệp thu hồi vốn đầu tư, trang trải chi phí, thực hiện giá trị sản phẩm và tạo ra lợi nhuận để tái sản xuất mở rộng. Để quản lý hiệu quả hoạt động này, kế toán đóng vai trò là công cụ quản lý kinh tế then chốt, cung cấp thông tin kịp thời và chuẩn xác phục vụ việc ra quyết định điều hành.

Chuyên đề thực tập chuyên ngành được thực hiện nhằm đáp ứng các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Tổng hợp và làm rõ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt có ảnh hưởng đến công tác kế toán tiêu thụ.
  2. Khảo sát, phân tích thực trạng hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán; từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và ứng dụng tin học hóa kế toán tại đơn vị.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiêu thụ và kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt (Trụ sở chính: Số 63 Phố Hai Bà Trưng, Phường Cửa Nam, Quận Hoàn Kiếm, TP. Hà Nội; Địa điểm kho: Số 10 Hồ Xuân Hương, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2005 - 2007 và số liệu thực tế về chứng từ, sổ sách hạch toán tiêu thụ tháng 09/2008.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và cơ sở lý luận kế toán

Nghiên cứu được xây dựng trên cơ sở các chuẩn mực kế toán Việt Nam, Luật Doanh nghiệp và chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Hệ thống tài khoản và phương pháp kế toán được áp dụng gồm:

  • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên; phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho là phương pháp thẻ song song (thủ kho theo dõi số lượng trên Thẻ kho, kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết hàng hóa).
  • Hệ thống tài khoản hạch toán: Sử dụng TK 156 (Hàng hóa), TK 511 - chi tiết TK 5111 (Doanh thu bán hàng), TK 632 (Giá vốn hàng bán), TK 641 (Chi phí bán hàng), TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh) cùng các tài khoản thanh toán và thuế liên quan (TK 111, 112, 131, 3331).
  • Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.

Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ hệ thống báo cáo tài chính của công ty qua 3 năm (2005, 2006, 2007) và các chứng từ kế toán gốc thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu chi, Chứng từ ghi sổ) phát sinh trong tháng 09/2008.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Đối chiếu số liệu từ chứng từ gốc vào các sổ kế toán chi tiết, sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái các tài khoản để mô tả toàn diện quy trình hạch toán.
  • Phương pháp bảng biểu: Trình bày số liệu kết quả kinh doanh và cấu trúc tài khoản kế toán theo các bảng biểu so sánh, phản ánh thực trạng tài chính của đơn vị.

Nội dung chính theo từng phần của chuyên đề

Phần 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt

Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt được thành lập vào ngày 31/12/2003 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102010810 dưới hình thức Công ty TNHH với số vốn điều lệ ban đầu là 2.000.000.000 đồng. Đến năm 2005, công ty tiến hành cổ phần hóa và đổi tên thành hình thức công ty cổ phần.

Ngành nghề kinh doanh chính gồm: sản xuất, lắp ráp máy văn phòng và linh kiện, vật tư thay thế (mực in, phụ tùng máy photocopy, máy in, máy fax của các hãng Fuji Xerox, Canon, Nikko); cung cấp dịch vụ chế bản điện tử, photocopy; đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa điện tử, tin học.

Cơ cấu quản lý của công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng, đứng đầu là Giám đốc và 4 phòng ban chuyên môn: Phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh (chia thành: Phòng Kinh doanh bán lẻ, Phòng Marketing, Phòng Kinh doanh dự án), và Phòng Kỹ thuật (chia thành: Phòng Dịch vụ, Phòng Cơ sở khoa học, Phòng Thuê máy, Phòng Hỗ trợ kỹ thuật).

Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung tại trụ sở chính, gồm Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, Kế toán hàng hóa, Kế toán công nợ và Kế toán thuế. Hình thức ghi sổ kế toán là Chứng từ ghi sổ.

Bảng số liệu tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2005 - 2007:

Chỉ tiêu (Đơn vị: VNĐ) Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
1. Doanh thu bán hàng và CCDV 2.817.359.117 5.272.465.788 5.661.175.310
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 0 0 0
3. Doanh thu thuần (3 = 1 - 2) 2.817.359.117 5.272.465.788 5.661.175.310
4. Giá vốn hàng bán 2.370.953.843 3.336.818.461 3.125.338.583
5. Lợi nhuận gộp (5 = 3 - 4) 446.405.274 1.935.647.327 2.535.836.727
6. Doanh thu hoạt động tài chính 0 1.396.102 1.822.307
7. Chi phí tài chính 63.554.842 59.455.537 52.800.000
8. Chi phí quản lý kinh doanh 361.539.880 1.816.436.090 2.463.574.327
9. Lợi nhuận thuần từ HĐKD 21.310.552 61.151.802 21.284.707
10. Thu nhập khác 1.254.647 0 22.984
11. Chi phí khác 0 0 0
12. Lợi nhuận khác 1.254.647 0 22.984
13. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 22.565.199 61.151.802 21.307.691
14. Chi phí thuế TNDN 16.970.000 17.122.505 5.966.153
15. Lợi nhuận sau thuế TNDN 5.595.199 44.029.297 15.341.538

Phần 2: Thực trạng kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại doanh nghiệp

Công ty thực hiện bán hàng thông qua hai phương thức chủ yếu:

  • Phương thức bán buôn: Ký kết hợp đồng kinh tế thông qua Phòng Kinh doanh dự án và giao hàng cho mạng lưới đại lý tại các tỉnh phía Bắc. Doanh nghiệp áp dụng chính sách giảm giá từ 0,5% đến 1% trên tổng doanh số năm cho các đại lý đạt mức doanh số cao nhất. Khi giao hàng tại kho, kế toán lập Hóa đơn GTGT (3 liên) và Phiếu xuất kho để làm căn cứ hạch toán ghi nhận giá vốn và doanh thu.
  • Phương thức bán lẻ: Do Phòng Kinh doanh bán lẻ trực tiếp thực hiện đối với khách hàng mua tại công ty hoặc đặt hàng qua điện thoại. Chứng từ hạch toán bao gồm Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT và Phiếu thu tiền mặt.

Quy trình phản ánh và ghi sổ kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ phát sinh trong tháng 09/2008 được tác giả minh họa qua hệ thống chứng từ thực tế:

  • Kế toán giá vốn hàng bán (TK 632): Căn cứ vào Phiếu xuất kho, kế toán định khoản Nợ TK 632 / Có TK 156. Tổng số phát sinh Nợ TK 632 trong tháng 09/2008 là 4.009.400.930 đồng, được kết chuyển sang TK 911 vào ngày 30/09/2008 theo Chứng từ ghi sổ số 381.
  • Kế toán doanh thu bán hàng (TK 511): Căn cứ vào Hóa đơn GTGT, kế toán định khoản Nợ TK 111, 112, 131 / Có TK 511, Có TK 3331. Tổng doanh thu bán hàng phát sinh tháng 09/2008 đạt 5.119.000.090 đồng, cuối kỳ kết chuyển toàn bộ sang TK 911 theo Chứng từ ghi sổ số 380 (Nợ TK 511 / Có TK 911).
  • Kế toán chi phí bán hàng (TK 641): Doanh nghiệp mở các tiểu khoản chi tiết: TK 6411 (Chi phí nhân viên), TK 6412 (Chi phí vật liệu, bao bì), TK 6413 (Chi phí dụng cụ, đồ dùng), TK 6415 (Chi phí bảo hành), TK 6417 (Chi phí dịch vụ mua ngoài), TK 6418 (Chi phí bằng tiền khác). Tổng chi phí bán hàng phát sinh tháng 09/2008 là 708.525.000 đồng, kết chuyển cuối kỳ sang TK 911 theo Chứng từ ghi sổ số 382.
  • Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642): Chi tiết thành các tiểu khoản: TK 6421 (Chi phí nhân viên quản lý), TK 6423 (Chi phí đồ dùng văn phòng), TK 6424 (Chi phí khấu hao TSCĐ), TK 6425 (Thuế, phí và lệ phí), TK 6427 (Chi phí dịch vụ mua ngoài), TK 6428 (Chi phí bằng tiền khác).
  • Kế toán xác định kết quả kinh doanh (TK 911): Tập hợp chi phí giá vốn (TK 632), chi phí bán hàng (TK 641), chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) bên Nợ và tập hợp doanh thu thuần (TK 511) bên Có để tính ra kết quả lãi/lỗ trong kỳ.

Phần 3: Đánh giá thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện

Tác giả đánh giá thực trạng công tác kế toán tại công ty trên các phương diện:

  • Về bộ máy kế toán: Đánh giá việc phân công chức năng, nhiệm vụ giữa các kế toán viên phần hành trong mô hình kế toán tập trung.
  • Về hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển: Đánh giá tính kịp thời và mức độ kiểm soát chứng từ bán buôn, bán lẻ, phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT.
  • Về hệ thống tài khoản và công tác ghi sổ: Đánh giá tính chuẩn xác trong việc mở tiểu khoản chi tiết theo dõi chi phí và doanh thu theo hình thức Chứng từ ghi sổ.

Từ những đánh giá trên, tác giả đề xuất các nhóm giải pháp:

  1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán để tối ưu hóa sự phối hợp giữa kế toán hàng hóa, kế toán công nợ và kế toán tổng hợp.
  2. Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán tiêu thụ nhằm phân loại chi tiết hơn các khoản doanh thu và chi phí phát sinh.
  3. Cải tiến quy trình lập, xử lý và lưu chuyển chứng từ ghi sổ để giảm thiểu độ trễ thông tin.
  4. Ứng dụng kế toán máy (phần mềm kế toán) thay thế dần việc xử lý thủ công nhằm nâng cao năng suất và độ chính xác của báo cáo tài chính.

Kết quả và đóng góp

  • Hệ thống hóa bức tranh tài chính doanh nghiệp: Ghi nhận sự tăng trưởng doanh thu từ 2,82 tỷ đồng (năm 2005) lên 5,66 tỷ đồng (năm 2007), lợi nhuận sau thuế đạt đỉnh 44,03 triệu đồng năm 2006 trước khi đạt mức 15,34 triệu đồng năm 2007.
  • Minh họa quy trình kế toán tiêu thụ thực tế: Cung cấp đầy đủ các mẫu biểu, định khoản chi tiết từ hóa đơn, phiếu xuất kho đến hệ thống Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK 511, 632, 641, 642, 911 trong tháng 09/2008 với quy mô doanh thu tháng đạt hơn 5,11 tỷ đồng và giá vốn đạt hơn 4,00 tỷ đồng.
  • Đề xuất giải pháp mang tính ứng dụng: Định hướng cụ thể việc kiện toàn tổ chức kế toán và đẩy mạnh ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng cho doanh nghiệp kinh doanh thiết bị văn phòng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế về phạm vi dữ liệu: Nghiên cứu chỉ khảo sát dữ liệu tài chính giai đoạn 2005 - 2007 và số liệu kế toán phát sinh chi tiết trong 1 tháng (tháng 09/2008) tại một doanh nghiệp cụ thể thuộc lĩnh vực kinh doanh máy văn phòng.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Nghiên cứu có thể mở rộng khảo sát chu kỳ kế toán trọn vẹn của cả năm tài chính, đánh giá tác động sau khi áp dụng phần mềm kế toán tự động và xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chuyên sâu đối với chính sách bán hàng và thu hồi công nợ đại lý.

Giá trị tham khảo

  • Đối với sinh viên khối ngành Kinh tế - Kế toán: Chuyên đề là tài liệu tham khảo thực tế về cấu trúc của một báo cáo chuyên đề tốt nghiệp, đặc biệt là cách trình bày hệ thống chứng từ, mẫu sổ Chứng từ ghi sổ và các bút toán định khoản kế toán thương mại.
  • Đối với doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ: Tài liệu cung cấp góc nhìn thực tiễn về việc tổ chức phân hành kế toán chi phí (TK 641, TK 642) và quy trình luân chuyển chứng từ trong mô hình phân phối kết hợp bán buôn - bán lẻ thiết bị kỹ thuật.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt áp dụng hình thức kế toán nào?

Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ theo quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên và theo dõi chi tiết theo phương pháp thẻ song song.

2. Kết quả doanh thu và giá vốn hàng bán trong tháng 09/2008 của công ty là bao nhiêu?

Theo sổ sách kế toán tháng 09/2008:

  • Tổng doanh thu bán hàng phát sinh (TK 511) kết chuyển sang TK 911 là: 5.119.000.090 đồng.
  • Tổng giá vốn hàng bán phát sinh (TK 632) kết chuyển sang TK 911 là: 4.009.400.930 đồng.

3. Chính sách bán hàng đối với phương thức bán buôn tại công ty có đặc điểm gì?

Đối với phương thức bán buôn thông qua mạng lưới đại lý, các giao dịch đều ký kết hợp đồng kinh tế. Công ty áp dụng chính sách thanh toán mềm dẻo, giảm giá cho khách mua số lượng lớn, chiết khấu thanh toán ngay và áp dụng mức giảm giá từ 0,5% đến 1% trên tổng doanh số cả năm cho đại lý đạt doanh số cao nhất trong chu kỳ kinh doanh.

4. Tài khoản chi phí bán hàng (TK 641) và chi phí quản lý (TK 642) tại công ty được chi tiết thành các tiểu khoản nào?

  • TK 641: Gồm TK 6411 (Chi phí nhân viên), TK 6412 (Vật liệu, bao bì), TK 6413 (Dụng cụ, đồ dùng), TK 6415 (Chi phí bảo hành), TK 6417 (Dịch vụ mua ngoài), TK 6418 (Chi phí bằng tiền khác).
  • TK 642: Gồm TK 6421 (Nhân viên quản lý), TK 6423 (Đồ dùng văn phòng), TK 6424 (Khấu hao TSCĐ), TK 6425 (Thuế, phí và lệ phí), TK 6427 (Dịch vụ mua ngoài), TK 6428 (Chi phí bằng tiền khác).

Kết luận

Chuyên đề thực tập của tác giả Đinh Thị Hương đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt trong giai đoạn 2005 - 2008. Thông qua hệ thống chứng từ, sổ chi tiết và sổ cái thực tế, tác giả đã làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ cũng như phương pháp ghi nhận doanh thu, giá vốn và chi phí thời kỳ. Các giải pháp đề xuất về hoàn thiện tài khoản, bộ máy kế toán và ứng dụng kế toán máy có giá trị thực tiễn đối với công tác quản lý tài chính tại doanh nghiệp thương mại.