CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG CÁC CÔNG TY Một số khái niệm cơ bản về thanh toán 1. Khái niệm thức thanh toán và hình thức thanh toán Thanh toán: là sự chuyển giao tài sản của một cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. Phương thức thanh toán: Dạng thức thanh toán đơn giản và cổ xưa nhất là hàng đổi hàng, trong thế giới hiện đại hình thức thanh toán bao gồm tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ, tín dụng, séc…là cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau, hai bên đồng thời thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Trong giao dịch thương mại thanh toán phải đi kèm với hóa đơn và biên nhận Có hai nhóm phương thức thanh toán cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.
*Phương thức thanh toán bằng tiền mặt: Là bên mua xuất tiền mặt ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho người bán khi nhận được vật tư hàng hóa, chủ yếu áp dụng cho những giao dịch phát sinh với số tiền nhỏ, nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách đại lý giữa hai bên hẹp *Phương thức thanh toán không bằng tiền mặt: Phương thức này ngày càng được sử dụng phổ biến vì tiết kiệm thời gian chi phí cũng như giảm đáng kể lượng tiền trong lưu thông. Phương thức thanh toán không bằng tiền mặt bao gồm phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, phương thức thanh toán nhờ thu phiếu trơn, phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ, phương thức tín dụng chứng từ… Phương thức thanh toán ủy nhiệm chi là phương thức thanh toán qua ngân hàng thường được các doanh nghiệp sử dụng đối với các đối tượng đã có quan hệ buôn bán với doanh nghiệp từ trước và trong cùng một quốc gia. Đây là một phương thức có lợi cho doanh nghiệp bởi thủ tục đơn giản. SV: Lê Đức Anh – QT1805K 3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC DL HẢI PHÒNG Phương thức nhờ thu phiếu trơn là phương thức thanh toán mà trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền của người mua trên cơ sở hối phiếu do mình lập ra còn chứng từ gửi hàng thì gửi thẳng cho người mua không thông qua ngân hàng.
Phương thức tín dụng chứng từ là sự thỏa thuận trong đó một ngân hàng mở thư tín dụng theo yêu cầu của người mở thư tín dụng cam kết hay cho phép ngân hàng khác chi trả hoặc chấp nhận hối phiếu cho một người trong phạm vi số tiền của thư tín dụng khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ là phương thức trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua không có những căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng kèm theo với điều kiện là người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng. Nhiêm vụ kế toán thanh toán: 1. Nội dung kế toán thanh toán với người mua Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua Nợ phải thu khách hàng cần được hoạch toán chi tiết cho từng đối tượng và ghi chép theo từng lần thanh toán.
Đối tượng phải thu là các khách hàng cố giao dịch tài chính với công ty. Không phản ánh vào tài khoản này nghiệp vụ bán hàng mà khách hàng thanh toán tiền ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng. Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán tiến hành phân biệt các khoản nợ,loại khoản nợ có thể trả đúng hạn, khoản khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lí. Người mua có thể yêu cầu giảm giá hoặc trả lại hàng nếu công ty ko đáp ứng đúng các mặt có trong hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và doanh nghiệp.
SV: Lê Đức Anh – QT1805K 4 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC DL HẢI PHÒNG 1. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua a. Chứng từ sử dụng Trong quá trình bán hàng và thanh toán công ty sử dụng các chứng từ sau: - Hợp đồng bán hàng: Là hợp đồng kí kết giữa công ty và khách hàng.Trong hợp đồng quy định về quyền và trách nhiệm của mỗi bên và là căn cứ xác định của mỗi bên và là căn cứ xác minh tính có thực tế, hợp lí của nghiệp vụ thanh toán với người mua.Hợp đồng quy định rõ số lượng, chất lượng, chủng loại, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và các vấn đề khác liên quan. - Hóa đơn GTGT: theo mẫu của Bộ tài chính ban hành, hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, liên 1: lưu tại cuống( màu tím), liên 2: giao cho khách hàng(màu đỏ), liên 3: nội bộ để ghi sổ( màu xanh) - Phiếu thu: là do kế toán thu tiền lập khi phát sinh nghiệp vụ nộp tiền vào quỹ tiền mặt.
Phiếu thu được lập làm 3 liên có chữ kí của người lập phiếu và kế toán trưởng. Một liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu tại cuống, liên còn lại thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. - Giấy báo có(giấy chuyển khoản) khi có tiền trả vào tài khoản của công ty, ngân hàng sẽ phát hành giấy báo có và gửi về công ty thông báo cho công ty về khoản tiền đã nhập vào tài khoản công ty. Tài khoản và sổ sách sử dụng -Tài khoản 131: Phải thu khách hàng Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 131 Bên Nợ: - Khoản tiền phát sinh trong kỳ phải thu khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính.
- Khoản tiền thừa phải hoàn lại cho khách hàng. - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ. Bên Có: - Khoản tiền khách hàng đã trả nợ. - Khoản tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.
SV: Lê Đức Anh – QT1805K 5 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC DL HẢI PHÒNG - Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại; - Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có kèm theo thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT). - Số tiền chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại cho khách hàng. - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ. Số dư bên Nợ: - Khoản tiền còn phải thu của khách hàng.
-Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn". Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua SV: Lê Đức Anh – QT1805K 6 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC DL HẢI PHÒNG Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán tổng hợp các khoản phải thu cuả khách hàng SV: Lê Đức Anh – QT1805K 7 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC DL HẢI PHÒNG 1.
Nội dung kế toán thanh toán với người bán Khoản phải trả cho người bán là những khoản mà công ty phải trả cho nhà cung cấp, người bán các khoản về hàng hóa, lao vụ, dịch vụ … khi công ty đã mua mà chưa thanh toán cho người cung cấp. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ, hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ mà thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán Kế toàn khi hạch toán cần phải ghi chi tiết, rành mạch về các khoản giảm giá và chiết khâu thanh toán của người cung cấp hóa đơn mua hàng. Cuối kì kế toán, khi lập báo cáo tài chính cho phép lấy số dư chi tiết của này để lập hai chỉ tiêu bên tài sản và bên nguồn vốn của bảng cân đối kế toán 1. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán a.Chứng từ sử dụng: - Chứng từ về mua hàng: Hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn GT GT) do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa; phiếu nhập kho, - Chứng từ ứng trước tiền: Phiếu thu (do người bán lập) - Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua: phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc. SV: Lê Đức Anh – QT1805K 8 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC DL HẢI PHÒNG b.Tài khoản và sổ sách sử dụng: Tài khoản sử dụng: TK 331 – Phải trả người bán Bên Nợ: - Khoản tiền đã trả cho người bán hàng hóa,vật tư, dịch vụ, người nhận thầu xây lắp.
- Khoản tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao; - Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng; - Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán; - Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, chất lượng kém khi kiểm tra và trả lại người bán. - Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ.