Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP Đầu tư Xây dựng và Thương mại Quốc tế VITA - Luận văn tốt nghiệp chuyên ngành Kế toán

Nghiên cứu hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương tại Công ty CP Đầu tư Xây dựng và Thương mại Quốc tế VITA. Phân tích thực trạng và đề xuất giải

• Tác giả: Nguyễn Thị Hà
• Người hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Vũ Việt
• Trường học: Học viện Tài chính
• Chuyên ngành: Kế toán doanh nghiệp
• Đề tài: Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP Đầu tư Xây dựng và Thương mại Quốc tế VITA
• Loại tài liệu: Luận văn tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2021
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Tổng quan về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Bộ phận này đảm nhận việc theo dõi, ghi nhận và phản ánh toàn bộ các khoản chi phí liên quan đến lao động. Tiền lương là khoản thù lao bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo hợp đồng. Các khoản trích theo lương bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn. Việc hạch toán chính xác giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí nhân sự hiệu quả. Đồng thời, kế toán tiền lương còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động theo quy định pháp luật. Tại Công ty CP Đầu tư Xây dựng và Thương mại Quốc tế VITA, công tác kế toán tiền lương được thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành. Hệ thống hạch toán sử dụng các tài khoản 334, 338 để phản ánh chi tiết. Quá trình này đòi hỏi sự chính xác cao trong việc thu thập và xử lý dữ liệu chấm công.

1.1. Khái niệm và bản chất của kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương là quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các khoản chi phí lao động trong doanh nghiệp. Bản chất của kế toán tiền lương là phản ánh quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và người lao động dưới góc độ tài chính. Các khoản tiền lương được tính toán dựa trên hình thức trả lương theo thời gian hoặc sản phẩm. Kế toán phải ghi nhận đầy đủ lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và các khoản trừ bắt buộc. Hệ thống chứng từ bao gồm bảng chấm công, bảng thanh toán lương và phiếu chi tiền mặt.

1.2. Vai trò của kế toán tiền lương trong quản trị doanh nghiệp

Kế toán tiền lương đóng vai trò then chốt trong công tác quản trị nhân sự và tài chính doanh nghiệp. Thông tin kế toán giúp ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả sử dụng lao động. Chi phí tiền lương thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Việc kiểm soát tốt chi phí lương giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận. Ngoài ra, kế toán tiền lương còn phục vụ việc lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế. Doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về lao động và bảo hiểm.

II. Phân tích thực trạng kế toán tiền lương tại Công ty CP VITA

Công ty CP Đầu tư Xây dựng và Thương mại Quốc tế VITA hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng và thương mại. Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian kết hợp với lương sản phẩm cho từng bộ phận. Quỹ tiền lương được xây dựng dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm. Các khoản trích theo lương bao gồm bảo hiểm xã hội chiếm 17,5%, bảo hiểm y tế chiếm 3%, bảo hiểm thất nghiệp chiếm 1% và kinh phí công đoàn chiếm 2%. Công ty sử dụng phần mềm kế toán để hạch toán tiền lương. Tuy nhiên, một số vấn đề còn tồn tại trong công tác quản lý dữ liệu chấm công. Quy trình phê duyệt bảng lương còn nhiều bước thủ công. Việc phân bổ chi phí lương vào giá thành sản phẩm chưa thực sự chi tiết theo từng công trình.

2.1. Các hình thức trả lương và quy trình tính lương tại công ty

Công ty VITA áp dụng hai hình thức trả lương chính. Hình thức lương theo thời gian được sử dụng cho nhân viên văn phòng và quản lý. Hình thức lương theo sản phẩm áp dụng cho công nhân trực tiếp thi công. Quy trình tính lương bắt đầu từ việc tổng hợp dữ liệu chấm công hàng tháng. Phòng nhân sự lập bảng chấm công, phòng kế toán tổng hợp và tính toán các khoản lương. Bảng thanh toán lương được trình giám đốc phê duyệt trước khi chi trả. Tiền lương được chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của nhân viên.

2.2. Hạch toán các khoản trích theo lương và thuế thu nhập cá nhân

Các khoản trích theo lương tại công ty VITA được hạch toán theo quy định hiện hành. Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp được trích nộp hàng tháng. Kinh phí công đoàn được tính bằng 2% quỹ lương. Thuế thu nhập cá nhân được khấu trừ tại nguồn theo biểu thuế lũy tiến. Công ty sử dụng tài khoản 334 để phản ánh các khoản phải trả người lao động. Tài khoản 338 được dùng để ghi nhận các khoản trích nộp bảo hiểm. Việc hạch toán được thực hiện định kỳ hàng tháng trên phần mềm kế toán.

III. Giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương tại Công ty CP VITA

Để hoàn thiện công tác kế toán tiền lương, Công ty VITA cần triển khai nhiều giải pháp đồng bộ. Trước tiên, công ty nên ứng dụng hệ thống chấm công điện tử tích hợp với phần mềm kế toán. Việc này giúp giảm sai sót trong việc thu thập dữ liệu thời gian làm việc. Thứ hai, cần xây dựng quy trình phê duyệt bảng lương trực tuyến để rút ngắn thời gian xử lý. Thứ ba, hệ thống phân bổ chi phí lương cần được chi tiết hóa theo từng công trình, hạng mục. Công ty nên xây dựng biểu mẫu chuẩn hóa cho các chứng từ lương. Đội ngũ kế toán cần được đào tạo nâng cao nghiệp vụ thường xuyên. Việc áp dụng công nghệ thông tin sẽ giúp giảm tải công việc thủ công. Hệ thống báo cáo quản trị về chi phí nhân sự cần được cải tiến để phục vụ ra quyết định.

3.1. Hoàn thiện hệ thống chứng từ và quy trình hạch toán lương

Hệ thống chứng từ kế toán tiền lương cần được chuẩn hóa và thống nhất. Công ty nên xây dựng mẫu bảng chấm công điện tử tích hợp với hệ thống quản lý nhân sự. Bảng thanh toán lương cần được thiết kế lại để phản ánh đầy đủ các khoản thu nhập và khấu trừ. Quy trình phê duyệt cần được số hóa thông qua hệ thống quản trị nội bộ. Việc lưu trữ chứng từ nên áp dụng phương pháp điện tử song song với bản giấy. Các mẫu bảng tổng hợp lương, bảng trích nộp bảo hiểm cần được cập nhật theo quy định mới nhất.

3.2. Ứng dụng phần mềm kế toán và đào tạo nhân sự chuyên môn

Công ty VITA nên đầu tư nâng cấp phần mềm kế toán để tích hợp module quản lý lương. Phần mềm cần có khả năng tự động tính toán các khoản trích theo lương và thuế thu nhập cá nhân. Hệ thống báo cáo cần được thiết kế linh hoạt phục vụ cả kế toán tài chính và kế toán quản trị. Đội ngũ kế toán viên cần được đào tạo thường xuyên về cập nhật chế độ lương và bảo hiểm. Công ty nên tổ chức các khóa tập huấn nghiệp vụ kế toán tiền lương định kỳ. Việc thuê chuyên gia tư vấn bên ngoài cũng là giải pháp hữu ích.

IV. Kết luận và ứng dụng thực tiễn kế toán tiền lương doanh nghiệp

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là hoạt động không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Qua nghiên cứu thực trạng tại Công ty CP VITA, nhiều vấn đề cần cải thiện đã được nhận diện. Việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả hơn. Hệ thống kế toán tốt đảm bảo quyền lợi chính đáng cho người lao động. Đồng thời, doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về lao động và bảo hiểm. Các giải pháp đề xuất tập trung vào ứng dụng công nghệ và chuẩn hóa quy trình. Việc đào tạo nâng cao năng lực đội ngũ kế toán viên là yếu tố then chốt. Kết quả nghiên cứu có thể áp dụng cho các doanh nghiệp xây dựng có quy mô tương tự. Công tác kế toán tiền lương cần được cải tiến liên tục để thích ứng với thay đổi của chính sách pháp luật.

4.1. Ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán tiền lương đối với doanh nghiệp

Việc hoàn thiện kế toán tiền lương mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Hệ thống kế toán tốt giúp ban lãnh đạo có thông tin chính xác về chi phí nhân sự. Từ đó, doanh nghiệp đưa ra quyết định điều chỉnh lương thưởng phù hợp. Công tác kế toán minh bạch giúp tăng cường mối quan hệ giữa doanh nghiệp và người lao động. Việc tuân thủ quy định pháp luật giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và phạt hành chính. Hệ thống kế toán hiệu quả còn tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho bộ phận hành chính.

4.2. Khuyến nghị cho các doanh nghiệp trong ngành xây dựng

Các doanh nghiệp xây dựng nên chú trọng đầu tư vào hệ thống kế toán tiền lương hiện đại. Việc áp dụng phần mềm quản lý tích hợp giúp giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình tính lương rõ ràng, minh bạch cho từng nhóm lao động. Công tác đào tạo kế toán viên cần được thực hiện thường xuyên theo dõi cập nhật chế độ mới. Việc hợp tác với công ty kiểm toán bên ngoài giúp đánh giá độc lập hệ thống kế toán. Doanh nghiệp nên xây dựng chính sách lương thưởng cạnh tranh để thu hút nhân lực chất lượng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1.1 Lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1.1 Khái niệm, bản chất và ý nghĩa tiền lương và các khoản trích theo lương a) Khái niệm về tiền lương Trong nền kinh tế thị trường và sức sự hoạt động thị trường sức lao động (hay còn gọi là thị trường sức lao động), sức lao động là hàng hóa, do vậy tiền lương là giá cả cả của sức lao động. Tiền lương phản ánh nhiều quan hệ xã hội kinh tế khác nhau. Tiền lương trước hết là số tiền mà người sử dụng lao động (người mua sức lao động) trả cho người lao động (là người bán sức lao động). Đó là quan hệ kinh tế của tiền lương.

Mặt khác do tính chất đặc biệt của hàng hóa sức lao động tiền lương không chỉ đơn thuần là vấn đề kinh tế mà còn là vấn đề xã hội rất quan trọng liên quan đến đời sống và trật tự xã hội. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đối với các chủ doanh nghiệp thì tiền lương là một phần chi phí cấu thành chi phí sản xuất kinh doanh. Vì vậy, tiền lương luôn được tính toán và quản lý chặt chẽ. Đối với người lao động thì tiền lương là thu nhập từ quá trình lao động của họ, phần thu nhập chủ yếu với đại đa số lao động trong xã hội và có ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống của họ.

Phấn đấu nâng cao tiền lương là mục tiêu lớn của những người lao động. Cũng chính mục tiêu này là động lực giúp người lao động nâng cao năng suất lao động của mình (bằng cách nâng cao trình độ và nâng cao khả năng hiểu biết về khoa học kĩ thuật). Ở Việt Nam có rất nhiều khái niệm khác nhau về tiền lương:  Tiền lương là giá cả sức lao động được hình thành qua thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động phù hợp với quan hệ cung cầu sức lao động trong nền kinh tế. Nguyễn Thị Hà -21.05 Trang 13 LUẬN VĂN TỐT NGIỆP  Tiền lương là khoản thu nhập mà người lao động nhận được sau khi hoàn thành hoặc sẽ hoàn thành một công việc nào đó, mà công việc đó không bị pháp luật ngăn cấm.

 Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động khi họ hoàn thành công việc theo chức năng, nhiệm vụ được pháp luật quy định hoặc được hai bên thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Trong điều kiện nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần như ở nước ta thì phạm trù tiền lương được thể hiện cụ thể trong từng thành phần kinh tế:  Trong thành phần kinh tế Nhà nước và khu vực hành chính sự nghiệp thì tiền lương là số tiền mà các doanh nghiệp quốc doanh, các cơ quan, tổ chức Nhà nước trả cho người lao động theo cơ chế chính sách của Nhà nước và được thể hiện trong hệ thống thang bảng lương do Nhà nước quy định.  Trong nền kinh tế ngoài quốc doanh, tiền lương chịu tác động chi phối rất lớn từ thị trường và thị trường sức lao động. Đứng trên phạm vi toàn xã hội, tiền lương được xem xét và đặt trong mối quan hệ về phân phối thu nhập, quan hệ sản xuất tiêu dùng, quan hệ trao đổi.

Do vậy, chính sách tiền lương luôn là vấn đề quan tâm của mọi quốc gia. Chúng ta cần phải phân biệt giữa hai khái niệm của tiền lương: - Tiền lương danh nghĩa: là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động. Số tiền này nhiều hay ít phụ thuộc trực tiếp vào năng suất lao động, phụ thuộc vào trình độ, kinh nghiệm làm việc … ngay trong quá trình lao đông. - Tiền lương thực tế: được hiểu là lượng các loại hàng hóa tiêu dùng và các loại dịch vụ cần thiết mà người lao động được hưởng và có thể mua được bằng tiền lương thực tế đó.

b) Bản chất, chức năng của tiền lương - Các quan điểm cơ bản về tiền lương Lịch sử xã hội loài người trải qua nhiều hình thái kinh tế xã hội khác nhau, phản ánh trình độ phát triển của lực lượng sản xuất và quan hệ sản xuất. Một Nguyễn Thị Hà -21.05 Trang 14 LUẬN VĂN TỐT NGIỆP trong những đặc điểm của quan hệ sản xuất là hình thức phân phối. Phân phối là một trong những khâu quan trọng của tái sản xuất và trao đổi. Như vậy trong các hoạt động kinh tế thì sản xuất đóng vai trò quyết định, phân phối và các khâu khác phụ thuộc vào sản xuất và do sản xuất quyết định nhưng ảnh hưởng trực tiếp, tích cực trở lại sản xuất.

Tổng sản phẩm xã hội là do người lao động tạo ra phải được đem phân phối cho tiêu dung công cộng. Hình thức phân phối vật phẩm cho tiêu dung cá nhân dưới chủ nghĩa xã hội (CNXH) được tiến hành theo nguyên tắc: “Làm theo năng lực, hưởng theo lao động”. Bởi vậy, “phân phối theo lao động là một quy luật kinh tế”. Phân phối theo lao động dưới chế độ CNXH chủ yếu là tiền thưởng, tiền lương.

Tiền lương dưới CNXH khác hẳn tiền lương dưới chế độ tư bản chủ nghĩa. Tiền lương dưới chế độ XHCN được hiểu theo cách đơn giản nhất đó là: số tiền mà người lao động nhận được sau một thời gian lao động nhất định hoặc sau khi đó hoàn thành một cụng việc nào đó. Cũng theo nghĩa rộng: tiền lương là một phần thu nhập của nền kinh tế quốc dõn biểu hiện dưới hình thức tiền tệ được Nhà nước phân phối kế hoạch cho công nhân viên chức phù hợp với số lượng và chất lượng lao động của mỗi người đó cống hiến. Như vậy nếu xét theo quan điểm sản xuất tiền lương là khoản đãi ngộ của sức lao động đó được tiêu dùng để làm ra sản phẩm.

Trả lương thoả đáng cho người lao động là một nguyên tắc bắt buộc nếu muốn đạt hiệu quả kinh doanh cao. Nếu xét trên quan điểm phân phối thì tiền lương là phần tư liệu tiêu dùng cá nhân dành cho người lao động, được phân phối dựa trên cơ sở cân đối giữa quỹ hàng hóa xã hội với cụng sức đóng góp của từng người. Nhà nước điều tiết toàn bộ hệ thống các quan hệ kinh tế: sản xuất, cung cấp vật tư, tiêu hao sản phẩm, xây dựng và ban hành chế độ, trả công lao động. Trong lĩnh vực trả công lao động Nhà nước quản lý tập trung bằng cách quy định mức lương tối thiểu ban hành hệ thống thang lương và phụ cấp.

Trong hệ thống chính sách của Nhà Nguyễn Thị Hà -21.05 Trang 15 LUẬN VĂN TỐT NGIỆP nước quy định theo khu vực kinh tế quốc doanh và được áp đặt từ trên xuống. Sở dĩ như vậy là xuất phát từ nhận thức tuyệt đối hóa quy luật phân phối theo lao động và phân phối quỹ tiêu dùng trên phạm vi toàn xã hội. Những quan niệm trên đây về tiền lương đó bị coi là không phù hợp với những điều kiện đặc điểm của một nền sản xuất hàng hoá. - Bản chất phạm trù tiền lương theo cơ chế thị trường Trong nhiều năm qua, công cuộc đổi mới kinh tế nước ta đó đạt được những thành tựu to lớn.

Song tình hình thực tế cho thấy rằng sự đổi mới một số lĩnh vực xã hội cũng chưa kịp với công cuộc đổi mới chung nhất của đất nước. Vấn đề tiền lương cũng chưa tạo được động lực phát triển kinh tế xã hội. Hiện nay có nhiều khái niệm khác nhau về tiền lương, song quan niệm thống nhất đều coi sức lao động là hàng hoá. Mặc dù trước đây không được công nhận chính thức, thị trường sức lao động đó được hình thành từ lâu ở nước ta và hiện nay vẫn đang tồn tại khá phổ biến ở nhiều vùng đất nước.

Sức lao động là một trong các yếu tố quyết định trong các yếu tố cơ bản, của quá trình sản xuất, tiền lương, tiền công là vốn đầu tư ứng trước quan trọng nhất, là giá cả sức lao động. Vì vậy việc trả công lao động được tính toán một cách chi tiết trong hạch toán kinh doanh của các đơn vị cơ sở thuộc mọi thành phần kinh tế. Để xác định tiền lương hợp lý cần chỉ ra cơ sở để tính đúng, tính đủ giá trị của sức lao động. Người lao động sau khi bỏ ra sức lao động, tạo ra sản phẩm thì được một số tiền công nhất định.Vậy có thể coi sức lao động là một loại hàng hoá, một loại hàng hoá đặc biệt.Tiền lương chính là giá cả hàng hoá đặc biệt đó - hàng hoá sức lao động.

Hàng hoá sức lao động cũng có mặt giống như mọi hàng hoá khác là có giá trị. Người ta định giá trị ấy là số lượng tư liệu sinh hoạt cần thiết để sản xuất ra nó. Sức lao động gắn liền với con người nên giá trị sức lao động được đo bằng giá trị các tư liệu sinh hoạt đảm bảo nhu cầu tối thiểu cho cuộc sống (ăn, ở, học hành, đi lại .) và những nhu cầu cao hơn nữa. Song nó cũng phải chịu tác động của các quy luật kinh tế thị trường.

Nguyễn Thị Hà -21.05 Trang 16 LUẬN VĂN TỐT NGIỆP Vì vậy, về bản chất tiền công, tiền lương là giá cả của hàng hoá sức lao động, là động lực quyết định hành vi cung ứng sức lao động. Tiền lương là một phạm trù của kinh tế hàng hoá và chịu sự chi phối của các quy luật kinh tế khách quan. Tiền lương cũng tác động đến quyết định của các chủ doanh nghiệp để hinh thành các thoả thuận hợp đồng thuê lao động. * Chức năng của tiền lương Tiền lương là một phạm trù kinh tế tổng hợp và bao gồm các chức năng sau: - Tiền lương là công cụ để thực hiện các chức năng phân phối thu nhập quốc dân, các chức năng thanh toán giữa người sử dụng sức lao động và người lao động.

- Tiền lương nhằm sản xuất sức lao động thông qua việc trao đổi tiền tệ do thu nhập mang lại với các vật dụng sinh hoạt cần thiết cho người lao động và gia đình họ. - Kích thích con người tham gia lao động, bởi lẽ tiền lương là một bộ phận quan trọng của thu nhập, chi phối và quyết định mức sống của người lao động. Do đó là công cụ quan trọng trong quản lí.